高校辦公室行政管理精細(xì)化創(chuàng)新路徑探究

張國(guó)艷

（中國(guó)礦業(yè)大學(xué)徐海學(xué)院，江蘇 徐州 221008）

1.引言

我國(guó)高等教育事業(yè)的快速發(fā)展，為社會(huì)培養(yǎng)了大量?jī)?yōu)秀人才，是推動(dòng)社會(huì)進(jìn)步的重要力量。近年來，高校逐漸擴(kuò)招，辦公室工作面臨新的挑戰(zhàn)，只有不斷提升辦公室行政管理水平，才能在人才培養(yǎng)、科研項(xiàng)目與學(xué)術(shù)活動(dòng)實(shí)施等環(huán)節(jié)保持規(guī)范性與系統(tǒng)性，提高高校的整體競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力，塑造良好的社會(huì)形象，贏得全校師生的認(rèn)可。高校辦公室行政管理工作涉及的內(nèi)容十分繁雜，對(duì)于管理人員也提出了更高的要求，傳統(tǒng)粗放式管理模式無法滿足當(dāng)前工作要求，限制了教育改革工作的推進(jìn)。精細(xì)化管理模式的構(gòu)建，符合當(dāng)前高校辦公室行政管理的特點(diǎn)，以提升自身的服務(wù)水平，與高校發(fā)展保持高度協(xié)同。然而，當(dāng)前精細(xì)化管理工作中仍舊存在諸多問題，導(dǎo)致其作用發(fā)揮受限，必須在實(shí)踐中予以創(chuàng)新。

2.高校辦公室行政管理精細(xì)化的意義

精細(xì)化管理作為一種理念、文化，包含關(guān)注細(xì)節(jié)、科學(xué)量化、立足專業(yè)三方面內(nèi)容，三個(gè)環(huán)節(jié)相互作用（如圖1 所示）、缺一不可。將精細(xì)化管理用于高校辦公室行政管理具有重要意義。首先，精細(xì)化管理有助于辦公室職能的優(yōu)化。我國(guó)高校數(shù)量逐年增長(zhǎng)，在發(fā)展中面臨的競(jìng)爭(zhēng)壓力也在不斷加大，為了能夠順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，為社會(huì)提供更好的教育服務(wù)，必須在辦公室行政管理中實(shí)施精細(xì)化管理，為未來發(fā)展奠定基礎(chǔ)。精細(xì)化管理理念的融合，能夠使高校辦公室在服務(wù)、管理、信息等職能上得到優(yōu)化，滿足全校教職工的多元化需求，促進(jìn)各項(xiàng)工作的順暢實(shí)施。其次，精細(xì)化管理也是實(shí)現(xiàn)信息化辦公的關(guān)鍵前提。由于辦公室行政工作較多，涉及學(xué)校各個(gè)部門及人員，因此必須以信息化辦公為目標(biāo)，減輕工作人員的負(fù)擔(dān)【1】。針對(duì)大量的數(shù)據(jù)信息，應(yīng)該實(shí)施精細(xì)化管理以確保其精確性、真實(shí)性與全面性，為高校領(lǐng)導(dǎo)人員的決策提供依據(jù)。最后，精細(xì)化管理也是增強(qiáng)高校辦公室行政管理規(guī)范性的關(guān)鍵【2】。當(dāng)前高校辦公室行政工作任務(wù)較重，在管理中需要對(duì)各類資源進(jìn)行有效利用，只有保障各個(gè)環(huán)節(jié)的規(guī)范性，才能使資源得到最大限度的利用。

圖1 精細(xì)化管理

3.高校辦公室行政管理的問題

首先，在辦公室行政管理中存在目標(biāo)模糊的問題。未能根據(jù)高校的發(fā)展現(xiàn)狀及未來發(fā)展需求制定切實(shí)可行的管理目標(biāo)，將會(huì)對(duì)日常工作的開展造成阻力，影響了行政管理工作效率的提升。缺乏對(duì)各項(xiàng)工作流程的優(yōu)化，行政管理的條理性不足，資源浪費(fèi)情況嚴(yán)重。對(duì)于精細(xì)化管理的認(rèn)知程度不足，導(dǎo)致在管理中依靠個(gè)人經(jīng)驗(yàn)，無法做到分工的明確性【3】。管理目標(biāo)的缺失，會(huì)導(dǎo)致職工積極性不足，無法在工作中保持強(qiáng)大的責(zé)任心。其次，在辦公室行政管理中缺乏完善的制度體系。雖然針對(duì)行政管理制定了相應(yīng)的制度，但是呈現(xiàn)出一定的局限性，無法適應(yīng)當(dāng)前工作的要求【4】。在制度執(zhí)行中存在形式化的現(xiàn)象，導(dǎo)致在行政管理中出現(xiàn)混亂，不利于辦公室職能的發(fā)揮。最后，在辦公室行政管理中存在人員素養(yǎng)不高的問題。工作人員缺乏專業(yè)性，在管理方法和理念上都較為落后，因此導(dǎo)致諸多漏洞的出現(xiàn)。缺乏團(tuán)隊(duì)意識(shí)，在工作中難以形成強(qiáng)大的合力。

