高校檔案管理信息化研究

摘?要：新修訂《中華人民共和國(guó)檔案法》的公布，確定了電子檔案的重要地位，也指明了未來檔案管理信息化的趨勢(shì)。當(dāng)前部分高校檔案管理人才缺乏，檔案信息化進(jìn)度較慢，缺少安全高效率的檔案管理系統(tǒng)。為推進(jìn)檔案信息化工作，針對(duì)電子檔案的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行了分析，對(duì)高校檔案管理信息化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)進(jìn)行了研究，并進(jìn)一步對(duì)檔案管理工作提出建議。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化;電子檔案;管理系統(tǒng)

Abstract：The promulgation of the newly revised Archives Law of the People's Republic of China confirms the important position of electronic files and points out the trend of informatization of file management in the future.However，there is a shortage of file management talents in some colleges and universities currently，and the progress of files informatization is slow，and a file management system with security and efficiency is lacked.In order to promote the work of informatization of files，the paper analyzes the advantages of electronic files，studies the design of file management information systems in colleges and universities，and proposes further suggestions for file management.

Key words：File management;Informatization;Electronic file;Management system

隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，社會(huì)已進(jìn)入數(shù)字化時(shí)代，以互聯(lián)網(wǎng)為引導(dǎo)的信息產(chǎn)業(yè)對(duì)各行各業(yè)帶來巨大影響。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與傳統(tǒng)行業(yè)的結(jié)合，不僅造就了一批新興技術(shù)產(chǎn)業(yè)，還改良了傳統(tǒng)行業(yè)的布局，使其變得更加高效、更占優(yōu)勢(shì)。在數(shù)字化時(shí)代，在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式下，檔案信息采集與更新慢，已難以滿足社會(huì)發(fā)展的需求，人們需要一種高效、便捷、可長(zhǎng)久保存的新型檔案管理模式。高校檔案管理作為檔案資源管理的一部分，能夠?yàn)楦咝８黜?xiàng)工作的有序開展提供參考依據(jù)。近些年，由于全國(guó)高校不斷擴(kuò)規(guī)模增專業(yè)，學(xué)生規(guī)模也不斷擴(kuò)大，教師隊(duì)伍持續(xù)增聘，這不僅增加了高校檔案的數(shù)量，還增大了高校檔案管理工作的復(fù)雜度和難度，更需要對(duì)高校檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)，以規(guī)范高校檔案管理、提高工作效率。

2020年6月20日，《中華人民共和國(guó)檔案法》由全國(guó)人大會(huì)議修訂通過并予以公布，將從2021年1月1日起施行。新修訂的《檔案法》緊跟新時(shí)代檔案工作發(fā)展的新要求與新趨勢(shì)，新增了“檔案信息化建設(shè)”章節(jié)，正式提出電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，并且鼓勵(lì)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化[1]。這無疑是從國(guó)家法律法規(guī)層面上，確立了電子檔案的重要地位，也為后續(xù)各單位、機(jī)構(gòu)與企業(yè)的檔案管理工作指明了方向。

1 檔案管理信息化意義

高校檔案管理工作主要包括高校教學(xué)檔案資料、學(xué)生個(gè)人信息檔案資料、科研檔案資料、財(cái)務(wù)檔案資料和黨政工檔案資料等方面的管理[2]，對(duì)于提高教學(xué)水平、提升科研能力、強(qiáng)化黨政工作、完善學(xué)生管理和財(cái)務(wù)管理等具有重要意義。在計(jì)算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)高度發(fā)達(dá)的當(dāng)下，電子檔案相對(duì)于傳統(tǒng)載體檔案有明顯的優(yōu)勢(shì)，對(duì)比狀況如表1所示。

通過以上對(duì)比可知，電子檔案管理較于傳統(tǒng)載體檔案更加方便、高效，檔案管理信息化是必然的趨勢(shì)。目前，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)仍在不斷進(jìn)步，未來電子檔案的使用會(huì)更加便捷與安全，包括區(qū)塊鏈與大數(shù)據(jù)等在內(nèi)的全新技術(shù)，必會(huì)將檔案信息化提升到新的層次[3，4]。

