對(duì)于電子文件時(shí)代文檔管理一體化及其意義分析

張 生

（內(nèi)蒙古自治區(qū)地質(zhì)環(huán)境監(jiān)測(cè)院，內(nèi)蒙古 呼和浩特 010020）

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的持續(xù)快速發(fā)展，文檔管理一體化工作迎來了前所未有的重大發(fā)展機(jī)遇，對(duì)傳統(tǒng)文檔管理工作提出了更高要求，如何立足于電子文件的宏觀時(shí)代背景，精準(zhǔn)把握文檔管理一體化核心環(huán)節(jié)，成為業(yè)內(nèi)廣泛關(guān)注的焦點(diǎn)課題之一。

1 文檔管理一體化的必要性

當(dāng)今社會(huì)，經(jīng)濟(jì)發(fā)展質(zhì)量顯著提高，傳統(tǒng)文檔管理工作模式面臨著嚴(yán)峻挑戰(zhàn)與考驗(yàn)。當(dāng)前形勢(shì)下，必須精準(zhǔn)把握文檔管理一體化的核心步驟與關(guān)鍵環(huán)節(jié)，宏觀審視文檔管理一體化現(xiàn)狀及存在問題，綜合施策，切實(shí)改進(jìn)文檔管理工作路徑。近年來，國家相關(guān)部門高度重視脫貧攻堅(jiān)工作，在脫貧攻堅(jiān)文檔管理方面制定并實(shí)施了一系列重大方針政策，為高質(zhì)高效地推進(jìn)文檔管理一體化提供了基本遵循與方向引導(dǎo)，為新時(shí)期脫貧攻堅(jiān)事業(yè)的有效推進(jìn)注入了強(qiáng)大動(dòng)力與活力。同時(shí)，廣大文檔管理工作人員同樣在創(chuàng)新文檔管理模式，優(yōu)化文檔管理流程等方面進(jìn)行了大量卓有有效的研究與探索，效果突出，初步實(shí)現(xiàn)了對(duì)文檔的全過程管理及文檔信息的前段控制，充分整合了文檔資源，推動(dòng)著文檔管理事業(yè)朝著更高水平發(fā)展。盡管如此，受主客觀等多方面要素的影響，電子文件時(shí)代文檔管理一體化實(shí)踐中依舊存在諸多短板，阻礙著文檔管理效能的持續(xù)深化提升，辦公處理自動(dòng)化水平相對(duì)不足，文件錄入、歸檔、分類等環(huán)節(jié)銜接效果不佳，需要給予高度重視。上述背景下，深入探討文檔管理一體化的相關(guān)策略與方法，具有極為深刻的現(xiàn)實(shí)意義。

2 電子文件時(shí)代文檔管理現(xiàn)狀及存在問題分析

2.1 文檔管理一體化意識(shí)淡化，重視不足

在電子文件時(shí)代，文檔管理需要由完善而系統(tǒng)的管理制度體系做保障，為文檔管理具體策略與方法的制定提供基礎(chǔ)依據(jù)?？v觀當(dāng)前文檔管理實(shí)際，普遍存在著管理制度缺失，既有文檔管理制度缺乏約束性與針對(duì)性等共性問題，相關(guān)工作策略與方案的制定及文檔管理責(zé)任的落實(shí)無據(jù)可依、無章可循。同時(shí)，部分單位對(duì)文檔管理一體化的重要性認(rèn)知不足，未形成與電子文件配套的管理制度與管理規(guī)范，使文檔管理整體水平長期停留在低下狀態(tài)。

