任務(wù)管理的部門級應(yīng)用

劉韋華

摘要:將每項(xiàng)工作任務(wù)作為管理的基本元素,在傳統(tǒng)技術(shù)手段下,其工作量之大是不可想象的。但利用信息網(wǎng)絡(luò)平臺,按照數(shù)據(jù)庫管理的邏輯,管理者可以隨時(shí)檢索某個(gè)時(shí)間段,某個(gè)人負(fù)責(zé),隸屬于某個(gè)崗位,不同重要性的任務(wù)信息,調(diào)閱與其直接相關(guān)的處理流程、方法和歷史資料。在保證日常業(yè)務(wù)高效有序前提下,讓管理者騰出精力來,處理重點(diǎn)任務(wù)和例外事項(xiàng)。本文通過介紹任務(wù)管理的基本思路、實(shí)施方法和管理理論分析,探討任務(wù)管理的思路、如何在部門級實(shí)現(xiàn)任務(wù)管理及其作用。

關(guān)鍵詞:任務(wù);管理;信息;系統(tǒng)

作為部門主管,您是否曾碰到以下場景:員工經(jīng)常向您來請示這件事該怎么做,那件事該怎么做,打斷了您對一項(xiàng)重要工作的思考;得力的下屬突然離職,他所負(fù)責(zé)的工作陷入混亂;檢查工作時(shí)才發(fā)現(xiàn),早該完成的工作,下屬竟然還沒開始做......

有沒有辦法讓主管擺脫這種疲于應(yīng)對日常工作的困境呢?下面,我將探討在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)條件下,如何利用“任務(wù)管理”的思路,系統(tǒng)性地管理日常工作,提高團(tuán)隊(duì)的工作效率,使主管越做越輕松。

一、什么是任務(wù)管理

企業(yè)各項(xiàng)戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn),是各個(gè)階段性、局部性目標(biāo)完成的集合,再細(xì)分則是一個(gè)個(gè)工作

任務(wù)保質(zhì)保量及時(shí)完成。對于某個(gè)具體的企業(yè),這些工作任務(wù),內(nèi)容相對固定并且數(shù)量有限,且其中大部分是重復(fù)性發(fā)生的,偶發(fā)事件占的比例很小。

1.管理思路:把每個(gè)工作任務(wù)作為基本元素,通過建立任務(wù)執(zhí)行和任務(wù)控制兩個(gè)獨(dú)立的循環(huán),實(shí)現(xiàn)多維度管理的管理方法。

2.構(gòu)成:

如圖1所示,任務(wù)管理由以下三個(gè)部分構(gòu)成

1.員工與任務(wù)之間的自我更新完善的工作循環(huán);

2.管理者對任務(wù)的監(jiān)督控制循環(huán);

3.銜接上述兩個(gè)循環(huán)的信息化平臺。

二、怎樣實(shí)現(xiàn)任務(wù)管理

任務(wù)管理實(shí)施分為四個(gè)部分:一是配置資源,建立保障機(jī)制,讓員工能夠基本脫離主管獨(dú)立執(zhí)行任務(wù);二是分析管理需求,擬定任務(wù)屬性,滿足多維度管理需要;三是搭建信息平臺,將帶有各種管理屬性的任務(wù)按照關(guān)系型數(shù)據(jù)庫邏輯進(jìn)行管理并配置操作界面;四是如何安排任務(wù)管理的日常工作,實(shí)現(xiàn)任務(wù)管理的自我完善。

(一)建立任務(wù)執(zhí)行的機(jī)制保障

1.持續(xù)進(jìn)行的任務(wù)梳理

基于對部門任務(wù)數(shù)量有限性的基本判斷,我們可以對本部門所執(zhí)行的任務(wù)進(jìn)行盤點(diǎn)和梳理,梳理的目的是弄清楚:部門內(nèi)都要完成哪些任務(wù),這些任務(wù)需要細(xì)分和清晰地界定,如郵遞員投遞報(bào)紙、投遞郵包等,是不同的兩項(xiàng)任務(wù)。

