事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)優(yōu)化策略探究

摘 要：事業(yè)單位在開(kāi)展各類生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的過(guò)程中，檔案會(huì)對(duì)其進(jìn)行全過(guò)程地記錄，這也意味著檔案見(jiàn)證了事業(yè)單位整個(gè)具體發(fā)展歷程，在事業(yè)單位經(jīng)營(yíng)管理中起著至關(guān)重要的作用。對(duì)事業(yè)單位檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)，不但能夠有效提升管理效率，還能夠推動(dòng)資源共享，實(shí)現(xiàn)對(duì)紙質(zhì)檔案的保護(hù)，這對(duì)于事業(yè)單位檔案事業(yè)發(fā)展大有裨益。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè)

引言

智能化辦公應(yīng)用系統(tǒng)的普及以及檔案工作要求的更新，致使檔案數(shù)字化率逐年提升，檔案存儲(chǔ)形式也從“紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)”向“紙質(zhì)+電子檔案存儲(chǔ)”模式轉(zhuǎn)變，館藏?cái)?shù)據(jù)存量發(fā)生了質(zhì)的飛躍，因此，需要更為先進(jìn)的檔案管理手段才能夠滿足現(xiàn)階段檔案管理的需求，檔案信息化建設(shè)正是信息化時(shí)代事業(yè)單位檔案管理實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型發(fā)展的重要方向。本文從研究事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀出發(fā)，有針對(duì)性提出檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策，探索全方位、高質(zhì)量、高效率提升檔案管理信息化建設(shè)的途徑。

1事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀

1.1思想不夠重視，缺乏信息化意識(shí)

從當(dāng)前我國(guó)事業(yè)單位所采用的檔案管理模式及工作方式來(lái)看，深受傳統(tǒng)管理思維的影響，尤其是很多檔案管理部門(mén)在信息化建設(shè)方面的關(guān)注度不高、不夠重視，對(duì)檔案信息化建設(shè)人力、物力和資金的投入都不到位，并沒(méi)有全面對(duì)檔案管理工作進(jìn)行信息化管理，造成檔案信息化建設(shè)困境。同時(shí)，由于檔案管理人員觀念滯后、數(shù)字化與信息化概念混淆、缺乏自主創(chuàng)新意識(shí)，難以快速接受檔案信息化建設(shè)需求，這就從主觀上不利于檔案管理信息化建設(shè)的推進(jìn)。

1.2技術(shù)手段落后，復(fù)合型人才匱乏

從當(dāng)下事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)情況來(lái)看，利用信息技術(shù)開(kāi)展檔案管理工作的事業(yè)單位不很多，在檔案信息化建設(shè)方面存在技術(shù)手段滯后的問(wèn)題，在信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用上還存在著諸多的缺陷，尤其是沒(méi)有及時(shí)進(jìn)行技術(shù)革新，限制了檔案管理信息化建設(shè)的推進(jìn)。檔案管理人員綜合素質(zhì)要求較高，需要有檔案管理與計(jì)算機(jī)信息技術(shù)綜合知識(shí)儲(chǔ)備，既熟悉檔案管理實(shí)務(wù)，了解檔案信息化建設(shè)需求，同時(shí)又具備軟件信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)技能。但目前此類人才比較稀缺，直接影響事業(yè)單位檔案信息化程度與資源共享開(kāi)發(fā)利用水平。

2事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)優(yōu)化策略

2.1加強(qiáng)信息化安全管理與控制

在信息技術(shù)水平不斷提升的背景下，越來(lái)越多的行業(yè)都開(kāi)展了信息化建設(shè)，雖然極大地提升了工作效率，但同時(shí)也暴露出了安全方面的問(wèn)題，嚴(yán)重威脅了單位數(shù)據(jù)信息方面的安全。事業(yè)單位檔案資源具備一定的私密性，其中的內(nèi)容和國(guó)家政策、發(fā)展戰(zhàn)略方針息息相關(guān)，如若不慎泄露就會(huì)造成不利的后果[2]。因此，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)信息化安全管理與控制，構(gòu)建一個(gè)完善的網(wǎng)絡(luò)安全管理制度，積極引入先進(jìn)的安全防范措施，以此來(lái)保障檔案信息的安全性。具體而言，通過(guò)一定的手段來(lái)防止電子檔案信息被黑客使用病毒盜取，可以對(duì)現(xiàn)有的防火墻進(jìn)行改良與優(yōu)化，添加先進(jìn)的加密監(jiān)控技術(shù)，提高電子檔案信息的安全性。同時(shí)，事業(yè)單位還應(yīng)當(dāng)結(jié)合實(shí)際情況構(gòu)建一個(gè)健全的安全體系，一方面做好硬件設(shè)施安全保障，明確檔案管理信息系統(tǒng)的線路、環(huán)境、設(shè)備等方面所存在的安全隱患，定期進(jìn)行排查與維護(hù)，保證檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)信息不被外界因素所干擾;另一方面則要做好網(wǎng)絡(luò)安全保障，定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)中的檔案資源進(jìn)行全面的掃描，消除網(wǎng)絡(luò)木馬、病毒對(duì)重要信息的侵蝕，切實(shí)保障事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的安全性。

