“互聯(lián)網(wǎng)+”思維下的大學(xué)生檔案工作創(chuàng)新

【摘要】伴隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，我國高校檔案管理工作也逐漸形成了紙質(zhì)檔案、電子檔案共存的局面。在高校教育期間，檔案記載著大學(xué)生各項(xiàng)學(xué)習(xí)與活動(dòng)，在高校建設(shè)發(fā)展過程中具有十分重要的作用，也是“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的行業(yè)發(fā)展需求與利用需求。通過將“互聯(lián)網(wǎng)+”思維融入到大學(xué)生檔案管理工作中，能夠有效提高檔案管理工作的經(jīng)濟(jì)性、多元性和緊密性，為管理工作創(chuàng)造了十分便捷的條件。對此本文針對當(dāng)前“互聯(lián)網(wǎng)+”思維下大學(xué)生檔案管理工作的創(chuàng)新需求進(jìn)行分析，并提出基于“互聯(lián)網(wǎng)+”思維開展大學(xué)生檔案工作的有效策略。

【關(guān)鍵詞】“互聯(lián)網(wǎng)+”思維;大學(xué)生檔案管理;網(wǎng)絡(luò)化;創(chuàng)新管理模式

在“互聯(lián)網(wǎng)+”概念被提出之后，各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域都在不斷朝互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展方向轉(zhuǎn)型，“互聯(lián)網(wǎng)+”主要就是利用網(wǎng)絡(luò)平臺，讓互聯(lián)網(wǎng)與傳統(tǒng)行業(yè)融合在一起你，從而創(chuàng)造出全新的發(fā)展生態(tài)，它可以充分發(fā)揮出互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在社會資源配置中的優(yōu)化與集成作用。同時(shí)，將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的創(chuàng)新成果融入到社會行業(yè)領(lǐng)域當(dāng)中，能夠有效提高社會的創(chuàng)造力和創(chuàng)新力。在這樣的發(fā)展背景下，大學(xué)生檔案管理工作也獲得了便利條件，“互聯(lián)網(wǎng)+”思維對于高校檔案管理工作而言，不僅是一次機(jī)遇，同時(shí)也帶來了一定的沖擊，傳統(tǒng)高校檔案工作必須要借此背景來進(jìn)行創(chuàng)新改革，這樣才能夠滿足各種利用需求，適應(yīng)當(dāng)前社會發(fā)展的新形態(tài)。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”思維應(yīng)用于大學(xué)生檔案工作的創(chuàng)新需求

（一）時(shí)效需求

與其他類型的檔案管理工作不同，大學(xué)生檔案工作具有較強(qiáng)的時(shí)效性，形成和歸檔都可以立即實(shí)現(xiàn)。從大學(xué)生入學(xué)填寫登記表開始，到后續(xù)每個(gè)學(xué)期的檔案形成，再到畢業(yè)之后的登記表和論文審議資料等等，都能夠及時(shí)錄入到大學(xué)生個(gè)人檔案當(dāng)中，特別是他們在校期間所獲得的獎(jiǎng)勵(lì)與處分等信息?，F(xiàn)如今，在臨近畢業(yè)的高校招聘會上，傳統(tǒng)的事后歸檔方式得到了改變，在校期間的大學(xué)生必須要及時(shí)歸檔[1]。這時(shí)，借助“互聯(lián)網(wǎng)+”思維，能夠?qū)W(xué)生即時(shí)產(chǎn)生的數(shù)字化檔案歸檔到高校檔案管理部門以及學(xué)生電子檔案系統(tǒng)當(dāng)中，可以明顯提高檔案工作的效率，為學(xué)生提供更加及時(shí)的利用服務(wù)。如果按照傳統(tǒng)手工整理的存檔方式，必然會導(dǎo)致檔案出現(xiàn)積壓現(xiàn)象，無法確保檔案能夠及時(shí)歸檔。但通過“互聯(lián)網(wǎng)+”思維的檔案管理模式，能夠有效提高大學(xué)生檔案管理工作效率，從而為大學(xué)生提供更高質(zhì)量的服務(wù)。

