淺談如何做好新時期企業(yè)辦公室文秘工作

李燕

關(guān)鍵詞：文秘工作;性質(zhì);職業(yè)素養(yǎng);學(xué)習(xí)能力;服務(wù)意識

辦公室文秘工作的效率將直接影響到整個企業(yè)的效率，這也將影響其目標(biāo)的成功實現(xiàn)。有很多的工作需要付出很大的努力，工作的質(zhì)量在企業(yè)的發(fā)展中起著非常重要的作用。在新的歷史時期，企業(yè)辦公室的文秘工作發(fā)生了巨大的變化。企業(yè)辦公室文秘工作不僅包括文件的管理、遞送和接收，還包括更復(fù)雜的工作，比如籌備會議、組織活動。企業(yè)文秘不僅是辦公室工作的關(guān)鍵，也離不開企業(yè)的正常工作，在新形勢下，提高企業(yè)經(jīng)濟效益十分重要，結(jié)合文秘工作的實踐，對新形勢下如何做好文秘工作提出了一些思考，以促進文秘工作企業(yè)的健康發(fā)展[1]。

1.企業(yè)文秘工作的性質(zhì)分析

企業(yè)文秘工作在辦公室中扮演著非常重要的角色，是提高企業(yè)工作效率的關(guān)鍵，做好新形勢下的企業(yè)文秘工作，應(yīng)該了解企業(yè)文秘工作的性質(zhì)，這是做好其他工作的前提和基礎(chǔ)。企業(yè)的文秘工作是以服務(wù)為導(dǎo)向的，因為企業(yè)文秘工作的主要職責(zé)是為領(lǐng)導(dǎo)和員工服務(wù)，在實踐中連接上下之間起著重要的作用，也是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人和員工之間的重要聯(lián)系，許多業(yè)務(wù)都與企業(yè)的利益密切相關(guān)。如果企業(yè)不重視，可能導(dǎo)致企業(yè)發(fā)展的重大損失，影響業(yè)務(wù)的順利進行。文秘工作是相當(dāng)全面的，文秘人員與企業(yè)中的其他人員有很大的不同，涵蓋廣泛的任務(wù)，包括通過互聯(lián)網(wǎng)傳送信息、印刷、復(fù)印、接待來訪者、文件管理、文件處理、會議工作等，工作與信息相結(jié)合，充分體現(xiàn)了企業(yè)文秘工作的整體性，這些特點充分證明了文秘工作的重要性。因此，做好企業(yè)發(fā)展過程中的各項文秘工作是十分重要的[2]。

2.企業(yè)文秘工作人員所應(yīng)該具備的能力探討

2.1必須主動學(xué)習(xí)，養(yǎng)成良好習(xí)慣

作為辦公室文秘，基本理論知識的學(xué)習(xí)是寫作的基礎(chǔ)，理解文本的本質(zhì)是寫作的起點。如果沒有使用文本的敏感性和技巧，就做不好基本的寫作任務(wù)。在日常工作，文秘要養(yǎng)成自學(xué)的好習(xí)慣，善于捕捉、思考和學(xué)習(xí)，敢于創(chuàng)新。從狹義上說，學(xué)習(xí)內(nèi)容只是幫助自己更好地工作的工具。不應(yīng)該僵化僵硬的學(xué)習(xí)，通過“傾聽”讓我們“了解”，讀、思以提高綜合能力，同時要與人溝通，擴聞，增長見識，鍛煉綜合分析、調(diào)查、語言表達(dá)、組織和協(xié)調(diào)能力，使事情發(fā)生時隨筆就能記錄下來。