2.2 文檔管理一體化信息化建設(shè)滯后，管理手段單一

現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，為文檔管理一體化提供了更為豐富的技術(shù)手段，使管理人員在管理工具與管理方法方面具備了更為廣闊的選擇余地，使得傳統(tǒng)模式下難以完成的文檔管理任務(wù)具備了更大的可行性。實(shí)踐表明，出于經(jīng)濟(jì)要素考慮，部分單位未能與時(shí)俱進(jìn)，文檔管理信息化軟硬件建設(shè)極為滯后，無法將現(xiàn)代信息化技術(shù)轉(zhuǎn)換為提升文檔管理一體化效能的推動(dòng)力，管理手段單一，交互發(fā)展和高效互動(dòng)缺失。同時(shí)，由于文檔管理信息化建設(shè)滯后，無法對(duì)重要紙質(zhì)檔案材料進(jìn)行電子化存儲(chǔ)，對(duì)關(guān)鍵檔案材料的完整性與可靠性構(gòu)成嚴(yán)峻挑戰(zhàn)與考驗(yàn)。

2.3 文檔管理人員綜合素養(yǎng)有待提高

電子文件時(shí)代背景下，文檔管理人員始終扮演著不可替代的關(guān)鍵角色，是執(zhí)行文檔管理制度，落實(shí)文檔管理責(zé)任的直接實(shí)施者與操作者，其綜合素養(yǎng)的高底與文檔管理的整體效果密切相關(guān)。從當(dāng)前文檔管理人員現(xiàn)狀來看，部分人員依舊沿襲傳統(tǒng)保守陳舊的文檔管理思維觀念，僵化固化的文檔管理行為模式根深蒂固，阻礙著文檔管理一體化整體效能的持續(xù)優(yōu)化提升。此外，部分文檔管理人員缺乏必要的專業(yè)知識(shí)，文檔管理實(shí)操技能不甚熟練，責(zé)任意識(shí)、創(chuàng)新意識(shí)淡化，與當(dāng)前高強(qiáng)度、連續(xù)性的文檔管理一體化需求不相適應(yīng)，時(shí)常導(dǎo)致檔案信息丟失和篡改等問題。

2.4 缺乏具有針對(duì)性的文檔管理績(jī)效評(píng)價(jià)

電子文件時(shí)代的文檔管理一體化實(shí)施面臨著諸多潛在影響因素，部分影響因素隱蔽性較強(qiáng)，辨識(shí)與控制難度較大，這就需要完善而系統(tǒng)的績(jī)效評(píng)價(jià)為依據(jù)，對(duì)文檔管理一體化的實(shí)施效果做出評(píng)價(jià)。實(shí)踐表明，部分文檔管理一體化實(shí)施中未能構(gòu)建具有針對(duì)性的文檔管理一體化績(jī)效評(píng)價(jià)體系，無法對(duì)文檔管理一體化取得的階段性效果進(jìn)行反饋，難以查找薄弱環(huán)節(jié)，文檔管理一體化的改進(jìn)與優(yōu)化進(jìn)程受阻。同時(shí)，部分文檔管理一體化績(jī)效評(píng)價(jià)分析過程過度涉入個(gè)人主觀意志的干擾，使得最終形成的文檔管理績(jī)效評(píng)價(jià)結(jié)果不具備參考價(jià)值，無法為調(diào)整與改進(jìn)后期文檔管理一體化實(shí)施策略提供借鑒與參考。

3 電子文件時(shí)代文檔管理一體化的有效實(shí)施策略與路徑探討

3.1 強(qiáng)化文檔管理一體化工作意識(shí)

要根據(jù)脫貧攻堅(jiān)工作實(shí)際需求，強(qiáng)化文檔管理一體化工作意識(shí)，建立健全系統(tǒng)性的文檔管理一體化制度體系，以制度化的形式將文檔管理一體化的具體目標(biāo)職責(zé)、方法過程、保障措施等固定下來，為文檔管理一體化具體策略與方法的制定提供制度依據(jù)與保障。要注重文檔管理制度的約束性、針對(duì)性與可操作性，定期對(duì)其執(zhí)行與落實(shí)效果予以監(jiān)督，對(duì)于不符合脫貧攻堅(jiān)工作實(shí)際、不符合文檔管理原理規(guī)律、不符合經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展需求的條款約定做出動(dòng)態(tài)化修訂，確保文檔管理制度始終朝著正確的方向發(fā)展。要摒棄傳統(tǒng)保守陳舊的文檔管理思維觀念，牢固樹立文檔管理新思維，實(shí)現(xiàn)檔案收集、整理、歸檔、借閱等環(huán)節(jié)的規(guī)范化與制度化，保證實(shí)現(xiàn)文檔收集、登記、分類、立卷等環(huán)節(jié)的全面控制和綜合管理。

