國(guó)有企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量檔案管理的創(chuàng)新

董娟

摘 要：加強(qiáng)企業(yè)的產(chǎn)品質(zhì)量檔案管理不僅能為企業(yè)生產(chǎn)提供依據(jù)，還能為各級(jí)政府機(jī)關(guān)檢查企業(yè)在制造和設(shè)計(jì)過(guò)程中是否符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定，質(zhì)量是否達(dá)到國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)等方面提供數(shù)據(jù)支撐。目前國(guó)有企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量檔案歸檔、整理和保管等方面有缺陷。例如，沒(méi)有采用先進(jìn)的管理理念、管理工具等，管理人員綜合素質(zhì)有待提升，存放檔案的工作場(chǎng)所有安全隱患。所以，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)檔案管理信息化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，提升檔案管理人員綜合素質(zhì)，重視檔案的安全管理工作。

關(guān)鍵詞：企業(yè);產(chǎn)品質(zhì)量檔案;創(chuàng)新

企業(yè)的產(chǎn)品質(zhì)量檔案是指產(chǎn)品在研制、生產(chǎn)、檢驗(yàn)、試驗(yàn)、計(jì)量、測(cè)試、理化試驗(yàn)、使用、服務(wù)全過(guò)程形成的反映產(chǎn)品質(zhì)量的各種文件、原始記錄、報(bào)告、合格證書(shū)、聲像資料等真實(shí)記錄。它不僅能為企業(yè)生產(chǎn)提供依據(jù)，還能為各級(jí)政府機(jī)關(guān)檢查提供數(shù)據(jù)支撐。因此，加強(qiáng)企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量檔案管理是非常重要的。但是，在實(shí)際工作中有些企業(yè)沒(méi)有規(guī)章制度或是沒(méi)有嚴(yán)格執(zhí)行制度，有些檔案員的素質(zhì)低下，現(xiàn)代化的工具利用程度不高，造成了管理水平的低下。

一、提高產(chǎn)品質(zhì)量檔案的管理水平對(duì)企業(yè)的影響

對(duì)產(chǎn)品生產(chǎn)過(guò)程中產(chǎn)生的各種資料進(jìn)行管理也是企業(yè)管理的一個(gè)方面，其過(guò)程有檢查、整理、歸類、裝訂、保存、使用、銷毀幾個(gè)方面。在現(xiàn)代社會(huì)中，提高產(chǎn)品質(zhì)量檔案的管理水平，對(duì)企業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展都具有重要作用。

1.為企業(yè)迎接上級(jí)國(guó)家機(jī)關(guān)的審查提供依據(jù)

企業(yè)生產(chǎn)過(guò)程中產(chǎn)生的各種原始資料能夠詳細(xì)記錄產(chǎn)品的生產(chǎn)情況。全面收集和整理這些資料，可以作為生產(chǎn)評(píng)估的依據(jù)。此外，通過(guò)查閱這些資料能夠了解生產(chǎn)情況，提高和改進(jìn)不足之處。

2.為企業(yè)改革和發(fā)展提供支撐

對(duì)生產(chǎn)的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行研究和分析不足之處，如原材料的采購(gòu)、半成品的加工工藝、焊接方法、設(shè)計(jì)工藝方法等，可以減少不必要的生產(chǎn)環(huán)節(jié)或是利用替代材料達(dá)到降本增效的效果，推動(dòng)企業(yè)能夠更好的發(fā)展和壯大。

3.提高產(chǎn)品質(zhì)量

對(duì)企業(yè)的產(chǎn)品在生產(chǎn)過(guò)程中產(chǎn)生的各種資料進(jìn)行檢查和分析，不僅能詳細(xì)掌握企業(yè)生產(chǎn)和制造的基本情況，同時(shí)通過(guò)與國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的對(duì)比，檢查生產(chǎn)和制造過(guò)程的不足和缺陷，學(xué)習(xí)并借鑒上級(jí)國(guó)家機(jī)關(guān)的整改意見(jiàn)，有利于提高生產(chǎn)效率和產(chǎn)品質(zhì)量。

