數(shù)字信息化管理系統(tǒng)是高校圖書(shū)館的發(fā)展趨勢(shì)

強(qiáng)晟 陳永志

摘 要：隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科技的進(jìn)步，現(xiàn)代高科技逐漸融入到人們的日常生活中。在高科技社會(huì)，信息文化的收集和整理越來(lái)越重要，網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化正在慢慢取代紙質(zhì)的文獻(xiàn)資料。圖書(shū)館資源信息化便于用戶對(duì)圖書(shū)資源的檢索和獲取。在日常教學(xué)和科研活動(dòng)中，圖書(shū)資源數(shù)字信息化使得這些活動(dòng)更加廣泛和便捷，同時(shí)便于人與人之間的交流溝通。圖書(shū)館文獻(xiàn)資源信息化成為圖書(shū)館管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。

關(guān)鍵詞：管理系統(tǒng);圖書(shū)館;數(shù)字信息化

中圖分類號(hào)：G250? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A? ? ? ?文章編號(hào)：1673-291X（2021）02-0147-03

一、不斷發(fā)展完善圖書(shū)館數(shù)字信息管理系統(tǒng)的現(xiàn)實(shí)意義

如今，圖書(shū)館為越來(lái)越多的讀者提供閱讀服務(wù)，讀者對(duì)圖書(shū)館的服務(wù)需求也在不斷增加，現(xiàn)有的圖書(shū)館管理系統(tǒng)已不能滿足讀者的服務(wù)需求。因此，圖書(shū)館管理系統(tǒng)要不斷發(fā)展完善，以順應(yīng)時(shí)代發(fā)展和讀者需要。例如，大型圖書(shū)館的服務(wù)設(shè)施要增加讀者對(duì)所借閱書(shū)籍的評(píng)論功能、提前預(yù)訂需要借閱的書(shū)籍、顯示借閱書(shū)籍的簡(jiǎn)介內(nèi)容等功能。這些貼合讀者需要的服務(wù)可以更好地為讀者提供閱讀體驗(yàn)并為讀者提供更多圖書(shū)信息，從而使讀者更容易獲得圖書(shū)館所提供的閱讀服務(wù)。目前，隨著計(jì)算機(jī)互聯(lián)技術(shù)的空前發(fā)展和移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用的廣泛普及，傳統(tǒng)的生產(chǎn)生活方式對(duì)信息技術(shù)的依賴程度更深，人們?cè)谶\(yùn)用新技術(shù)改善日常辦公環(huán)境、簡(jiǎn)化操作流程、提升工作效率和降低人工成本等方面的訴求顯得更為迫切。

傳統(tǒng)的圖書(shū)館人工管理方式已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)代讀者對(duì)于書(shū)籍信息所需要的服務(wù)需求。時(shí)代在不斷發(fā)展，科學(xué)技術(shù)日新月異，數(shù)字信息化的圖書(shū)管理系統(tǒng)已經(jīng)成為一種時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。數(shù)字信息化的管理可以極大提升圖書(shū)館的閱讀環(huán)境，自動(dòng)借閱圖書(shū)和移動(dòng)客戶端的便捷查詢功能都極大提高了圖書(shū)使用效率，降低了圖書(shū)館的運(yùn)營(yíng)成本。科技的變化對(duì)所有人的影響都是顯而易見(jiàn)的。海量的信息內(nèi)容每天都在呈指數(shù)級(jí)數(shù)量增長(zhǎng)，許多資料不再需要去圖書(shū)館進(jìn)行查閱，人們只需要通過(guò)移動(dòng)設(shè)備即可獲取大量信息內(nèi)容。信息技術(shù)的發(fā)展改變?nèi)藗兊纳娣绞?，太多的行業(yè)在新的信息時(shí)代都面臨著不斷出現(xiàn)的機(jī)遇與的挑戰(zhàn)，為了生存必須考慮轉(zhuǎn)型。根據(jù)調(diào)查的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，一年中產(chǎn)生的電子閱讀或數(shù)字信息量是所有現(xiàn)有紙質(zhì)閱讀量的數(shù)百萬(wàn)倍。數(shù)字信息由于易于創(chuàng)建而迅速占領(lǐng)了人們所需的信息源，大家不再依賴紙質(zhì)雜志和書(shū)籍來(lái)獲取所需內(nèi)容信息，而是從網(wǎng)絡(luò)上瀏覽或下載所需的信息。在這種情況下，數(shù)字信息化管理系統(tǒng)對(duì)于圖書(shū)館來(lái)說(shuō)就更顯得極其重要。