3.2 對(duì)建檔立卡貧困戶建立電子信息檔案，黨建軟件建設(shè)

在脫貧攻堅(jiān)與鄉(xiāng)村振興工作中，對(duì)建檔立卡貧困戶建立電子信息檔案，黨建軟件建設(shè)。檔案歸檔目錄清晰，案件整齊，做到了鑒別、分類準(zhǔn)確、編制有序、真實(shí)、實(shí)用的要求。除紙質(zhì)檔案還應(yīng)創(chuàng)建電子檔案，給建檔立卡戶建立信息數(shù)據(jù)庫，進(jìn)行微機(jī)化管理，做到動(dòng)態(tài)管理。統(tǒng)一規(guī)劃文件與檔案的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，收集保存各種圖片和影像資料，準(zhǔn)確分類，充分利用資料檔案價(jià)值。利用國土地理信息系統(tǒng)進(jìn)行航拍，做影像圖，摸清資源家底，為精準(zhǔn)扶貧脫貧工作提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。黨建軟件建設(shè)推動(dòng)落實(shí)基層黨組織規(guī)范化建設(shè)。在現(xiàn)代信息化技術(shù)的支持下，通過有效應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，構(gòu)建文檔管理數(shù)據(jù)庫，科學(xué)有效地開展檔案材料的整理、歸納、分析與存儲(chǔ)，有效推動(dòng)實(shí)現(xiàn)檔案資源的優(yōu)化配置。同時(shí)，應(yīng)依托于信息化技術(shù)，將紙質(zhì)檔案材料轉(zhuǎn)換為電子檔案材料，降低儲(chǔ)存難度，并在特定范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息的互聯(lián)互通互享，提高檔案材料利用率（如圖1所示）。

圖1 文檔管理一體化業(yè)務(wù)示意圖

3.3 全面提高文檔管理人員綜合素養(yǎng)

要定期組織文檔管理人員參加專項(xiàng)培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，由業(yè)內(nèi)專業(yè)人士為其講解電子文件時(shí)代文檔管理一體化工作所面臨的新形勢(shì)與新任務(wù)，引導(dǎo)其構(gòu)建形成系統(tǒng)性的文檔管理一體化專業(yè)理論知識(shí)，強(qiáng)化文檔管理一體化具體實(shí)操技能，更加積極主動(dòng)地投入到電子文件時(shí)代文檔管理一體化工作實(shí)踐中來。要注重強(qiáng)化文檔管理工作人員的責(zé)任意識(shí)、質(zhì)量意識(shí)與創(chuàng)新意識(shí)，牢固樹立職業(yè)道德操守，杜絕文檔管理中的各類違規(guī)違章行為。實(shí)施文檔管理一體化宣教，將文檔管理與文化建設(shè)有機(jī)結(jié)合起來，營造濃厚的文檔管理一體化氛圍，普及文檔管理基礎(chǔ)知識(shí)，為提高檔案收集的系統(tǒng)性與整體性提供保障，構(gòu)建形成文檔管理的強(qiáng)大工作合力。

3.4 強(qiáng)化文檔管理績(jī)效評(píng)價(jià)與分析

科學(xué)合理的績(jī)效評(píng)價(jià)與分析，對(duì)于提高文檔管理一體化實(shí)效具有直接影響，必須將績(jī)效評(píng)價(jià)分析融入文檔管理一體化工作全過程。要合理確定文檔管理績(jī)效評(píng)價(jià)目標(biāo)與評(píng)價(jià)內(nèi)容，建立健全文檔一體化標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)置具有代表性意義的文檔管理一體化績(jī)效評(píng)價(jià)參數(shù)指標(biāo)，準(zhǔn)確反映文檔管理一體化的階段性成果，為后期調(diào)整與改進(jìn)文檔管理工作策略提供可靠依據(jù)與支撐。在文檔管理一體化績(jī)效評(píng)價(jià)中，應(yīng)最大限度上減少人為主觀意志的干擾，提高績(jī)效評(píng)價(jià)過程與結(jié)果的客觀性與可靠性，防止績(jī)效考核出現(xiàn)錯(cuò)誤性偏差，保證現(xiàn)行工作事務(wù)處理與立卷同步進(jìn)行。