梳理任務(wù)不是一次性工作。在初次梳理的基礎(chǔ)上,通過每日任務(wù)檢查,我們可以逐步將還沒有納入管理的任務(wù)添加入系統(tǒng)中。重復(fù)性發(fā)生的任務(wù),梳理一次后,該任務(wù)就已納入了系統(tǒng),因此,任務(wù)梳理雖然持續(xù)時(shí)間長,但后期工作量不大。

2.標(biāo)準(zhǔn)化的任務(wù)指導(dǎo)書

在一個(gè)專業(yè)、部門內(nèi)部,任務(wù)操作流程和方法基本類似,所以每一項(xiàng)任務(wù)都應(yīng)該可以被描述為標(biāo)準(zhǔn)的作業(yè)流程或方法,即“任務(wù)指導(dǎo)書”。任務(wù)指導(dǎo)書的內(nèi)容可包括以下內(nèi)容:1.任務(wù)名稱 2.目的和目標(biāo) 3.準(zhǔn)備工作和資源 4.辦理流程 5.資料存檔 6.通報(bào)與報(bào)告 7.相關(guān)聯(lián)系人及聯(lián)系方式 8.其他需要說明事項(xiàng)等等。任務(wù)指導(dǎo)書應(yīng)言簡意賅,點(diǎn)明要點(diǎn),應(yīng)能夠指導(dǎo)具備基本從業(yè)技能的新員工,獨(dú)立完成該項(xiàng)任務(wù)。

編制任務(wù)指導(dǎo)書,需要員工熟悉任務(wù),并系統(tǒng)地思考與任務(wù)完成相關(guān)的各項(xiàng)信息,其本身就是總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)的過程。完成部門所有任務(wù)指導(dǎo)書的編制、更新和完善,有一定的工作量,是個(gè)在較長時(shí)間內(nèi)不斷積累的過程,需要耐心和恒心。在編制環(huán)節(jié),應(yīng)建立復(fù)核、審查機(jī)制,在應(yīng)用環(huán)節(jié),應(yīng)建立定期評價(jià)機(jī)制,以確保任務(wù)指導(dǎo)書持續(xù)有效。

3.建立并持續(xù)完善共享部門知識庫

任務(wù)指導(dǎo)書只能點(diǎn)明完成一項(xiàng)工作要點(diǎn),高效完成任務(wù)還需要各方面知識的支持,尤其是歷史數(shù)據(jù)和經(jīng)驗(yàn)。建立共享統(tǒng)一的部門知識庫,將與工作相關(guān)的各項(xiàng)知識用標(biāo)準(zhǔn)結(jié)構(gòu)(如共享文件夾樹狀結(jié)構(gòu),數(shù)據(jù)庫系統(tǒng))管理起來,可以為任務(wù)的執(zhí)行提供信息支撐。共享知識庫主要由以下三個(gè)部分構(gòu)成:1.任務(wù)指導(dǎo)書 2.來自于工作中的數(shù)據(jù)和信息,如報(bào)告、圖表、分析、測算等 3.工作過程中遇到的(來源互聯(lián)網(wǎng)、書籍、文件、檔案等渠道)各項(xiàng)知識。

部門知識庫建立和完善也需要較長的時(shí)間,由于員工之間普遍存在的競爭關(guān)系,分享經(jīng)驗(yàn)缺乏主動性。因此,編制任務(wù)指導(dǎo)書和建立部門知識庫需要制度或強(qiáng)制性安排。通過任務(wù)管理的逐步推進(jìn),員工體會到共享知識帶來團(tuán)隊(duì)效率提高后,初期的抵觸情緒會有所緩和,共享主動性會逐步提高。

4.人員的角色及權(quán)責(zé)劃分

在任務(wù)管理中,有以下三種角色,定義及相關(guān)職責(zé)如下:

① 任務(wù)負(fù)責(zé)人:事前已明確,經(jīng)主管授權(quán)有權(quán)調(diào)動所配置的各項(xiàng)資源,直接負(fù)責(zé)組織任務(wù)執(zhí)行的員工,一項(xiàng)任務(wù)對應(yīng)一個(gè)任務(wù)負(fù)責(zé)人。其職責(zé)是:在授權(quán)內(nèi),任務(wù)負(fù)責(zé)人有權(quán)安排工作計(jì)劃,分派工作,調(diào)配資源,不再需要事前請示主管,但應(yīng)主動向主管報(bào)告進(jìn)度情況(主要借助在系統(tǒng)中更新進(jìn)度欄的方式)。任務(wù)負(fù)責(zé)人在部門內(nèi)對任務(wù)完成結(jié)果負(fù)責(zé)。

② 任務(wù)執(zhí)行人:實(shí)施或參與任務(wù)執(zhí)行的人,屬于任務(wù)執(zhí)行中的人力資源,服從任務(wù)負(fù)責(zé)人的工作指揮,對任務(wù)中自己執(zhí)行部分負(fù)責(zé)。

③ 主管:任務(wù)授權(quán)人,監(jiān)控人。其職責(zé)是對任務(wù)負(fù)責(zé)人授權(quán),監(jiān)督并指導(dǎo)任務(wù)的執(zhí)行,確保任務(wù)相關(guān)資源配置,考評任務(wù)完成質(zhì)量。在部門內(nèi),對任務(wù)完成情況負(fù)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任;對資源配置不足導(dǎo)致任務(wù)失敗負(fù)直接責(zé)任。在部門外,對任務(wù)執(zhí)行質(zhì)量負(fù)責(zé)。

在任務(wù)簡單情況下,任務(wù)的負(fù)責(zé)人與任務(wù)的執(zhí)行人是同一個(gè)人;在多人參與的復(fù)雜任務(wù)中,則二者并不完全重合。

5.任務(wù)資源配置安排

完成一項(xiàng)工作,光知道怎么做是不夠的,必須匹配相應(yīng)的人、財(cái)、物資源。根據(jù)企業(yè)權(quán)利分布,在二層結(jié)構(gòu)里,主管是資源的提供或配置者;在多層結(jié)構(gòu)里,主管除為任務(wù)的執(zhí)行提供、配置資源外,有些資源是需要向更高層級的管理者爭取的。

在上述措施有效實(shí)施后,負(fù)責(zé)某項(xiàng)任務(wù)的員工基本上可以脫離主管,獨(dú)立組織完成該任務(wù)了。工作的成效完全取決于員工自身的技術(shù)、組織等能力。

(二)滿足多維度的監(jiān)控管理要求

要實(shí)現(xiàn)任務(wù)管理中的監(jiān)控職能,就需要滿足管理者不同的關(guān)注重點(diǎn)。而實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)的基礎(chǔ),就是按照管理需求,對每項(xiàng)任務(wù)賦予各項(xiàng)管理屬性。管理屬性可以從任務(wù)相關(guān)人員的角色、時(shí)間、重要性、工作量、工作難度等多個(gè)維度定義,并且可以在系統(tǒng)中隨著管理深度的變化隨時(shí)調(diào)整。如:

(三)利用MicroSoft Sharepoint Server&Designer搭建信息化平臺

“任務(wù)管理”在邏輯上是標(biāo)準(zhǔn)的關(guān)系型數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)(參見表1:任務(wù)清單),因此,利用網(wǎng)絡(luò)協(xié)同工作系統(tǒng),很容易使用系統(tǒng)內(nèi)置的數(shù)據(jù)庫和表單定義功能,實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的錄入、檢索、更新等功能,滿足管理者的實(shí)際需要。