（二）行業(yè)需求

在二十一世紀(jì)發(fā)展背景下，人們迎來了“互聯(lián)網(wǎng)+”數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案生存模式也從本質(zhì)上發(fā)生了改變，對整個(gè)檔案行業(yè)都帶來了一定的影響，比如數(shù)字檔案館的建立和發(fā)展、檔案管理方式改變以及檔案學(xué)研究對象增加等等。在不計(jì)其數(shù)的檔案類別當(dāng)中，大學(xué)生檔案內(nèi)容具有多樣化、數(shù)量龐大以及流動(dòng)性強(qiáng)的特點(diǎn)。以往的管理模式已無法滿足當(dāng)前大學(xué)生檔案工作的實(shí)際需求，特別是在升學(xué)、出估流血以及檔案丟失等因素的影響下，學(xué)生成績檔案的利用效率直線下降。如今，在高校學(xué)歷真假認(rèn)證方面，部分單位展開了學(xué)歷檔案核查工作，增加了查檔工作量，為檔案管理工作人員帶來了一定的業(yè)務(wù)負(fù)擔(dān)[2]。所以，以“互聯(lián)網(wǎng)+”思維為基礎(chǔ)建立大學(xué)生檔案管理系統(tǒng)是未來的必然發(fā)展趨勢，高校在此過程中需要加大大學(xué)生檔案收集、整理以及利用的創(chuàng)新力度。

（三）利用需求

在部分行政以及科技類檔案歸檔之后，利用率會呈現(xiàn)倍增的現(xiàn)象，每年需要查閱一到兩次。比如當(dāng)部分基建檔案歸檔之后，只有建筑出現(xiàn)問題的時(shí)候才需要被查詢利用，平時(shí)很少有人查閱。而大學(xué)生檔案的利用效率較高、人數(shù)較多。沒說高校每一年都會有近千名學(xué)生畢業(yè)，畢業(yè)生的檔案查檔次數(shù)相對較高，他們在畢業(yè)以及步入工作崗位之后，依然會結(jié)合用人單位的需求，多次回到學(xué)校查找在校檔案、成績檔案以及錄取名冊等等[3]。如果學(xué)生報(bào)考了碩士與博士研究生，那么還需要提供相應(yīng)的論文審批、內(nèi)審?fù)鈱彽认嚓P(guān)資料。特別是就業(yè)于國家機(jī)關(guān)單位的畢業(yè)生，經(jīng)常由于干部人事檔案學(xué)歷材料丟失問題，導(dǎo)致很難對這些大學(xué)生的人事檔案進(jìn)行全面規(guī)范管理。而將“互聯(lián)網(wǎng)+”思維應(yīng)用到高校檔案管理當(dāng)中，能夠利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢，提高檔案利用服務(wù)效率，更好地為畢業(yè)生提供就業(yè)服務(wù)。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”思維在大學(xué)生檔案工作中的重要性

在高校行政管理工作中，檔案工作具體包括高校師生人才檔案、校園活動(dòng)檔案以及重要事件檔案等等，大學(xué)生檔案工作是一項(xiàng)涉及范圍較廣且跨越時(shí)間較長的工作。在二十世紀(jì)末期，信息技術(shù)的快速進(jìn)步和我國檔案管理工作的迅速發(fā)展，為大學(xué)生檔案管理工作創(chuàng)造了良好機(jī)遇，大學(xué)生檔案管理創(chuàng)新工作成為了一種必然趨勢。而在實(shí)際創(chuàng)新過程中，應(yīng)用“互聯(lián)網(wǎng)+”思維具有以下幾方面價(jià)值。

（一）提高檔案管理工作的經(jīng)濟(jì)性

在傳統(tǒng)檔案管理模式中，數(shù)據(jù)采集與錄入流程需要耗費(fèi)大量的時(shí)間。在此期間，大部分工作人員都會產(chǎn)生疲倦心理，各項(xiàng)工作也必須靠人力操作才能完成。而在“互聯(lián)網(wǎng)+”思維應(yīng)用之后，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)就可以對信息數(shù)據(jù)進(jìn)行采集和錄入，規(guī)避了人工錄入操作所存在的失誤問題、紊亂問題，減少了人力投入和使用成本，提高了大學(xué)生檔案管理工作的經(jīng)濟(jì)性。然而，當(dāng)檔案從紙質(zhì)形式轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案模式時(shí)，檔案工作的各項(xiàng)環(huán)節(jié)都會節(jié)省不少的成本和空間，向紙張印刷、檔案存儲等等。也就是說，充分發(fā)揮“互聯(lián)網(wǎng)+”思維下的信息技術(shù)優(yōu)勢，能夠從整體上降低高效檔案工作的經(jīng)濟(jì)投入。

（二）提高檔案對接工作緊密性

由于很多高校的建校歷史較長，人員數(shù)量龐大，導(dǎo)致傳統(tǒng)遺留下來的紙質(zhì)檔案非常多[4]。而大學(xué)生檔案建成、管理以及存儲工作都需要漫長周期，檔案管理工作人員不固定，就會導(dǎo)致人員之間的檔案交接問題，在交接管理過程中很容易出現(xiàn)紕漏情況，比如檔案室內(nèi)人員的增加和調(diào)動(dòng)等等。而在“互聯(lián)網(wǎng)+”思維下，檔案管理人員只要具備計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用能力，就可以讓檔案管理和存儲工作變得更加自然，提高有序性和直接性。另外，當(dāng)檔案需要外借時(shí)，通過“互聯(lián)網(wǎng)+”思維就會追蹤到數(shù)字信息的軌跡和流程，還可以避免檔案出現(xiàn)丟失和損壞現(xiàn)象，加強(qiáng)了對接工作的緊密性。