二、檔案管理的短處

1.沒(méi)有很好地利用現(xiàn)代化的辦公工具

以往的資料管理，主要是檔案管理人員按照制度對(duì)資料進(jìn)行整理、歸檔和保管，為單位內(nèi)部和外部相關(guān)權(quán)限人員提供借閱服務(wù)。檔案管理人員的工作主要有整理、保管和銷毀幾個(gè)方面。在現(xiàn)代社會(huì)中，少數(shù)檔案管理人員還是采用人工管理的模式進(jìn)行管理，查閱效率低下，難以滿足快節(jié)奏的要求。不僅如此，因?yàn)楫a(chǎn)品質(zhì)量檔案管理信息化和標(biāo)準(zhǔn)化的缺失，沒(méi)有組建合理的歸檔、保管、借閱和銷毀系統(tǒng)，造成信息檢索的速度降低。傳統(tǒng)的查詢模式只能在紙質(zhì)檔案上人工逐條查找，不能實(shí)行高效率的電子化查詢，查詢效率低下而且容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。

2.檔案管理人員的學(xué)歷和技能要全面的大幅度提高

因?yàn)樯a(chǎn)資料的類別很多也很雜，有些資料需要進(jìn)行保密管理。因此，這就要求檔案管理人員的各方面都要提高。他們要熟練掌握各種資料的歸檔順序，按照規(guī)章制度的要求進(jìn)行歸檔、保管和銷毀，還要能夠熟練地使用各種數(shù)字化處理工具，以滿足管理要求?，F(xiàn)如今，部分大型國(guó)有企業(yè)的檔案管理人員能夠滿足以上要求，大多數(shù)的企業(yè)的資料管理沒(méi)有進(jìn)行系統(tǒng)的管理。

3.產(chǎn)品質(zhì)量檔案的安全管理意識(shí)淡漠

現(xiàn)有的產(chǎn)品質(zhì)量檔案以紙質(zhì)為主，為確保檔案資料安全，《檔案法》要求對(duì)存放檔案的庫(kù)房的溫濕度進(jìn)行控制，做好防潮、防霉、防蟲(chóng)、防塵、防有害氣體、防光、防盜、防磁等工作，檔案庫(kù)房與辦公室和閱覽室分開(kāi)。但是，我們現(xiàn)有存放檔案的庫(kù)房面積小，沒(méi)有辦法單獨(dú)分割出辦公室和閱覽室，造成人員與檔案同處一室的情況。同時(shí)，我們也沒(méi)有配備相應(yīng)的檔案防護(hù)設(shè)施設(shè)備，如消防器材、防蟲(chóng)劑、防蟲(chóng)紗窗、溫濕度計(jì)等。如果一旦有突發(fā)性情況危害文件安全時(shí)，我們沒(méi)有防護(hù)措施可以保護(hù)文件不受損壞。

三、國(guó)有企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量檔案管理的創(chuàng)新策略

為改進(jìn)企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量檔案管理的不足，順應(yīng)時(shí)代的要求，應(yīng)學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念，提高管理效率，提升檔案的利用率和保存期限。企業(yè)有必要采取以下措施加強(qiáng)產(chǎn)品質(zhì)量檔案管理。

1.全面構(gòu)建產(chǎn)品質(zhì)量檔案管理信息化和標(biāo)準(zhǔn)化

檔案員要積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的工作方法，同時(shí)要經(jīng)常宣傳檔案管理的重要性，強(qiáng)調(diào)產(chǎn)品質(zhì)量檔案的利用價(jià)值，提高對(duì)檔案的利用程度，讓產(chǎn)品質(zhì)量檔案更為有效地發(fā)揮作用。

我們要對(duì)檔案進(jìn)行掃描后以圖片的形式進(jìn)行存檔，從一定程度上可以高效的查閱資料，不用翻閱紙質(zhì)檔案，提高了資料保護(hù)的程度，減少查找的時(shí)間，提高了工作的效率。

由于企業(yè)對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量檔案具有保密性要求，只能在一定范圍內(nèi)開(kāi)放。因此，我們要采用保密性能更高的檔案管理系統(tǒng)，通過(guò)對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)設(shè)置密碼，嚴(yán)格控制檔案的查找權(quán)限，防止非檔案管理人員隨意對(duì)檔案進(jìn)行瀏覽和下載。這一環(huán)節(jié)的設(shè)置，使檔案管理工作具有較高的安全性、機(jī)密性、穩(wěn)定性。

