論政協(xié)機關加強檔案管理的意義和對策

曾彩真

摘 要：在分析政協(xié)機關加強檔案管理的意義的基礎上，結合自身從事檔案管理的經(jīng)驗，多角度分析了政協(xié)機關檔案管理中常見的問題，并有針對性探討了政協(xié)機關加強檔案管理的對策，希望能全面提升政協(xié)機關的檔案管理水平。

關鍵詞：政協(xié)機關;檔案管理;管理方式;管理措施

在新時代的背景下，全面加強檔案管理工作對于提升政協(xié)機關的工作水平及管理效率具有關鍵性意義，有助于全面推動政協(xié)機關各項工作的順利開展。本文結合自身從事檔案管理的經(jīng)驗，多角度分析了政協(xié)機關檔案管理中常見的問題，并有針對性提出了加強檔案管理的有效措施。

1 政協(xié)機關檔案的特點

所謂的政協(xié)機關檔案，主要就是全體現(xiàn)出結合政治協(xié)商會議的相關規(guī)范章程及內(nèi)容，在日常工作、會議活動中涉及到有保存價值的音像、圖表、文字等內(nèi)容，體現(xiàn)出開展相應的政府機關活動的最為原始的平整及記錄，其涉及到書面、音像、實物等多種形式，則屬于政協(xié)機關內(nèi)部管理的重要內(nèi)容。從相應的政協(xié)機關檔案的載體情況來看，涉及到專業(yè)檔案、聲像檔案、電子檔案、文書檔案等多方面的內(nèi)容。其中，最為常見的則為文書檔案的內(nèi)容，主要涉及到書面材料及電子材料，內(nèi)容涵蓋了相應的會議記錄、會議材料、各個機構的證明及文檔內(nèi)容等，還有專題調研、提綱內(nèi)容及答復情況、工作總結、匯報資料、人事資料等多個方面的內(nèi)容，對于保障政協(xié)機關的平穩(wěn)運行具有重要意義。

2 政協(xié)機關檔案管理管理工作的作用

第一，借助現(xiàn)代化信息技術優(yōu)勢全面體現(xiàn)檔案價值作用，不斷保障發(fā)揮出政協(xié)機關的作用，全面推動行政事業(yè)單位的健康穩(wěn)定發(fā)展。結合政協(xié)機關日常業(yè)務特點，其所涉及到大量的信息資源主要包括政協(xié)機關的各方面工作記錄、人員履職情況等方面，其對于單位的發(fā)展具有非常重要的意義。全面重視政協(xié)機關的檔案管理工作，則為保障開展高質量政協(xié)工作的重要基礎，有助于政府擬定相應的工作計劃和決策。而如果檔案管理工作流于形式，難以構建符合實際發(fā)展的智庫，這樣則難以發(fā)揮出政協(xié)年鑒、政協(xié)志等檔案資源的價值，無法保障為后續(xù)工作創(chuàng)新奠定基礎。

第二，高質量的檔案管理工作為政協(xié)機關發(fā)展保駕護航。開展高質量的政協(xié)機關檔案管理的實踐中，一定要重視加強政協(xié)機關的工作質量及效率的全面提升，避免造成檔案管理的無序化，落實檔案管理理念。在此過程中，通過政協(xié)機關檔案的種類的細化，全面規(guī)范化管理所涉及到的社情民意調查信息、提案、視察活動、會議材料、政策法規(guī)、人事任命等內(nèi)容。另外，能結合主體的查檔需求，全面保障落實高效檢索的要求，為后期工作奠定良好的基礎。

3 當前政協(xié)機關檔案管理的不足之處

3.1 政協(xié)機關檔案管理工作不符合信息化時代發(fā)展的要求

一方面，政協(xié)機關的紙質檔案轉化為電子檔案過程中，存在著轉化及存儲不同步，難以實現(xiàn)檔案的長期保管要求，所配置的數(shù)字化設備不合理。在推動政協(xié)機關檔案數(shù)字化的過程中，軟硬件設施有待進一步完善。另一方面，部分政協(xié)機關檔案管理硬件及軟件功能單一，特別是在數(shù)據(jù)檢索、數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)共享等方面有待進一步提升，這樣方可以為后續(xù)的政協(xié)機關檔案數(shù)據(jù)庫建設奠定良好的基礎。

