高校圖書(shū)館電子檔案管理方法創(chuàng)新研究

翟 婧

（山東政法學(xué)院圖書(shū)館，山東 濟(jì)南 250014）

1.引言

電子檔案方式的產(chǎn)生，不僅提高了工作效率，而且節(jié)約了大量勞動(dòng)力，從而被廣泛采用，由此促進(jìn)了社會(huì)的迅速發(fā)展。高校圖書(shū)館除了紙質(zhì)藏書(shū)外，大量的電子資源有效補(bǔ)充了圖書(shū)資源，為廣大師生提供了方便。產(chǎn)生的海量電子文件需要科學(xué)歸檔，方便管理和使用，歸檔后的電子檔案需要進(jìn)行有效開(kāi)發(fā)利用，最大限度滿足師生需要。

《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中將電子文件定義為“在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件”。

電子文件需要?dú)w檔，形成電子檔案。作為新興的信息存儲(chǔ)和管理方式，世界各國(guó)對(duì)電子文件及其歸檔后形成電子檔案的管理高度重視，眾多學(xué)者對(duì)此進(jìn)行研究并提出了很多有益的對(duì)策，建立了相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。學(xué)者們期望未來(lái)社會(huì)上所有機(jī)構(gòu)的檔案都能以電子檔案的形式存放、傳輸、使用。但是不論從技術(shù)上，還是從法律上，電子檔案的開(kāi)發(fā)利用還有許多難題有待解決，還需要一套完善的管理理論和方法。

我國(guó)的檔案管理學(xué)的方法和理論在應(yīng)用于電子檔案的管理上還需要補(bǔ)充、完善、創(chuàng)新。電子檔案有自己獨(dú)特的特性，例如如何確定一份電子文件是否原件？雖然有數(shù)字簽名、添加水印等技術(shù)，但實(shí)行起來(lái)如何保證電子文件具有法律憑證作用？現(xiàn)在的紙質(zhì)檔案都是經(jīng)過(guò)規(guī)范的過(guò)程進(jìn)行集中保管，但是網(wǎng)絡(luò)的存在使得電子檔案的保存可以無(wú)處不在。那么如何記錄電子文件的流傳途徑以保證它的真實(shí)性和合法性？因此電子檔案的收集策略、歸檔技術(shù)、管理方法以及規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)等方面都需要進(jìn)行創(chuàng)新研究，以適應(yīng)科技的發(fā)展和管理的需要。

2.電子文件的認(rèn)知

對(duì)電子文件的認(rèn)知是有效管理電子檔案的基礎(chǔ)。首先要充分了解電子文件的特性，然后根據(jù)這些特性研究相應(yīng)的收集、歸檔和管理方法。根據(jù)電子文件的生成，總結(jié)起來(lái)其特性如下：

一是電子文件傳輸、存儲(chǔ)的透明性。電子文件是在數(shù)字設(shè)備中產(chǎn)生和處理的，以二進(jìn)制的形式傳播和存儲(chǔ)，和紙質(zhì)文件最大的區(qū)別就是人們無(wú)法感觸它，它的變化對(duì)人們而言是透明的，在傳輸、存儲(chǔ)過(guò)程中是否發(fā)生了變化也不易察覺(jué)，如果存在多個(gè)備份，則分辨哪個(gè)是原件就比較困難。

二是電子文件無(wú)論產(chǎn)生、使用還是保存都離不開(kāi)數(shù)字設(shè)備。電子文件的形成和處理均是在以計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)的數(shù)字設(shè)備上，在傳輸過(guò)程中還會(huì)涉及到數(shù)?；蚰?shù)轉(zhuǎn)換，因此電子文件的存在必須依靠數(shù)字設(shè)備，具體表現(xiàn)在：文件物理存儲(chǔ)是以二進(jìn)制編碼形式存放在介質(zhì)上；需要計(jì)算機(jī)等數(shù)字硬件；需要相關(guān)的軟件支撐；硬件及相關(guān)技術(shù)更新?lián)Q代迅速以及文件傳輸中為保證安全而進(jìn)行的加密與解密操作。歸檔后的電子文件一般都需要長(zhǎng)期保存，那么隨著技術(shù)的進(jìn)步和硬件的更新，數(shù)據(jù)的讀取可能面臨困難。要不了多久，可能會(huì)出現(xiàn)保管完好的電子文件卻無(wú)法識(shí)別讀取。就如現(xiàn)在已經(jīng)找不到讀取五寸磁盤(pán)、3.5 寸磁盤(pán)的驅(qū)動(dòng)器了，讀取光盤(pán)的設(shè)備也已經(jīng)慢慢退出視野，那么光盤(pán)存儲(chǔ)的電子文件怎么讀取呢？

