高校實驗儀器設(shè)備采購立項系統(tǒng)設(shè)計與探索

袁 勇， 王 輝， 關(guān) 旸， 王 博， 王林燕， 戴靈豪

（浙江中醫(yī)藥大學(xué)a.實驗室與設(shè)備管理處；b.中醫(yī)藥科學(xué)院，杭州310053）

0 引 言

高校實驗儀器設(shè)備是人才培養(yǎng)、科技創(chuàng)新和服務(wù)社會的重要物質(zhì)基礎(chǔ)，是突破科學(xué)前沿、解決經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展和國家安全重大科技問題的技術(shù)基礎(chǔ)和重要手段［1］。目前高校實驗儀器設(shè)備申購普遍存在缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃、忽略學(xué)校整體發(fā)展方向、局限于自身學(xué)科領(lǐng)域等弊端。因此，如何加強(qiáng)高校實驗儀器設(shè)備的統(tǒng)籌管理，理順辦事程序，做到職責(zé)清晰、權(quán)責(zé)一致、有章可循；如何突破儀器設(shè)備采購的隨意性、盲目性，增強(qiáng)計劃性、系統(tǒng)性和前瞻性；如何凸顯儀器設(shè)備的開放共享、大幅提升使用效率、避免閑置浪費(fèi)等尤為重要，這是國家積極倡導(dǎo)與鼓勵的方向，是高校努力追求的目標(biāo)。

眾所周知，高校實驗儀器設(shè)備“分散、重復(fù)、封閉和低效”的管理機(jī)制長期以來根深蒂固，制約了管理模式的創(chuàng)新，綁架了管理層的思維定式，形成了難以逾越的壁壘。當(dāng)前以大數(shù)據(jù)思維方式促進(jìn)高校儀器設(shè)備管理手段的創(chuàng)新［2］，以信息化管理手段提高服務(wù)水平和質(zhì)量［3］，打破高校實驗儀器設(shè)備管理的桎梏，營造“統(tǒng)籌規(guī)劃、開放共享、追責(zé)問效”的和諧氛圍，已在高校形成廣泛共識。依托大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)［4］、云計算等高科技，構(gòu)建儀器設(shè)備采購立項管理作為儀器設(shè)備全生命周期管理過程的首要環(huán)節(jié)，具有十分重要的現(xiàn)實意義。查閱相關(guān)文獻(xiàn)資料發(fā)現(xiàn)，學(xué)者對高校儀器設(shè)備管理的研究主要集中在全生命周期管理、大型儀器設(shè)備開放共享、儀器設(shè)備檔案管理等方面，如徐召等［5］的“高校儀器設(shè)備全生命周期管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)”、方東紅等［6］的高校設(shè)備管理與開放共享的“互聯(lián)網(wǎng)＋”思考與探索、劉仁霖等［7］的“高校儀器設(shè)備信息化管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)”、尹立蘋［8］等的“加強(qiáng)高校采購檔案規(guī)范化管理的探索”等。以儀器設(shè)備采購立項為核心內(nèi)容有針對性地展開學(xué)術(shù)研究的文獻(xiàn)尚未發(fā)現(xiàn)，涉及的也未進(jìn)行深入探討，如王健等［9］的“設(shè)備購置論證與購置審批管理系統(tǒng)建設(shè)的探討”、陳家勝等［10］的“加強(qiáng)大型儀器設(shè)備管理應(yīng)從采購環(huán)節(jié)做起”、賈延江等［11］的“設(shè)備購置論證與采購管理研究”等。為此，構(gòu)建儀器設(shè)備采購立項系統(tǒng)無經(jīng)驗借鑒。本文以我校為例，對高校實驗儀器設(shè)備采購立項系統(tǒng)的設(shè)計進(jìn)行探索與嘗試。

