新形勢下事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化分析

關(guān)鍵詞：新形勢;事業(yè)單位;檔案管理

隨著時(shí)代的發(fā)展，過去事業(yè)單位的檔案管理的工作方式，已經(jīng)暴露了其局限性，因此，對于相關(guān)工作的優(yōu)化越來越重要。檔案管理工作的創(chuàng)新與改進(jìn)，能夠提升相關(guān)工作的效率和質(zhì)量，同時(shí)，確保相關(guān)工作的順利開展。隨著信息化技術(shù)的不斷普及，檔案管理工作也找到了一條明確的方向，使得相關(guān)工作的開展更加高效、有序。

一、事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化重要性

（一）提升檔案信息化效率

在新的歷史形勢下，信息化技術(shù)的發(fā)展對于檔案管理工作造成了沖擊，使得檔案管理的發(fā)展趨向信息化和數(shù)字化。目前，部分事業(yè)單位已經(jīng)意識(shí)到信息化技術(shù)應(yīng)用的重要性，并積極引進(jìn)相關(guān)技術(shù)，使得檔案管理工作的開展，更加高效與便捷，從過去的人工查詢逐漸朝著自動(dòng)化搜索的方向進(jìn)行轉(zhuǎn)變。

為此，事業(yè)單位可基于信息化技術(shù)對檔案的信息化管理方式進(jìn)行優(yōu)化與改善，探索一條適用于本事業(yè)單位的檔案信息化解決方案，并通過個(gè)性化的網(wǎng)絡(luò)管理信息平臺(tái)，使得檔案管理工作的服務(wù)功能更加強(qiáng)大，從而滿足相應(yīng)的需求。

（二）促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化

現(xiàn)代化的辦公設(shè)備與檔案管理工作有著密不可分的關(guān)系，通過管理平臺(tái)，能夠?qū)崿F(xiàn)各種工作的開展，而現(xiàn)代化的辦公設(shè)備也必不可少，例如：可通過掃描儀將紙質(zhì)檔案經(jīng)由掃描導(dǎo)入電腦，通過打印機(jī)將數(shù)字版的檔案輸出為紙質(zhì)檔案等。

但是，如果要將現(xiàn)代化的辦公設(shè)備更好地應(yīng)用于檔案管理中，就需要相關(guān)人員對現(xiàn)代化的技術(shù)進(jìn)行全面掌握，同時(shí)，還要在信息安全技術(shù)方面，做好充足的準(zhǔn)備工作，以免因人工操作不當(dāng)導(dǎo)致檔案信息資料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性受到影響，確保檔案管理的工作效率與質(zhì)量[1]。

二、事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化的措施

隨著新的歷史形勢的到來，信息化技術(shù)的運(yùn)用，為檔案的管理工作帶來了便利，但如何將信息化技術(shù)在檔案管理中得到充分應(yīng)用，則需要對相關(guān)的措施進(jìn)行了解，以更好地提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

（一）強(qiáng)化工作宣傳力度

首先，對于檔案管理工作，要加大宣傳的力度，讓人們對檔案管理工作的重要性擁有更加深刻清晰的認(rèn)知。通過多樣化的檔案宣傳手段，使得群眾能夠?qū)n案管理工作的相關(guān)內(nèi)容擁有更為全面地了解，例如：其作用、內(nèi)涵與相關(guān)的政策法規(guī)，使得相關(guān)工作的開展能夠更加深入人心。

其次，在使用開發(fā)檔案資源的過程中，需要從多個(gè)角度與層次進(jìn)行管理，從保管到收集再到歸檔，各種操作都需要結(jié)合實(shí)際情況，對檔案文件進(jìn)行匯編工作，并通過檔案的深入發(fā)掘，提高檔案的使用效率。只有充分發(fā)揮檔案的參考價(jià)值，才能夠更好地提升公眾對于檔案管理工作的重視程度。

最后，通過結(jié)合最新的信息技術(shù)，能夠?qū)n案管理工作進(jìn)行優(yōu)化與改良，通過打造信息化的數(shù)字檔案管理平臺(tái)，提高檔案管理工作的效率，同時(shí)，提升檔案的利用率。

（二）組建檔案管理團(tuán)隊(duì)

為了在新形勢下提升檔案管理工作的效率，一支專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)必不可少。首先，事業(yè)單位必須根據(jù)相關(guān)工作的實(shí)際情況，提供資源上的支持，并對現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)工作，加強(qiáng)專業(yè)技能和理論知識(shí);其次，重視對管理人員各項(xiàng)技能的培訓(xùn)，從數(shù)據(jù)管理到信息處理，都需要對相關(guān)工作采取正確的引導(dǎo)，從而更好地開展相關(guān)管理工作;最后，檔案管理團(tuán)隊(duì)的構(gòu)建還需要重視思想道德的教育工作，提高工作人員的責(zé)任感，并對檔案具有保密意識(shí)，避免因管理不當(dāng)，導(dǎo)致不良后果。

