院慶的事兒

梁曉陽

去年10月底，我加入了負(fù)責(zé)“北京大學(xué)化學(xué)學(xué)科創(chuàng)立110周年”院慶活動(dòng)的志愿者團(tuán)隊(duì)中。這個(gè)團(tuán)隊(duì)大概有五六個(gè)學(xué)生，由一個(gè)老師牽頭。

依照每個(gè)人的特點(diǎn)，老師給我們安排了不同的任務(wù)。有的同學(xué)曾經(jīng)擔(dān)任過院團(tuán)委學(xué)生干部，溝通能力強(qiáng)，于是被派去負(fù)責(zé)聯(lián)絡(luò)和溝通各個(gè)實(shí)驗(yàn)室;有的同學(xué)比較認(rèn)真踏實(shí)，被派去負(fù)責(zé)宣傳材料畫冊(cè)文字校對(duì)的工作;有的同學(xué)在科研之外的業(yè)余時(shí)間比較寬松，被派去實(shí)地考察和負(fù)責(zé)監(jiān)督排版打印畫冊(cè)的公司。至于我，老師可能是看中了我還不錯(cuò)的語言組織能力，分配給我的主要是宣傳方面的工作，包括聯(lián)系活動(dòng)當(dāng)天來采訪的媒體，撰寫邀請(qǐng)函以及給兄弟院?；刭R信等。但說實(shí)話，我還真沒有負(fù)責(zé)這些事情的經(jīng)驗(yàn)，心里不免有些膽怯，不過我相信，只要多學(xué)多看多問，就一定可以順利完成任務(wù)。于是，我參照100周年時(shí)的邀請(qǐng)函模板，開始撰寫寄給不同類型嘉賓的邀請(qǐng)函，比如給本校校領(lǐng)導(dǎo)的邀請(qǐng)函要突出感謝他們的支持，而給兄弟院校領(lǐng)導(dǎo)的邀請(qǐng)函要突出互相促進(jìn)、合作共贏。

一開始，我糾結(jié)每一句話、每一個(gè)字是否傳遞出我想表達(dá)的意思，生怕有哪處地方表述不到位造成嘉賓的誤解，那可就麻煩了。于是在反復(fù)糾結(jié)與斟酌中，擬稿過程進(jìn)展十分緩慢，望著逐漸逼近的交稿日期，我的內(nèi)心更是焦灼。但是漸漸地，“艱難”地積累了些許經(jīng)驗(yàn)之后，我開始得心應(yīng)手起來。比如我發(fā)現(xiàn)雖然每種類型的邀請(qǐng)函內(nèi)容不盡相同，但框架都差不多，無非是“感謝+邀請(qǐng)（包括會(huì)議具體時(shí)間地點(diǎn)）+祝福”的基本思路。除此之外，本次院慶邀請(qǐng)的嘉賓數(shù)量眾多，包括十余位本校職能部門領(lǐng)導(dǎo)、歷任化學(xué)院院長(zhǎng)、數(shù)十位兄弟院校領(lǐng)導(dǎo)和高中校長(zhǎng)、眾多化學(xué)界領(lǐng)軍人物等，因此除了通順流暢的文字外，還要格外注意將各個(gè)單位名稱與嘉賓名字正確對(duì)應(yīng)起來，一定不能寫錯(cuò)，尤其是各部門的領(lǐng)導(dǎo)，需要特地去官網(wǎng)的個(gè)人介紹欄里獲取他們的準(zhǔn)確信息，并反復(fù)確認(rèn)。

這些聽起來雖然簡(jiǎn)單，但做起來卻著實(shí)不易，我一開始書寫領(lǐng)導(dǎo)名字時(shí)就犯了大錯(cuò)，明明應(yīng)該寫“凱”，卻莫名把右半邊寫成了反文旁，甚至反復(fù)檢查后都沒有發(fā)現(xiàn)，等交給老師審查后才發(fā)現(xiàn)，好不羞愧。還有一個(gè)兄弟院校名稱是“化學(xué)與分子科學(xué)學(xué)院”，我卻寫成了“化學(xué)與分子工程學(xué)院”，雖然只是一詞之差，但是差之千里。萬事開頭難，等摸清楚這些奧秘后，一切都順利起來，我花了一個(gè)周末基本完成了初稿，加上根據(jù)老師意見反復(fù)修改的時(shí)間，趕在規(guī)定日期前圓滿完成了第一個(gè)小任務(wù)。

完成了邀請(qǐng)函的書寫之后，就該去聯(lián)系可以進(jìn)行專題報(bào)道的媒體了。與老師開會(huì)討論之后，我把聯(lián)系的對(duì)象主要集中在偏化學(xué)領(lǐng)域的權(quán)威公眾號(hào)上，從它們的主頁找到了投稿渠道和編輯的聯(lián)系方式，然后組織好語言，發(fā)郵件禮貌詢問編輯部能否與我們進(jìn)行合作。幸運(yùn)的是，大部分公眾號(hào)編輯很快就給了答復(fù)，樂意對(duì)院慶進(jìn)行報(bào)道。但也有一部分公眾號(hào)連續(xù)多天都未回應(yīng)，無論是在微信后臺(tái)留言，還是到官方微博賬號(hào)給他們私信，都沒什么成效，無奈之下只好放棄。

