遠(yuǎn)程辦公與企業(yè)管理模式探討

賈虎明

摘 要：2020 年，國內(nèi)外許多企業(yè)開始采取遠(yuǎn)程線上辦公模式，超過 50% 的員工在家遠(yuǎn)程辦公。預(yù)期未來的一到兩年時間內(nèi)，遠(yuǎn)程辦公依然是很多公司的最佳選擇。本文基于目前的企業(yè)遠(yuǎn)程辦公現(xiàn)狀，采用 SWOT 分析方法討論我國企業(yè)采取遠(yuǎn)程辦公的優(yōu)缺點，探討遠(yuǎn)程辦公對企業(yè)管理模式的影響，同時提出一些注意事項和改進方向。

關(guān)鍵詞：遠(yuǎn)程辦公; 混合辦公; 企業(yè)管理模式; 企業(yè)文化; 移動化; 在線協(xié)作

遠(yuǎn)程辦公的背景

在過去的 2020 年，很多企業(yè)開始建設(shè)移動化在線協(xié)作平臺，采取遠(yuǎn)程線上辦公模式，通過在線會議及時溝通，通過企業(yè)云盤或郵件共享文檔，通過各種移動流程審批系統(tǒng)完成線上審批工作。員工和管理者都在思考如何協(xié)調(diào)和適應(yīng)新的工作方式，隨著企業(yè)移動化信息平臺的建立，企業(yè)開始更新自身的管理模式，制定新的制度來幫助員工更好地協(xié)同工作，有效提高工作效率。

遠(yuǎn)程辦公的優(yōu)勢

一、工作地點靈活

遠(yuǎn)程辦公最直接的優(yōu)勢是可以節(jié)約員工每天的通勤時間。在北京上海等大城市，平均每天可以節(jié)約三到四個小時的通勤時間，員工可以自由安排這部分時間，或者陪伴家人，或者提前開始工作，或者用來休息或?qū)W習(xí)。

二、工作時間靈活

遠(yuǎn)程辦公的第二個優(yōu)勢是員工不容易被其他同事打擾，可以保證連續(xù)工作時間，極大地提高工作效率。同時遠(yuǎn)程辦公時，非必要的會議大幅減少，員工可以選擇不直接參加會議，事后回看會議錄像，自由調(diào)整自己的工作時間。另外，會議組織者更加容易預(yù)定會議，不會受到會議室沖突或員工通勤時間影響。

三、可以處理家庭事務(wù)

員工選擇在家遠(yuǎn)程辦公時，可以在工作間隙照顧孩子或老人，極大地節(jié)約了社會資源。同時，員工可以直接接收快遞，預(yù)約家庭維修工作，不需要單獨為此請假。

四、企業(yè)基礎(chǔ)設(shè)施支出減少

遠(yuǎn)程辦公對企業(yè)而言，直接優(yōu)勢也很明顯，隨著員工遠(yuǎn)程辦公比例的增加，企業(yè)可以節(jié)約大量的辦公室租賃成本。同時員工對辦公用品的需求也同步下降，更多的無紙化辦公進一步降低了企業(yè)運營成本。

五、企業(yè)管理成本減少

遠(yuǎn)程辦公對企業(yè)而言，第二個優(yōu)勢在于員工的請假時間大幅減少，員工可以隨時隨地參與工作討論，遠(yuǎn)程協(xié)作，極大地提高了生產(chǎn)效率，降低了企業(yè)管理成本。同時，企業(yè)需要提供的交通補助、午餐補助等福利性開支大幅縮小，進一步降低了企業(yè)管理成本。

遠(yuǎn)程辦公的劣勢

一、基礎(chǔ)設(shè)施不滿足遠(yuǎn)程辦公協(xié)作

并不是所有的人員都適合遠(yuǎn)程辦公模式，一些依賴特定儀器或設(shè)備的實驗室人員以及制造企業(yè)員工無法遠(yuǎn)程完成日常工作。另外，大部分員工缺乏遠(yuǎn)程辦公的基礎(chǔ)設(shè)施，如快速穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)，用于文檔工作的大屏顯示器，適合長時間工作的辦公座椅，以及用于在線會議的視頻音頻等設(shè)備。

二、企業(yè)缺乏適配自身的信息化平臺

目前大部分企業(yè)沒有建造適配企業(yè)自身發(fā)展的信息化平臺，包括在線會議系統(tǒng)、在線文檔協(xié)作系統(tǒng)、在線流程審批系統(tǒng)，以及企業(yè)內(nèi)部文件共享云盤等滿足遠(yuǎn)程辦公必須的信息化平臺。企業(yè)微信和釘釘并不能完全滿足移動化協(xié)作遠(yuǎn)程辦公的全部功能需求。

三、缺乏面對面溝通產(chǎn)生的員工間心理疏遠(yuǎn)

由于長時間缺乏面對面溝通，僅憑在線會議不能解決員工的社交需求，正式溝通缺乏強約束性，企業(yè)中非正式組織的溝通作用也隨著時間逐步降低，企業(yè)管理者和員工會產(chǎn)生心理疏遠(yuǎn)，不利于團隊間的協(xié)同工作。

四、時間管理

由于遠(yuǎn)程辦公的特殊性，導(dǎo)致了員工的工作時間和非工作時間模糊，很多員工在非工作時間仍然工作，變相延長了勞動時間。同時，由于遠(yuǎn)程辦公對員工的自律性要求比較高，部分員工得不到足夠的休息，導(dǎo)致工作效率降低，人為錯誤風(fēng)險增加。另外，由于通勤等戶外活動的減少，部分缺乏運動的員工可能因此產(chǎn)生健康問題，進一步影響工作效率。