2 高校檔案管理現(xiàn)狀與問題

由于檔案信息化是近些年提出的工作，而高校檔案的整理工作早已有幾十年的歷史。因此，目前多數(shù)高校的檔案管理信息化進(jìn)度明顯不足，處于紙質(zhì)化與數(shù)字化交替的過程，這樣會(huì)給檔案管理帶來諸多問題：①檔案存量以紙質(zhì)為主，而檔案增量以電子為主，這樣會(huì)對(duì)信息查閱、數(shù)據(jù)核算都會(huì)引起很大麻煩，也不方便制訂統(tǒng)一的制度和流程對(duì)檔案進(jìn)行管理。②目前，多數(shù)高校的日常管理更多依賴線上平臺(tái)，而線上管理需要背后數(shù)據(jù)庫的支撐，這就要求將已存的所有檔案都電子化并且納入數(shù)據(jù)庫。③已存的紙質(zhì)檔案因?yàn)槟觐^久遠(yuǎn)，并且長(zhǎng)期積壓過量，導(dǎo)致其存放與管理有諸多弊病，部分檔案可能已經(jīng)遺失或者污損。另外，面對(duì)海量的紙質(zhì)文件，定期盤點(diǎn)清算工作難以進(jìn)行。④高?，F(xiàn)有的檔案管理人員，由于步入工作崗位時(shí)間較早，大多不是檔案管理方面的專業(yè)人才，同時(shí)缺乏必要的計(jì)算機(jī)與數(shù)據(jù)庫相關(guān)知識(shí)，這樣很不利于檔案管理信息化工作的開展。

3 高校檔案管理信息化系統(tǒng)研究

高校檔案作為學(xué)校重要資源，主要完成的功能包括“收、存、管、用”四個(gè)部分，即檔案錄入、檔案存儲(chǔ)、檔案管理、檔案使用，電子檔案也不例外[5]。因此，本節(jié)將從這四個(gè)方面出發(fā)，重點(diǎn)圍繞信息化的檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備何種特點(diǎn)進(jìn)行研究。

3.1 檔案錄入

檔案錄入是整個(gè)檔案系統(tǒng)的源頭，直接決定系統(tǒng)提供的數(shù)據(jù)信息是否有價(jià)值，而高度信息化的檔案系統(tǒng)，其數(shù)據(jù)來源復(fù)雜，錄入形式多樣化。因此，在檔案錄入階段需要注意以下問題：①錄入方式：檔案錄入系統(tǒng)應(yīng)該能以離線方式或者半自動(dòng)接收、采集形成于不同環(huán)境的不同形式文件，這樣可以保證檔案錄入時(shí)不受具體環(huán)境限制。②文件分類：檔案收錄的文件類型較多，主要包括文檔、表格、圖片、語音、視頻等，因此需要進(jìn)行分類，按照文件類型不同分區(qū)錄入。③文件編號(hào)：為方便管理，應(yīng)當(dāng)對(duì)所有錄入的文件進(jìn)行編號(hào)，每個(gè)文件編號(hào)唯一，作為文件識(shí)別號(hào)。④可靠性：為確保檔案可靠性，應(yīng)該嚴(yán)格核對(duì)檔案源頭，在錄入文件的同時(shí)應(yīng)當(dāng)記載錄入者的身份以及錄入時(shí)間，以保證有源可溯。⑤關(guān)聯(lián)性：文件之間存在的聯(lián)系，應(yīng)保證存儲(chǔ)時(shí)有相互關(guān)聯(lián)，方便隨時(shí)調(diào)閱。

3.2 檔案存儲(chǔ)

檔案的存儲(chǔ)工作是后續(xù)檔案管理和使用的基礎(chǔ)，檔案存儲(chǔ)模式不僅關(guān)乎檔案保存的完整性與準(zhǔn)確性，還直接影響檔案管理效率。因此，檔案存儲(chǔ)要尤為注意，以保證檔案管理工作有序開展。在檔案存儲(chǔ)階段需要注意以下問題：①建設(shè)專用服務(wù)器：專業(yè)服務(wù)器是數(shù)字檔案室必備的基礎(chǔ)設(shè)施，應(yīng)配置一定性能和數(shù)量的服務(wù)器，滿足數(shù)據(jù)庫、檢索系統(tǒng)以及應(yīng)用系統(tǒng)的要求，并且應(yīng)當(dāng)提供冗余空間，方便拓展[6]。②明確分級(jí)：有層次的分級(jí)可以更清楚地展示檔案組織結(jié)構(gòu)，也為檢索帶來便利，因此需要對(duì)文件進(jìn)行分級(jí)存儲(chǔ)，并根據(jù)分級(jí)結(jié)構(gòu)編寫目錄。③檔案?jìng)浞荩簽樘岣呦到y(tǒng)容錯(cuò)率，應(yīng)對(duì)突發(fā)狀況，應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案進(jìn)行備份，包括在線備份以及離線備份，對(duì)于重要文件，還需要通過膠片等非常規(guī)介質(zhì)備份。

