巧用EXCEL清查盤點(diǎn)基層檔案庫(kù)房

鄭慧

摘要：檔案庫(kù)房盤點(diǎn)工作是檔案管理業(yè)務(wù)中一項(xiàng)基礎(chǔ)又重要的工作，不僅可以清查館藏檔案數(shù)量，規(guī)范檔案管理，還可以了解館藏情況，提升檔案服務(wù)。鑒于多數(shù)基層綜合檔案館普遍存在設(shè)備落后、人員不足等問(wèn)題，而盤點(diǎn)工作又需要花費(fèi)大量時(shí)間、精力，流程煩瑣，因此作者基于現(xiàn)狀，結(jié)合實(shí)際操作，提出利用EXCEL辦公軟件補(bǔ)充檔案管理軟件的不足，以提高檔案盤點(diǎn)效率。

關(guān)鍵詞：檔案 檔案管理 庫(kù)房管理 盤點(diǎn)

檔案庫(kù)房盤點(diǎn)是指定期清點(diǎn)庫(kù)房?jī)?nèi)實(shí)體檔案數(shù)量，并與檔案管理系統(tǒng)中的電子目錄、掃描原文進(jìn)行逐一比對(duì)，檢查檔案質(zhì)量的過(guò)程。檔案庫(kù)房盤點(diǎn)工作的目的是摸清家底、糾正錯(cuò)誤、規(guī)范管理、排除隱患，然而在基層綜合檔案館，面對(duì)龐大的檔案數(shù)量，僅靠人工盤點(diǎn)檔案，耗時(shí)長(zhǎng)、效率低、錯(cuò)誤率也高。而現(xiàn)代智能化檔案庫(kù)房管理中的RFID、ZigBee等電子標(biāo)簽技術(shù)的引入，雖可以大幅度提高檔案盤點(diǎn)效率，但面對(duì)高額的前期投入成本，對(duì)于發(fā)展極不平衡的基層綜合檔案館而言，短期內(nèi)根本無(wú)法實(shí)現(xiàn)。如何尋找一種簡(jiǎn)單而又高效的檔案庫(kù)房盤點(diǎn)方法，筆者在對(duì)所在單位鯉城區(qū)檔案館2012年、2018年前后兩次庫(kù)房檔案進(jìn)行盤點(diǎn)時(shí)，發(fā)現(xiàn)靈活應(yīng)用EXCEL辦公軟件有助于庫(kù)房盤點(diǎn)，以期此做法對(duì)大家有一定的參考意義。

一、檔案庫(kù)房盤點(diǎn)工作的必要性

雖然盤點(diǎn)工作是一項(xiàng)兼具高強(qiáng)度與煩瑣性的工作，需要花費(fèi)大量的時(shí)間、精力，但通過(guò)定期開(kāi)展庫(kù)房盤點(diǎn)，我們不僅可清查檔案數(shù)量，找出“錯(cuò)位”檔案，規(guī)范檔案管理，而且可以深入了解館藏結(jié)構(gòu)，構(gòu)思館藏資源建設(shè)，探索檔案開(kāi)發(fā)方向。

（一）落實(shí)檔案實(shí)體安全的全面“體檢”

檔案安全是檔案管理工作的重中之重，無(wú)論是日常管理還是定期盤點(diǎn)，其根本目的都是保障檔案實(shí)體的安全。檔案庫(kù)房盤點(diǎn)工作不僅是對(duì)檔案實(shí)體數(shù)量、檔案目錄、檔案原文的清點(diǎn)核對(duì)，也是對(duì)庫(kù)房環(huán)境、防護(hù)運(yùn)行情況、檔案質(zhì)量情況的一次全面檢查。通過(guò)盤點(diǎn)，我們可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)實(shí)體檔案是否有蟲(chóng)蛀、霉變、破損、保管不當(dāng)、外借不歸等問(wèn)題，排除管理安全隱患，確保檔案安全管理。

