李燕
關鍵詞:文秘工作;性質;職業(yè)素養(yǎng);學習能力;服務意識
辦公室文秘工作的效率將直接影響到整個企業(yè)的效率,這也將影響其目標的成功實現(xiàn)。有很多的工作需要付出很大的努力,工作的質量在企業(yè)的發(fā)展中起著非常重要的作用。在新的歷史時期,企業(yè)辦公室的文秘工作發(fā)生了巨大的變化。企業(yè)辦公室文秘工作不僅包括文件的管理、遞送和接收,還包括更復雜的工作,比如籌備會議、組織活動。企業(yè)文秘不僅是辦公室工作的關鍵,也離不開企業(yè)的正常工作,在新形勢下,提高企業(yè)經濟效益十分重要,結合文秘工作的實踐,對新形勢下如何做好文秘工作提出了一些思考,以促進文秘工作企業(yè)的健康發(fā)展[1]。
1.企業(yè)文秘工作的性質分析
企業(yè)文秘工作在辦公室中扮演著非常重要的角色,是提高企業(yè)工作效率的關鍵,做好新形勢下的企業(yè)文秘工作,應該了解企業(yè)文秘工作的性質,這是做好其他工作的前提和基礎。企業(yè)的文秘工作是以服務為導向的,因為企業(yè)文秘工作的主要職責是為領導和員工服務,在實踐中連接上下之間起著重要的作用,也是企業(yè)領導人和員工之間的重要聯(lián)系,許多業(yè)務都與企業(yè)的利益密切相關。如果企業(yè)不重視,可能導致企業(yè)發(fā)展的重大損失,影響業(yè)務的順利進行。文秘工作是相當全面的,文秘人員與企業(yè)中的其他人員有很大的不同,涵蓋廣泛的任務,包括通過互聯(lián)網傳送信息、印刷、復印、接待來訪者、文件管理、文件處理、會議工作等,工作與信息相結合,充分體現(xiàn)了企業(yè)文秘工作的整體性,這些特點充分證明了文秘工作的重要性。因此,做好企業(yè)發(fā)展過程中的各項文秘工作是十分重要的[2]。
2.企業(yè)文秘工作人員所應該具備的能力探討
2.1必須主動學習,養(yǎng)成良好習慣
作為辦公室文秘,基本理論知識的學習是寫作的基礎,理解文本的本質是寫作的起點。如果沒有使用文本的敏感性和技巧,就做不好基本的寫作任務。在日常工作,文秘要養(yǎng)成自學的好習慣,善于捕捉、思考和學習,敢于創(chuàng)新。從狹義上說,學習內容只是幫助自己更好地工作的工具。不應該僵化僵硬的學習,通過“傾聽”讓我們“了解”,讀、思以提高綜合能力,同時要與人溝通,擴聞,增長見識,鍛煉綜合分析、調查、語言表達、組織和協(xié)調能力,使事情發(fā)生時隨筆就能記錄下來。
2.2提高工作效率、質量
辦公室文秘工作似乎沒什么大不了的,但在現(xiàn)實中,是復雜的、準確的和繁瑣的,需要及時性和準確性。這需要辦公室文秘建立效率意識,提高快速反應能力,第一時間做好領導交代的任務,不要等待或拖延,積極、順利和快速完成工作。提高公文處理的質量和效率,公文處理是企業(yè)的核心業(yè)務,也是傳達內部政策、指令和要求的一種方式,充分體現(xiàn)了企業(yè)的文秘工作水平,必須是及時統(tǒng)一嚴格的程序,文秘必須熟悉文件處理過程,正確使用語言,徹底審核,努力做好文件發(fā)放工作,審核形式和內容,克服粗糙、文件格式不規(guī)范。因此文件處理質量真正要提高,同時文件處理工作急需要第一時間處理,及時提醒有關領導,提高文件管理效率[3]。
2.3強化文字撰寫的能力
起草文本是辦公室文秘最基本能和的工作之一,撰寫公文必須表達上級的意志,必須從領導的角度來看待問題,從大局觀和整體觀的角度來看,不要以個人思想為標準。第二,文秘人員應熟悉系統(tǒng)各方面的一般內容,不經歷實踐的積累,要寫出準確反映企業(yè)和領導思想的文書并不容易;第三,俗話說“讀萬卷書,行萬里路”才能“下筆如有神”,只有通過大量的閱讀和實踐,文秘人員才能不斷提高自己的寫作能力[4]。
2.4堅持大事報告、小事提醒
作為文秘人員,主要負責就各種問題提交報告和催復通知,以及監(jiān)督關于問題的積極報告,文秘在其任務范圍內提供指導,及時向管理層匯報,及時傳遞信息。同時,一些小事情往往被忽視,具體細節(jié)容易偏離,這就要求文秘工作人員盡可能及時提醒員工。在這一過程中能學到很多解決問題的知識,提高處理能力[5]。
2.5時刻要求自己做好分內事
辦公室文秘工作都是具體、實用的,不要拖延、回避。不能省略任何環(huán)節(jié),嚴謹細致,要求多寫,少說,多征求意見,少說空話,多勞作,多些實際。一切都要小心細致做好所有分內之事,不要越權行事,不要妄加猜測。
3.緊緊圍繞為企業(yè)服務為中心,為企業(yè)提高優(yōu)質服務
說到底,辦公室文秘工作是服務前線,是業(yè)務服務,企業(yè)不應該忽視業(yè)務一線,因為對于文秘工作的宣傳,必須堅持良好公眾形象,做好業(yè)務一線工作,關于多個渠道、多部門,有計劃專注于行動,除了為高層領導和基層服務,還需要與外部世界打交道[6]。在日常工作中,們要樹立文秘工作不是小事的觀念,盡量避免或減少錯誤,進一步提高對優(yōu)質服務的認識。特別是應高度重視文秘在會議籌備中的自助服務意識、起草手稿和文件的傳送、接聽電話以及發(fā)送和接收傳真、發(fā)送通知等,努力實現(xiàn)大小事謹慎處理,做好每一項工作。
4.結束語
總之,辦公室文秘工作多、任務艱巨繁瑣,文秘人員要加強認識和學習,提高工作效率,服務大局,勇于創(chuàng)新,緊緊圍繞服務工作宗旨線,保質保量地完成辦公室各項工作。
參考文獻:
[1]廉潔.簡析如何做好新時期企業(yè)辦公室文秘工作[J].卷宗,2018,000(027):135.
[2]龍鈺.淺談如何做好企業(yè)辦公室文秘工作[J].東方企業(yè)文化,2015,000(009):90-90.
[3]武彥超.淺談如何做好新形勢下的企業(yè)文秘工作[J].商情,2014(32):224-224.