2.招聘專業(yè)對(duì)口的、高學(xué)歷的管理人員

首先，招聘專業(yè)對(duì)口人員，對(duì)學(xué)歷和工作經(jīng)驗(yàn)也要有要求。通過(guò)開(kāi)展公開(kāi)招聘的方式，采用筆試和實(shí)際操作的形式選擇適合企業(yè)發(fā)展的人才。其次，經(jīng)常在單位內(nèi)部或與兄弟單位開(kāi)展技能大比武比賽，提高技能。

3.加強(qiáng)安全管理意識(shí)

增強(qiáng)檔案管理安全意識(shí)，將安全管理擺在突出位置，防止安全事故發(fā)生。要建立完善的檔案安全管理規(guī)章制度，要做到以下幾點(diǎn)。

（1）基本要求

一是檔案庫(kù)房應(yīng)與辦公室和閱覽室分開(kāi)，任何人未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。

二是檔案庫(kù)房管理應(yīng)貫徹“以防為主，防治結(jié)合”的原則，切實(shí)做好防火、防盜、防潮、防高溫、防塵、防有害氣體、防有害生物、防磁等工作。

三是存放資料的區(qū)域應(yīng)配備必要的檔案防護(hù)設(shè)施設(shè)備，使庫(kù)房達(dá)到溫度濕度適宜、清潔衛(wèi)生，使檔案能夠長(zhǎng)期保存在良好的環(huán)境中，最大限度的延長(zhǎng)其壽命。

四是檔案庫(kù)房要有專人負(fù)責(zé)，非檔案人員不得進(jìn)入。

五是檔案庫(kù)房要有柜架位置平面示意圖，庫(kù)房排架應(yīng)整齊有序，標(biāo)識(shí)清晰準(zhǔn)確，任何人不得擅自改變檔案存放位置。

六是檔案庫(kù)房不得存放與檔案無(wú)關(guān)的物品。

（2）控制溫濕度、防潮、防霉

檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)有溫濕度計(jì)，一般情況下應(yīng)配備溫度升降設(shè)備和除濕增濕設(shè)備。檔案庫(kù)房溫度應(yīng)控制在14℃～24℃，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45℅～60℅。

檔案庫(kù)房溫濕度每天測(cè)量?jī)纱危芾砣藛T要根據(jù)變化情況隨時(shí)調(diào)節(jié)庫(kù)房溫濕度，并填寫(xiě)“溫濕度記錄表”。

（3）防蟲(chóng)、防有害生物

第一，庫(kù)房應(yīng)有防蟲(chóng)紗窗等防蟲(chóng)設(shè)施。調(diào)卷完畢后要及時(shí)關(guān)閉柜門(mén)。

第二，庫(kù)房要干凈整潔，不得存放雜物、食品、衣物等個(gè)人用品，不得養(yǎng)殖花草。

第三，新接收的檔案及裝具在入庫(kù)前應(yīng)進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)蟲(chóng)霉現(xiàn)象和食物殘?jiān)?，要進(jìn)行消毒除蟲(chóng)和清理后方可入庫(kù)。

第四，每星期應(yīng)在有人值班守護(hù)的情況下對(duì)整個(gè)庫(kù)房進(jìn)行一次滅菌消毒。沒(méi)有滅菌消毒設(shè)施時(shí)，檔案柜內(nèi)要放足防蟲(chóng)劑。

第五，墻體及上下樓板不得有孔洞。管道周圍的空隙應(yīng)該進(jìn)行封堵。

（4）防塵、防有害氣體

檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)在遠(yuǎn)離有污染源的地方;檔案庫(kù)房應(yīng)有密封設(shè)施，門(mén)窗不得隨意打開(kāi)，防止灰塵和有害氣體侵入，對(duì)新進(jìn)庫(kù)的檔案要進(jìn)行除塵;對(duì)檔案庫(kù)房要按時(shí)清掃除塵，保持清潔。除塵時(shí)，要符合6S管理要求。

（5）防光

檔案庫(kù)房設(shè)置窗戶時(shí)，應(yīng)盡可能避開(kāi)陽(yáng)光照射。庫(kù)房窗戶應(yīng)有窗簾遮光，窗簾不得隨意拉開(kāi)，檔案在任何情況下均不得受陽(yáng)光直接照射。檔案在整理、利用過(guò)程中應(yīng)盡量避開(kāi)陽(yáng)光和紫外線照射。

