人事檔案材料收集制度的建立與推廣

文 靜

（成都人才有限責(zé)任公司，四川 成都 610000）

人事檔案屬于專業(yè)檔案的一種，相較其他類型的檔案既有原始性、保密性等共性，又具有動(dòng)態(tài)性等特性。其動(dòng)態(tài)特征主要反映在人事檔案是以個(gè)人為單位，隨著個(gè)人經(jīng)歷的不斷成長(zhǎng)和變化，檔案內(nèi)容逐漸豐富和增加，這便形成了以收集鑒別材料為主的工作。在收集過(guò)程中遵循真實(shí)全面、及時(shí)規(guī)范四大原則，真實(shí)反映材料內(nèi)容記載的客觀，與事實(shí)的發(fā)展和結(jié)論相符，全面反映對(duì)事件記錄的全貌，及時(shí)要求材料從形成之日起一個(gè)月內(nèi)須移交至檔案管理部門，規(guī)范要求材料的制作和收集符合規(guī)定程序。本文將從收集范圍、制作規(guī)范、鑒別內(nèi)容和方法等三個(gè)角度對(duì)人事檔案材料收集制度進(jìn)行探討。

1 材料收集范圍

國(guó)家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和社會(huì)組織、個(gè)人在從事各種社會(huì)活動(dòng)中所產(chǎn)的文件材料種類繁多、數(shù)量巨大，按照企業(yè)作為人事檔案管理的存檔機(jī)構(gòu)與材料形成的關(guān)系，收集渠道分為內(nèi)部和外部渠道，內(nèi)部渠道主要包括企業(yè)內(nèi)的管理部門，如綜合事務(wù)部、技術(shù)部、內(nèi)審部、黨群工作部、紀(jì)檢監(jiān)察組、工會(huì)和培訓(xùn)中心等；外部渠道主要包括高等院校、職稱改革機(jī)構(gòu)、公檢法、社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)等。在這些材料形成單位產(chǎn)生的材料，一般來(lái)說(shuō)符合收集進(jìn)入人事檔案的材料主要按以下三種方法劃分收集范圍。

按照人事檔案分類劃分，收集內(nèi)容主要包含履歷、自傳和思想、考核和鑒定、學(xué)歷學(xué)位職稱學(xué)術(shù)評(píng)鑒和教育培訓(xùn)、政審和審核、黨團(tuán)、獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰、工資任免和出國(guó)（境）、其他可供組織參考等十大類型。

按照材料反映的內(nèi)容劃分，收集內(nèi)容主要包含記載個(gè)人德（政治品質(zhì)、道德品行和思想認(rèn)識(shí)）、能（學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷和專業(yè)素養(yǎng)）、勤（工作作風(fēng)）、績(jī)（工作實(shí)績(jī)）、廉（廉潔自律、遵紀(jì)守法和家庭狀況等社會(huì)關(guān)系）等五項(xiàng)內(nèi)容。

按照個(gè)人經(jīng)歷劃分，收集內(nèi)容主要包含學(xué)習(xí)經(jīng)歷（如初中等教育、高等教育等階段等）、工作經(jīng)歷（如職業(yè)生涯的準(zhǔn)備階段、早期、中期和后期等）、入黨團(tuán)經(jīng)歷（如入黨積極分子、發(fā)展對(duì)象、預(yù)備黨員和轉(zhuǎn)正階段等）、培訓(xùn)經(jīng)歷等階段。

2 材料制作規(guī)范

1）材料載體。實(shí)際工作中發(fā)現(xiàn)，在生成材料的過(guò)程中有時(shí)會(huì)就地取材，選取拷貝紙、稿簽紙等作為載體，且紙張幅面不一，容易造成材料不易長(zhǎng)期保存、加大整理難度耗費(fèi)作業(yè)工時(shí)、檔案利用不變等問(wèn)題。根據(jù)中共中央組織部《關(guān)于做好文件改版涉及干部人事檔案有關(guān)工作的通知》（組通字﹝2012﹞28號(hào)）文件規(guī)定，自2012年6月起檔案材料載體因保管保護(hù)等需要，一般選取國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4紙型，且材料左邊應(yīng)留有25mm的裝訂邊。如圖1所示：

2）材料文字。人事檔案材料收集以中文為主，兼顧其他文字。以其他文字為主記載的材料需要進(jìn)行翻譯認(rèn)證后，將譯文本（中文）與原件組成一件進(jìn)行收集，在進(jìn)行收集整理時(shí)中文在前其他文字在后。如圖2所示：

3）信息標(biāo)準(zhǔn)。材料包含制式和非制式。對(duì)于制式的材料，信息收集中填寫的字段要求可參考《全國(guó)公務(wù)員信息管理系統(tǒng)信息采集報(bào)送標(biāo)準(zhǔn)》，如姓名、出生日期與戶籍登記一致，民族、住址與身份證登記一致，學(xué)歷學(xué)位與畢業(yè)證、學(xué)位證登記一致等。