遠(yuǎn)程辦公的機會

一、移動化協(xié)作平臺建設(shè)

《中國互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展?fàn)顩r統(tǒng)計報告》顯示，截至 2020 年 12 月，視頻或電話會議的使用率為 22.8%，在線文檔協(xié)作編輯為 21.2%，在線任務(wù)管理或流程審批為 11.6%，企業(yè)云盤為 9.4%。各種提供遠(yuǎn)程辦公協(xié)作系統(tǒng)的公司如雨后春筍般快速成立并且發(fā)展迅猛，如提供視頻會議解決方案的 Zoom 公司，全年的股價近乎翻倍。截至 2020 年 12 月，我國遠(yuǎn)程辦公用戶規(guī)模達 3.46 億，占網(wǎng)民整體的 34.9%。數(shù)據(jù)顯示，從 2019 年底到 2020 年 12 月，企業(yè)微信服務(wù)的用戶數(shù)從 6000 萬增長到 4 億，釘釘企業(yè)組織數(shù)量也超過 1700 萬。

二、管理模式變革

遠(yuǎn)程辦公意味著員工需要管理自己的工作任務(wù)，自由安排工作時間、工作地點和工作方式。企業(yè)管理員需要及時了解員工的工作進展以及任務(wù)的風(fēng)險挑戰(zhàn)，為員工提供及時有效的支持，同時積極調(diào)整管理流程，滿足遠(yuǎn)程在線協(xié)同任務(wù)。企業(yè)管理者需要基于遠(yuǎn)程工作的結(jié)果建立新的工作績效評價體系，及時準(zhǔn)確的量化工作結(jié)果，管理員工期望，明確員工責(zé)任，指導(dǎo)員工開展自己的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃。同時企業(yè)管理者考慮建立新的企業(yè)文化和規(guī)章制度來幫助員工更好地適應(yīng)新的遠(yuǎn)程辦公協(xié)作需求。

遠(yuǎn)程辦公的挑戰(zhàn)

一、缺乏成熟的管理模式

最近一到兩年之內(nèi)，大部分企業(yè)依然會采取遠(yuǎn)程辦公或者混合辦公模式。雖然各行業(yè)都在積極探索遠(yuǎn)程辦公的管理模式，但是不可否認(rèn)的是，目前仍然沒有較為成熟的管理模式來應(yīng)對新的遠(yuǎn)程辦公場景。

二、信息安全

遠(yuǎn)程辦公需要使用員工個人的無線網(wǎng)絡(luò)或便攜設(shè)備，增加了企業(yè)信息數(shù)據(jù)在互聯(lián)網(wǎng)上的傳輸比例，更多的企業(yè)在考慮云服務(wù)或打造滿足自身發(fā)展的移動化協(xié)作平臺。于此同時，設(shè)備安全和信息安全再一次成為企業(yè)需要重點關(guān)注的內(nèi)容。同時，企業(yè)需要提供給員工足夠的信息安全培訓(xùn)教育，規(guī)避信息泄露風(fēng)險。

三、非正式組織的作用逐漸降低

遠(yuǎn)程辦公模式的另一個結(jié)果是員工間的面對面溝通大幅減少，昔日作為消息傳遞樞紐的茶水間、吸煙室等場所乏人問津，員工之間的非正式溝通大幅減少，導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部的非正式組織作用降低。

解決辦法

對于企業(yè)管理者而言，遠(yuǎn)程辦公已經(jīng)成為了企業(yè)運作的常態(tài)，目前的發(fā)展證明對大部分工作來說，在家辦公也能順利完成，因此如何盡快建設(shè)和整合一個符合企業(yè)自身發(fā)展同時滿足員工協(xié)作需求的移動化協(xié)作平臺已經(jīng)是當(dāng)前亟待解決的主要問題。企業(yè)需要投入大量資源幫助員工實現(xiàn)遠(yuǎn)程和辦公室混合辦公需求，企業(yè)的 IT 部門同時需要及時解決遠(yuǎn)程辦公員工遇到的問題。

另外，對于企業(yè)管理者需要及時調(diào)整組織架構(gòu)，建立新的管理模式，適應(yīng)諸如遠(yuǎn)程招聘、遠(yuǎn)程培訓(xùn)、遠(yuǎn)程協(xié)作和遠(yuǎn)程管理的新的企業(yè)運營方式。交流和溝通依然時企業(yè)管理者最重要的工作，選擇合適的溝通信息平臺可以有效提高溝通效率，讓團隊成員清晰了解自己負(fù)責(zé)工作的優(yōu)先級，提高團隊凝聚力。同時，積極培訓(xùn)員工適應(yīng)新的工作方式，通過技術(shù)培訓(xùn)和管理制度提高全員的信息安全意識。積極傾聽和應(yīng)對員工的反饋和訴求，重視員工的主觀能動性，提高遠(yuǎn)程辦公的績效評估的透明度，共同建設(shè)新的企業(yè)管理模式。

結(jié)論

從企業(yè)管理的角度來看，為了應(yīng)對當(dāng)前的外部環(huán)境，采取遠(yuǎn)程辦公是目前規(guī)避風(fēng)險的最好選擇。企業(yè)應(yīng)盡快建設(shè)適合自身發(fā)展的在線信息化協(xié)作平臺，建立信息安全機制，企業(yè)管理者需要積極探索新的管理模式，幫助員工逐步適應(yīng)遠(yuǎn)程辦公協(xié)作模式，全新的協(xié)作模式將帶來實際的效率提升。遠(yuǎn)程辦公或許是企業(yè)進行數(shù)字化轉(zhuǎn)型和管理模式升級的重要一步。

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