淺談企業(yè)如何做好檔案保密管理與利用工作

任珍霞

關(guān)鍵詞：檔案保密;檔案利用;檔案管理;措施辦法

一、做好企業(yè)檔案密級(jí)的調(diào)整工作

（一）檔案在保管過(guò)程中，其密級(jí)不是一成不變的，是隨著時(shí)間的推移和文件貫徹的情況而變化的。基本變化是升密、降密、解密。要貫徹落實(shí)《保密法》，在廣泛宣傳、提高認(rèn)識(shí)、大力協(xié)調(diào)的基礎(chǔ)上，重點(diǎn)解決好兩個(gè)問(wèn)題：一要嚴(yán)格執(zhí)行企業(yè)解密劃控的時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)、有關(guān)涉密內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)及保密規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，做到有法必依，執(zhí)法必嚴(yán)，違法必糾。二要主動(dòng)接受保密部門(mén)對(duì)調(diào)密工作的監(jiān)督指導(dǎo)，齊心協(xié)力搞好檔案涉密文件的清查鑒定。嚴(yán)格劃清密與非密的界限，確定哪些檔案能開(kāi)放利用，哪些限制在一定范圍內(nèi)利用，哪些還不能提供利用，為今后進(jìn)一步搞好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和涉密檔案建設(shè)奠定基礎(chǔ)。

（二）要建立起法制的新秩序。對(duì)涉密檔案的變化調(diào)整，不僅要立足于當(dāng)前的實(shí)際工作，還要著眼于長(zhǎng)遠(yuǎn)。歷史的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)告訴我們，以往關(guān)于檔案保密的制度還不健全，適應(yīng)不了《保密法》的要求，需要完善增加新的內(nèi)容。為了適應(yīng)涉密檔案調(diào)密工作制度化、正規(guī)化的需要，應(yīng)建立以下三個(gè)制度：建立劃定密期制度，以便屆滿自行解密;建調(diào)密通知單制度，對(duì)保密期間提前解密或發(fā)生升降變化的密級(jí)文件，要下發(fā)通知單告知檔案室，以便銜接工作，及時(shí)掌握，適時(shí)變動(dòng);建涉密檔案接收標(biāo)準(zhǔn)制度，加強(qiáng)涉密檔案的規(guī)范化建設(shè)。

（三）要加強(qiáng)涉密檔案的科學(xué)管理。在調(diào)密工作中我們發(fā)現(xiàn)，過(guò)去經(jīng)常把密和非密文件混合組卷、混合保管、混合提供，造成了擴(kuò)散機(jī)密的漏洞。對(duì)此，可以采取分段治理的辦法。對(duì)以前大量混訂在卷內(nèi)的密級(jí)文件可以原封不動(dòng)，但在今后一般查檔中只提供所查內(nèi)容，不提供含涉密文件的原卷;外供卷時(shí)，可采取對(duì)與所查檔案無(wú)關(guān)的涉密文件進(jìn)行密封等措施。今后對(duì)密級(jí)文件特別是絕密文件應(yīng)當(dāng)單份盒裝保存，徹底解決密與非密的文件材料混卷問(wèn)題，堵塞過(guò)去那種因混卷在提供利用中造成機(jī)密擴(kuò)散的漏洞，以及涉密檔案文件分散不集中，日后調(diào)密不便的問(wèn)題。同時(shí)，要按立檔單位檔案中的文件密級(jí)編制目錄或卡片，建立涉密文件統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳和存放地點(diǎn)索引，為科學(xué)的管理，準(zhǔn)確的掌握，有效的保密，及時(shí)的提供創(chuàng)造條件。及時(shí)做好檔案利用過(guò)程中的保密工作

二、企業(yè)檔案利用監(jiān)督

檔案利用監(jiān)督是做好檔案利用過(guò)程中保密工作的一項(xiàng)重要措施，它能有效地發(fā)現(xiàn)并制止糾正檔案利用過(guò)程中不利于檔案保密的各種不良行為，從而做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全。具體說(shuō)來(lái)，檔案利用監(jiān)督可以從以下幾個(gè)方面實(shí)施：

（一）制度建設(shè)。檔案利用規(guī)章制度一般有閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度等。企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身檔案管理的實(shí)際情況和檔案保密工作的相關(guān)要求，對(duì)不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使提供利用工作有章可循，在大力開(kāi)展檔案利用工作的同時(shí)，確保不失密、不泄密及文件的完好無(wú)損。企業(yè)各項(xiàng)檔案利用規(guī)章制度的條文應(yīng)嚴(yán)密而簡(jiǎn)明，便于執(zhí)行，并在實(shí)踐中認(rèn)真加以總結(jié)，不斷充實(shí)和完善。

