新時代檔案管理信息化微探

關(guān)鍵詞：新時代;檔案管理;效率

科技的飛速發(fā)展推動了各行業(yè)的變革和創(chuàng)新，檔案管理工作與信息技術(shù)的交叉讓管理工作更加高效。當(dāng)今時代信息化的發(fā)展勢必會推動著檔案管理工作向著數(shù)字化、共享化方向發(fā)展。檔案資源是企事業(yè)單位有效記錄生產(chǎn)、經(jīng)營、銷售等方面活動的有效憑證，是經(jīng)營管理工作的重要組成，更是企事業(yè)單位發(fā)展的見證。原有傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)企事業(yè)快速發(fā)展的需要，檔案管理工作迫切需要新的理念和思路的注入，推動他們的快速發(fā)展。因此，利用全新的模式、理念和方法對檔案管理信息化進(jìn)行研究，并不斷創(chuàng)新。檔案管理的信息化徹底改變了傳統(tǒng)檔案管理的種種弊端，改變了工作落后的局面，更好的推動檔案管理工作向前發(fā)展。

一、檔案管理信息化內(nèi)涵

眾所周知，信息技術(shù)早已成為我們?nèi)粘９ぷ魃钪胁豢苫蛉钡囊徊糠?，對檔案進(jìn)行信息化探究可以更好的應(yīng)用到企事業(yè)單位、學(xué)校等各行各業(yè)中。檔案信息資源中記錄的人或事或經(jīng)歷的信息，可以真實(shí)有效的還原歷史事件。檔案管理工作的目的在于保留和記錄歷史，并根據(jù)目標(biāo)群體的個性化需要提供有針對性的服務(wù)。因此，檔案管理信息化主要是指在信息技術(shù)支持下開展檔案管理工作，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案掃描轉(zhuǎn)成電子檔案，在提高檔案管理水平的同時更好的發(fā)揮檔案信息的應(yīng)用價值。在當(dāng)前的新時代，檔案管理信息化是檔案管理工作的主要載體和平臺，企事業(yè)單位如果能夠充分利用現(xiàn)代化技術(shù)加上對檔案管理工作進(jìn)行完善和創(chuàng)新，勢必會提高單位的辦公效率，為檔案管理工作培養(yǎng)更多的人才。

二、檔案管理信息化的內(nèi)容

檔案管理要充分利用信息化手段，因?yàn)闄n案管理的目標(biāo)就是利用信息化手段方便快捷的查詢想要的信息，通過計算機(jī)的高速運(yùn)轉(zhuǎn)實(shí)現(xiàn)在成千上萬的眾多檔案中快速檢索。當(dāng)前的檔案檢索一般主要包括簡單檢索和高級檢索兩種方式，簡單檢索就是通過關(guān)鍵字或詞快速完成篩選，將所需檔案呈現(xiàn)在面前，而高級檢索則是較為復(fù)雜的方式進(jìn)行，主要根據(jù)檢索者的需要把檢索意愿和要求進(jìn)行組合，實(shí)現(xiàn)模糊檢索的方式，提供更多的選擇和更多的參考。檔案管理信息化還包括檢索權(quán)限，按照一般檢索程序，計算機(jī)軟件檢索到的是所有相關(guān)的目錄數(shù)據(jù)，然后檢索對外開放的檔案目錄，最后才把對外開放的檔案檢索出來，由于檔案管理的保密性，就需要把一些檔案進(jìn)行加密，使沒有權(quán)限的檢索者無法檢索到，只有獲得相關(guān)權(quán)限的人才可以檢索到相關(guān)內(nèi)容，確保檔案管理的安全。由于檔案管理工作繁雜，有效的對檔案管理進(jìn)行分類也是重要的內(nèi)容，一方面要增加新類別的檔案，跟工作的職能和類別進(jìn)行分類，方便大數(shù)據(jù)的檢索，另一方面要削減無效的檔案類別，及時進(jìn)行合并或刪除，確保檔案管理的有效性。檔案的信息是不斷變化的，因此檔案信息的錄入就顯得尤為重要，當(dāng)前檔案信息錄入主要通過檔案管理人員手工錄入實(shí)體檔案、掃描方式錄入和計算機(jī)將電子文件生成電子檔案的方式，在錄入過程中要尤其重視文件的標(biāo)題和檔案號的分類，否則很容易出現(xiàn)錄入信息而無法檢索的情況。最后，檔案的利用記錄是十分必要的，因?yàn)闄n案的利用是檔案管理的最終目的，更是檔案價值的體現(xiàn)，無論采用什么手段都必須要做好檔案記錄工作，利用網(wǎng)絡(luò)對檔案進(jìn)行智能分析可以有效的啟發(fā)檢索者，為決策者提供最后的方案和決策的參考。