（三）提高檔案管理工作多元性

在高校建設(shè)發(fā)展中，大學(xué)生答案所涉及的范圍十分廣泛，數(shù)量較多。傳統(tǒng)檔案管理模式中的每份檔案都是以紙質(zhì)形式存儲在檔案室中的。所以，在特定的查找需求下，才會去查閱檔案。比如大學(xué)生的歷史記錄檔案、學(xué)位檔案等，這些檔案被查閱和利用的效率相對較低。然而應(yīng)用“互聯(lián)網(wǎng)+”思維，通過高效便捷的信息技術(shù)能夠提高檔案應(yīng)用工作的多元性，對于使用者而言，不管是學(xué)位檔案還是歷史檔案，查閱步驟都可以變得更加便捷。因此，高校檔案管理人員需要充分發(fā)揮“互聯(lián)網(wǎng)+”思維的優(yōu)勢，對大學(xué)生檔案進(jìn)行及時(shí)補(bǔ)充。

三、通過“互聯(lián)網(wǎng)+”思維創(chuàng)新大學(xué)生檔案工作的有效策略

（一）加強(qiáng)大學(xué)生檔案管理模式網(wǎng)絡(luò)化

從目前實(shí)際情況來看，大學(xué)生檔案管理并沒有完全實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，只是在逐漸變?yōu)殡娮有问健Ｋ?，高校必須要快速?shí)現(xiàn)大學(xué)生檔案管理網(wǎng)絡(luò)化。同時(shí)，在檔案管理和利用方面，還要建立完善的檔案信息數(shù)據(jù)庫，加大設(shè)備的更新和建設(shè)力度。大學(xué)生檔案信息管理模式實(shí)現(xiàn)信息化主要體現(xiàn)在檔案深度挖掘與利用上，并不單純體現(xiàn)在信息數(shù)字化上[5]。在擺脫傳統(tǒng)人工查找和利用方面也有所體現(xiàn)。因此，高校在建設(shè)大學(xué)生檔案信息數(shù)據(jù)庫時(shí)，一定要充分挖掘電子信息檔案中的數(shù)據(jù)，對檔案信息進(jìn)行分類處理，充分利用網(wǎng)絡(luò)資源的優(yōu)勢，為不同檔案信息的查找創(chuàng)造良好條件，尋找檔案信息之間的彼此邏輯關(guān)系，為需求者提供可以公開的檔案信息。在此基礎(chǔ)上還要優(yōu)化檔案管理操作手續(xù)和步驟，加大力度建設(shè)與開發(fā)檔案信息的數(shù)據(jù)庫接口，減少大學(xué)生檔案管理冗余的繁瑣步驟。高校領(lǐng)導(dǎo)和教師也要加強(qiáng)檔案管理意識，對常規(guī)的檔案業(yè)務(wù)知識也要給予高度重視，從不同的角度為用戶提供多樣化的檔案信息服務(wù)。

為了能夠形成上下協(xié)調(diào)統(tǒng)一的局面，大學(xué)生檔案管理工作還要重視現(xiàn)代信息技術(shù)與理論知識的結(jié)合，加強(qiáng)學(xué)生自身的檔案管理意識，通過校園櫥窗、網(wǎng)站以及校園廣播等方式，積極宣傳檔案知識，鼓勵(lì)學(xué)生用良好的表現(xiàn)來記錄自己的成長歷程。

（二）創(chuàng)新檔案管理模式

此過程先是要思考如何建立起大學(xué)生電子檔案。在檔案建設(shè)工作中，電子檔案建設(shè)十分重要。從宏觀角度來看，大學(xué)生檔案創(chuàng)建和檔案雙軌制的要求是相一致的。為了確保檔案信息的安全，便于檔案管理，必須要保證電子檔案與紙質(zhì)檔案并存。然而從微觀角度來看，大學(xué)生電子檔案實(shí)際上就是對紙質(zhì)檔案的一種補(bǔ)充，而并不是對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化。而且大學(xué)生檔案是高校人事檔案管理工作中的基礎(chǔ)內(nèi)容，但并不是學(xué)生在校期間所產(chǎn)生的所有檔案都要?dú)w檔保存，人事檔案歸檔的范圍有著嚴(yán)格要求，比如綜合素質(zhì)檔案材料不能夠存在人事檔案當(dāng)中，只有入黨、成績、學(xué)位這部分資料需要保存。所以，為了能夠補(bǔ)充紙質(zhì)檔案的損壞問題和丟失問題，必須要建立大學(xué)生電子檔案系統(tǒng)，將大學(xué)生在校期間的優(yōu)秀表現(xiàn)和獲獎(jiǎng)情況進(jìn)行歸納，為用人單位和學(xué)生日后的入崗就業(yè)提供參考價(jià)值，更加全面地反映出學(xué)生的真實(shí)在校情況。

