物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對檔案庫房管理的影響探究

【摘要】在信息技術(shù)快速發(fā)展的時代背景下，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已成為繼計算機技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)之后的第三次產(chǎn)業(yè)革命。物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)主要依托于傳感器技術(shù)和嵌入式技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)信息交換和通信，可以完成智能化識別、跟蹤和管理。檔案庫房管理是檔案管理工作的重要組成部分，其管理水平在很大程度上影響檔案查詢、調(diào)閱工作的開展。物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在檔案庫房管理中的應(yīng)用，不僅可以保證檔案信息的安全性和保密性，還能最大限度提高檔案的利用率和服務(wù)質(zhì)量，但其在實際發(fā)展過程中依舊存在部分問題有待探討。因此本文通過簡析物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，分析物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對檔案庫房管理的影響，明確物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)推動檔案庫房管理功能升級的內(nèi)容，提出物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)下檔案庫房管理的發(fā)展趨勢，以幫助人們正確認識并高效應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，使其在檔案庫房管理中充分發(fā)揮自身功能價值。

【關(guān)鍵詞】物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)；檔案庫房管理；影響

【中圖分類號】G271 【文獻標識碼】A 【文章編號】1007-4198（2021）23-211-03

【本文著錄格式】謝玉娟.物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對檔案庫房管理的影響探究[J].中國民族博覽，2021，12（23）：211-213.

引言

在現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展背景下，檔案管理工作的開展離不開計算機、互聯(lián)網(wǎng)等先進信息化、數(shù)字化、智能化技術(shù)的支撐，但當前檔案數(shù)量和種類日益增多，僅依靠單一的計算機、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不僅會加大檔案管理工作人員的工作壓力，還會由于技術(shù)層面的限制，難以實現(xiàn)檔案管理可視化和遠程精準操控，就會導致檔案庫房管理存在滯后性和效率低的問題[1]。物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)是新一代信息技術(shù)的高度集成與綜合運用，能夠?qū)崿F(xiàn)人類社會與物理系統(tǒng)的整合，被列為國家五大戰(zhàn)略性新興產(chǎn)業(yè)之一，其對檔案庫房管理工作的開展發(fā)揮了重要作用。物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在檔案庫房管理中的應(yīng)用，可以高效整合檔案資源與設(shè)備功能，實現(xiàn)遠程跟蹤、智能查詢和安全管理等功能升級，因此深入研究物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對檔案庫房管理的影響，對提高檔案庫房管理質(zhì)量和效率、推動智能化檔案庫房建設(shè)具有重要作用。

一、簡析物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)

物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)是指利用傳感器技術(shù)、射頻識別裝置、嵌入式系統(tǒng)技術(shù)等，憑借無線或者有線的通訊網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建覆蓋范圍廣泛的整合網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)對移動終端、傳感器、視頻監(jiān)控系統(tǒng)等各種設(shè)施設(shè)備的互聯(lián)互通、應(yīng)用大集成，并且能夠在信息安全保障機制和網(wǎng)絡(luò)安全環(huán)境下，完成對相關(guān)設(shè)備的實時在線監(jiān)測、定位追溯、遠程控制等管理和服務(wù)功能。物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)具有互通性、智能性、可靠性等特點，可以實現(xiàn)任意時間、地點和物體上的互通互聯(lián)。利用智能化的計算技術(shù)可以有效獲取被監(jiān)測物體的物理化學性質(zhì)等相關(guān)信息，并實時監(jiān)控和了解相關(guān)的數(shù)據(jù)信息和物體狀態(tài)，同時可以對海量數(shù)據(jù)實現(xiàn)智能化處理，幫助人們快速完成所需信息的檢索，促成人與物體之間的信息交流，從而保證物體的安全性和可靠性。

