張國(guó)艷
(中國(guó)礦業(yè)大學(xué)徐海學(xué)院,江蘇 徐州 221008)
我國(guó)高等教育事業(yè)的快速發(fā)展,為社會(huì)培養(yǎng)了大量?jī)?yōu)秀人才,是推動(dòng)社會(huì)進(jìn)步的重要力量。近年來(lái),高校逐漸擴(kuò)招,辦公室工作面臨新的挑戰(zhàn),只有不斷提升辦公室行政管理水平,才能在人才培養(yǎng)、科研項(xiàng)目與學(xué)術(shù)活動(dòng)實(shí)施等環(huán)節(jié)保持規(guī)范性與系統(tǒng)性,提高高校的整體競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力,塑造良好的社會(huì)形象,贏得全校師生的認(rèn)可。高校辦公室行政管理工作涉及的內(nèi)容十分繁雜,對(duì)于管理人員也提出了更高的要求,傳統(tǒng)粗放式管理模式無(wú)法滿足當(dāng)前工作要求,限制了教育改革工作的推進(jìn)。精細(xì)化管理模式的構(gòu)建,符合當(dāng)前高校辦公室行政管理的特點(diǎn),以提升自身的服務(wù)水平,與高校發(fā)展保持高度協(xié)同。然而,當(dāng)前精細(xì)化管理工作中仍舊存在諸多問(wèn)題,導(dǎo)致其作用發(fā)揮受限,必須在實(shí)踐中予以創(chuàng)新。
精細(xì)化管理作為一種理念、文化,包含關(guān)注細(xì)節(jié)、科學(xué)量化、立足專業(yè)三方面內(nèi)容,三個(gè)環(huán)節(jié)相互作用(如圖1 所示)、缺一不可。將精細(xì)化管理用于高校辦公室行政管理具有重要意義。首先,精細(xì)化管理有助于辦公室職能的優(yōu)化。我國(guó)高校數(shù)量逐年增長(zhǎng),在發(fā)展中面臨的競(jìng)爭(zhēng)壓力也在不斷加大,為了能夠順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求,為社會(huì)提供更好的教育服務(wù),必須在辦公室行政管理中實(shí)施精細(xì)化管理,為未來(lái)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。精細(xì)化管理理念的融合,能夠使高校辦公室在服務(wù)、管理、信息等職能上得到優(yōu)化,滿足全校教職工的多元化需求,促進(jìn)各項(xiàng)工作的順暢實(shí)施。其次,精細(xì)化管理也是實(shí)現(xiàn)信息化辦公的關(guān)鍵前提。由于辦公室行政工作較多,涉及學(xué)校各個(gè)部門及人員,因此必須以信息化辦公為目標(biāo),減輕工作人員的負(fù)擔(dān)【1】。針對(duì)大量的數(shù)據(jù)信息,應(yīng)該實(shí)施精細(xì)化管理以確保其精確性、真實(shí)性與全面性,為高校領(lǐng)導(dǎo)人員的決策提供依據(jù)。最后,精細(xì)化管理也是增強(qiáng)高校辦公室行政管理規(guī)范性的關(guān)鍵【2】。當(dāng)前高校辦公室行政工作任務(wù)較重,在管理中需要對(duì)各類資源進(jìn)行有效利用,只有保障各個(gè)環(huán)節(jié)的規(guī)范性,才能使資源得到最大限度的利用。
圖1 精細(xì)化管理
首先,在辦公室行政管理中存在目標(biāo)模糊的問(wèn)題。未能根據(jù)高校的發(fā)展現(xiàn)狀及未來(lái)發(fā)展需求制定切實(shí)可行的管理目標(biāo),將會(huì)對(duì)日常工作的開展造成阻力,影響了行政管理工作效率的提升。缺乏對(duì)各項(xiàng)工作流程的優(yōu)化,行政管理的條理性不足,資源浪費(fèi)情況嚴(yán)重。對(duì)于精細(xì)化管理的認(rèn)知程度不足,導(dǎo)致在管理中依靠個(gè)人經(jīng)驗(yàn),無(wú)法做到分工的明確性【3】。管理目標(biāo)的缺失,會(huì)導(dǎo)致職工積極性不足,無(wú)法在工作中保持強(qiáng)大的責(zé)任心。其次,在辦公室行政管理中缺乏完善的制度體系。雖然針對(duì)行政管理制定了相應(yīng)的制度,但是呈現(xiàn)出一定的局限性,無(wú)法適應(yīng)當(dāng)前工作的要求【4】。在制度執(zhí)行中存在形式化的現(xiàn)象,導(dǎo)致在行政管理中出現(xiàn)混亂,不利于辦公室職能的發(fā)揮。最后,在辦公室行政管理中存在人員素養(yǎng)不高的問(wèn)題。工作人員缺乏專業(yè)性,在管理方法和理念上都較為落后,因此導(dǎo)致諸多漏洞的出現(xiàn)。缺乏團(tuán)隊(duì)意識(shí),在工作中難以形成強(qiáng)大的合力。