三、新時代檔案管理信息化存在的問題

1.檔案管理信息化意識不強(qiáng)。盡管檔案管理者大多認(rèn)識到了信息化建設(shè)的重要性，但缺乏真正把信息化建設(shè)與檔案管理融合的意識，部分管理者認(rèn)為信息化檔案管理固然方便，但也存在泄露信息的風(fēng)險。已經(jīng)習(xí)慣了固有的檔案管理模式，檔案管理者傳統(tǒng)的檔案管理思維很難被打破，盡管在信息化時代，他們?nèi)匀狈⑴c信息化檔案管理的熱情和積極性。實(shí)現(xiàn)檔案管理由紙質(zhì)向信息化轉(zhuǎn)變的過程較為繁瑣，尤其是初期有著較多的工作，這不僅需要檔案管理者投入較多的時間和經(jīng)歷，還需要他們積極學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的檔案管理知識，能夠靈活運(yùn)用檔案管理軟件，這無疑給檔案管理者增加了多余負(fù)擔(dān)。同時，很多人認(rèn)為檔案管理工作應(yīng)該是清閑簡單的，不應(yīng)該花費(fèi)過多的時間，在種種傳統(tǒng)思想的影響下，現(xiàn)代化的管理理念很難在檔案管理工作中實(shí)現(xiàn)。

2.當(dāng)前檔案管理仍存在諸多不規(guī)范情況。新時代檔案管理工作要想順利有序的推進(jìn)就必須實(shí)現(xiàn)與信息化的融合，但當(dāng)前檔案管理工作不僅質(zhì)量低下，而且基礎(chǔ)差，造成很多信息化軟件無法真正發(fā)揮作用。由于檔案管理工作多不被部門重視，在信息化實(shí)踐過程中相關(guān)操作程序并不規(guī)范，容易出現(xiàn)諸如檔案分類、整理等環(huán)節(jié)與信息系統(tǒng)不適應(yīng)的情況，一些單位沒有一定的檔案管理設(shè)備，缺乏計算機(jī)等硬件設(shè)施，多是將部門不用的設(shè)備打到檔案管理部門備用，更不用說花錢購買相關(guān)的檔案管理軟件了，這種硬件軟件的不到位，很容易造成相關(guān)工作無法有序的開展，最終阻礙檔案管理信息化的進(jìn)程。

3.檔案管理人員的相關(guān)業(yè)務(wù)水平仍有較大的提升空間。檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化的最重要角色就是人，而真正從事檔案信息化管理工作的人大多非科班出身，對檔案管理只是了解但不夠深入，單位很難在短時間內(nèi)組建一支信息化能力強(qiáng)、專業(yè)水平高的隊伍來推動相關(guān)工作。實(shí)際從事檔案管理工作的人員除了專業(yè)不對口，還存在學(xué)歷層次不高的情況，他們很難掌握到專業(yè)化的知識，而高科技的人才又不愿意來檔案管理這些“冷衙門”。在職的檔案管理人員對檔案管理信息化建設(shè)一知半解，工作中過于依賴以往的工作經(jīng)驗(yàn)，無法熟練操作相關(guān)設(shè)備和檔案管理軟件，正是由于學(xué)歷層次不高、專業(yè)不對口等情況，嚴(yán)重制約著檔案管理信息化建設(shè)的順利推進(jìn)，甚至還會浪費(fèi)大量的人力、物力資源。

4.檔案管理信息化建設(shè)設(shè)備不到位。檔案管理信息化建設(shè)主要依靠的就是現(xiàn)代化的技術(shù)和高科技的信息化裝備，而這些設(shè)備的背后必須有著充足的資金作為支撐。但由于檔案管理部門在單位中重視程度不夠，相關(guān)資金無法到位，就會出現(xiàn)檔案管理效率低下，推進(jìn)困難，保存不完整等情況。由于相關(guān)技術(shù)和設(shè)備的缺失使得一些紙質(zhì)化檔案難以保存，無法開展高質(zhì)量的檔案管理服務(wù)。同時，檔案管理軟件落后，系統(tǒng)更新緩慢，軟件卡頓，電子檔案掃描出現(xiàn)模糊、不完整，相關(guān)格式轉(zhuǎn)換不到位，都會在一定程度上影響著檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)。沒有完善的設(shè)備，工作人員的積極性無法調(diào)動，信息化的建設(shè)就會出現(xiàn)惡循環(huán)，影響檔案管理發(fā)揮應(yīng)有的社會價值。