二、數(shù)字信息化管理系統(tǒng)所能提供的基本信息服務(wù)

在管理信息系統(tǒng)基本概念中，提供信息服務(wù)指的是采集、存儲(chǔ)、加工、傳播、使用和反饋數(shù)據(jù)，并把數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變?yōu)橛袃r(jià)值的信息。以圖書(shū)館管理信息系統(tǒng)為例，采集數(shù)據(jù)指的是把未辦理的讀者信息比如姓名、證件號(hào)碼、欠款情況等，以及進(jìn)入系統(tǒng)的圖書(shū)信息比如書(shū)名、作者、出版社、序列號(hào)等，以及借還書(shū)信息等輸入到圖書(shū)館管理信息系統(tǒng)中。存儲(chǔ)數(shù)據(jù)指的是把讀者信息保存在讀者數(shù)據(jù)庫(kù)中，圖書(shū)信息保存在圖書(shū)數(shù)據(jù)庫(kù)中，借還信息保存在借還記錄數(shù)據(jù)庫(kù)中。加工數(shù)據(jù)指的是分析統(tǒng)計(jì)輸入的信息，按照分類條目進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并且將統(tǒng)計(jì)結(jié)果輔以各種圖表顯示，常見(jiàn)的有圖書(shū)出入庫(kù)明細(xì)、讀者借閱歷史記錄一覽表等圖表。傳播數(shù)據(jù)指的是將圖表傳遞給讀者以及圖書(shū)管理員。反饋數(shù)據(jù)指的是圖書(shū)借出或者還回時(shí)圖書(shū)管理員或者自助借還書(shū)機(jī)器讀取圖書(shū)扉頁(yè)上的條形碼，從而讀取書(shū)籍的借還信息并且由圖書(shū)管理員或者自助借還書(shū)機(jī)器重新計(jì)算出新的圖書(shū)借還信息以及讀者卡內(nèi)借閱、余額等情況，并將其寫入圖書(shū)信息數(shù)據(jù)庫(kù)、讀者信息數(shù)據(jù)庫(kù)中的指定信息塊并更新其記錄。圖書(shū)館管理信息系統(tǒng)還能將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變?yōu)橛袃r(jià)值的信息，即將采集到的圖書(shū)和讀者的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)通過(guò)分析整合圖書(shū)借閱歸還情況以產(chǎn)生價(jià)值性，提供準(zhǔn)確及時(shí)的圖書(shū)當(dāng)前狀況信息、讀者借閱情況信息等。

三、數(shù)字信息化管理系統(tǒng)典型的功能及其對(duì)應(yīng)的操作、組成要素

圖書(shū)館管理信息系統(tǒng)中最典型的功能就是借還書(shū)管理功能，可將借還書(shū)管理功能詳細(xì)分為借書(shū)、還書(shū)、交費(fèi)三個(gè)步驟。首先，由讀者在管理員或者自助機(jī)處辦理借閱服務(wù)。這時(shí)圖書(shū)管理系統(tǒng)將檢查讀者所注冊(cè)的個(gè)人信息內(nèi)容，自動(dòng)審核讀者對(duì)所需借閱圖書(shū)是否有權(quán)限借閱。如果讀者存在權(quán)限不足或者是所借圖書(shū)達(dá)到數(shù)量上限，圖書(shū)管理系統(tǒng)將拒絕讀者所提交的借閱申請(qǐng)。如果讀者擁有借閱授權(quán)，則圖書(shū)管理員或圖書(shū)自助設(shè)備將在讀者所查閱圖書(shū)的信息表中顯示讀者請(qǐng)求借閱的“查找書(shū)”信息。如果圖書(shū)顯示可以借閱，系統(tǒng)將為讀者發(fā)出借閱通知，待讀者領(lǐng)取到書(shū)后系統(tǒng)將圖書(shū)信息保存在讀者管理項(xiàng)目中，并在查閱項(xiàng)中顯示已被借閱。如果是預(yù)訂或本身為不允許外借的圖書(shū)等原因不可借，則系統(tǒng)會(huì)發(fā)出拒絕申請(qǐng)表。其流程如圖1所示。