（二）規(guī)范檔案排架管理的絕佳時(shí)機(jī)

近年來(lái)，隨著檔案工作現(xiàn)代化不斷推進(jìn)，基層綜合檔案館基本實(shí)現(xiàn)了目錄電子化、原文數(shù)字化。然而在這一次又一次的現(xiàn)代化過(guò)程中，檔案實(shí)體進(jìn)進(jìn)出出庫(kù)房，一次又一次被翻動(dòng)，難免存在亂放、錯(cuò)放現(xiàn)象。定期盤點(diǎn)則可以找到“錯(cuò)位的檔案”。同時(shí)隨著業(yè)務(wù)檔案的數(shù)量劇增、機(jī)構(gòu)改革的進(jìn)行，“提前進(jìn)館”的檔案數(shù)量與日俱增，基層綜合檔案館要結(jié)合盤點(diǎn)工作科學(xué)布局庫(kù)房，充分利用有限空間，避免短期內(nèi)頻繁地倒架。

（三）發(fā)現(xiàn)異常數(shù)據(jù)的高效途徑

檔案管理的最終目的是提供利用。然而在檔案分布式目錄建設(shè)、檔案原文數(shù)字化大闊步進(jìn)行時(shí)，檔案數(shù)據(jù)的正確性有待質(zhì)疑，目錄數(shù)據(jù)不完整、檔案原文張冠李戴、檔案原文缺漏等問(wèn)題在利用中仍時(shí)有發(fā)生。這些問(wèn)題在一定程度上影響了檔案利用。因此我們通過(guò)定期盤點(diǎn)，可以找出錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)、遺漏的圖片，完善基本的數(shù)據(jù)，更好地為群眾提供高效服務(wù)。

（四）熟悉館藏檔案情況的絕佳機(jī)會(huì)

檔案盤點(diǎn)工作由于工程量大，通常5年進(jìn)行一次。這對(duì)于剛?cè)肼毜男氯艘约皺n案窗口服務(wù)工作人員而言，是一次絕佳的熟悉館藏的機(jī)會(huì)。通過(guò)參與檔案庫(kù)房盤點(diǎn)工作，檔案工作者不僅能具體了解檔案的實(shí)際管理模式，更可以從盤點(diǎn)中了解館藏檔案的結(jié)構(gòu)、分布、特點(diǎn)等重要信息，對(duì)今后館藏資源建設(shè)、規(guī)范檔案管理、開(kāi)發(fā)利用檔案等都可提供一定的思路。

二、基層綜合檔案館盤點(diǎn)工作中存在的難點(diǎn)

（一）高新技術(shù)普及不到位

如果有高新技術(shù)支撐，庫(kù)房盤點(diǎn)會(huì)相對(duì)輕松愉快。比如圖書(shū)館界在較早之前就已經(jīng)開(kāi)始使用條碼技術(shù)和便攜式數(shù)據(jù)采集器進(jìn)行館藏圖書(shū)盤點(diǎn)，現(xiàn)在更是利用RFID和ZigBee技術(shù)對(duì)庫(kù)房進(jìn)行全智能管理。縱觀檔案界，雖然也有提出了智能化庫(kù)房管理，但由于前期的條碼技術(shù)不普及，要一步到位實(shí)現(xiàn)智能化庫(kù)房管理，不僅要投入高額設(shè)備經(jīng)費(fèi)，還需投入大量資金完善前期基礎(chǔ)工作，對(duì)于多數(shù)經(jīng)費(fèi)捉襟見(jiàn)肘的基層綜合檔案館而言，很難實(shí)現(xiàn)。