三是電子文件使用的間接閱讀性。載體的非直讀性則體現(xiàn)在很多方面。一是必須依靠相關(guān)設(shè)備才能識(shí)別讀取文件，如果設(shè)備的兼容性不足則無(wú)法識(shí)別文件；二是載體上的信息記錄密度很大，查找起來(lái)非常麻煩，即便有著自動(dòng)查找功能，也需要懂一些專業(yè)知識(shí)；三是大量的電子文件需要越來(lái)越大容量的介質(zhì)存儲(chǔ),同時(shí)有些文件需要保密,因此要采用壓縮技術(shù)、加密處理，則讀取的時(shí)候同樣需要解壓、解密，這都會(huì)對(duì)電子文件的使用產(chǎn)生影響。

四是電子文件的結(jié)構(gòu)比較復(fù)雜。為了方便計(jì)算機(jī)處理，電子文件具有不同的物理結(jié)構(gòu)與邏輯結(jié)構(gòu)。物理結(jié)構(gòu)主要涉及在存儲(chǔ)介質(zhì)的存儲(chǔ)方式，而邏輯結(jié)構(gòu)則描述信息的邏輯關(guān)系、運(yùn)算規(guī)則，兩者往往不同，具有相對(duì)獨(dú)立性，由相關(guān)應(yīng)用軟件實(shí)現(xiàn)二者的映射關(guān)系。電子文件信息的處理過(guò)程，不同于紙質(zhì)文件。紙質(zhì)文件在人工辦理過(guò)程中能夠留下生成、運(yùn)作的痕跡，比較容易判別真?zhèn)?。而電子文件的辦理主要在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行的，存在一定的安全隱患。操作者并不能判斷文件的真實(shí)來(lái)源，前提只是建立在對(duì)系統(tǒng)的信任上。如果系統(tǒng)存在安全隱患（不可避免），就可能給電子文件的運(yùn)作和歸檔帶來(lái)諸多問(wèn)題。

五是完整性、真實(shí)性、有效性值得關(guān)注。一份電子文件可能由多種元素構(gòu)成，而每種元素的格式可能不同，存儲(chǔ)的介質(zhì)或位置也可能不同，則保證文件的完整性需要一系列的措施。由于電子文件很容易備份，有時(shí)候?yàn)榱朔乐箒G失也會(huì)備份，這些備份可能存在于各種介質(zhì)上，如云盤(pán)、優(yōu)盤(pán)、硬盤(pán)上，而各個(gè)備份又相互獨(dú)立，如果有一個(gè)備份發(fā)生了變化，則如何區(qū)分這些文件中哪個(gè)是原件？其真實(shí)性需要驗(yàn)證。由于數(shù)字傳輸過(guò)程容易受到干擾或人為破壞，電子文件在傳輸中如果發(fā)生了變化，如果沒(méi)有專業(yè)的處理是很難分辨出來(lái)的，如果失去了可識(shí)別性，那么電子文件就失去了有效性，沒(méi)有了利用價(jià)值。電子文件的特性可總結(jié)為圖1 所示。

圖1 電子文件特性

3.電子檔案管理方法研究

對(duì)電子檔案的管理,主要著眼于維護(hù)電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性,管理方法涉及人員責(zé)任、積累過(guò)程、文件檢查、存儲(chǔ)介質(zhì)、使用管理以及記錄管理等。需要從電子文件形成到電子檔案的保管、利用進(jìn)行全程管理。具體的管理方法如圖2所示。

圖2 電子檔案的管理方法

電子文件的制作過(guò)程要責(zé)任分明：要加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，各個(gè)部門(mén)統(tǒng)一協(xié)調(diào)。首先要明確主管部門(mén)和負(fù)責(zé)人，責(zé)任具體到人，在電子文件的形成、使用到歸檔統(tǒng)一指揮；其次各個(gè)過(guò)程都需要檔案管理人員參與，保證規(guī)范性和真實(shí)性；最后在電子文件的每個(gè)過(guò)程中，用到什么樣的設(shè)備、參數(shù)等要及時(shí)登記，防止時(shí)間過(guò)長(zhǎng)設(shè)備以及技術(shù)更新，無(wú)法識(shí)別讀取電子文件。

電子文件的積累：積累過(guò)程要有規(guī)范的工作程序和步驟，要保證電子文件的特性完好，并遵循規(guī)范的分類方法加以分類，編制目錄，方便后期的查找使用。存儲(chǔ)方式可采用分布式或脫機(jī)集中存儲(chǔ)，以防在分散狀態(tài)下發(fā)生信息損失和變動(dòng)，并根據(jù)需要做好備份。

