摘要:在科學(xué)技術(shù)高速發(fā)展的今天,社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展下用人單位優(yōu)中選優(yōu)錄取畢業(yè)生,也對高校學(xué)籍檔案管理的規(guī)范和效率提出了新的要求,要求高校學(xué)籍檔案管理工作更注重發(fā)展與創(chuàng)新。習(xí)近平總書記指出,青年一代是民族的希望,要承認(rèn)青年一代的力量,為青年一代創(chuàng)建平臺(tái),在新時(shí)代的發(fā)展中展現(xiàn)青年擔(dān)當(dāng)。這啟示我們,在加快高校檔案事業(yè)發(fā)展創(chuàng)新的征程中,青年一代要貢獻(xiàn)自己的力量。
關(guān)鍵詞:高校學(xué)籍;學(xué)籍檔案;責(zé)任擔(dān)當(dāng)
1高校學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)狀
1.1學(xué)籍檔案管理電子化趨勢不明顯
隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展,高校學(xué)籍檔案管理與信息技術(shù)行業(yè)融合,電子化成為必然趨勢。許多高校受辦公自動(dòng)化的影響,雖已提出了無紙化辦公的概念,文件的傳輸大都在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中完成,學(xué)籍檔案以機(jī)讀的形式記錄在磁盤中,在一定程度實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)向電子文檔,高校學(xué)籍檔案管理的收集、整理和歸檔工作也呈現(xiàn)出不同于傳統(tǒng)的新特點(diǎn)。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展,高校學(xué)籍檔案管理與信息技術(shù)行業(yè)融合,電子化成為必然趨勢,實(shí)施電子化學(xué)籍管理,有利于教學(xué)管理質(zhì)量,有利于學(xué)校,學(xué)生管理信息的積累、分析、利用 、共享,有助于探索信息化時(shí)代教育管理模式的改革,因此高校檔案電子化學(xué)籍管理是學(xué)校學(xué)籍管理的一次重大改革。
1.2學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)軟件參差不齊
一些高校的學(xué)籍檔案管理僅使用單機(jī)版的管理系統(tǒng),一些高校的學(xué)籍檔案管理沒有軟件系統(tǒng),僅使用Excel表格,日常資料、數(shù)據(jù)的保存靠管理人員的經(jīng)驗(yàn)和習(xí)慣進(jìn)行人工輸機(jī),無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化的歸檔要求和流程。這雖在很大程度上避免了網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn),卻造成同一檔案在高校檔案管理機(jī)構(gòu)之間的流動(dòng)很難實(shí)現(xiàn)無縫銜接。目前的軟件開發(fā)由于缺乏足夠的技術(shù)和資金支撐,尚不能同時(shí)實(shí)現(xiàn)檔案信息管理和檔案文件的快速檢索,其滯后性和不統(tǒng)一性限制了高校電子化檔案管理的發(fā)展進(jìn)程。
1.3學(xué)籍檔案管理人員的素質(zhì)偏低
高校對于學(xué)籍檔案工作的重視程度普遍不夠,從領(lǐng)導(dǎo)層、教輔人員甚至學(xué)生對檔案管理工作認(rèn)知均存在不同程度的偏差,認(rèn)為學(xué)籍檔案管理崗位是“閑職”。加上高校檔案事業(yè)基礎(chǔ)比較差,檔案管理的質(zhì)量不高,檔案管理人員的整體專業(yè)素質(zhì)不高,新鮮血液注入不足,往往依照慣例開展工作,缺乏系統(tǒng)的理論與實(shí)踐學(xué)習(xí)指導(dǎo),缺乏團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)與團(tuán)隊(duì)協(xié)作,在此情況下實(shí)施電子化檔案管理,難度相當(dāng)大。如何從繁重的日常工作中抽身系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識(shí),全面提升業(yè)務(wù)素養(yǎng)與水平,切實(shí)做好學(xué)籍檔案管理與服務(wù)工作,成為青年檔案工作者面臨的問題。
2青年應(yīng)主動(dòng)擔(dān)當(dāng)學(xué)籍檔案管理發(fā)展創(chuàng)新的重任
2.1以信息安全為重要前提