（二）現(xiàn)有軟件落后

相對(duì)于先進(jìn)的智能庫(kù)房管理暫不可及，基層綜合檔案館現(xiàn)行使用的檔案管理軟件所具有的盤點(diǎn)功能模塊也相對(duì)不夠完善，沒(méi)有獨(dú)立的數(shù)據(jù)核查模塊。比如多數(shù)基層綜合檔案館檔案管理軟件在目錄管理方面沒(méi)有辦法自動(dòng)實(shí)現(xiàn)完整性、準(zhǔn)確性糾錯(cuò)；原文數(shù)據(jù)管理方面無(wú)法自動(dòng)檢出漏掛接、錯(cuò)掛接的原文。現(xiàn)有糾錯(cuò)模式仍需要人工在盤點(diǎn)時(shí)將檔案實(shí)體與目錄、原文一一比對(duì)，耗工耗時(shí)，還容易有遺漏。

（三）工作人員不足

基層綜合檔案館普遍存在人員不足的問(wèn)題，不只是一人要身兼數(shù)職，有時(shí)還經(jīng)常被抽調(diào)到其他部門完成臨時(shí)性的工作，因此要想利用較短的時(shí)間進(jìn)行集中盤點(diǎn)存在困難。在實(shí)際操作中，檔案業(yè)務(wù)人員、非業(yè)務(wù)人員都要參與盤點(diǎn)工作，但由于對(duì)檔案業(yè)務(wù)的熟悉程度不一，部分人員難免只是簡(jiǎn)單清點(diǎn)數(shù)量而已，很難發(fā)現(xiàn)盤點(diǎn)中的問(wèn)題所在。

三、靈活應(yīng)用EXCEL進(jìn)行檔案庫(kù)房盤點(diǎn)

雖然對(duì)于基層綜合檔案館而言，智能現(xiàn)代化的檔案盤點(diǎn)暫時(shí)無(wú)法實(shí)現(xiàn)，完善的館藏檔案管理系統(tǒng)也一時(shí)無(wú)法跟上，但筆者在長(zhǎng)期的檔案管理實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)，合理使用EXCEL可以有效補(bǔ)充檔案管理軟件的不足，讓檔案盤點(diǎn)操作更加高效、便捷。

（一）利用EXCEL建立各全宗臺(tái)賬

建立各全宗的詳細(xì)臺(tái)賬，看似一件煩瑣的事情，但其實(shí)詳細(xì)的基礎(chǔ)表格數(shù)據(jù)才是盤點(diǎn)的開(kāi)始。一旦建立起各全宗詳細(xì)臺(tái)賬，并及時(shí)更新，今后無(wú)論是進(jìn)行大型盤點(diǎn)，還是平時(shí)數(shù)據(jù)查考統(tǒng)計(jì)，都能輕而易舉地從中快速找到想要的信息。以筆者所在檔案館館藏0023鯉城區(qū)民政局全宗為例（見(jiàn)圖1），應(yīng)用EXCEL建立各全宗臺(tái)賬時(shí)，要盡量詳細(xì)，不僅要建立文書(shū)檔案、專業(yè)檔案、實(shí)物檔案等各門類檔案的詳細(xì)表單，同時(shí)每個(gè)門類的檔案信息表也要盡量羅列清楚。如文書(shū)檔案要羅列年度、目錄號(hào)、期限、起止卷號(hào)、檔案數(shù)量、特殊情況備注字段；婚姻檔案要羅列年度、目錄號(hào)、類別、數(shù)量、來(lái)源、備注字段等。這樣建立起來(lái)的全宗臺(tái)賬一目了然，可以有效補(bǔ)充基層檔案管理軟件在盤點(diǎn)、統(tǒng)計(jì)等功能方面的不足。今后再次開(kāi)展盤點(diǎn)工作時(shí)，只要打印全宗臺(tái)賬表單，照表逐一核對(duì)即可，對(duì)盤點(diǎn)中有疑問(wèn)的地方先確認(rèn)表中是否已記錄在案，避免浪費(fèi)時(shí)間再考究一遍。而且細(xì)化的全宗臺(tái)賬有利于將盤點(diǎn)工作化整為零，按人包干幾個(gè)全宗，自由支配時(shí)間逐個(gè)盤點(diǎn)，可有效解決基層綜合檔案館工作人員不足的難題。