二、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對檔案庫房管理的影響

（一）推動了檔案庫房管理技術(shù)的升級

當前檔案庫房管理工作的開展主要是利用計算機互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，但隨著新時期檔案種類和數(shù)量的不斷增多，其也無法滿足檔案庫房管理工作的開展需求。物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在檔案庫房管理工作中的應(yīng)用，不僅保留了傳統(tǒng)計算機互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的價值優(yōu)勢，還能進一步豐富和升級檔案庫房管理技術(shù)，如RFID技術(shù)和Zigbee協(xié)議技術(shù)[2]。RFID技術(shù)是通過利用無線電信號來完成閱讀器和標簽之間的數(shù)據(jù)非接觸雙向傳輸，可以實現(xiàn)產(chǎn)品與標簽的一一對應(yīng)，具有實用性、高效性、獨一性、簡易性等特點，且RFID技術(shù)的存儲信息量和使用壽命較長，可以有效滿足新時期檔案數(shù)量增多的發(fā)展需求；Zigbee協(xié)議技術(shù)是低功耗的局域網(wǎng)協(xié)議，具有復雜程度低、數(shù)據(jù)速率低、距離近、安全高的特點，能夠嵌入到各種設(shè)備中，連續(xù)工作6-24個月，適用于傳感和控制，可以擴大RFID技術(shù)的應(yīng)用距離和范圍，且具有很高的節(jié)能效果，因此其在檔案庫房管理工作中具有廣泛的應(yīng)用前景。

（二）促進了檔案庫房管理平臺的優(yōu)化

物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在檔案庫房管理中的應(yīng)用，加深了檔案庫房管理的深度與廣度。檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用可以高效維持檔案庫房的日常管理工作，包括基礎(chǔ)的檔案查閱、統(tǒng)計以及庫房溫濕度和空氣質(zhì)量管理。檔案庫房管理中的門禁系統(tǒng)儲存了不同管理人員的使用權(quán)限，通過指紋解鎖、人臉識別等功能便可科學篩選管理人員并辨別庫房門禁系統(tǒng)的異常情況；消防系統(tǒng)以及溫濕度傳感器能夠自動記錄和調(diào)節(jié)庫房內(nèi)的溫度和濕度，從而為檔案存放提供最合適的空間，并且一旦出現(xiàn)火情，能夠第一時間完成預(yù)警信息，以最大限度降低火情等災(zāi)害對檔案存放和管理人員的威脅；視頻監(jiān)控系統(tǒng)、防盜報警系統(tǒng)等可以實現(xiàn)全天候監(jiān)測庫房內(nèi)的實際運行情況，能夠自動抓拍和存儲視頻資料，并做到緊急情況時自動預(yù)警。RFID技術(shù)在檔案庫房數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)中的應(yīng)用，可以實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與檔案實體之間的物聯(lián)，其與門禁系統(tǒng)的有效結(jié)合，還可精準判斷人員權(quán)限、自動記錄出入庫房人員的匹配信息，從而為檔案管理工作的實時、雙向開展提供便利[3]。

（三）突破了檔案庫房管理平臺的功能

檔案實體工作是整個檔案庫房管理工作的重中之重，利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)中的RFID數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，將RFID標簽粘貼到檔案盒實體上，通過在電動型密集架、溫濕度測量儀以及消防設(shè)施中安裝傳感器，便能通過RFID標簽和傳感器，利用無線網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)整個庫房的共聯(lián)共享、全面控制。其中智能密集架配置的觸摸屏，可實現(xiàn)實體檔案位置存儲情況地同步查閱，且RFID標簽內(nèi)部的存儲容量較大，可以完整儲存檔案內(nèi)容、形成時間、文件格式、保密等級以及相關(guān)責任人等基本信息，還能在檔案管理人員自主掃描檔案盒上RFID標簽的同時，完成相關(guān)人員的權(quán)限查閱，之后便可根據(jù)管理人員不同的權(quán)限將實體檔案的數(shù)據(jù)信息同步到檔案管理系統(tǒng)平臺，完成檔案上架管理，同樣檔案下架也可通過自主掃描完成[4]。這既能幫助檔案管理人員分析檔案的缺盒、缺件情況，又能在后期檔案管理人員存放實體檔案資料時，出現(xiàn)實體檔案資料擺放錯誤便自動報警，從而確保相應(yīng)的檔案資料存放在固定的位置，有助于提高檔案庫房管理質(zhì)量和效率。