（6）防火、防盜、防丟失

庫(kù)房或其附近必須配備適用檔案資料的消防設(shè)施或器材，并要定期檢查、更換;庫(kù)房電源線路要安全可靠，定期檢查，嚴(yán)禁有明火裝置和存放易燃易爆物品;庫(kù)房門(mén)窗要結(jié)實(shí)牢固。房門(mén)一般應(yīng)為防盜門(mén)，窗戶要有防護(hù)欄。門(mén)窗和借閱窗口要有視頻監(jiān)控、防盜報(bào)警等技防措施;庫(kù)房裝修材料、檔案裝具應(yīng)盡可能采用阻燃產(chǎn)品;庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁煙火。庫(kù)房?jī)?nèi)必須進(jìn)行高溫施工作業(yè)時(shí)，施工人員必須采取安全防護(hù)措施，檔案庫(kù)房管理人員必須將檔案盒柜架移離作業(yè)區(qū)并在作業(yè)現(xiàn)場(chǎng)值班守護(hù);管理人員下班時(shí)要檢查并鎖好門(mén)窗。臨時(shí)離開(kāi)庫(kù)房時(shí)必須鎖門(mén)。庫(kù)房鑰匙應(yīng)存放在保密柜中，不得帶出單位。未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意，不得復(fù)制鑰匙或?qū)㈣€匙轉(zhuǎn)借他人。鑰匙丟失時(shí)，應(yīng)立即報(bào)告單位領(lǐng)導(dǎo)，盡快更換鎖具，原鎖具不得繼續(xù)使用;檔案歸位時(shí)應(yīng)仔細(xì)檢查柜架和裝具標(biāo)識(shí)，防止放錯(cuò)位置造成假遺失。

（7）防磁

一是聲像檔案、機(jī)讀檔案要放在遠(yuǎn)離磁場(chǎng)的專柜中。二是帶有磁場(chǎng)的物品嚴(yán)禁帶入聲像檔案庫(kù)房。

（8）防失泄密

第一，嚴(yán)格遵守保密制度和檔案利用制度，不得談?wù)撁孛芎凸炯夹g(shù)訣竅，非工作需要不得翻閱檔案內(nèi)容。

第二，遇有學(xué)習(xí)參觀的人員進(jìn)入庫(kù)房，管理人員應(yīng)自始至終陪同參觀者，不得任由參觀者自行參觀。不得提供查看技術(shù)保護(hù)級(jí)文件和密級(jí)文件。對(duì)參觀者違反保密制度的行為應(yīng)及時(shí)制止，必要時(shí)要及時(shí)報(bào)告相關(guān)部門(mén)。嚴(yán)格登記參觀者的情況及參觀時(shí)間。

第三，進(jìn)入檔案庫(kù)房不得攜帶手機(jī)、照相機(jī)、錄像機(jī)、筆記本電腦等具有拍照、攝錄、無(wú)線發(fā)射功能的電子設(shè)備。

第四，進(jìn)出檔案庫(kù)房，必須登記或刷門(mén)禁卡。

第五，及時(shí)歸檔借閱完畢的檔案，不能無(wú)人看守不歸檔。

（9）檔案的擺設(shè)

檔案按類別順序進(jìn)行區(qū)域劃分，柜架上應(yīng)有類別標(biāo)識(shí)和序號(hào)標(biāo)識(shí)。

（10）監(jiān)督檢查

對(duì)庫(kù)藏文件要經(jīng)常檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告，并積極采取有效措施處理。發(fā)生突發(fā)性危害文件安全時(shí)，要采取積極措施保護(hù)，并及時(shí)向上級(jí)報(bào)告。庫(kù)房設(shè)備設(shè)施損壞或出現(xiàn)異常時(shí)，應(yīng)及時(shí)報(bào)告有關(guān)部門(mén)。

此外，還要組織檔案管理人員加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不定期舉辦業(yè)務(wù)技能競(jìng)賽和業(yè)務(wù)交流活動(dòng)，確保檔案管理人員認(rèn)真遵守各項(xiàng)規(guī)章制度，熟悉本職業(yè)務(wù)流程，取長(zhǎng)補(bǔ)短，從一定程度上提升檔案管理水平。