（二）監(jiān)督措施。在利用中，企業(yè)要根據(jù)不同的利用對(duì)象和不同目的，掌握其心理和思想動(dòng)機(jī)，加強(qiáng)重點(diǎn)監(jiān)護(hù)。做好利用監(jiān)督，仔細(xì)檢查翻閱被利用過(guò)的案卷和文件，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)查處，并在利用登記簿上備注說(shuō)明。對(duì)于損毀檔案較為嚴(yán)重的違法行為，應(yīng)及時(shí)報(bào)告企業(yè)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，以便及時(shí)查處，挽回?fù)p失。

（三）正確處理好企業(yè)檔案保密與管理利用的關(guān)系。保守國(guó)家機(jī)密是每個(gè)公民應(yīng)盡的義務(wù)，更是檔案管理工作人員的神圣職責(zé)。日常工作中，檔案管理人員十分重視檔案保密，工作盡心盡職，在嚴(yán)格做好保密工作的同時(shí)，切實(shí)完善工作職能，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)勢(shì)在必行。機(jī)密檔案應(yīng)該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時(shí)間、地點(diǎn)、范圍限制的利用，保而不用只會(huì)失去保的意義，失去檔案的價(jià)值。當(dāng)然，利用必須是在保密基礎(chǔ)上的利用，無(wú)限制的利用會(huì)給企業(yè)安全和利益造成危害。所以，對(duì)檔案工作來(lái)說(shuō)，保密與利用兩者都十分重要，決不可偏頗。

三、企業(yè)檔案管理人員的職責(zé)

（一）檔案管理人員的職責(zé)，就是要維護(hù)檔案的完整與安全。 這既是檔案保管工作的基本任務(wù)，也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務(wù)就是做到不壞、不丟、不散、不亂。檔案保管工作的任務(wù)是艱巨的，也是光榮的，這是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作，檔案保管人員要持之以恒，時(shí)刻警惕，防止檔案的損壞，確保檔案的安全，為檔案工作提供物質(zhì)基礎(chǔ)。

（二）提高絕密檔案管理人員的素質(zhì)。絕密檔案管理人員具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特點(diǎn)。他們對(duì)保守企業(yè)秘密負(fù)有比一般工作人員更為重大的責(zé)任，因此，檔案保密工作好與壞，檔案管理人員的素質(zhì)是個(gè)關(guān)鍵。絕密檔案管理人員必須有較強(qiáng)的責(zé)任心、事業(yè)心和高度的保密意識(shí)，不僅要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，經(jīng)手的事情件件有頭有尾，手續(xù)清楚，而且要防止秘密的泄露。把保守企業(yè)秘密做為自己的神圣職責(zé)和應(yīng)盡的義務(wù)。

（三）加強(qiáng)涉密檔案的日常管理。涉密檔案的調(diào)閱、移出、銷(xiāo)毀等應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)定手續(xù)辦理，必須經(jīng)指定領(lǐng)導(dǎo)人審批，認(rèn)真履行登記、簽字手續(xù)，任何人無(wú)權(quán)擅自調(diào)閱。涉密檔案使用完畢后應(yīng)及時(shí)清對(duì)、檢查，發(fā)現(xiàn)失密、泄密問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因，進(jìn)行補(bǔ)救，確保涉密檔案安全。

四、結(jié)論

檔案是企業(yè)及其珍貴的資源，保密和開(kāi)發(fā)利用對(duì)于企業(yè)發(fā)展都尤為重要。新時(shí)期對(duì)保密工作提出了更新更高的要求，檔案管理也不例外，如何科學(xué)的把控好企業(yè)檔案保密與開(kāi)發(fā)利用二者之間的關(guān)系，已成為當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作所面臨的實(shí)際問(wèn)題，這項(xiàng)工作直接影響到企業(yè)生存發(fā)展的安全和利益。增強(qiáng)保密觀，落實(shí)防范措施，保守企業(yè)秘密是每位檔案管理人員的神圣職責(zé)所在。再?lài)?yán)格做好檔案保密工作的同時(shí)，檔案管理人員也要加強(qiáng)自身檔案工作中的科學(xué)管理技能，是檔案資源得到充分利用，助力企業(yè)更好更快發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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