信息化背景下基層檔案管理的質(zhì)量提升與發(fā)展

孟祥國

摘 要：隨著信息網(wǎng)絡的發(fā)展，社會生產(chǎn)和居民生活產(chǎn)生了很大的變化。對于檔案管理工作而言，信息網(wǎng)絡在信息生產(chǎn)和傳播方式上都有了新的形式，對檔案管理的工作有了明顯的提升。信息時代下，便捷的信息網(wǎng)絡也對檔案資源的利用起到了積極的促進作用。本文分析了事業(yè)單位檔案管理信息化建設的價值與作用，結(jié)合實際情況給出了事業(yè)單位檔案管理信息化建設的優(yōu)化策略。

關(guān)鍵詞：信息化時代;基層;檔案管理;質(zhì)量提升;發(fā)展

引言

檔案信息資源是組織機構(gòu)必不可少的內(nèi)部資源，由開發(fā)人員進行具體的開發(fā)與研究，并且進行二次應用，才能夠顯示出真正的價值。隨著我國社會不斷發(fā)展，社會經(jīng)濟十分活躍，對于檔案的管理工作，也提出了新的要求。各個機構(gòu)和部門的檔案管理工作，需要符合時代發(fā)展的要求，來更好為社會做貢獻。在信息網(wǎng)絡環(huán)境下，信息傳播方式發(fā)生了很大的變化。檔案管理，本質(zhì)就是信息的管理，因此信息網(wǎng)絡時代，對于檔案的管理， 要更多地放在信息化的建設上，利用信息網(wǎng)絡手段，來加強檔案智能化的應用效果。

1 信息化建設在基層檔案管理中的應用價值

1.1 降低管理成本

基層單位的檔案管理具體指的是對檔案的收集、統(tǒng)計以及保管的一種活動。從檔案管理的具體內(nèi)容來看，檔案管理實際上是一個十分復雜繁瑣的工作，往往會涉及很多的信息，并且所包含的內(nèi)容也是比較多的，在不同的環(huán)節(jié)有著不同的管理理念[1]。對于基層單位的檔案管理工作來說，需要做到十分的嚴謹，這樣就會在一定程度上加大工作人員的實際工作量， 工作人員的工作效率也隨之下降。因此，在基層單位中，實際的檔案管理往往會耗費巨大的人力、物力以及財力，這些成本主要包括了基本的檔案管理工作者的工資，檔案管理過程中的開銷等。將信息化技術(shù)合理的應用在基層單位的檔案管理過程中，可以有效地解決成本，也能節(jié)約檔案管理的空間。利用信息技術(shù)可以生成數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫技術(shù)可以將基層檔案都轉(zhuǎn)化為電子信息，這樣就解決了實體的空間，也減少了人工參與過程中可能會出現(xiàn)的問題，這樣就避免了不必要的資源浪費，促進基層單位的可持續(xù)發(fā)展。

1.2 促進檔案資源共享

當前大部分事業(yè)單位并未對檔案管理部門引起高度重視，導致數(shù)量眾多的檔案信息被束之高閣，檔案工作人員對其進行管理的任務較為繁重， 經(jīng)常被業(yè)務科室指責檔案調(diào)閱效率較低。通過信息化建設，事業(yè)單位檔案管理能夠讓不同業(yè)務科室和檔案管理部門達成緊密的聯(lián)系，實現(xiàn)檔案資源的共享，最大化地防止檔案資源利用較為滯后這類情況的出現(xiàn)，讓檔案資源能夠在事業(yè)單位內(nèi)部得到更為廣泛的流通，這樣一來也能夠提升檔案資料的更新頻率，確保其時效性。在信息化建設背景下，檔案資源的傳輸利用了在線途徑，相關(guān)人員能夠直接在線對其中的不足之處進行修改，有效避免了反復報送檔案而引發(fā)的數(shù)據(jù)誤差。

1.3 優(yōu)化企業(yè)的內(nèi)部管理

企業(yè)的所有信息，最后都會歸檔到檔案管理部門。這些檔案信息對企業(yè)的內(nèi)部管理有很大的幫助，能夠為企業(yè)的內(nèi)部優(yōu)化管理提供必要的依據(jù)。尤其是大型的國有企業(yè)內(nèi)部的機構(gòu)部門復雜，人員數(shù)量眾多，企業(yè)的內(nèi)部管理工作也十分棘手。在信息網(wǎng)絡下，企業(yè)的檔案管理能夠快速為其內(nèi)部管理提供必要的依據(jù)。比如，每個職工的個人工作情況、工齡和獎懲情況等，都可以通過數(shù)字信息的形式展現(xiàn)出來。這些數(shù)字信息檔案能夠為企業(yè)的內(nèi)部管理提供真實有效的信息，對內(nèi)部管理實現(xiàn)優(yōu)化和完善。

