信息技術(shù)在檔案管理應(yīng)用中的問(wèn)題與對(duì)策

黃貴貴

摘 要：在企業(yè)管理體系中，檔案管理占據(jù)著重要的位置，對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)以及后期發(fā)展都有著很大影響，因此，企業(yè)應(yīng)該加大對(duì)此方面的重視程度。為了檔案管理工作能夠滿足社會(huì)發(fā)展需求，應(yīng)該在檔案管理中加大信息技術(shù)的使用，將信息技術(shù)和檔案管理工作進(jìn)行有效的融合，以此提升檔案管理的效率以及質(zhì)量，減輕檔案管理工作人員的工作強(qiáng)度，有效解決檔案管理中存在的問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù)應(yīng)用;檔案管控;智能化

引言

與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比，信息化管理的優(yōu)勢(shì)十分明顯。信息化管理后，對(duì)于檔案內(nèi)容的歸類整理就更加便捷、清晰，便于進(jìn)一步深入管理，且傳遞的速度與提取的速度更加快捷。信息化管理也進(jìn)一步提升了檔案的安全性，解決了占據(jù)空間大的問(wèn)題等。

1 信息技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的重要性

1.1 節(jié)約成本，提高檔案管理效率

檔案管理信息化的核心工具是計(jì)算機(jī)。對(duì)信息進(jìn)行處理后，利用硬盤(pán)、云盤(pán)或其他計(jì)算機(jī)輔助工具進(jìn)行存儲(chǔ)，存儲(chǔ)后的信息占用的空間小， 調(diào)用便捷。從實(shí)際工作中的運(yùn)用情況看，這種存儲(chǔ)方式不但占用的空間小，移動(dòng)方便了，方式環(huán)保，且可以節(jié)省大量的人工。信息技術(shù)的發(fā)展使得人力成本與空間成本都得到壓縮，促進(jìn)了檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展[1]。同時(shí)，檔案信息電子化，使得信息共享更加便捷，且跨空間調(diào)閱信息的能力不斷提升。

1.2 為數(shù)據(jù)共享提供保障

當(dāng)前我國(guó)信息技術(shù)得到了快速發(fā)展，被有效地使用在企業(yè)檔案管理工作當(dāng)中。在檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)主要是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，提升信息在傳遞過(guò)程中的時(shí)效性以及便捷性，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)相關(guān)信息資源的共享以及有序的管理，這對(duì)于當(dāng)代企業(yè)檔案管理工作來(lái)講有很大的幫助。首先，在信息技術(shù)的支持下，企業(yè)可以利用電子化處理方式對(duì)檔案信息進(jìn)行整合匯總， 進(jìn)而實(shí)現(xiàn)有效地查詢、調(diào)用和信息共享。其次，對(duì)于企業(yè)來(lái)講，做好檔案管理工作的主要目的是為了把企業(yè)中一些雜亂的數(shù)據(jù)、信息以及資料進(jìn)行收集和整理，方便后期使用，在此種狀況下信息技術(shù)就成了檔案管理過(guò)程中一項(xiàng)不可取代的技術(shù)，能夠有效地實(shí)現(xiàn)相關(guān)資源的共享，節(jié)約了大量的時(shí)間。最后，在企業(yè)檔案管理中使用信息技術(shù)，能夠有效地適應(yīng)時(shí)代發(fā)展和企業(yè)發(fā)展的需要，在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，檔案數(shù)據(jù)信息的價(jià)值隨著發(fā)展越來(lái)越突出，必須充分利用這些數(shù)據(jù)檔案的價(jià)值，對(duì)有用的資源進(jìn)行共享。

2 信息技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用存在的問(wèn)題

2.1 檔案信息化管理系統(tǒng)不夠成熟

目前，部分企業(yè)的檔案管理人員缺乏對(duì)現(xiàn)有信息系統(tǒng)可操作性的詳細(xì)考察，沒(méi)有結(jié)合軟件開(kāi)發(fā)的實(shí)際情況，制定信息化技術(shù)的應(yīng)用步驟，導(dǎo)致信息化系統(tǒng)的安全性與穩(wěn)定性難以得到有效維護(hù)。一些檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)雖然進(jìn)行了需求分析，但未能對(duì)檔案信息化管理工作的主要原則進(jìn)行總結(jié)，導(dǎo)致動(dòng)態(tài)性管理方法難以在檔案管理工作中實(shí)現(xiàn)普及推廣[2]。一些檔案信息化管理系統(tǒng)在具體建設(shè)的過(guò)程中，沒(méi)有結(jié)合系統(tǒng)功能特點(diǎn)進(jìn)行數(shù)據(jù)模型的創(chuàng)新設(shè)計(jì)，難以保證信息化技術(shù)在檔案管理工作中發(fā)揮作用。一些檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)、檔案管理技術(shù)的設(shè)計(jì)缺乏對(duì)系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程的創(chuàng)新調(diào)整，導(dǎo)致檔案管理的基礎(chǔ)性工作和信息技術(shù)難以得到高質(zhì)量的結(jié)合，無(wú)法在檔案管理業(yè)務(wù)模式創(chuàng)新方面取得積極成效，也使得檔案信息化管理系統(tǒng)所具備的應(yīng)用價(jià)值無(wú)法實(shí)現(xiàn)高水平開(kāi)發(fā)。