1 設(shè)計思路

基于.NET 平臺、Windowsserver2012 服務(wù)器操作系統(tǒng)、B／S 架構(gòu)和3 層結(jié)構(gòu)等成熟框架開發(fā)，兼容Windows、Linux 等系統(tǒng)環(huán)境；采用成熟穩(wěn)定的SQL、Oracle等大型數(shù)據(jù)庫進(jìn)行后臺數(shù)據(jù)處理，支持與異種數(shù)據(jù)庫之間數(shù)據(jù)的平滑移植，方便數(shù)據(jù)的導(dǎo)入、導(dǎo)出；通過IIS7Web 服務(wù)器進(jìn)行頁面瀏覽，瀏覽器要求IE9及以上、FireFox、Chrome、Safari 等；業(yè)務(wù)流程基于獨(dú)立工作流引擎驅(qū)動；應(yīng)用邏輯與數(shù)據(jù)展現(xiàn)獨(dú)立分離，在集成、交換、應(yīng)用、展現(xiàn)等方面具有良好的開放性；運(yùn)行安全穩(wěn)定，能夠至少支持10 000 用戶同時在線使用。按上述設(shè)計思路搭建的實驗儀器設(shè)備采購立項系統(tǒng)架構(gòu)如圖1 所示。實驗儀器設(shè)備采購立項系統(tǒng)與校信息門戶、統(tǒng)一身份認(rèn)證集成，用戶通過信息門戶直接進(jìn)入系統(tǒng)。所有通知類消息統(tǒng)一通過校內(nèi)消息平臺推送，方便統(tǒng)一管理。用戶組織數(shù)據(jù)直接對接校數(shù)據(jù)中心，組織異動信息即時生效，無須單獨(dú)管理用戶組織數(shù)據(jù)。系統(tǒng)自動從數(shù)據(jù)中心讀取資產(chǎn)數(shù)據(jù)，快速便捷比對校內(nèi)已有同類設(shè)備情況，為決策提供依據(jù)。

圖1 實驗儀器設(shè)備采購立項系統(tǒng)架構(gòu)圖

2 軟件研發(fā)

2.1 審批流程

以我校為例，儀器設(shè)備采購立項實行校院兩級審批。立項主要依據(jù)購置必要性、同類儀器設(shè)備存量、性能、使用、開放共享程度（主要對大型儀器設(shè)備）等現(xiàn)狀，并結(jié)合校內(nèi)外專家論證意見。因此，應(yīng)用軟件應(yīng)實現(xiàn)系統(tǒng)的申請、審核、評審（論證，線上／線下）、審批、審定等操作以及流程進(jìn)度的動態(tài)跟蹤、數(shù)據(jù)的實時交互和系統(tǒng)的維護(hù)，每個流程環(huán)節(jié)有日志記錄，立項審批流程如圖2 所示。

2.2 角色分配

儀器設(shè)備采購立項依據(jù)校院二級不同職責(zé)進(jìn)行角色分配，不同角色承擔(dān)相應(yīng)職能。院級角色包括申請人、教科辦／綜合科、分管院領(lǐng)導(dǎo)、教授委員會／專家和黨總支／黨政領(lǐng)導(dǎo)；校級角色包括辦公室、職能部門（教務(wù)處、科研處、學(xué)科管理辦公室、后勤管理處）、實驗儀器設(shè)備管理委員會、校長辦公會和黨委會。使用人發(fā)起申請，教科辦｜綜合科做好項目初審；分管院領(lǐng)導(dǎo)審核，并確定評審方式與時間后，提交教授委員會成員或?qū)＜以u審；最后由學(xué)院（單位）審定，按輕重緩急排序后提交學(xué)校。實驗儀器設(shè)備管理辦公室、教務(wù)處、科研處、學(xué)科管理辦公室、后勤管理處對學(xué)院提交的儀器設(shè)備采購立項內(nèi)容審核后，提交實驗儀器設(shè)備管理委員會評審，最終經(jīng)校長辦公會審議和黨委會審定后，納入學(xué)校下年度實驗儀器設(shè)備項目庫。