（二）利用EXCEL更新架標(biāo)

無(wú)論是新進(jìn)館檔案上架還是盤點(diǎn)中檔案重新排架，都需要重新登記架標(biāo)，打印標(biāo)簽。此時(shí)利用EXCEL登記檔案排架情況，再利用WORD的標(biāo)簽批量打印功能，架標(biāo)的更新工作就會(huì)變得輕松、簡(jiǎn)單。

1.利用EXCEL登記需打印的架標(biāo)情況（見(jiàn)圖2）。

2.結(jié)合應(yīng)用WORD“郵件合并”功能，批量打印標(biāo)簽。在Word中制作架標(biāo)模板，對(duì)標(biāo)簽尺寸排版，使用“郵件合并”功能中的數(shù)據(jù)鏈接，提取“架標(biāo)登記表”中的數(shù)據(jù)，批量打印標(biāo)簽。具體步驟如下：打開(kāi)Word文件[工具欄]—[信函與郵件]—[顯示郵件合并工具欄]—設(shè)置文檔類型工具—自定義標(biāo)簽—新建標(biāo)簽，在出現(xiàn)標(biāo)簽選項(xiàng)窗體中自定義標(biāo)簽尺寸。

（三）利用EXCEL部署檔案排架預(yù)留空間

庫(kù)房盤點(diǎn)一般不可避免要調(diào)整檔案的排架位置，如果只是局部調(diào)整排架比較容易，但如果遇到大面積倒架，就要重新布局庫(kù)房各全宗排架。重新布局庫(kù)房排架則要考慮全面，既要預(yù)留足夠大的位置給各全宗，又要合理、不浪費(fèi)空間。因此利用EXCEL表格的數(shù)據(jù)計(jì)算、統(tǒng)計(jì)功能，根據(jù)近5年接收檔案情況，預(yù)測(cè)未來(lái)10年或者20年各全宗進(jìn)館檔案數(shù)量，可較好地設(shè)計(jì)出庫(kù)房排架布局。如圖3所示，筆者所在單位2012年庫(kù)房盤點(diǎn)重新排架時(shí)設(shè)計(jì)的庫(kù)房排架布局，雖然后來(lái)經(jīng)歷了2次到期檔案大移交、3次機(jī)構(gòu)改革部分單位檔案提前移交，也基本實(shí)現(xiàn)了10年不倒架。

（四）利用EXCEL做好盤點(diǎn)工作的問(wèn)題登記

盤點(diǎn)工作不僅僅涉及前期的實(shí)體盤點(diǎn)、數(shù)據(jù)比對(duì)、質(zhì)量檢查，更涉及發(fā)現(xiàn)問(wèn)題后的問(wèn)題整改落實(shí)。盤點(diǎn)工作中發(fā)現(xiàn)的一部分問(wèn)題可以當(dāng)場(chǎng)解決，但更多時(shí)候有些問(wèn)題短期內(nèi)無(wú)法馬上解決，需要登記問(wèn)題情況并反饋給相關(guān)部門，如目錄著錄、檔案原文漏掃描等。此時(shí)利用EXCEL表格對(duì)盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)需整改的問(wèn)題進(jìn)行逐一登記，就可避免遺忘，也可及時(shí)根據(jù)表格跟蹤整改落實(shí)完成情況。

總之，檔案庫(kù)房盤點(diǎn)工作雖然耗時(shí)耗力，但它是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作。相信隨著檔案管理軟件的不斷完善、智能檔案管理的慢慢普及，在不久的將來(lái)，各基層綜合檔案館也一定能應(yīng)用先進(jìn)的電子標(biāo)簽技術(shù)進(jìn)行智能庫(kù)房管理，讓檔案清點(diǎn)工作有條不紊地輕松進(jìn)行。

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作者單位：泉州市鯉城區(qū)檔案館