樹立明確的管理目標(biāo),是在辦公室行政工作中實(shí)施精細(xì)化管理的基礎(chǔ)與前提,應(yīng)該在同一目標(biāo)的指引下,實(shí)現(xiàn)對(duì)各個(gè)工作流程的全面梳理,減少工作中的失誤和疏漏??梢詫?duì)辦公室進(jìn)行不同科室的劃分,以落實(shí)精細(xì)化管理目標(biāo)要求。材料起草和文字編輯等工作,應(yīng)該由秘書科負(fù)責(zé);員工會(huì)議和活動(dòng)組織等,應(yīng)該由行政科負(fù)責(zé);決策監(jiān)督及反饋等,應(yīng)該由督辦科負(fù)責(zé);合同起草及審查等,應(yīng)該由合同科負(fù)責(zé)。通過(guò)明確各個(gè)科室的工作目標(biāo)及要求,能夠確保行政管理工作有條不紊地實(shí)施,不同環(huán)節(jié)之間也能夠?qū)崿F(xiàn)全面聯(lián)動(dòng),真正提高了高校行政管理的效率。在管理中應(yīng)該遵循以人為本的基本原則,關(guān)注員工的實(shí)際需求,確保管理目標(biāo)的可行性【5】。注重員工個(gè)體力量的發(fā)揮,以程序化管理融合精細(xì)化管理,達(dá)到事半功倍的效果。
管理機(jī)制是行政管理工作實(shí)施的基本保障,因此應(yīng)該從高校發(fā)展的實(shí)際需求出發(fā),落實(shí)精細(xì)化理念要求,使管理機(jī)制的運(yùn)行更加順暢和高效。從宏觀角度和微觀角度兩個(gè)方面入手,增強(qiáng)行政管理的規(guī)范性,明確工作標(biāo)準(zhǔn)的同時(shí),實(shí)現(xiàn)各部門的工作統(tǒng)一性。應(yīng)該確保管理機(jī)制的長(zhǎng)效性特點(diǎn),能夠在高校發(fā)展的全過(guò)程當(dāng)中發(fā)揮作用。為了避免出現(xiàn)執(zhí)行不力的情況,應(yīng)該對(duì)管理機(jī)制的運(yùn)行情況進(jìn)行全面監(jiān)督,保障良好的執(zhí)行效果。對(duì)工作流程的規(guī)范性與科學(xué)性進(jìn)行全面審查,確保崗位職責(zé)得到有效落實(shí)。建立完善的責(zé)任機(jī)制,明確不同崗位及人員職責(zé),防止出現(xiàn)相互推諉的現(xiàn)象【6】。注重對(duì)行政管理工作的量化評(píng)價(jià),通過(guò)明確評(píng)價(jià)指標(biāo)與細(xì)則,加強(qiáng)對(duì)行政管理全過(guò)程的監(jiān)督控制。
TQM 即全面質(zhì)量管理,將其應(yīng)用于高校行政管理工作當(dāng)中,也是實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理目標(biāo)的有效途徑,有助于控制管理成本,同時(shí)使組織職能得到全面體現(xiàn),增強(qiáng)組織的整體競(jìng)爭(zhēng)力。行政管理需要各個(gè)部門的協(xié)同配合,因此應(yīng)該實(shí)現(xiàn)全面參與,為了使行政效能得到增強(qiáng),應(yīng)該在實(shí)踐中采用PDCA 流程管理方法。PDCA 流程管理方法可以針對(duì)執(zhí)行過(guò)程、核查過(guò)程等進(jìn)行全面評(píng)估,以發(fā)現(xiàn)流程管理中存在的問(wèn)題,并在后續(xù)工作當(dāng)中予以針對(duì)性改進(jìn),提高行政管理綜合水平。教育訓(xùn)練也是全面質(zhì)量管理中的關(guān)鍵內(nèi)容,應(yīng)該提升教師及管理人員的綜合水平,通過(guò)統(tǒng)計(jì)分析和品質(zhì)管理等方式,營(yíng)造良好的工作氛圍。最后,在全面質(zhì)量管理中應(yīng)該注重持續(xù)改善【7】。全面質(zhì)量管理是一個(gè)閉環(huán)管理的模式,需要對(duì)行政管理的影響因素進(jìn)行總結(jié)與反思,以加強(qiáng)管理模式的持續(xù)改善。