圖2 實驗儀器設(shè)備采購立項審批流程圖

2.3 院級立項

學(xué)院（單位）提出的儀器設(shè)備采購立項，應(yīng)以立足學(xué)校及學(xué)科發(fā)展為前提，兼顧地域（校區(qū)）差異，考量現(xiàn)有同類儀器設(shè)備的使用和管理現(xiàn)狀，尤其是學(xué)校公共平臺儀器設(shè)備的使用狀況。同時結(jié)合儀器設(shè)備性能（功能）的完整性、先進(jìn)性、擴(kuò)展性和前瞻性，按照輕重緩急排序后進(jìn)行申報。院級儀器設(shè)備采購立項審批流程如圖3 所示。

圖3 院級實驗儀器設(shè)備采購立項程序?qū)徟鞒虉D

實驗儀器設(shè)備采購立項申請表按不同預(yù)算金額分為四類：單臺／套預(yù)算金額10 萬元以下；單臺／套預(yù)算金額10 萬元及以上，20 萬元以下；單臺／套預(yù)算金額20 萬元及以上，50 萬元以下；單臺／套預(yù)算金額50 萬元及以上。申請人（教研室／研究所／實驗中心／公共平臺）按不同預(yù)算金額向所在單位提交立項申請表（申報書）；教科辦／綜合科受理、初審（同意或退回）、匯總提交分管教學(xué)和科研院領(lǐng)導(dǎo)；分管院領(lǐng)導(dǎo)審核（同意或退回）、確定評審時間和方式；教授委員會／專家對申請項目合理性、必要性和可行性進(jìn)行評審（論證）；黨總支或黨政領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)學(xué)校發(fā)展戰(zhàn)略、立足教學(xué)科研需求、結(jié)合已有同類儀器設(shè)備現(xiàn)狀等實際情況，集體研究并按輕重緩急排序后上報學(xué)校。

2.4 校級立項

實驗儀器設(shè)備管理委員會下屬辦公室受理、審核、匯總學(xué)院（單位）提交的申報材料，對理由不充分、同類設(shè)備數(shù)量較多的申請予以退回。同時做好學(xué)?，F(xiàn)有儀器設(shè)備存量、分布和使用等情況的梳理，確定評審時間和方式。相關(guān)職能處室依據(jù)教學(xué)、科研、學(xué)科發(fā)展等不同方向及用房情況提出意見，辦公室分類匯總相關(guān)意見后，組織召開實驗儀器設(shè)備管理委員會會議，對下一年度全校儀器設(shè)備采購開展集中立項論證。最終經(jīng)校長辦公會審議和黨委會審定，確定下一年度全校儀器設(shè)備購置總量。

2.5 流程節(jié)點(diǎn)

實驗儀器設(shè)備采購立項遵循以下邏輯規(guī)則：①申請人提交的表、單按事先約定的流程節(jié)點(diǎn)進(jìn)行流轉(zhuǎn)和審批。②退回流程由退回單位選擇退至指定位置，如申請人、教科辦（綜合科）、分管院領(lǐng)導(dǎo)等。③重新提交的表、單可選擇提交至退回單位或按①程序進(jìn)行。實驗儀器設(shè)備采購立項系統(tǒng)主要包括我的申請、我的審核、我的評審和審定等節(jié)點(diǎn)。我的申請由在編教師發(fā)起；我的審核分為院級（教科辦｜綜合科、分管院領(lǐng)導(dǎo)和學(xué)院黨政領(lǐng)導(dǎo)）審核和校級（辦公室、學(xué)科辦、教務(wù)處、科研處、后勤管理處和委員會）審核，審核退回的需說明原因，不通過的不予立項，通過的進(jìn)入評審環(huán)節(jié)；我的評審分別由院級（教科辦｜綜合科）和校級（辦公室）組織，有線上評審和線下評審兩種方式，院級由教授委員會評審，校級由實驗儀器設(shè)備管理委員會評審；審定由校長辦公會和黨委會集體醞釀決定。