3.2 政協(xié)機關檔案管理制度不符合實際應用需求

考慮到當前政協(xié)機關檔案管理制度存在的問題，特別是在在績效考核、責任落實、管理流程、管理標準等方面存在著漏洞，難以滿足政協(xié)機關檔案管理的實效性、科學性以及規(guī)范化的發(fā)展要求。一是，管理標準不明確。政協(xié)機關檔案種類繁多，系統(tǒng)性的整理工作存在欠缺，難以從制度上予以明確，造成檔案管理質量存在差異化;二是，整體管理流程不合理，會造成檔案管理的中間環(huán)節(jié)最大程度縮減，造成各個科室和檔案管理部門存在著配合度不高、銜接度低下的問題;三是，立卷歸檔中存在不完善之處，造成部分檔案資源的閑置情況，甚至存在著丟失、損壞的問題;四是，崗位績效考核不完善，過于單一化的考核指標不利于推動政協(xié)機關檔案管理的可持續(xù)化發(fā)展。

4 政協(xié)機關加強檔案管理的對策

4.1積極采用先進的信息技術優(yōu)勢，加強政協(xié)機關檔案數(shù)字化建設

一是，全面保障落實高質量的檔案數(shù)字化建設工作，明確檔案存儲的同步要求，進而全面控制紙質檔案所占用的物理空間，從政府自身的實際需求出發(fā)，合理化購置紙質檔案所占用的掃描儀、微縮相機、文件格式轉化器等設備，保障數(shù)字檔案錄入檔案管理系統(tǒng);二是，落實政協(xié)機關的檔案管理平臺系統(tǒng)功能，全方位發(fā)揮出信息化時代背景下的智能算法、云儲存技術、大數(shù)據(jù)技術的優(yōu)勢，并能推動后期的檔案編研、數(shù)據(jù)庫建設、檔案年鑒編寫等方面的工作。

4.2 從實際需求出發(fā)，全方位完善政協(xié)機關檔案管理制度

一是，全面重視加強檔案管理標準工作，有效引導檔案管理人員，從實際出發(fā)，合理化劃分檔案內(nèi)容，主要涉及到人事、財務、文書、政策法規(guī)等等方面，并能落實檔案的完整性的要求;另外，加強不同檔案類型的裝訂流程及標準的管理，從細節(jié)入手落實好檔案管理的精細化要求;二是，全面推動精細化管理理念，積極探索構建各個科室和檔案管理的有效融合，全面提升相互之間的配合度、銜接度;三是，明確立卷歸檔的時間要求，避免造成檔案資源長期閑置的問題，落實檔案資料的原始性、真實性的要求;四是，明確績效考核工作，完善績效考核指標，全面履行檔案管理人員職責，盡量避免泄密問題。

4.3 響應時代發(fā)展的脈搏，構建高素質的專業(yè)型人才隊伍

在全面保障發(fā)揮政協(xié)機關正?；δ艿幕A上，應重視構建高素質的人才隊伍。政協(xié)機關可以利用合同制、勞務派遣等方式來靈活進行臨聘人員的招錄，全面解決內(nèi)部編制不足的情況，以便更好地滿足于檔案管理人員的質量及數(shù)量的要求，滿足檔案管理的需求。同時，還應加強開展一系列的內(nèi)部培訓工作。通過全面開展高質量的黨政事業(yè)交流工作，能全面借鑒其他單位在檔案管理領域的經(jīng)驗，拓展檔案管理視野，優(yōu)化設計培訓內(nèi)容，全面發(fā)揮出精細化管理和信息技術的融合，以便保障檔案管理人員的綜合能力得以提升。最后，還可以發(fā)揮出講座教學、實踐模擬、案例教學等方式，積極構建高素質的復合型人才隊伍。

5結束語

綜上所述，在全面推動政協(xié)機關檔案管理工作的基礎上，應明確檔案管理工作的自覺性、主動性以及服務性的功能，以便保障推動政協(xié)機關的整體化發(fā)展，積極構建良好的檔案管理氛圍，更好地保障滿足于政協(xié)機關在人、財、物等方面的支持，實現(xiàn)政協(xié)機關檔案管理制度的優(yōu)化創(chuàng)新，開展一系列的檔案數(shù)字化建設，更好地迎合時代發(fā)展的要求，并能構建高素質的專業(yè)化隊伍。

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