筆者使用的是MicroSoft sharepoint server搭建工作網(wǎng)站的方式實(shí)現(xiàn)的。該方式的優(yōu)點(diǎn)在于:1.內(nèi)置了協(xié)同工作的邏輯;2.不需要程序開發(fā);3.可設(shè)定個(gè)性化界面,適應(yīng)工作習(xí)慣;4.查詢檢索便利;5.帶文件共享庫,可直接用于建設(shè)知識庫;6.與廣泛使用的MicroSoft Office軟件無縫連接等等。

在服務(wù)器端安裝MicroSoft Sharepoint Server,主管在IT人員的幫助下,完全可以利用Sharepoint Designer模板自行創(chuàng)建一個(gè)網(wǎng)站門戶。將部門所有成員添加為網(wǎng)站用戶后,根據(jù)系統(tǒng)設(shè)定,員工可在其權(quán)限內(nèi)添加、修改、更新分配給自己的任務(wù);同時(shí)可以查看其他員工的工作情況。使用系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)篩選功能,按需篩選關(guān)注的任務(wù)。主管和員工通過系統(tǒng)交換信息。

(四)任務(wù)管理的日常工作安排

1. 兩個(gè)重要的定義:崗位與崗位分工

“崗位”指的是同一類任務(wù)的集合,是任務(wù)基本屬性之一?？紤]崗位設(shè)置時(shí),只需要從任務(wù)本身的屬性出發(fā),不需要考慮人員的數(shù)量。

“崗位分工”是指主管將一類業(yè)務(wù)指定給一個(gè)或多個(gè)人負(fù)責(zé)的行為。一個(gè)人也可兼管幾個(gè)崗位的工作。

這里的“崗位”,完全根據(jù)任務(wù)自身的屬性來定義,有多少類任務(wù)就有多少個(gè)崗位。對員工進(jìn)行崗位分工后,可能一個(gè)崗位由幾個(gè)員工管理,更多情況下,是一個(gè)員工同時(shí)負(fù)責(zé)幾個(gè)崗位。崗位分工的安排,在新任務(wù)發(fā)生時(shí),負(fù)責(zé)對應(yīng)崗位的員工就有義務(wù)主動處理,也為主管分派任務(wù)負(fù)責(zé)人提供了參考,但崗位分工并不取代任務(wù)負(fù)責(zé)人的安排。崗位分工還構(gòu)建了員工輪崗的基礎(chǔ)。

2. 任務(wù)管理日常工作內(nèi)容

員工的工作:每天定時(shí):1.將其所負(fù)責(zé)的已納入任務(wù)管理系統(tǒng)的所有任務(wù)檢查一遍,并將各項(xiàng)任務(wù)的最新進(jìn)度在進(jìn)度欄中填列;2.將主管布置或從其他途徑接到的本崗位任務(wù)填列入任務(wù)管理系統(tǒng);3.根據(jù)崗位分工,將應(yīng)隸屬于本人負(fù)責(zé)崗位的尚未納入系統(tǒng)管理的任務(wù)添加入系統(tǒng)中;4.編制或更新任務(wù)指導(dǎo)書;5.將工作過程中的知識存入知識庫等。

主管的工作:可以:1.檢查已布置任務(wù)的完成情況,需要時(shí)在指導(dǎo)欄批注意見。如日常工作中,關(guān)注重要性較高的任務(wù);在特定時(shí)點(diǎn)可以關(guān)注階段性任務(wù)的完成情況;在某個(gè)員工離開所負(fù)責(zé)的崗位時(shí),可以專門處置他所負(fù)責(zé)的任務(wù)等等;2.布置新任務(wù),可以直接將任務(wù)添加入任務(wù)管理系統(tǒng)并指定負(fù)責(zé)人,也可以按崗位分工,口頭、書面告知員工,由其填入;3.關(guān)注例外事項(xiàng)和異常情況,進(jìn)行必要的干預(yù);4.優(yōu)化任務(wù)流程和任務(wù)資源配置等。