圖1 檔案載體選取及制作對(duì)比示范圖

圖2 以其他文字為主的材料收集規(guī)范示意圖

3 材料鑒別

1）鑒別的內(nèi)容及流程。一看涂改材料。鑒別材料上所書寫的內(nèi)容筆跡是否有勾劃、填涂和挖補(bǔ)等情況，如出現(xiàn)涂改，材料形成單位是否進(jìn)行過(guò)修改說(shuō)明，記錄其產(chǎn)生的原因、過(guò)程及結(jié)論。二看虛報(bào)信息。虛假信息分為故意隱藏和填報(bào)假信息兩種，新增收集的材料須與檔案中的信息進(jìn)行對(duì)照，一方面查看姓名、出生日期、工作日期、入黨日期、學(xué)歷信息和主要社會(huì)關(guān)系等內(nèi)容是否一致，另一方面材料中所記錄的信息與材料是否可以一一印證且不是孤證，如材料中填寫的學(xué)歷信息為全日制大學(xué)本科，那么須從檔案中查找是否有高考報(bào)名登記表、大學(xué)登記表、本科學(xué)習(xí)成績(jī)匯總單、畢業(yè)生登記表、就業(yè)通知書、畢業(yè)證書復(fù)印件和學(xué)位證書復(fù)印件等一系列材料進(jìn)行支持，或者使用教育網(wǎng)站在線查驗(yàn)等手段多方印證。三看偽造材料。偽造指在沒(méi)有事實(shí)的基礎(chǔ)上為達(dá)到個(gè)人的目的憑空對(duì)某段經(jīng)歷或是整個(gè)經(jīng)歷進(jìn)行材料造假。如“五假副部”盧恩光從出生日期、入黨經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、學(xué)習(xí)經(jīng)歷和家庭情況等全面造假，因其經(jīng)過(guò)縝密的設(shè)計(jì)，材料間邏輯順序和證據(jù)鏈相對(duì)完整，此種情況鑒別難度相對(duì)較大。針對(duì)材料真實(shí)性存疑的，可以通過(guò)發(fā)函詢證、實(shí)地走訪等方式進(jìn)行排查。四看內(nèi)容齊全。反映材料主體的基本信息（如姓名、出生日期等），制式表格的填寫字段等內(nèi)容是否已經(jīng)填寫完整，對(duì)不涉及的信息項(xiàng)目不應(yīng)留有空白，應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一填寫為“無(wú)”。五看程序完整。人事檔案材料除個(gè)別情況外，均由其所在組織認(rèn)定審批形成結(jié)論后歸檔，在其形成的過(guò)程中包含申請(qǐng)和審批的程序，在材料上體現(xiàn)為本人簽名、主管領(lǐng)導(dǎo)簽名、組織結(jié)論和所在單位蓋章等。

2）鑒別的方法。鑒別是指采用特定方法對(duì)材料真?zhèn)芜M(jìn)行驗(yàn)證，主要包含筆跡鑒別、制式鑒別、紙張鑒別和印章鑒別等四種常用方法。（1）筆跡鑒別。材料形成時(shí)長(zhǎng)跨度長(zhǎng)達(dá)幾十年，不同時(shí)期由個(gè)人填寫的筆跡既有相似性，又有差異性，且不同時(shí)期的主要負(fù)責(zé)人不同，組織結(jié)論的簽名落款也不同。（2）制式鑒別。檔案材料中不同時(shí)期的學(xué)籍材料、入黨材料、職稱材料、工作材料等各具時(shí)代特點(diǎn)，同一制表單位表格設(shè)置的字段、字體和樣式存在差異。（3）紙張鑒別。不同時(shí)期采用的紙張標(biāo)準(zhǔn)不同，比如厚度、材料等制作工藝有差異，時(shí)間久遠(yuǎn)的紙質(zhì)材料更容易泛黃，出現(xiàn)不同程度的自然損耗。（4）印章鑒別。主要采用三步法：一觀察，仔細(xì)鑒別印章名稱、圖案形態(tài)、字體字形、邊框形狀、布局排列、大小尺寸等；二研究，印痕的位置、大小和防偽標(biāo)識(shí)；三對(duì)比，對(duì)印章采用劃線、測(cè)量、透光重疊等方法進(jìn)行比較。

4 總結(jié)

人事檔案材料收集作為檔案管理機(jī)構(gòu)的重要工作內(nèi)容，其收集的范圍、頻率、渠道、制作規(guī)范以及鑒別方法和問(wèn)題處理可通過(guò)管理制度進(jìn)行規(guī)范約束，同時(shí)對(duì)收集中涉及的參與人進(jìn)行宣傳，召集更廣泛的關(guān)注，提高材料收集工作的工作地位和重視程度，進(jìn)一步服務(wù)人事工作。