當(dāng)讀者歸還圖書(shū)時(shí)，提交還書(shū)申請(qǐng)，由管理員或者自助機(jī)進(jìn)行審核。若因歸還圖書(shū)不是本圖書(shū)館內(nèi)書(shū)籍等原因不符合，則系統(tǒng)發(fā)出拒絕申請(qǐng)單;若符合，則修改圖書(shū)信息表和讀者的圖書(shū)借閱信息表及讀者信息表。同時(shí)，管理員會(huì)審核借閱是否超期、圖書(shū)是否損壞，若已超期或損壞，則按照規(guī)定對(duì)該讀者進(jìn)行罰款處罰，從讀者信息表中的“金額”項(xiàng)中減去罰款數(shù)額并發(fā)出罰款單。其流程如圖2所示。

讀者歸還圖書(shū)時(shí)，圖書(shū)管理員根據(jù)讀者信息和所借閱圖書(shū)的署名編號(hào)進(jìn)行審核，信息審核一致后，將圖書(shū)歸檔并在管理系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行歸還圖書(shū)提交。此流程比較簡(jiǎn)單，因此不繪制流程圖。

該系統(tǒng)的組成要素可分為計(jì)算機(jī)硬件、軟件、數(shù)據(jù)、操作流程和操作人員。具體來(lái)說(shuō)，硬件就是圖書(shū)館內(nèi)的自助機(jī)和管理員所使用的計(jì)算機(jī)及標(biāo)簽條形碼讀寫器，軟件則是圖書(shū)管理平臺(tái)、讀者管理平臺(tái)、操作系統(tǒng)、瀏覽器，數(shù)據(jù)則是圖書(shū)信息數(shù)據(jù)庫(kù)、讀者信息數(shù)據(jù)庫(kù)里的信息，操作人員是圖書(shū)管理人員。

四、數(shù)字信息化管理系統(tǒng)對(duì)于其它所在組織的戰(zhàn)略意義

數(shù)字信息化管理信息系統(tǒng)是以全局最優(yōu)為目標(biāo)而建立的，是組織進(jìn)行戰(zhàn)略決策的重要工具。圖書(shū)館管理信息系統(tǒng)則是為了圖書(shū)館的戰(zhàn)略目標(biāo)服務(wù)的。圖書(shū)館管理信息系統(tǒng)在圖書(shū)館的戰(zhàn)略意義從對(duì)管理職能的支持上可分為以下四點(diǎn)。第一，對(duì)計(jì)劃職能的支持。圖書(shū)館管理信息系統(tǒng)可以進(jìn)行大量的計(jì)算工作，制訂行動(dòng)方案以及各種計(jì)劃。實(shí)現(xiàn)從計(jì)劃數(shù)據(jù)的存取、統(tǒng)計(jì)分析再到預(yù)測(cè)、反復(fù)試算和優(yōu)化。第二，對(duì)組織職能的支持?？梢灾匦路止D書(shū)館的工作，重新組織工作流程，省去許多煩瑣的步驟，并且使得圖書(shū)館結(jié)構(gòu)向扁平化方向發(fā)展。另外，圖書(shū)館的經(jīng)營(yíng)也不再受地理位置的限制，網(wǎng)上系統(tǒng)可以在全世界范圍內(nèi)運(yùn)行，重新定義組織邊界。第三，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)職能的支持?？梢约訌?qiáng)作息溝通，掌握內(nèi)外動(dòng)態(tài)，從而及時(shí)處理、解決問(wèn)題。第四，對(duì)控制職能的支持。實(shí)現(xiàn)行為控制、人員要素控制、質(zhì)量控制等職能，隨時(shí)反映管理運(yùn)行動(dòng)態(tài)的系統(tǒng)監(jiān)測(cè)信息和調(diào)控所必要的反饋信息。