（三）優(yōu)化檔案管理配置

新形勢下的檔案管理工作中，信息化技術(shù)具有非常重要的作用，并具有非常重要的地位，而軟硬件設(shè)備的應(yīng)用具有非常重要的作用。因此，事業(yè)單位需要根據(jù)相關(guān)工作要求制定相關(guān)規(guī)范，加大相關(guān)資源的投入力度，為相關(guān)工作配備相應(yīng)的軟硬件設(shè)施，例如：檔案管理軟件、計(jì)算機(jī)設(shè)備、掃描儀、打印機(jī)等，同時(shí)，還要對各種設(shè)備進(jìn)行維護(hù)與檢查，確保相關(guān)設(shè)備運(yùn)行的穩(wěn)定性。如果條件允許，還可根據(jù)相關(guān)規(guī)范，自主構(gòu)建數(shù)字化檔案信息管理平臺(tái)，有效提升檔案管理的效率和質(zhì)量，提高檔案的利用率。

（四）完善工作規(guī)章制度

在進(jìn)行檔案管理工作的過程中，需要根據(jù)檔案工作的內(nèi)部狀況，將各項(xiàng)規(guī)章制度進(jìn)行健全和完善，將檔案管理人員的職責(zé)進(jìn)行明確，并將相關(guān)的規(guī)章制度進(jìn)行落實(shí)。例如，檔案的保密管理、歸檔與借閱等，通過對相關(guān)規(guī)章制度的完善，將工作中的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范，將具體的工作范圍進(jìn)行明確。同時(shí)，還要對檔案管理工作進(jìn)行不斷完善，通過結(jié)合自身特點(diǎn)，建立一套統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn)和歸檔要求，每個(gè)人都要做好各自的分內(nèi)工作，同時(shí)，加強(qiáng)檔案管理人員的工作積極性，使得檔案整理工作得以更加有序地開展。

（五）促進(jìn)檔案信息建設(shè)

新形勢下的事業(yè)單位檔案管理，應(yīng)做到與時(shí)俱進(jìn)，根據(jù)時(shí)代的發(fā)展步伐，將過去的管理模式進(jìn)行改革，同時(shí)，對現(xiàn)有模式進(jìn)行優(yōu)化，從而促進(jìn)檔案管理的轉(zhuǎn)型升級，打造更加信息化、數(shù)字化和規(guī)范化的檔案管理平臺(tái)。通過對實(shí)際發(fā)展需求的了解，開展調(diào)研工作，更好的豐富工作經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)根據(jù)相關(guān)的法律法規(guī)，制定更為合理的信息化管理方案，從而使得相關(guān)工作得以有序開展。

同時(shí)，檔案管理的信息化需要加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)的靈活使用，通過事業(yè)單位的網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)，借助線上查閱與歸檔等操作，提升檔案的利用率，提升相關(guān)工作的效率。

（六）發(fā)揮檔案服務(wù)功能

對于事業(yè)單位的檔案管理人員，需要積極與業(yè)務(wù)人員開展溝通與交流，提升服務(wù)的主動(dòng)性，同時(shí)，提高服務(wù)的水平，并將相關(guān)的工作內(nèi)容做到最好。例如，檔案目錄的分發(fā)、信息資源的查詢等。在對檔案進(jìn)行數(shù)字化處理和編制期間，需要通過先進(jìn)技術(shù)，將檔案進(jìn)行信息化處理，從而有效提高檔案的利用效率[2]。

三、結(jié)論

在事業(yè)單位的檔案管理工作中，相關(guān)工作的優(yōu)化，不但能夠提高檔案信息化的效率，還能夠促進(jìn)管理工作的現(xiàn)代化。在實(shí)際工作中，需要加強(qiáng)工作的宣傳力度，并組建專業(yè)團(tuán)隊(duì)，對軟硬件配置進(jìn)行優(yōu)化，同時(shí)，對工作規(guī)章制度進(jìn)行完善，促進(jìn)檔案信息的建設(shè)工作，將檔案服務(wù)的功能充分得到發(fā)揮。

參考文獻(xiàn)：

[1]李西奎.新形勢下事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化思考研究[J].人文之友，2021（2）：195-196.

[2]王言娜.新形勢下事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化研究[J].神州，2021（11）：269-270.

作者簡介：

劉子光， 1984年3月，男，天津人，本科，檔案管理方向 .