電子文件的檢查和鑒別：歸檔前要對(duì)電子文件進(jìn)行檢查和鑒別。檢查是對(duì)歸檔的電子文件的完整性進(jìn)行核實(shí)，鑒別是對(duì)電子文檔的真實(shí)性和安全性作保障，同時(shí)與背景信息和元數(shù)據(jù)作好關(guān)聯(lián)。如果有相應(yīng)紙質(zhì)文檔要一同歸檔，如果沒(méi)有紙質(zhì)文檔，應(yīng)當(dāng)做出標(biāo)識(shí)。歸檔又分為邏輯歸檔和物理歸檔，要注意移交的內(nèi)容和方式的不同。

歸檔電子文件應(yīng)使用國(guó)際或國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的存儲(chǔ)介質(zhì)，并對(duì)未來(lái)的存儲(chǔ)技術(shù)發(fā)展做出預(yù)測(cè)，記錄當(dāng)時(shí)的軟、硬件環(huán)境，防止后期讀取困難。歸檔是由文件管理向檔案管理的轉(zhuǎn)變，必須有質(zhì)量控制措施。要對(duì)所有歸檔的電子文件作寫(xiě)保護(hù)處理，使之置于只讀狀態(tài)，有必要時(shí)需設(shè)置讀取權(quán)限或加密。

電子文件使用的規(guī)范管理：要制定電子文件使用的規(guī)章制度，加強(qiáng)規(guī)范管理。例如電子文件一旦入庫(kù)，存儲(chǔ)介質(zhì)一般情況下不得外借，即使在授權(quán)的情況下也只能自備載體，提供電子文件的備份，并做好登記工作，以保證文件的真實(shí)性和有效性。

電子文件管理的規(guī)范性：電子文件的管理應(yīng)該留下痕跡，以證實(shí)電子文件內(nèi)容的真實(shí)性?？梢酝ㄟ^(guò)為電子文件建立管理記錄的方式，記載文件的流轉(zhuǎn)情況，做到有據(jù)可查。

4.電子檔案的組織管理

所謂組織管理，就是要建立組織架構(gòu)，在其中規(guī)定相關(guān)的職務(wù)、職責(zé)，明確管理、權(quán)責(zé)之間關(guān)系，實(shí)現(xiàn)有效的管理。組織架構(gòu)的設(shè)計(jì)、建立、運(yùn)行和保持是組織管理的基本保障。因此要規(guī)范電子檔案的管理方法，建設(shè)電子檔案的組織管理，可以在以下幾個(gè)方面進(jìn)行建設(shè)。

第一，為確保電子檔案的有效管理，首先要進(jìn)行分工負(fù)責(zé)。要有統(tǒng)一指揮的部門(mén)和主要領(lǐng)導(dǎo)人，設(shè)立相應(yīng)管理崗位。因?yàn)閺碾娮游募男纬傻綒w檔一般要經(jīng)過(guò)多個(gè)部門(mén)，工作職責(zé)、范圍界限不清，出現(xiàn)問(wèn)題不易查找，因此要加強(qiáng)組織管理，形成規(guī)范的組織領(lǐng)導(dǎo)秩序。

第二，制定規(guī)章制度，建立健全組織管理需要的各種關(guān)系，使得組織管理具有可操作性。制定電子文件歸檔的工作程序和步驟。一般來(lái)說(shuō)，電子文件的歸檔工作程序應(yīng)當(dāng)包含下列步驟：一是確定電子文件歸檔的格式和版本，經(jīng)過(guò)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)的簽署和審批；二是電子文件需要有積累的過(guò)程，期間要暫時(shí)保存在某處，需要特別的管理；三是對(duì)積累的電子文件要檢查其有效性和一致性，經(jīng)過(guò)鑒定和整理電子文件要記錄在冊(cè)；四是整理需歸檔的電子文件，對(duì)歸檔的流程和事項(xiàng)編制說(shuō)明；五是確定存儲(chǔ)地點(diǎn)、方法和介質(zhì)，要考慮安全、保密、長(zhǎng)效等機(jī)制；六是脫機(jī)備份；七是對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行標(biāo)識(shí)并編制載體目錄；八是要定期開(kāi)展有效性檢測(cè)，關(guān)注技術(shù)和設(shè)備的更新對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)可讀性的影響。

第三，電子歸檔的質(zhì)量控制。建立質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)，分析質(zhì)量數(shù)據(jù)，通過(guò)量化和圖表的形式進(jìn)行質(zhì)量控制。只有歸檔工作做好了，才能進(jìn)行有效的檔案管理，檔案部門(mén)要和產(chǎn)生電子文件的單位及時(shí)溝通協(xié)調(diào)，使電子文件從形成之初就按照規(guī)范進(jìn)行，方便質(zhì)量管控，也避免部門(mén)之間出現(xiàn)推諉扯皮現(xiàn)象。