另外，就是學(xué)生電子檔案移交。通常情況下，高校畢業(yè)檔案的投遞流程都是由學(xué)生處和就業(yè)部門來完成的。學(xué)生檔案主要就是由這些部門郵寄到大學(xué)生畢業(yè)之后的用人單位或生源所在地的人力資源中心。隨后，這些單位的人事部門再根據(jù)學(xué)校所提供的派遣證明和檔案信息內(nèi)容，對大學(xué)生進(jìn)行初步了解。這些都是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案難以實(shí)現(xiàn)的，所以高校需要將紙質(zhì)檔案和電子檔案都郵遞到用人單位，以此來提高檔案的利用價(jià)值。

（三）創(chuàng)新大學(xué)生檔案利用服務(wù)

通過“互聯(lián)網(wǎng)+”思維，可以在高校校園網(wǎng)站主頁中建立一個(gè)大學(xué)生電子檔案查詢連接，服務(wù)形式可以參考學(xué)信網(wǎng)的自助式網(wǎng)絡(luò)檢索服務(wù)模式來建設(shè)。在此期間，登錄方式可以通過姓名和學(xué)號來查詢大學(xué)生檔案，頁面上要設(shè)置學(xué)歷學(xué)位、成績檔案和處分情況等幾個(gè)模塊，這兩種方法都要額外加設(shè)密碼。在登錄之后，學(xué)生只有查閱的權(quán)限，并沒有修改權(quán)限。同時(shí)，在大學(xué)生電子檔案移交之后，為了節(jié)省用人單位的查檔時(shí)間，高校可以為用人單位提供檔案利用服務(wù)，將大學(xué)生電子檔案整理之后遞交給用人單位，由單位的人事檔案管理人員進(jìn)行保管，保護(hù)好學(xué)生的隱私權(quán)。除此之外，學(xué)校電子檔案查詢系統(tǒng)也不能授予用人單位登錄全，只能提供在線咨詢服務(wù)，從而提高大學(xué)生電子檔案的安全性。

（四）強(qiáng)化宣傳與引導(dǎo)，加強(qiáng)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理意識

在當(dāng)前“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，檔案工作人員以及高校一線教師都必須要具備網(wǎng)絡(luò)化管理意識和信息化素養(yǎng)。因此，高校在日常發(fā)展中可以重點(diǎn)加強(qiáng)宣傳教育和引導(dǎo)工作，制定出詳細(xì)的宣傳方案和培訓(xùn)計(jì)劃，這樣才能夠全面實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理效益最大化。此外，在高校大學(xué)生檔案網(wǎng)絡(luò)化管理宣傳教育期間，不能只局限在檔案管理部門，還要延伸到其他教學(xué)部門、后勤等各個(gè)部門當(dāng)中，加強(qiáng)全體工作人員的檔案管理意識，提高全體工作人員的信息化素養(yǎng)，這樣才能夠有效確保教學(xué)檔案相關(guān)工作人員能夠認(rèn)識到大學(xué)生檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的重要性，從而積極參與并支持檔案網(wǎng)絡(luò)化管理工作，保證每個(gè)教職員工都能夠成為教學(xué)檔案網(wǎng)絡(luò)信息的采集者、傳遞者以及應(yīng)用者。

結(jié)束語：

綜上所述，大學(xué)生檔案工作長期以來都在謹(jǐn)慎中進(jìn)步，這都是由檔案信息保密性質(zhì)所決定的。而在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代發(fā)展背景下的檔案工作要打破傳統(tǒng)模式的限制，借助時(shí)代發(fā)展機(jī)遇來創(chuàng)新檔案工作，在此期間確保大學(xué)生檔案信息的安全性是創(chuàng)新工作的基礎(chǔ)。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷成熟，將“互聯(lián)網(wǎng)+”思維融入到大學(xué)生檔案管理中，可以從各個(gè)方面提高學(xué)生檔案的利用效率。

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作者簡介：劉靜（1967一10），女，漢族，陜西咸陽人，工作單位：咸陽師范學(xué)院繼續(xù)教育學(xué)院，學(xué)歷，本科，職稱：副研究管員，研究方向：檔案管理。