4.高校辦公室行政管理精細(xì)化的創(chuàng)新路徑

4.1 明確管理目標(biāo)

樹立明確的管理目標(biāo)，是在辦公室行政工作中實(shí)施精細(xì)化管理的基礎(chǔ)與前提，應(yīng)該在同一目標(biāo)的指引下，實(shí)現(xiàn)對(duì)各個(gè)工作流程的全面梳理，減少工作中的失誤和疏漏。可以對(duì)辦公室進(jìn)行不同科室的劃分，以落實(shí)精細(xì)化管理目標(biāo)要求。材料起草和文字編輯等工作，應(yīng)該由秘書科負(fù)責(zé)；員工會(huì)議和活動(dòng)組織等，應(yīng)該由行政科負(fù)責(zé)；決策監(jiān)督及反饋等，應(yīng)該由督辦科負(fù)責(zé)；合同起草及審查等，應(yīng)該由合同科負(fù)責(zé)。通過明確各個(gè)科室的工作目標(biāo)及要求，能夠確保行政管理工作有條不紊地實(shí)施，不同環(huán)節(jié)之間也能夠?qū)崿F(xiàn)全面聯(lián)動(dòng)，真正提高了高校行政管理的效率。在管理中應(yīng)該遵循以人為本的基本原則，關(guān)注員工的實(shí)際需求，確保管理目標(biāo)的可行性【5】。注重員工個(gè)體力量的發(fā)揮，以程序化管理融合精細(xì)化管理，達(dá)到事半功倍的效果。

4.2 構(gòu)建管理機(jī)制

管理機(jī)制是行政管理工作實(shí)施的基本保障，因此應(yīng)該從高校發(fā)展的實(shí)際需求出發(fā)，落實(shí)精細(xì)化理念要求，使管理機(jī)制的運(yùn)行更加順暢和高效。從宏觀角度和微觀角度兩個(gè)方面入手，增強(qiáng)行政管理的規(guī)范性，明確工作標(biāo)準(zhǔn)的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)各部門的工作統(tǒng)一性。應(yīng)該確保管理機(jī)制的長(zhǎng)效性特點(diǎn)，能夠在高校發(fā)展的全過程當(dāng)中發(fā)揮作用。為了避免出現(xiàn)執(zhí)行不力的情況，應(yīng)該對(duì)管理機(jī)制的運(yùn)行情況進(jìn)行全面監(jiān)督，保障良好的執(zhí)行效果。對(duì)工作流程的規(guī)范性與科學(xué)性進(jìn)行全面審查，確保崗位職責(zé)得到有效落實(shí)。建立完善的責(zé)任機(jī)制，明確不同崗位及人員職責(zé)，防止出現(xiàn)相互推諉的現(xiàn)象【6】。注重對(duì)行政管理工作的量化評(píng)價(jià)，通過明確評(píng)價(jià)指標(biāo)與細(xì)則，加強(qiáng)對(duì)行政管理全過程的監(jiān)督控制。

4.3 實(shí)施全面管理

TQM 即全面質(zhì)量管理，將其應(yīng)用于高校行政管理工作當(dāng)中，也是實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理目標(biāo)的有效途徑，有助于控制管理成本，同時(shí)使組織職能得到全面體現(xiàn)，增強(qiáng)組織的整體競(jìng)爭(zhēng)力。行政管理需要各個(gè)部門的協(xié)同配合，因此應(yīng)該實(shí)現(xiàn)全面參與，為了使行政效能得到增強(qiáng)，應(yīng)該在實(shí)踐中采用PDCA 流程管理方法。PDCA 流程管理方法可以針對(duì)執(zhí)行過程、核查過程等進(jìn)行全面評(píng)估，以發(fā)現(xiàn)流程管理中存在的問題，并在后續(xù)工作當(dāng)中予以針對(duì)性改進(jìn)，提高行政管理綜合水平。教育訓(xùn)練也是全面質(zhì)量管理中的關(guān)鍵內(nèi)容，應(yīng)該提升教師及管理人員的綜合水平，通過統(tǒng)計(jì)分析和品質(zhì)管理等方式，營(yíng)造良好的工作氛圍。最后，在全面質(zhì)量管理中應(yīng)該注重持續(xù)改善【7】。全面質(zhì)量管理是一個(gè)閉環(huán)管理的模式，需要對(duì)行政管理的影響因素進(jìn)行總結(jié)與反思，以加強(qiáng)管理模式的持續(xù)改善。