2.2 檔案管理人員管理意識(shí)有待提升

現(xiàn)階段，有些企業(yè)在檔案管理工作方面并沒(méi)有加大重視，且參與工作的人員在專業(yè)能力上也有存在一定的不足，導(dǎo)致其在管理意識(shí)上存在較大的缺陷。比如，在分類檔案的過(guò)程中部分人員只是關(guān)注比較重要的文件， 在此種狀況下對(duì)檔案管理的質(zhì)量會(huì)有著不同程度的影響。尤其是一些相對(duì)重要的檔案會(huì)存在收集不完整的狀況，嚴(yán)重的狀況下可能還會(huì)存在缺失和損壞的情況，導(dǎo)致檔案在真實(shí)性上存在較大的問(wèn)題。除此之外，還有的檔案管理人員在具體工作過(guò)程中沒(méi)有責(zé)任感。在整個(gè)檔案管理過(guò)程中管理人員是比較重要的執(zhí)行人員，如果存在素質(zhì)方面的問(wèn)題的話，不但會(huì)影響到檔案管理質(zhì)量，還會(huì)影響都工作的整體效率，減弱檔案的具體效用。

2.3 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完善

通常來(lái)說(shuō)，進(jìn)行信息化檔案管理工作需要許多先進(jìn)技術(shù)以及相關(guān)設(shè)備的支持。這些先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備如果引入企業(yè)中，能夠發(fā)揮重要的作用。有些企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展存在問(wèn)題，缺少足夠的資金去購(gòu)買和維護(hù)設(shè)備，使用的先進(jìn)設(shè)備比較少，導(dǎo)致信息化檔案管理工作進(jìn)展緩慢。另外，有些企業(yè)雖然購(gòu)入一批先進(jìn)的設(shè)備，但是，有些工作人員缺少對(duì)先進(jìn)設(shè)備的認(rèn)識(shí)， 不能正確使用，很容易造成設(shè)備故障。另外，設(shè)備出現(xiàn)故障需要進(jìn)行維修，如果維修人員能力不夠，不能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決問(wèn)題，很容易對(duì)設(shè)備造成嚴(yán)重的損害，不能夠再進(jìn)行操作。而企業(yè)重新購(gòu)買先進(jìn)的設(shè)備，會(huì)導(dǎo)致不必要的資金浪費(fèi)。

3 信息技術(shù)在檔案管理中的優(yōu)化應(yīng)用策略

3.1 提高檔案信息化管理系統(tǒng)的成熟度

檔案管理人員在探索信息技術(shù)的應(yīng)用途徑過(guò)程中，要加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)構(gòu)成情況的分析研究，并對(duì)工程項(xiàng)目建設(shè)的基本原理進(jìn)行考察，使檔案信息化管理方案的構(gòu)建可以具備更強(qiáng)的可操作性，并保證檔案管理所需的軟件可以在這一過(guò)程中實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量應(yīng)用。要加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理需求的分析，并對(duì)系統(tǒng)當(dāng)前的功能優(yōu)勢(shì)及使用性能進(jìn)行考察，保證系統(tǒng)具備足夠的穩(wěn)定性與安全性。檔案信息化系統(tǒng)的建設(shè)工作需要加強(qiáng)對(duì)說(shuō)明書(shū)制定工作的關(guān)注，尤其要對(duì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)所需的基礎(chǔ)條件加以分析，保證檔案動(dòng)態(tài)化管理方法得到有效構(gòu)建。要加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)功能和數(shù)據(jù)構(gòu)成情況的考察，并對(duì)系統(tǒng)架構(gòu)以及功能模塊進(jìn)行有效的創(chuàng)新，保證系統(tǒng)安全管理體系可以在這一基礎(chǔ)上得到更加成熟的構(gòu)建[3]。檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)還需要加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)軟件開(kāi)發(fā)狀態(tài)的關(guān)注，尤其要保證檔案管理人員充分參與到系統(tǒng)建設(shè)工作中，確保軟件開(kāi)發(fā)過(guò)程可以得到明確，為檔案管理系統(tǒng)價(jià)值的充分開(kāi)發(fā)提供有力支持。

3.2 提升檔案管理人員的素養(yǎng)

優(yōu)秀的檔案管理人員必須要具備檔案管理意識(shí)、專業(yè)的基礎(chǔ)知識(shí)，以及相關(guān)的技能。企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中一定要根據(jù)實(shí)際狀況，對(duì)檔案管理人員的專業(yè)技能做進(jìn)一步的提升。除此之外，企業(yè)還要做好工作人員的考評(píng)工作，幫助工作人員去發(fā)現(xiàn)自身存在的不足，并做好相應(yīng)的改進(jìn);出臺(tái)相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制，激勵(lì)員工在工作之外的時(shí)間中進(jìn)行自我學(xué)習(xí)，使得他們?cè)谄髽I(yè)發(fā)展過(guò)程中得到更好發(fā)展。

3.3 加大檔案管理信息化建設(shè)資金與硬件投入

通過(guò)研究發(fā)現(xiàn)，信息化檔案管理工作具有復(fù)雜性，需要工作人員有耐心，有責(zé)任心。在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，如果單純依靠人力，則會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作進(jìn)展緩慢，應(yīng)該引進(jìn)一批先進(jìn)的設(shè)備。引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備，需要充足的資金。所以，為了保證有充足的資金購(gòu)買先進(jìn)的設(shè)備，企業(yè)可以與政府相關(guān)部門(mén)進(jìn)行溝通，獲得資金的支持，緩解企業(yè)資金困難的問(wèn)題。除此之外，檔案管理部門(mén)可以利用社會(huì)力量籌集資金。與此同時(shí)，應(yīng)該注意檔案管理人員的選擇，選擇專業(yè)能力強(qiáng)的人才，包括具有權(quán)威、有能力的管理型人才加入，提升管理工作的權(quán)威性和合理性。

4 結(jié)束語(yǔ)

應(yīng)用信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行更加科學(xué)的管理，為適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要， 使檔案管理工作發(fā)揮更重要的作用。信息化管理可以使得檔案管理工作更加清晰，而且可以使得檔案管理更加安全。

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