對(duì)當(dāng)前規(guī)章制度體系予以完善,使精細(xì)化管理能夠以制度為約束,真正確保在各項(xiàng)工作當(dāng)中有章可循,防止出現(xiàn)不規(guī)范操作行為。由制度對(duì)行政管理的內(nèi)容作出規(guī)定,通過(guò)責(zé)任體系對(duì)各個(gè)人員的職責(zé)予以明確。同時(shí),應(yīng)該明確新時(shí)期工作標(biāo)準(zhǔn),保障權(quán)責(zé)一致性,防止權(quán)責(zé)混亂對(duì)行政管理工作效率和質(zhì)量造成影響。將精細(xì)化管理理念融入到各個(gè)工作流程當(dāng)中,為了確保制度的良好執(zhí)行效果,應(yīng)該加強(qiáng)監(jiān)督制度的建設(shè),使精細(xì)化管理的作用得到最大限度發(fā)揮。對(duì)當(dāng)前獎(jiǎng)懲制度加以完善,針對(duì)工作中表現(xiàn)優(yōu)異的員工進(jìn)行物質(zhì)和精神獎(jiǎng)勵(lì),為其他人員樹立良好的榜樣作用,增強(qiáng)辦公室的整體工作積極性,形成良好的文化氛圍【8】。同時(shí),針對(duì)工作中態(tài)度懈怠的員工應(yīng)該予以適當(dāng)懲罰,使其在明確自身職責(zé)的基礎(chǔ)上,能夠恪盡職守,防止給學(xué)校造成損失。
現(xiàn)代化高校的建設(shè),離不開信息技術(shù)的支持,因此在高校辦公室行政管理中也應(yīng)該以信息化建設(shè)為重點(diǎn),推進(jìn)精細(xì)化管理工作任務(wù)。學(xué)校應(yīng)該加大在信息技術(shù)、先進(jìn)辦公設(shè)備當(dāng)中的投入力度,加大對(duì)辦公室信息化建設(shè)的財(cái)政支持,真正做到??顚S?,對(duì)當(dāng)前計(jì)算機(jī)及其相關(guān)配套設(shè)備加以更新。信息化辦公系統(tǒng)的建設(shè),不僅能夠減輕人員的勞力負(fù)擔(dān),而且有助于對(duì)整個(gè)行政管理的流程予以優(yōu)化。針對(duì)工作中的相關(guān)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行全面收集、整理、分析和保存,為決策人員提供可靠的依據(jù),真正體現(xiàn)辦公室在高校發(fā)展中的樞紐作用【9】。運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和云計(jì)算技術(shù)等,實(shí)現(xiàn)對(duì)信息化管理系統(tǒng)的全面升級(jí)改造,使其更加符合行政管理的工作特點(diǎn)及需求。同時(shí),信息化系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)該留出充足的空間,為后續(xù)升級(jí)改造奠定保障,促進(jìn)高校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。
管理人員的專業(yè)素養(yǎng),也會(huì)對(duì)高校辦公室行政管理工作成效產(chǎn)生影響,也決定著精細(xì)化管理模式的實(shí)施效果。為此,應(yīng)該定期組織專業(yè)化培訓(xùn)教育活動(dòng),使其管理知識(shí)和技能得到更新,在深入學(xué)習(xí)當(dāng)中提升綜合素養(yǎng)。明確工作目標(biāo)及工作內(nèi)容的銜接關(guān)系,確保在行政管理中養(yǎng)成良好的行為習(xí)慣和操作方法【10】。注重對(duì)員工的職業(yè)道德教育,使其能夠在工作中保持高度責(zé)任精神和奉獻(xiàn)精神,能夠以學(xué)校的利益為首要前提,促進(jìn)精細(xì)化管理工作的順利進(jìn)行。改善工作人員的福利待遇,使他們?cè)趯?shí)現(xiàn)個(gè)人價(jià)值的同時(shí),為學(xué)校的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。
精細(xì)化管理應(yīng)用于高校辦公室行政管理中,能夠在優(yōu)化辦公室職能的同時(shí),加快信息化發(fā)展,增強(qiáng)管理工作的規(guī)范性。但是,也會(huì)由于管理目標(biāo)模糊、制度體系缺失和人員素養(yǎng)不高等問(wèn)題的存在,導(dǎo)致精細(xì)化理念的落實(shí)遇到阻力。為此,應(yīng)該通過(guò)明確管理目標(biāo)、構(gòu)建管理機(jī)制、實(shí)施全面管理、完善制度體系、加強(qiáng)信息化建設(shè)和提升人員素養(yǎng)等方式,使精細(xì)化管理成為常態(tài)化,發(fā)揮辦公室行政管理在高校改革中的作用。