三、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)推動檔案庫房管理功能升級

（一）遠程跟蹤功能

新時期在保證檔案庫房管理工作順利開展的同時，提高檔案的利用率和服務(wù)質(zhì)量是檔案管理人員需要面臨的重點。物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在檔案庫房管理工作中的應(yīng)用，能夠改變傳統(tǒng)檔案庫房管理不可視化、管理滯后的難題。高效應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)的全面感知功能，借助多種終端作為信息交流的傳播媒介，能夠打破時間和空間的局限性，管理人員只需借助移動智能終端便能在自身的管理權(quán)限之內(nèi)實現(xiàn)對檔案庫房的遠程跟蹤和管理，實時掌握庫房運行狀態(tài)，既可以及時處理檔案庫房在運行過程中存在的異常狀態(tài)和不良情況，最大限度降低庫房運行狀態(tài)不良而造成的經(jīng)濟財產(chǎn)損失和數(shù)據(jù)信息泄露帶來的安全風險，又能幫助檔案利用人員通過多元化的渠道獲取相應(yīng)權(quán)限范圍內(nèi)的檔案信息，從而提高檔案資源的利用率[5]。

（二）儲位管理功能

儲位管理功能主要分為精準定位實體檔案信息和智能控制實體檔案出入庫兩部分。精準定位實體檔案信息是指利用RFID標簽完成對檔案存儲信息標注和識別，之后就能夠快速獲取檔案在庫房中的存儲位置和編目信息，檔案管理人員只需根據(jù)系統(tǒng)提示便可實現(xiàn)實體檔案的精準定位，從而降低實體檔案查找的難度。智能控制實體檔案出入庫是指利用RFID數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)完成實體檔案與庫藏檔案的相互關(guān)聯(lián)，并根據(jù)形成的排架體系給出儲存建議，管理人員能夠根據(jù)實際情況自主選擇或者調(diào)整檔案位置信息，既能快速完成實體檔案上架，生成出入庫記錄，避免出現(xiàn)排架錯漏的問題，又能自動識別檔案信息并將其對照目錄清單，從而自動完成檔案盤點任務(wù)，有效提高檔案庫房管理的效率和精準度[6]。

（三）智能查詢功能

提升實體檔案的查找和借閱效率，一直是當前檔案庫房管理工作的重點。智能查詢功能是指統(tǒng)一管理實體檔案的上架、下架和借閱信息，利用管理系統(tǒng)、RFID標簽等技術(shù)，檔案管理人員便能根據(jù)借閱人的請求，利用系統(tǒng)自動完成實體檔案的搜索，從而幫助管理人員及時獲取所需借閱檔案的實時位置信息，并在庫房的相應(yīng)位置完成實體檔案的下架管理，借閱人員只需通過刷身份信息卡或者上傳簽字掃描件便可完成借閱，還能同步提供檔案的借閱、歸還、到期提醒等信息。智能查詢功能的使用有利于實現(xiàn)實體檔案的精細化管理，及時提醒檔案管理人員完成借出檔案的跟蹤調(diào)查、實時統(tǒng)計和降級解密工作，有利于提高檔案管理人員的工作質(zhì)量，縮短實體檔案的借閱耗時，保證檔案內(nèi)容信息的安全。

（四）安全管理功能

實體檔案儲存對庫房的溫濕度要求較為嚴格，一旦環(huán)境溫濕度不適，便會對實體檔案造成不可挽回的損失。在物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)快速發(fā)展的背景下，檔案庫房管理已大面積安裝視頻監(jiān)控系統(tǒng)、消防系統(tǒng)以及防盜報警系統(tǒng)和溫濕度傳感器等，以有效保證檔案庫房內(nèi)的溫濕度適宜和安全管理[7]。首先，門禁系統(tǒng)中的RFID通道門識別可自動判斷檔案管理人員的使用權(quán)限以及檔案出庫是否合法；其次，溫濕度測量儀內(nèi)嵌的傳感裝置能夠根據(jù)管理人員提前設(shè)定的溫濕度標準范圍進行適當調(diào)節(jié)，還能定時記錄溫濕度變化情況，并形成日志文件便于管理人員后臺查看；最后，消防系統(tǒng)和防盜報警系統(tǒng)都能通過與RFID數(shù)據(jù)的相互連接，實現(xiàn)對庫房實際運行狀況的自動檢測和監(jiān)督，一旦出現(xiàn)異常情況，便能完成預(yù)警并及時啟動消防設(shè)施、關(guān)閉電動型密集架，從而保證庫房實體檔案安全[8]。