3.5 強(qiáng)化法制建設(shè)，暢通電子文件和紙質(zhì)文件之間的渠道

在電子文件時(shí)代，文檔管理一體化需要強(qiáng)化法制建設(shè)，將法制理念融入文檔管理一體化全過程。部分情況下，有的文檔管理缺乏安全性與系統(tǒng)性，泄露問題頻繁出現(xiàn)，主要是由于法制建設(shè)缺失，與部分法制建設(shè)相關(guān)漏洞具有直接關(guān)聯(lián)。因此，應(yīng)從電子文件時(shí)代的客觀情況出發(fā)，嚴(yán)格按照文檔管理一體化的現(xiàn)代法制需求，強(qiáng)化文檔管理一體化中的法制意識(shí)與法制責(zé)任。同時(shí)，應(yīng)有針對(duì)性地暢通電子文件與紙質(zhì)文件之間的渠道，解決電子文件與紙質(zhì)文件的“雙套制”保存問題，使電子文件管理達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化，規(guī)范化、制度化。要全面保持紙質(zhì)版文件原稿，在進(jìn)行必要的電子化文件檔案處理后，應(yīng)對(duì)相應(yīng)的紙質(zhì)版文件進(jìn)行科學(xué)保留，以備后期查閱。

3.6 創(chuàng)新文檔管理一體化監(jiān)督指導(dǎo)，迎合市場(chǎng)化需求

在電子文件時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)下，必須將文檔管理一體化監(jiān)督作為強(qiáng)化文檔管理一體化效能的重要手段，探索建立新型獎(jiǎng)勵(lì)體系。要設(shè)立專責(zé)部門，組織開展遠(yuǎn)程教育、專業(yè)培訓(xùn)、觀摩交流等，鞏固文檔管理一體化既有成果，打造文檔管理一體化標(biāo)桿。同時(shí)，文檔管理一體化模式創(chuàng)新不斷，陸續(xù)出現(xiàn)了市場(chǎng)化、社會(huì)化的管理運(yùn)作模式，可積極借鑒，充分整合與利用社會(huì)化第三方專業(yè)機(jī)構(gòu)的專業(yè)優(yōu)勢(shì)，做好檔案信息儲(chǔ)存與開發(fā)。

3.7 充分發(fā)揮文檔管理工作的服務(wù)職能

電子文件時(shí)代的文檔管理一體化具有特定服務(wù)職能，必須深挖文檔管理工作價(jià)值，將檔案資源作為高質(zhì)量發(fā)展的重要資源，牢固樹立文檔管理的全局意識(shí)和責(zé)任擔(dān)當(dāng)，明確文檔管理工作體系流程，圍繞著文檔管理的各項(xiàng)工作內(nèi)容展開有效落實(shí)，并定期對(duì)文檔管理工作進(jìn)行總結(jié)，及時(shí)解決階段性的問題，為文檔管理工作的順利開展提供良好的組織保障和工作環(huán)境，為各部門提供高效的檔案資料檢索與查詢服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的全面化和多樣化。

4 結(jié)語

綜上所述，受文檔管理模式、過程方法、效果評(píng)價(jià)等方面要素的影響，當(dāng)前電子文件背景下的文檔管理一體化實(shí)踐依舊存在諸多短板，有關(guān)人員應(yīng)該從文檔管理一體化的實(shí)際需求出發(fā)，遵循特定規(guī)律與原理，切實(shí)促進(jìn)文檔管理成效提升。