2.6 輔助模塊

上述探討的院級立項、校級立項、角色分配和流程節(jié)點(diǎn)等是系統(tǒng)的核心功能模塊，儀器設(shè)備的采購立項主要通過這些業(yè)務(wù)功能模塊加以實現(xiàn)。同時，為提升系統(tǒng)功能整體性和輔助用途，增加了我的消息、立項查詢、意見建議、專家注冊、系統(tǒng)維護(hù)、導(dǎo)入模板等輔助模塊以及功能鍵、快捷鍵、組合鍵、快捷菜單和提示信息的設(shè)置。

基于以上要求研發(fā)的實驗儀器設(shè)備采購立項系統(tǒng)框架如圖4 所示。

圖4 實驗儀器設(shè)備采購立項輔助模塊功能系統(tǒng)圖

3 測試與應(yīng)用

軟件系統(tǒng)研發(fā)完成后在模擬環(huán)境中進(jìn)行了全面測試，主要涉及不同角色、權(quán)限設(shè)置、關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)、業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)、短信提醒等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，對發(fā)現(xiàn)的問題給予了及時修正。2019 年10 月我校首次利用系統(tǒng)對2020 年度實驗儀器設(shè)備采購立項申請采用線上審批，盡管使用過程中發(fā)現(xiàn)了需要進(jìn)一步完善的地方，但整體運(yùn)行狀況良好，減少了部門之間的冗余環(huán)節(jié)。系統(tǒng)的上線，增加了辦事的透明性、客觀性和公正性，大大提高了工作效率。

4 結(jié) 語

如今網(wǎng)絡(luò)化和信息化已在高校實驗室建設(shè)與發(fā)展中形成一股新的熱潮，越來越多高校開展了實驗室的信息化建設(shè)，打造了基于信息化的實驗平臺［12-13］。目前高校為科學(xué)合理安排年度經(jīng)費(fèi)預(yù)算［14］，從財務(wù)角度提出了項目庫概念［15-16］。儀器設(shè)備庫作為其中的子項目庫，對培養(yǎng)綜合素質(zhì)全面、創(chuàng)新能力突出的應(yīng)用型、復(fù)合型、技能型人才起著決定性作用。因此，做好儀器設(shè)備的儲備工作尤為重要。采購立項作為確保優(yōu)質(zhì)高效儀器設(shè)備庫建設(shè)的關(guān)鍵和全生命周期管理的首要環(huán)節(jié)，不僅關(guān)系到儀器設(shè)備“該不該買”，而且對優(yōu)化資源配置、杜絕閑置浪費(fèi)和減少采購盲目性和隨意性起著舉足輕重作用。

實驗儀器設(shè)備采購立項系統(tǒng)的設(shè)計就是為了更好統(tǒng)籌高校實驗儀器設(shè)備需求規(guī)劃，努力探索儀器設(shè)備科學(xué)規(guī)范的管理方法，實現(xiàn)科學(xué)規(guī)劃、合理安排和規(guī)范使用，體現(xiàn)的是公正與效率。這是信息化技術(shù)在高校實驗儀器設(shè)備采購立項中的具體應(yīng)用，更是適應(yīng)當(dāng)前高等教育發(fā)展的一次改革與創(chuàng)新。各高校通過系統(tǒng)逐步收集儀器設(shè)備數(shù)據(jù)，建立儀器設(shè)備庫，做好儀器設(shè)備的前期儲備。當(dāng)然，本系統(tǒng)的構(gòu)建是一次摸著石頭過河的嘗試，實際使用中難免與期望值存在距離，需要實踐中不斷修正與完善，最終融進(jìn)學(xué)校智慧化校園建設(shè)的整體方案中。