四、新時代檔案管理信息化提升策略

1.提升檔案管理信息化的重視程度，確保檔案信息化建設(shè)穩(wěn)步推進(jìn)。要想真正推動檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)，部門領(lǐng)導(dǎo)的重視程度是關(guān)鍵。部門領(lǐng)導(dǎo)必須充分認(rèn)識到檔案管理信息化的時代要求，通過成立專門的工作小組，制定時間表來保障部門檔案管理信息化逐步推進(jìn)。工作人員更要改變傳統(tǒng)的思維意識，認(rèn)識到時代的要求，積極投入到檔案信息化建設(shè)中。一旦部門檔案管理信息化效果呈現(xiàn)，勢必會改變當(dāng)前檔案管理混亂的現(xiàn)狀，極大的提高工作效率，實(shí)現(xiàn)部門的健康快速發(fā)展。也只有在領(lǐng)導(dǎo)部門和管理者的重視下，所有人才能全身心的投入到檔案管理信息化建設(shè)中，以更高的標(biāo)準(zhǔn)、穩(wěn)定的速度實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的發(fā)展。

2.依托大數(shù)據(jù)構(gòu)建檔案信息化平臺。在實(shí)施檔案管理信息化時為了保證最佳的工作效果，就必須在工作中深挖大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢，充分利用科技手段提升檔案管理質(zhì)量。在實(shí)施中，工作人員要積極借助大數(shù)據(jù)平臺對信息數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲、接收、分類，方便后期對檔案信息進(jìn)行優(yōu)化改進(jìn)。大數(shù)據(jù)可以先采集個人信息后上傳網(wǎng)絡(luò)，一旦有需要就可以快速調(diào)用相關(guān)信息，方便單位及時全面的掌握個人的全部信息，也方便單位對員工檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理。檔案管理者要積極應(yīng)用大數(shù)據(jù)來整理、編輯檔案信息，及時完善員工信息，糾正錯誤數(shù)據(jù)，通過完善全面的數(shù)據(jù)化信息平臺對所有信息進(jìn)行統(tǒng)一處理，在充分溝通的前提下來提高檔案資料的完整度，更好適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的需要。

3.加強(qiáng)檔案管理信息化的資金支持力度。企事業(yè)管理者要推動檔案管理信息化，資金保障是前提，部門通過引進(jìn)現(xiàn)代化設(shè)備和先進(jìn)軟件來提高檔案管理信息化的環(huán)境，減少不必要的浪費(fèi)和成本支出，定期對檔案管理信息化進(jìn)行維護(hù)，確保相關(guān)設(shè)備正常良好的運(yùn)轉(zhuǎn)，高度關(guān)注掃描儀、打印機(jī)等高頻率使用的電子設(shè)備，確保正常的使用和保養(yǎng)。同時，相關(guān)部門還要建立一套完善的檔案管理模式，規(guī)范檔案管理信息化的流程，使更多的部門配合好檔案管理工作。檔案管理要進(jìn)行高效率化的運(yùn)轉(zhuǎn)還需要相關(guān)的員工的配合，結(jié)合科技設(shè)備將檔案信息真實(shí)、完整的保存起來，并根據(jù)不同區(qū)域、不同機(jī)構(gòu)和群體進(jìn)行分類，整理成電子文檔，為部門信息化發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

4.加快檔案管理人才的培養(yǎng)，為檔案管理信息化發(fā)展提供人才保障。眾所周知，檔案管理工作是一個繁雜而長期的工作，僅僅依靠檔案管理的從業(yè)人員是無法實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化發(fā)展。再加上當(dāng)前部門的檔案管理人員專業(yè)技能缺乏的現(xiàn)狀，就迫切需要建立一直高質(zhì)量的檔案管理團(tuán)隊，通過高層次人才的引進(jìn)和對現(xiàn)有人員進(jìn)行在職培訓(xùn)等手段來提高從業(yè)者的現(xiàn)代化信息技術(shù)水平，既讓他們明白自己肩上所負(fù)的使命，也要讓他們掌握先進(jìn)的技術(shù)。同時，檔案管理部門與其他部門不同，有著嚴(yán)格的紀(jì)律要求、較高的政治覺悟，檔案從業(yè)者要擁有優(yōu)秀的信息素養(yǎng)和信息技能，既可以高效的完成信息化建設(shè)，又能做到高度保密。

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作者簡介：

王媛媛，1982年3月26日生，女，重慶市秀山縣人，大學(xué)學(xué)歷，畢業(yè)于涪陵師范學(xué)院，專業(yè)為漢語言文學(xué)，研究方向?yàn)闄n案，現(xiàn)工作單位為秀山縣委政法委，工作單位郵編為409900，職稱為檔案館員