三、任務(wù)管理模式與傳統(tǒng)管理模式對比分析

對比傳統(tǒng)管理模式,任務(wù)管理的實(shí)施預(yù)期可以實(shí)現(xiàn)以下效果:

1. 提高管理效率。橫向看,指定崗位責(zé)任人和任務(wù)負(fù)責(zé)人可以減少了推諉扯皮現(xiàn)象;縱向看,所有已明確負(fù)責(zé)人的任務(wù),一般情況下,管理者不必重復(fù)介入。隨著任務(wù)管理工作地推進(jìn),將有越來越多的工作納入任務(wù)管理機(jī)制中,需要管理者直接介入的任務(wù)范圍將不斷縮小。管理者可以將精力投入如何調(diào)動員工工作積極性、優(yōu)化任務(wù)處理方法和流程、處理重要任務(wù)項(xiàng)目和例外事項(xiàng)上。

2. 提高了員工工作的執(zhí)行效率。有了授權(quán)、作業(yè)指導(dǎo)和共享數(shù)據(jù)等措施,員工可以更專注于當(dāng)前處理的工作。同時(shí),任務(wù)項(xiàng)下的進(jìn)度更新,讓管理者無須打擾員工,也可以了解溝通信息。

3. 客觀上,避免了工作中的“私有化”,降低管理者被脅迫屈從于某些員工,提高了管理的主動性。

四、任務(wù)管理的自我更新完善機(jī)制

任務(wù)管理將按如下機(jī)制激發(fā)員工的工作積極性并實(shí)現(xiàn)自我更新完善:

更多的工作納入任務(wù)管理,工作的計(jì)劃性和效率也會越高,相關(guān)知識越豐富,流程也會越優(yōu)化。員工能更專注于執(zhí)行—優(yōu)化了執(zhí)行效率,主管能更專注于機(jī)制、流程、資源上的問題—優(yōu)化了管理效率,因此,任務(wù)管理可以實(shí)現(xiàn)自我完善。

五、結(jié)語

將任務(wù)作為管理的基本元素,在傳統(tǒng)技術(shù)手段下,其工作量之大是不可想象的。但利用信息網(wǎng)絡(luò)平臺,按照數(shù)據(jù)庫管理的邏輯:管理者可以隨時(shí)檢索某個(gè)時(shí)間段,某個(gè)人負(fù)責(zé),隸屬于某個(gè)崗位,不同重要性的任務(wù)信息,調(diào)閱與其直接相關(guān)的處理流程、方法和歷史資料。而且實(shí)現(xiàn)上述目標(biāo),并不需要大幅增加工作量。

本文中任務(wù)管理是按照管理者——員工的二層結(jié)構(gòu)描述的。公司級管理中也包含“例外管理”的邏輯,因此,這種二層結(jié)構(gòu)有按照公司實(shí)際管理架構(gòu)進(jìn)行拓展的空間。同樣,階段性、跨部門專項(xiàng)任務(wù),也可以應(yīng)用任務(wù)管理思路進(jìn)行分工管理,職責(zé)更加明確。筆者在實(shí)踐工作中,運(yùn)用上述任務(wù)管理的思路和方法,在本部門日常任務(wù)和跨部門的專項(xiàng)任務(wù)管理上,初步實(shí)現(xiàn)了執(zhí)行層獨(dú)立運(yùn)作,管理者重點(diǎn)進(jìn)行例外管理的效果,工作效率提高明顯。

受客觀條件的限制,任務(wù)管理的實(shí)踐范圍還很小,其普適性還有待檢驗(yàn)。希望通過本文,能夠得到大家的批評指正,并獲得更多實(shí)踐檢驗(yàn)和反饋,讓任務(wù)管理方法得以完善。

參考文獻(xiàn):

[1] 微軟官方網(wǎng)站.Microsoft Office SharePoint Designer主頁.微軟公司

(作者單位:廣東省粵電集團(tuán)有限公司)