2 信息化時代基層單位檔案管理模式變化分析

2.1 加強檔案管理的體制改革

在社會主義新時代的環(huán)境下，企業(yè)自身的發(fā)展需要進行新的改革與探索，才能夠適應新的社會環(huán)境。而企業(yè)內(nèi)部的檔案管理，也需要根據(jù)企業(yè)自身的發(fā)展以及社會環(huán)境來進行創(chuàng)新改革發(fā)展。首先，在檔案管理機構(gòu)的體制改革中，要擯棄計劃經(jīng)濟時期檔案管理工作落后的制度和理念，采用新的工作方法和工作理念來開展新時期的檔案管理工作[2]。其次，要將檔案管理的信息化改革作為檔案管理工作改革的重要方向，在實現(xiàn)辦公自動化和信息化的基礎上，來建立相應的管理制度。另外，在傳統(tǒng)的計劃經(jīng)濟時期，企業(yè)的檔案管理的工作重點是對企業(yè)人員、資產(chǎn)的管理，通過檔案管理來實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的良好管理。而在新的經(jīng)濟形勢下，檔案管理應該以市場分析為工作重點，通過檔案管理工作，來為企業(yè)提供更多的市場信息，來增加企業(yè)的核心競爭力，使得企業(yè)能夠通過檔案管理所提供的數(shù)據(jù)收集和分析，來更好進行市場戰(zhàn)略的有效決策，促進企業(yè)的發(fā)展。

2.2 加強信息化安全管理與控制

在信息技術(shù)水平不斷提升的背景下，越來越多的行業(yè)都開展了信息化建設，雖然極大地提升了工作效率，但同時也暴露出了安全方面的問題， 嚴重威脅了單位數(shù)據(jù)信息方面的安全[3]。事業(yè)單位檔案資源具備一定的私密性，其中的內(nèi)容和國家政策、發(fā)展戰(zhàn)略方針息息相關(guān)，如若不慎泄露就會造成不利的后果。因此，事業(yè)單位應當加強信息化安全管理與控制，構(gòu)建一個完善的網(wǎng)絡安全管理制度，積極引入先進的安全防范措施，以此來保障檔案信息的安全性。具體而言，通過一定的手段來防止電子檔案信息被黑客使用病毒盜取，可以對現(xiàn)有的防火墻進行改良與優(yōu)化，添加先進的加密監(jiān)控技術(shù)，提高電子檔案信息的安全性。同時，事業(yè)單位還應當結(jié)合實際情況構(gòu)建一個健全的安全體系，一方面做好硬件設施安全保障，明確檔案管理信息系統(tǒng)的線路、環(huán)境、設備等方面所存在的安全隱患，定期進行排查與維護，保證檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)信息不被外界因素所干擾;另一方面則要做好網(wǎng)絡安全保障，定期對檔案信息化管理系統(tǒng)中的檔案資源進行全面的掃描，消除網(wǎng)絡木馬、病毒對重要信息的侵蝕，切實保障事業(yè)單位檔案信息化建設的安全性。

2.3 提高管理人員專業(yè)素養(yǎng)，促進檔案管理工作更好發(fā)展

不斷的加強對基層單位檔案管理工作人員的專業(yè)培訓，這樣能有效提升工作人員的工作素養(yǎng)和工作積極性，并與時俱進培養(yǎng)工作人員學會操作計算機，并利用好信息技術(shù)的優(yōu)勢，不斷推進檔案管理工作的順利開展[4]。相關(guān)的工作人員需要及時的找出在工作中可能會出現(xiàn)的問題，對一些相關(guān)的問題做進一步的解決。基層單位還需要定期地為工作人員開辦相關(guān)的技能培訓講座，邀請一些行業(yè)的專家來進行經(jīng)驗的傳授，這樣能有效保護檔案資料。此外，基層單位的檔案管理人員需要結(jié)合實際情況加強自身的道德素養(yǎng)，在工作中保持積極負責任的態(tài)度，針對于不同的部門，檔案管理工作人員需要具備一定的責任心，做好各個部門的檔案服務工作。

3 結(jié)束語

綜上所述，在信息時代下，我國的社會發(fā)展趨勢已經(jīng)逐步向智能化和信息化方向轉(zhuǎn)變，在大數(shù)據(jù)、云計算等技術(shù)的影響下，企業(yè)的檔案管理工作必須向信息化方向進行轉(zhuǎn)型。在轉(zhuǎn)型的過程中，企業(yè)必須要加強自身的檔案管理能力，建設一支優(yōu)秀的檔案管理隊伍，不斷完善企業(yè)內(nèi)部的管理制度，使檔案管理能夠及時進行轉(zhuǎn)型，促進企業(yè)的改革與發(fā)展。

參考文獻：

[1] 周文奎. 淺析信息化時代基層檔案管理質(zhì)量的提升與發(fā)展[J]. 商訊， 2021，（11）：181-182.

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[3]劉米蘭，臧兵.加強基層黨建檔案管理助推黨建工作高質(zhì)量發(fā)展[J].辦公室業(yè)務，2021，（05）：32-33.

[4]靳軍.加強基層檔案管理工作刻不容緩[J].辦公室業(yè)務，2021，（04）：133-134.