四、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)下檔案庫房管理的發(fā)展趨勢

（一）協(xié)同運作高效

物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)是新興的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，可以完成多域融合共享。當前檔案數(shù)量和種類日益繁多，在很大程度上增加了檔案庫房管理的難度。通過在檔案庫房管理中融入物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，實現(xiàn)更為廣泛、動態(tài)的數(shù)據(jù)互聯(lián)和多元化設(shè)施設(shè)備的有效融合，能夠高效解決不同軟硬件系統(tǒng)之間接口不一致的問題，從而充分發(fā)揮不同設(shè)施設(shè)備的功能價值優(yōu)勢，提高檔案資料利用率。在信息技術(shù)快速發(fā)展的時代背景下，利用先進的物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，構(gòu)建完整、規(guī)范、科學的實體檔案收集、歸納和借閱流程，既能避免人工處理的失誤和差別，又能形成自動化、一體化、集成化的協(xié)同運作模式，從而保證檔案庫房管理的科學性和高效性[9]。

（二）功能拓展優(yōu)化

當前物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在檔案庫房管理中的應(yīng)用更多的是針對紙質(zhì)實體檔案資料，重點保證庫房的溫濕度、防盜安全系統(tǒng)以及借閱系統(tǒng)和出入庫統(tǒng)計。但隨著計算機互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及和推廣，電子檔案勢必成為社會發(fā)展的主流趨勢，其雖然能夠減少對庫房面積的依賴，但其在管理和儲存過程中易受溫濕度、磁場、光線等因素的影響，這就需要管理人員及時轉(zhuǎn)存電子檔案數(shù)據(jù)信息。在物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)快速發(fā)展的時代背景下，有效增強庫房溫濕度、磁場、光線、灰塵等系統(tǒng)的有效感知能力，提升庫房環(huán)境監(jiān)測的高效性和自我調(diào)節(jié)性能，有助于保證檔案庫房管理做好電子檔案管理的準備，并切實提高電子檔案的管理效率[10]。

（三）服務(wù)升級創(chuàng)新

在快節(jié)奏的社會背景下，人們更加關(guān)注檔案借閱的效率，這就需要檔案管理人員高效應(yīng)用計算機和物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，不斷增強檔案借閱效率和管理質(zhì)量。在物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的推動下，檔案管理人員要深度開發(fā)檔案資源，關(guān)注檔案的共享性，并利用智能化設(shè)備和信息化系統(tǒng)實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息核對的精準性，保證庫房檔案信息擺放位置的精準化查找以及符合借閱人員權(quán)限[11]。簡化檔案查閱和調(diào)取的操作流程，確保借閱人員只需出示借閱卡，系統(tǒng)便能自動完成檔案查找、借閱流程填寫以及自動打印借閱清單等操作，還能遠程跟蹤檔案的借閱狀態(tài)，及時提醒借閱人歸還檔案等服務(wù)升級創(chuàng)新，更有助于節(jié)省借閱者時間，提高檔案管理水平。

五、總結(jié)

新形勢下，自動化、信息化、智能化的辦公軟件和設(shè)施設(shè)備已廣泛應(yīng)用到各行業(yè)領(lǐng)域，檔案庫房管理工作的開展也要緊跟時代發(fā)展步伐，高效應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)和物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的價值優(yōu)勢，在降低檔案管理人員工作難度、保證檔案資源存儲安全的基礎(chǔ)上，有效提高檔案管理質(zhì)量和檔案利用率。在信息技術(shù)快速發(fā)展的時代背景下，深入研發(fā)物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，并利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)接軌檔案庫房管理，重視檔案庫房管理服務(wù)的升級創(chuàng)新，才能推動檔案庫房管理朝著智慧化方向持續(xù)發(fā)展。

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作者簡介：謝玉娟（1976-），女，河北張家口，副研究館員（現(xiàn)職稱），研究館員（即將申報），研究方向為地質(zhì)檔案管理。