4.提高職工的檔案意識(shí)是規(guī)范檔案工作的重要一步

大部分職工對(duì)在工作過(guò)程中形成的各種資料是否歸檔還沒(méi)有意識(shí)，這從一定程度上可能會(huì)造成資料丟失的情況。完整的檔案對(duì)以后工作的開(kāi)展提供了借鑒的作用。因此，我們要不定期的宣傳檔案資料的重要性，普及歸檔范圍和要求，大家一起共同努力完善資料的整理工作。另一方面，我們也要加強(qiáng)對(duì)檔案的借閱的管理，保證資料的完整性。

對(duì)于這些問(wèn)題的出現(xiàn)，我們可以從以下兩個(gè)方面來(lái)管理。一是制定相關(guān)的制度，督促相關(guān)部門(mén)和人員將應(yīng)歸檔的各類資料及時(shí)移交給檔案管理部門(mén)，經(jīng)催促仍不歸檔的要有一定的懲罰措施，如對(duì)于在職務(wù)活動(dòng)中形成的應(yīng)該歸檔保存的文件據(jù)為己有，拒絕向檔案部門(mén)移交的，給予500元的罰款。二是對(duì)于借出的文件等資料拒絕歸還或歸還時(shí)出現(xiàn)破損甚至丟失造成泄密的，也要按照相應(yīng)的制度進(jìn)行懲罰。如借出技術(shù)文件后拒絕歸還者應(yīng)停止借閱權(quán)限，超期一天1元罰款;歸還時(shí)未能保證技術(shù)文件的完整和安全，將技術(shù)文件亂劃、涂改、撕頁(yè)、拆散、私自復(fù)制或轉(zhuǎn)借他人的，根據(jù)情節(jié)嚴(yán)重按復(fù)制價(jià)最低3倍或最高10倍給予罰款;丟失的，對(duì)責(zé)任人按文件復(fù)制價(jià)的10倍處以罰款，超出歸還期者并處超期罰款;如果丟失的文件屬于涉密文件、成果性文件和技術(shù)訣竅性文件，要查清責(zé)任，具體落實(shí)到某個(gè)人，并要根據(jù)情節(jié)的嚴(yán)重程度按照《保密法》的有關(guān)規(guī)定處理，必要時(shí)要追究其法律責(zé)任。通過(guò)這些方法，可以保證資料的完整性和安全性。

5.對(duì)各種檔案資料制定詳細(xì)的實(shí)施細(xì)則

制定詳細(xì)的管理制度才是有效開(kāi)展管理的第一步。應(yīng)該詳細(xì)了解《檔案法》的規(guī)定，學(xué)習(xí)兄弟單位的規(guī)章制度，根據(jù)本單位的實(shí)際情況制定相關(guān)的檔案管理規(guī)章制度，使檔案管理有章可循，有序開(kāi)展。按照檔案的管理、使用和歸檔類別三個(gè)方面，我們應(yīng)該制定以下制度。

一是檔案管理方面的制度。檔案庫(kù)房管理制度、檔案整理與立卷管理制度、檔案資料統(tǒng)計(jì)管理制度、檔案利用管理制度、檔案鑒定銷毀管理制度、檔案管理工作管理制度、檔案分類編號(hào)管理制度、技術(shù)文件管理制度等。

二是檔案使用方面的制度。技術(shù)文件打印、復(fù)制、分發(fā)、銷毀管理制度，技術(shù)文件利用管理制度等。

三是不同類別檔案的管理制度。經(jīng)營(yíng)檔案管理制度、會(huì)計(jì)檔案管理制度、科技文獻(xiàn)管理制度、特殊載體檔案管理制度、紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理制度、審計(jì)檔案管理制度、文書(shū)檔案管理制度、設(shè)備儀器檔案管理制度、基本建設(shè)工程檔案管理制度、底圖管理制度、質(zhì)量檔案管理制度、研試文件管理制度、科研檔案管理制度等。

對(duì)生產(chǎn)過(guò)程中產(chǎn)生的各種資料的管理是國(guó)有企業(yè)的另一方面的管理工作，它對(duì)提高生產(chǎn)效率和提升產(chǎn)品質(zhì)量具有重要作用。我們應(yīng)該清醒的認(rèn)識(shí)每一環(huán)節(jié)的缺點(diǎn)，按照上級(jí)機(jī)關(guān)的要求，采用先進(jìn)的管理理念、制定相應(yīng)的制度、招聘高水平的管理人才等手段，為企業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展提供有利條件。

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（作者單位：西安航天華威化工生物工程有限公司）