高校學(xué)籍檔案包含著校內(nèi)師生的重要信息,具有信息密集性和信息敏感性,因此高校檔案的安全性要求要遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于其他單位。在電子化檔案管理趨勢出現(xiàn)以后,高校檔案信息的安全更是成為社會(huì)關(guān)注的焦點(diǎn)。在此情形下,青年檔案工作者充分發(fā)揮自身責(zé)任擔(dān)當(dāng),促進(jìn)高校檔案管理安全。一方面,利用技術(shù)手段加強(qiáng)檔案管理的安全性,如對檔案信息的提取和修改權(quán)限進(jìn)行限制,所有操作前都要進(jìn)行身份認(rèn)證;利用密碼加密技術(shù),在計(jì)算機(jī)開機(jī)、檔案管理軟件登錄、檔案管理重要操作執(zhí)行等環(huán)節(jié)設(shè)置不同的密碼,提高密碼保護(hù)力度;養(yǎng)成隨時(shí)備份、保留操作日志、使用完設(shè)備離身前關(guān)機(jī)等良好的工作習(xí)慣,減少檔案管理的安全疏漏。另一方面,在通過班級、專業(yè)、學(xué)院收集某項(xiàng)學(xué)生信息的過程中,有可能接觸到學(xué)生信息的人應(yīng)自覺嚴(yán)格做到既不惡意提取、轉(zhuǎn)發(fā)他人的信息,也不將他人重要信息置于無保護(hù)之地,重要信息要進(jìn)行加密或者刪除處理,自覺擔(dān)當(dāng)起高校學(xué)籍檔案信息的保護(hù)責(zé)任。2.2積極引入大數(shù)據(jù)技術(shù),促進(jìn)共享
高校學(xué)籍檔案管理中,對原始文件的搜集整理和價(jià)值鑒別是一項(xiàng)繁重的工作,檔案管理對象分散在高校發(fā)展過程中的各個(gè)環(huán)節(jié),良莠不齊,一些文件信息還具有隱藏性,依靠人力進(jìn)行檔案信息搜集已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足需要。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對數(shù)據(jù)的快速處理和分析,提煉出有價(jià)值的信息,為相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)層的決策行為提供參考依據(jù)。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)處理繁雜的高校檔案文件,實(shí)現(xiàn)檔案文件的精確收錄,提高檔案搜集整理的效率。在高校內(nèi)部構(gòu)建信息數(shù)據(jù)傳輸體系,建立信息獲取通道,開放有關(guān)信息資源庫的權(quán)限,實(shí)現(xiàn)智能化全自動(dòng)信息收集,并利用大數(shù)據(jù)的信息數(shù)據(jù)分析功能,輔以檔案管理人員的精確操作,實(shí)現(xiàn)對檔案信息的精確價(jià)值鑒別,減輕檔案管理人員的負(fù)擔(dān),為下一步檔案編輯和歸類編目工作做好準(zhǔn)備。
2.3學(xué)籍檔案管理的“三化”
在專業(yè)技術(shù)方面,積極對接電子檔案管理軟件開發(fā)機(jī)構(gòu),根據(jù)高校檔案管理電子化的現(xiàn)實(shí)要求,開發(fā)檔案管理軟件,實(shí)現(xiàn)檔案信息管理和檔案文件快速檢索。對檔案管理的流程和環(huán)節(jié)進(jìn)行合理拆分,形成操作簡單、流程清晰、環(huán)節(jié)固定的軟件核心,為實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理提供技術(shù)支持。在規(guī)章制度方面,認(rèn)真貫徹《中華人民共和國檔案法》,針對高校電子化、信息化的檔案管理需求,制定出一套符合現(xiàn)實(shí)要求的學(xué)籍電子檔案管理制度、管理辦法,對檔案管理的流程、檔案的分類、檔案的編碼規(guī)則和取用制度進(jìn)行規(guī)范,使現(xiàn)實(shí)中的電子化檔案管理有據(jù)可依。最后,抓好電子化檔案管理人才培養(yǎng)的契機(jī),現(xiàn)有的檔案管理人員組建團(tuán)隊(duì),加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)協(xié)作意識(shí),利用高校自身的教育資源優(yōu)勢,深化學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理理念和技術(shù),在高校檔案管理培養(yǎng)后備軍的同時(shí),也能為社會(huì)培養(yǎng)優(yōu)質(zhì)的檔案管理人才。
結(jié)束語
綜上所述,積極融合新科技、新理念,創(chuàng)新發(fā)展檔案管理事業(yè),需要富有激情的專業(yè)檔案管理人員來應(yīng)對高校檔案管理電子化中的難題,在檔案管理發(fā)展過程中,需要發(fā)揮青年一代的能力優(yōu)勢和思維優(yōu)勢,推動(dòng)檔案管理的電子化,在“互聯(lián)網(wǎng)+”形勢下探索電子化檔案管理的新途徑和新模式,對檔案管理人員的檔案管理知識(shí)和計(jì)算機(jī)實(shí)踐能力有很高的要求。新一代青年應(yīng)勇?lián)@份發(fā)展重任,以青年的激情、夢想、活力和創(chuàng)造性,探索檔案管理創(chuàng)新突破的可能路徑。
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作者簡介:史曉紅(1963.11-),女,漢族,河南洛陽人,本科,副研究館員。研究方向:檔案管理