聯(lián)系好各個(gè)媒體之后，前期宣傳工作就算完成大半了。由于負(fù)責(zé)畫冊(cè)的那部分工作需要人手，我又主動(dòng)參與到畫冊(cè)的校對(duì)工作中。畫冊(cè)是這次院慶的重頭戲，它不僅總結(jié)了近十年來化學(xué)學(xué)院各方面的發(fā)展成果，更全面介紹了目前學(xué)院六大系所、一百多個(gè)實(shí)驗(yàn)室的研究方向。作為本次院慶最主要的宣傳材料，它在院慶當(dāng)天會(huì)被分發(fā)到每一位蒞臨的嘉賓手中，供他們了解學(xué)院這十年來的發(fā)展歷程。因此，保證畫冊(cè)內(nèi)容的萬無一失是重中之重。前期畫冊(cè)內(nèi)容的編輯已基本完成，我們現(xiàn)在需要做的就是反復(fù)校對(duì)畫冊(cè)的格式和內(nèi)容。

校對(duì)畫冊(cè)不僅聽起來枯燥無聊，著手做起來更是讓人頭暈眼花。大致段落順序、語句通順程度，小至標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、空格，都要通過火眼金睛將錯(cuò)誤全部找出來。不僅如此，介紹實(shí)驗(yàn)室的那部分內(nèi)容還要與各個(gè)課題組的負(fù)責(zé)人進(jìn)行確認(rèn)和協(xié)商。目前學(xué)院有六大系所、一百多個(gè)實(shí)驗(yàn)室，因此統(tǒng)計(jì)好這一百來個(gè)課題組的意見著實(shí)需要大量的人力。比如我負(fù)責(zé)物理化學(xué)系的信息確認(rèn)工作，就需要與三十多個(gè)實(shí)驗(yàn)室負(fù)責(zé)人進(jìn)行溝通。以前不怎么關(guān)注郵箱信息的我，現(xiàn)在每隔幾個(gè)小時(shí)就要查看一下郵箱，并且盡可能在第一時(shí)間及時(shí)回復(fù)，必要時(shí)還需要當(dāng)面溝通，確認(rèn)好每一處更改的細(xì)節(jié)和要求?？偟膩碚f，需要與各位負(fù)責(zé)人溝通的內(nèi)容繁多且復(fù)雜。首先，我需要按照統(tǒng)一的格式把他們第一輪各自提交的材料整合起來，并把這些材料大致分為研究方向概述、人員介紹、實(shí)驗(yàn)成果展示這三個(gè)部分，再根據(jù)這些內(nèi)容做出一個(gè)大致統(tǒng)一的初版樣式;接著，我需要把打印公司那邊初步編輯好的內(nèi)容和格式反饋給負(fù)責(zé)人，讓他們及時(shí)確認(rèn)和更改，比如替換那些分辨率不高或尺寸難以統(tǒng)一的圖;最后，我再收集這些反饋意見并多次進(jìn)行修改，確保每個(gè)實(shí)驗(yàn)室負(fù)責(zé)人都滿意，才算完成任務(wù)。但問題在于，如此繁雜的工作接手的人一多，就容易亂套。你改一下，我改一下，最后都不知道哪一版是正確的了，只好重新核對(duì)，這就導(dǎo)致了效率低下，差不多進(jìn)行了四五輪修改之后，才送到院長(zhǎng)手中終審。一番波折之后，終于趕在正式開始的前一周，開始刊印。

時(shí)間來到北京大學(xué)化學(xué)學(xué)科創(chuàng)立110周年紀(jì)念大會(huì)的這一天。我在臺(tái)側(cè)時(shí)刻待命，引導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)上臺(tái)，每結(jié)束一位領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)言，我心里的重?fù)?dān)也減輕了幾分，一切都按計(jì)劃順利進(jìn)行著。終于，我聽到了主持人的結(jié)束語，“謝謝到場(chǎng)的各位領(lǐng)導(dǎo)、校友，我宣布北京大學(xué)化學(xué)學(xué)科創(chuàng)立110周年紀(jì)念大會(huì)到此結(jié)束”，那一刻，我的心輕松而自由。

回想這段日子，我成長(zhǎng)了許多?；I備院慶的這幾個(gè)月，我學(xué)會(huì)在博士生日常忙碌的實(shí)驗(yàn)中合理安排時(shí)間，比如在等待化學(xué)反應(yīng)結(jié)束的空閑時(shí)間里查收一下郵件，看看有沒有漏掉的信息。在吃完飯回實(shí)驗(yàn)室的途中，跟老師匯報(bào)一下工作進(jìn)展，確認(rèn)下一步計(jì)劃，努力平衡負(fù)責(zé)院慶工作與日常學(xué)習(xí)，做事更有條理;撰寫邀請(qǐng)函和校對(duì)畫冊(cè)的過程中，我變得更加嚴(yán)謹(jǐn)和細(xì)心，即使畫冊(cè)中錯(cuò)了一個(gè)符號(hào)，少了一個(gè)空格，我都要糾正;聯(lián)系媒體時(shí)，我學(xué)會(huì)與不同人溝通的技巧，懂得了理解、包容。有時(shí)候聯(lián)系陌生媒體的過程并不順利，打電話和發(fā)郵件更是屢屢碰壁，經(jīng)常還沒開口就遭受拒絕，但我每次都全力以赴，表達(dá)清楚我們的訴求，最后大部分溝通得不錯(cuò)。

責(zé)任編輯：丁莉莎