2.2提高工作效率、質(zhì)量

辦公室文秘工作似乎沒什么大不了的，但在現(xiàn)實中，是復(fù)雜的、準(zhǔn)確的和繁瑣的，需要及時性和準(zhǔn)確性。這需要辦公室文秘建立效率意識，提高快速反應(yīng)能力，第一時間做好領(lǐng)導(dǎo)交代的任務(wù)，不要等待或拖延，積極、順利和快速完成工作。提高公文處理的質(zhì)量和效率，公文處理是企業(yè)的核心業(yè)務(wù)，也是傳達(dá)內(nèi)部政策、指令和要求的一種方式，充分體現(xiàn)了企業(yè)的文秘工作水平，必須是及時統(tǒng)一嚴(yán)格的程序，文秘必須熟悉文件處理過程，正確使用語言，徹底審核，努力做好文件發(fā)放工作，審核形式和內(nèi)容，克服粗糙、文件格式不規(guī)范。因此文件處理質(zhì)量真正要提高，同時文件處理工作急需要第一時間處理，及時提醒有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，提高文件管理效率[3]。

2.3強化文字撰寫的能力

起草文本是辦公室文秘最基本能和的工作之一，撰寫公文必須表達(dá)上級的意志，必須從領(lǐng)導(dǎo)的角度來看待問題，從大局觀和整體觀的角度來看，不要以個人思想為標(biāo)準(zhǔn)。第二，文秘人員應(yīng)熟悉系統(tǒng)各方面的一般內(nèi)容，不經(jīng)歷實踐的積累，要寫出準(zhǔn)確反映企業(yè)和領(lǐng)導(dǎo)思想的文書并不容易;第三，俗話說“讀萬卷書，行萬里路”才能“下筆如有神”，只有通過大量的閱讀和實踐，文秘人員才能不斷提高自己的寫作能力[4]。

2.4堅持大事報告、小事提醒

作為文秘人員，主要負(fù)責(zé)就各種問題提交報告和催復(fù)通知，以及監(jiān)督關(guān)于問題的積極報告，文秘在其任務(wù)范圍內(nèi)提供指導(dǎo)，及時向管理層匯報，及時傳遞信息。同時，一些小事情往往被忽視，具體細(xì)節(jié)容易偏離，這就要求文秘工作人員盡可能及時提醒員工。在這一過程中能學(xué)到很多解決問題的知識，提高處理能力[5]。

2.5時刻要求自己做好分內(nèi)事

辦公室文秘工作都是具體、實用的，不要拖延、回避。不能省略任何環(huán)節(jié)，嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，要求多寫，少說，多征求意見，少說空話，多勞作，多些實際。一切都要小心細(xì)致做好所有分內(nèi)之事，不要越權(quán)行事，不要妄加猜測。

3.緊緊圍繞為企業(yè)服務(wù)為中心，為企業(yè)提高優(yōu)質(zhì)服務(wù)

說到底，辦公室文秘工作是服務(wù)前線，是業(yè)務(wù)服務(wù)，企業(yè)不應(yīng)該忽視業(yè)務(wù)一線，因為對于文秘工作的宣傳，必須堅持良好公眾形象，做好業(yè)務(wù)一線工作，關(guān)于多個渠道、多部門，有計劃專注于行動，除了為高層領(lǐng)導(dǎo)和基層服務(wù)，還需要與外部世界打交道[6]。在日常工作中，們要樹立文秘工作不是小事的觀念，盡量避免或減少錯誤，進一步提高對優(yōu)質(zhì)服務(wù)的認(rèn)識。特別是應(yīng)高度重視文秘在會議籌備中的自助服務(wù)意識、起草手稿和文件的傳送、接聽電話以及發(fā)送和接收傳真、發(fā)送通知等，努力實現(xiàn)大小事謹(jǐn)慎處理，做好每一項工作。

4.結(jié)束語

總之，辦公室文秘工作多、任務(wù)艱巨繁瑣，文秘人員要加強認(rèn)識和學(xué)習(xí)，提高工作效率，服務(wù)大局，勇于創(chuàng)新，緊緊圍繞服務(wù)工作宗旨線，保質(zhì)保量地完成辦公室各項工作。

參考文獻：

[1]廉潔.簡析如何做好新時期企業(yè)辦公室文秘工作[J].卷宗，2018，000（027）：135.

[2]龍鈺.淺談如何做好企業(yè)辦公室文秘工作[J].東方企業(yè)文化，2015，000（009）：90-90.

[3]武彥超.淺談如何做好新形勢下的企業(yè)文秘工作[J].商情，2014（32）：224-224.