4.4 完善制度體系

對(duì)當(dāng)前規(guī)章制度體系予以完善，使精細(xì)化管理能夠以制度為約束，真正確保在各項(xiàng)工作當(dāng)中有章可循，防止出現(xiàn)不規(guī)范操作行為。由制度對(duì)行政管理的內(nèi)容作出規(guī)定，通過責(zé)任體系對(duì)各個(gè)人員的職責(zé)予以明確。同時(shí)，應(yīng)該明確新時(shí)期工作標(biāo)準(zhǔn)，保障權(quán)責(zé)一致性，防止權(quán)責(zé)混亂對(duì)行政管理工作效率和質(zhì)量造成影響。將精細(xì)化管理理念融入到各個(gè)工作流程當(dāng)中，為了確保制度的良好執(zhí)行效果，應(yīng)該加強(qiáng)監(jiān)督制度的建設(shè)，使精細(xì)化管理的作用得到最大限度發(fā)揮。對(duì)當(dāng)前獎(jiǎng)懲制度加以完善，針對(duì)工作中表現(xiàn)優(yōu)異的員工進(jìn)行物質(zhì)和精神獎(jiǎng)勵(lì)，為其他人員樹立良好的榜樣作用，增強(qiáng)辦公室的整體工作積極性，形成良好的文化氛圍【8】。同時(shí)，針對(duì)工作中態(tài)度懈怠的員工應(yīng)該予以適當(dāng)懲罰，使其在明確自身職責(zé)的基礎(chǔ)上，能夠恪盡職守，防止給學(xué)校造成損失。

4.5 加強(qiáng)信息化建設(shè)

現(xiàn)代化高校的建設(shè)，離不開信息技術(shù)的支持，因此在高校辦公室行政管理中也應(yīng)該以信息化建設(shè)為重點(diǎn)，推進(jìn)精細(xì)化管理工作任務(wù)。學(xué)校應(yīng)該加大在信息技術(shù)、先進(jìn)辦公設(shè)備當(dāng)中的投入力度，加大對(duì)辦公室信息化建設(shè)的財(cái)政支持，真正做到專款專用，對(duì)當(dāng)前計(jì)算機(jī)及其相關(guān)配套設(shè)備加以更新。信息化辦公系統(tǒng)的建設(shè)，不僅能夠減輕人員的勞力負(fù)擔(dān)，而且有助于對(duì)整個(gè)行政管理的流程予以優(yōu)化。針對(duì)工作中的相關(guān)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行全面收集、整理、分析和保存，為決策人員提供可靠的依據(jù)，真正體現(xiàn)辦公室在高校發(fā)展中的樞紐作用【9】。運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和云計(jì)算技術(shù)等，實(shí)現(xiàn)對(duì)信息化管理系統(tǒng)的全面升級(jí)改造，使其更加符合行政管理的工作特點(diǎn)及需求。同時(shí)，信息化系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)該留出充足的空間，為后續(xù)升級(jí)改造奠定保障，促進(jìn)高校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

4.6 提升人員素養(yǎng)

管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，也會(huì)對(duì)高校辦公室行政管理工作成效產(chǎn)生影響，也決定著精細(xì)化管理模式的實(shí)施效果。為此，應(yīng)該定期組織專業(yè)化培訓(xùn)教育活動(dòng)，使其管理知識(shí)和技能得到更新，在深入學(xué)習(xí)當(dāng)中提升綜合素養(yǎng)。明確工作目標(biāo)及工作內(nèi)容的銜接關(guān)系，確保在行政管理中養(yǎng)成良好的行為習(xí)慣和操作方法【10】。注重對(duì)員工的職業(yè)道德教育，使其能夠在工作中保持高度責(zé)任精神和奉獻(xiàn)精神，能夠以學(xué)校的利益為首要前提，促進(jìn)精細(xì)化管理工作的順利進(jìn)行。改善工作人員的福利待遇，使他們?cè)趯?shí)現(xiàn)個(gè)人價(jià)值的同時(shí)，為學(xué)校的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

5.結(jié)語(yǔ)

精細(xì)化管理應(yīng)用于高校辦公室行政管理中，能夠在優(yōu)化辦公室職能的同時(shí)，加快信息化發(fā)展，增強(qiáng)管理工作的規(guī)范性。但是，也會(huì)由于管理目標(biāo)模糊、制度體系缺失和人員素養(yǎng)不高等問題的存在，導(dǎo)致精細(xì)化理念的落實(shí)遇到阻力。為此，應(yīng)該通過明確管理目標(biāo)、構(gòu)建管理機(jī)制、實(shí)施全面管理、完善制度體系、加強(qiáng)信息化建設(shè)和提升人員素養(yǎng)等方式，使精細(xì)化管理成為常態(tài)化，發(fā)揮辦公室行政管理在高校改革中的作用。