第四，遵循國(guó)家的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理。2016 年8 月，國(guó)家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫總局與國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì)聯(lián)合發(fā)布了《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》替換了2002 年發(fā)布的規(guī)范，從內(nèi)容上進(jìn)行了大幅的增加和擴(kuò)充，對(duì)電子文件產(chǎn)生的業(yè)務(wù)系統(tǒng)的歸檔功能進(jìn)行了較為全面的規(guī)定，整合細(xì)化了內(nèi)容，明確了相關(guān)部門(mén)的職責(zé)。2012 年，國(guó)家電子文件管理部際聯(lián)席會(huì)議辦公室發(fā)布了《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》，2014 年，發(fā)布了《電子文件系統(tǒng)測(cè)試規(guī)范 第2 部分：歸檔管理系統(tǒng)功能符合性測(cè)試細(xì)則》，2016年發(fā)布了《文書(shū)類電子文件形成辦理系統(tǒng)通用功能要求》和《電子文件管理系統(tǒng)建設(shè)指南》，2017 年國(guó)家電子文件管理部際聯(lián)席會(huì)議辦公室和工業(yè)和信息化部聯(lián)合發(fā)布了《電子文件存儲(chǔ)與交換格式 版式文檔》等等，都對(duì)電子文檔的管理提供了規(guī)范的參考。

第五，關(guān)注電子文件法律效力的問(wèn)題。對(duì)電子文件的法律效力問(wèn)題有許多學(xué)者在研究，但是電子文件在儲(chǔ)存、傳輸、使用過(guò)程中容易發(fā)生變化且不留痕跡，使用者可以隨意改變載體，電子文件最終失真，這就導(dǎo)致了人們對(duì)電子文件的不信任。雖然有電子簽名等技術(shù)的保障，但是也難以有效防止電子文件的完整性、有效性不被破壞，另外網(wǎng)絡(luò)信息傳播的隨意性，難以固定證據(jù)也加大了電子文件作為法律證據(jù)的難度。國(guó)際上也沒(méi)有形成統(tǒng)一的認(rèn)識(shí)，因此還需要管理者密切關(guān)注這個(gè)問(wèn)題，在遇到相關(guān)法律問(wèn)題時(shí)要及時(shí)跟進(jìn)，避免損失。

第六，多交流、多學(xué)習(xí)。高校圖書(shū)館要有計(jì)劃、有目標(biāo)的增強(qiáng)管理人員的專業(yè)知識(shí)和自身素質(zhì)。應(yīng)該定期安排相關(guān)人員去其他高校圖書(shū)館或省、市的圖書(shū)館進(jìn)行交流學(xué)習(xí)，參加相關(guān)會(huì)議，學(xué)習(xí)管理技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)，使得理論和實(shí)踐相結(jié)合，才能緊跟技術(shù)更新的步伐，才能在管理工作中保持創(chuàng)新的勢(shì)頭。

5.結(jié)語(yǔ)

計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)普及，使得電子文件的數(shù)量將呈幾何級(jí)數(shù)增長(zhǎng)，這就對(duì)相關(guān)管理、工作人員提出了更新更高的要求。特別是檔案管理人員必須完成由傳統(tǒng)的管理模式向現(xiàn)代的管理模式的轉(zhuǎn)變，及時(shí)更新管理理念，學(xué)習(xí)和了解前沿的電子檔案管理方法和相關(guān)技術(shù)。在電子文件的管理、歸檔工作上趕上時(shí)代步伐，適應(yīng)社會(huì)現(xiàn)代化和辦公自動(dòng)化的時(shí)代需要，為社會(huì)提供更好更有效的服務(wù)，特別是高校圖書(shū)館，面對(duì)大量的學(xué)生、老師和社會(huì)上的使用者，不僅要提升服務(wù)態(tài)度，更要提升服務(wù)質(zhì)量，使電子檔案的運(yùn)用發(fā)揮出應(yīng)有的作用。

當(dāng)前對(duì)電子文件和電子檔案的管理問(wèn)題依然需要研究、規(guī)范，許多專家學(xué)者正在逐步深入探討，尋找更好、更先進(jìn)的管理方法。同時(shí)電子文件管理系統(tǒng)正逐步開(kāi)發(fā)并進(jìn)入實(shí)用階段，相信會(huì)有更多的方式方法產(chǎn)生和經(jīng)驗(yàn)的積累，促進(jìn)電子檔案的順利發(fā)展。