五、圖書(shū)館管理信息系統(tǒng)對(duì)圖書(shū)館的戰(zhàn)略意義

圖書(shū)館管理信息系統(tǒng)對(duì)圖書(shū)館的戰(zhàn)略意義從運(yùn)營(yíng)管理角度在于以下四點(diǎn)。

第一，可以提高圖書(shū)館的工作效率。管理信息系統(tǒng)不僅可以減少管理人員操作管理所耗費(fèi)的精力，還可以避免管理人員出現(xiàn)盲目操作或錯(cuò)誤，提高圖書(shū)管理服務(wù)質(zhì)量。

第二，可以提升網(wǎng)絡(luò)信息資源的利用效率。基于計(jì)算機(jī)軟硬件而建立的管理信息系統(tǒng)可以快速對(duì)信息進(jìn)行分類、標(biāo)注和索引，為網(wǎng)上圖書(shū)館的建立奠定基礎(chǔ)，將數(shù)字信息在第一時(shí)間傳達(dá)給讀者。

第三，可以提升圖書(shū)管理人員的綜合素質(zhì)和技能。信息技術(shù)的應(yīng)用促使圖書(shū)管理人員不斷提升自己業(yè)務(wù)能力，培養(yǎng)快速準(zhǔn)確進(jìn)行信息檢索處理等工作。

第四，有利于實(shí)現(xiàn)圖書(shū)館服務(wù)的多元化、綜合化。圖書(shū)館管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用以計(jì)算機(jī)技術(shù)為支撐可以使圖書(shū)館的服務(wù)工作不斷增多，如提供多媒體閱覽、網(wǎng)上檢索等多樣化的服務(wù)。用戶隨時(shí)通過(guò)移動(dòng)設(shè)備登錄網(wǎng)站瀏覽信息，使用檢索系統(tǒng)獲取所需的資源，同時(shí)接收諸如文檔，數(shù)據(jù)和圖像之類的資源?？傮w而言，圖書(shū)館管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用對(duì)改革傳統(tǒng)圖書(shū)管理模式，改善服務(wù)功能，提高管理效率具有積極的戰(zhàn)略意義。

六、結(jié)論

高校圖書(shū)館是為全校師生提供圖書(shū)閱讀服務(wù)的，數(shù)字信息管理系統(tǒng)是其服務(wù)的核心工具，在為讀者提供服務(wù)的過(guò)程中有許多問(wèn)題和情況需要調(diào)查研究和不斷完善。無(wú)論高校圖書(shū)館如何發(fā)展都要更加關(guān)注讀者的需求，并且所有管理措施都必須根據(jù)讀者的需求量身定制。圖書(shū)館管理系統(tǒng)只是圖書(shū)館發(fā)展的管理工具，在圖書(shū)館管理中應(yīng)體現(xiàn)以讀者為導(dǎo)向的管理理念，所以在圖書(shū)收藏和硬件設(shè)備中要始終貫徹如一。以此理念，高校圖書(shū)館應(yīng)利用自身的所在優(yōu)勢(shì)，根據(jù)校園讀者的服務(wù)及時(shí)準(zhǔn)確地提供信息服務(wù)。只有這樣，才能使圖書(shū)館得到更好發(fā)展，也才能夠更好發(fā)揮自身作用。它既促進(jìn)了大學(xué)圖書(shū)館和高等教育的改革與發(fā)展，又在社會(huì)經(jīng)濟(jì)的繁榮發(fā)展中發(fā)揮了積極作用，做出了應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

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