3.3 檔案管理

檔案的日常管理工作尤為重要，若出現(xiàn)問題將嚴(yán)重影響后續(xù)使用，因此檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備一些重要的特征：①權(quán)限分明：在為系統(tǒng)配備充足的管理員同時(shí)，應(yīng)當(dāng)注意為管理員設(shè)定不同的權(quán)限，嚴(yán)格區(qū)分和限制用戶權(quán)限。②系統(tǒng)加密：對(duì)于重要的檔案文件，除了在訪問入口處需要通過口令加密之外，如有必要，對(duì)文件本身也需要采用數(shù)字加密處理。③審計(jì)跟蹤：系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備一定的日志功能，能夠記錄管理員與用戶的日常操作情況，并能夠統(tǒng)計(jì)一些關(guān)鍵數(shù)據(jù)例如訪問量等。

3.4 檔案使用

基于前期的檔案錄入、存儲(chǔ)和管理工作，檔案的使用更加高效、準(zhǔn)確。為了更好地發(fā)揮檔案價(jià)值，同時(shí)給學(xué)校帶來效益，在檔案日常使用過程中應(yīng)當(dāng)注意以下幾點(diǎn)：①網(wǎng)絡(luò)化：要充分利用發(fā)達(dá)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，保證用戶需要查閱檔案時(shí)，可以隨時(shí)通過網(wǎng)絡(luò)訪問，并支持使用不同設(shè)備接入。②與學(xué)校管理平臺(tái)同步改進(jìn)：隨著教師與學(xué)生日?；顒?dòng)的豐富，學(xué)校管理日趨復(fù)雜。因此，目前各大高校都在建設(shè)“智慧校園”管理平臺(tái)，而檔案管理服務(wù)需要與管理平臺(tái)同步改進(jìn)，以提供必要的支持。③推進(jìn)檔案共享：檔案共享可以提高資源利用率，可以開放本校部分檔案與其他高?；蛘邌挝粚?shí)現(xiàn)共享，加強(qiáng)合作。④建立網(wǎng)上檔案館：檔案的一個(gè)重要作用是教育，因此如果條件允許，應(yīng)當(dāng)整理學(xué)校歷史、新聞等方面的檔案，建立網(wǎng)上檔案館，并借助流媒體，如抖音、微博等，對(duì)學(xué)校加以宣傳。

4 總結(jié)

總體來說，高校檔案管理向信息化發(fā)展是必然的趨勢(shì)，也需要高校對(duì)于這項(xiàng)工作給予重視并大力支持。首先，需要提供充足的資金用來搭建硬件平臺(tái)，并配置相應(yīng)的軟件環(huán)境。其次，需要組建一支專業(yè)的工作隊(duì)伍，主要從兩個(gè)方面入手：一方面是加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有工作人員的技能培訓(xùn)，增強(qiáng)他們對(duì)信息化管理的認(rèn)知，提高他們的技能素養(yǎng)，鼓勵(lì)他們用信息化理念解決問題;另一方面，則需要加大專業(yè)人才的引進(jìn)，特別是對(duì)檔案管理與計(jì)算機(jī)技術(shù)都比較熟悉的青年工作者，從而優(yōu)化檔案管理部門人才結(jié)構(gòu)，為全新的管理模式注入活力，更好地推動(dòng)信息化建設(shè)進(jìn)程。

參考文獻(xiàn)：

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作者簡(jiǎn)介：張載梅（1974—?），女，漢族，江蘇淮安人，本科，圖書資料技師，研究方向：檔案管理。