2.2加大檔案信息化建設(shè)資源投入力度

事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)做好不同資源的合理投入，對(duì)這類資源進(jìn)行科學(xué)且合理地配置，積極引入先進(jìn)的設(shè)施設(shè)備來(lái)推動(dòng)檔案管理信息化可持續(xù)發(fā)展。根據(jù)自身的基本性質(zhì)以及所開(kāi)展業(yè)務(wù)的實(shí)際情況，購(gòu)入一定數(shù)量的先進(jìn)信息設(shè)備，完成對(duì)老舊設(shè)備的及時(shí)更新?lián)Q代，保證事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)能夠跟上時(shí)代發(fā)展步伐，滿足時(shí)代發(fā)展需求。在事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，專業(yè)人才起到了至關(guān)重要的作用，其專業(yè)素質(zhì)直接決定著信息化建設(shè)的成效。因此，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)通過(guò)合理的途徑來(lái)培養(yǎng)出具備較高專業(yè)信息技術(shù)水平的人才，讓其充分應(yīng)用各類信息化設(shè)備及信息系統(tǒng)來(lái)開(kāi)展檔案管理工作，從而有效增強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作效率及質(zhì)量。事業(yè)單位可以從在職員工中選擇部分資質(zhì)良好、發(fā)展?jié)摿^大的人員進(jìn)行信息化知識(shí)及技能方面的培訓(xùn)，不斷優(yōu)化事業(yè)單位信息化人才隊(duì)伍建設(shè)，為檔案管理信息化建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。同時(shí)，事業(yè)單位還應(yīng)當(dāng)對(duì)信息化人才的福利待遇進(jìn)行優(yōu)化，借助于激勵(lì)機(jī)制來(lái)充分調(diào)動(dòng)員工的工作積極性，讓其能夠正確認(rèn)識(shí)到自身在檔案管理信息化建設(shè)中的責(zé)任與義務(wù)，認(rèn)真對(duì)待檔案管理工作，這樣才能夠有效實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化轉(zhuǎn)型。

2.3引進(jìn)培養(yǎng)高層次檔案信息化人才

事業(yè)單位檔案管理人員的能力素質(zhì)高低會(huì)直接影響事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)與資源共享，檔案管理信息化建設(shè)對(duì)人才素質(zhì)要求較高，既要求具備檔案數(shù)據(jù)化、信息化的思維意識(shí)，還要求具有檔案工作經(jīng)驗(yàn)、熟悉檔案業(yè)務(wù)流程并且掌握一定的人工智能數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)和軟件開(kāi)發(fā)知識(shí)，能夠科學(xué)地將檔案業(yè)務(wù)與高效的軟件開(kāi)發(fā)融合，將檔案數(shù)據(jù)用現(xiàn)代化人工智能技術(shù)進(jìn)行深度挖掘，真正做到知識(shí)與服務(wù)的一體化開(kāi)發(fā)利用。所以事業(yè)單位則需要通過(guò)高層次人才引進(jìn)、學(xué)科帶頭人培養(yǎng)和專業(yè)人才團(tuán)隊(duì)建設(shè)等方式培養(yǎng)檔案信息化人才，提升檔案管理人才素質(zhì)。檔案信息管理人員也需要積極主動(dòng)地參與學(xué)習(xí)培訓(xùn)和項(xiàng)目管理，優(yōu)化自身的知識(shí)結(jié)合，能夠熟練應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)、移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)、云計(jì)算、移動(dòng)智能終端和現(xiàn)代信息技術(shù)設(shè)備，滿足檔案信息化建設(shè)工作的技術(shù)需求，并依據(jù)事業(yè)單位的特點(diǎn)與自身的工作經(jīng)驗(yàn)發(fā)揮出來(lái)，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案信息資源的高效利用。

結(jié)束語(yǔ)

在信息化時(shí)代，事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)有著重要的作用與價(jià)值，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)樹(shù)立正確的意識(shí)，不斷提升自身的信息化專業(yè)水平，事業(yè)單位也要積極引入先進(jìn)的信息化技術(shù)，加強(qiáng)人才培養(yǎng)工作，這樣才能夠有效保證檔案管理信息化建設(shè)的持續(xù)穩(wěn)步推進(jìn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]孟祥喜.信息化轉(zhuǎn)型背景下機(jī)關(guān)檔案分類研究——以《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》中一級(jí)類目劃分方法為分析對(duì)象[J].檔案管理，2021（03）：83-85+87.

[2]趙錦秀.新時(shí)代事業(yè)單位檔案管理的思考[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2021（14）：29-31.

作者簡(jiǎn)介：

馬小涵，女，慶安縣困難職工幫扶中心 。檔案助理館員 ，研究方向，檔案系列，1988年3月出生。