電力檔案管理中存在的問題與對策分析

張海燕

摘要：近年來，隨著我國經(jīng)濟的快速發(fā)展，電力企業(yè)也迅速發(fā)展起來。檔案管理是電力企業(yè)管理不可或缺的一部分，隨著科技的進步及信息網(wǎng)絡技術的普及，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足當前企業(yè)發(fā)展的需求，需要企業(yè)管理者與時俱進，加強檔案管理的創(chuàng)新，不斷提升電力企業(yè)檔案管理水平，從而為電力企業(yè)未來的建設、管理及發(fā)展奠定良好的基礎。

關鍵詞：電力;檔案管理;問題;對策

引言

電力企業(yè)檔案作為企業(yè)信息存儲的主要方式，記錄了企業(yè)運營發(fā)展的全過程，能夠為企業(yè)決策提供具有可行性的數(shù)據(jù)分析，對企業(yè)的發(fā)展具有重要的推動作用。電力企業(yè)開展檔案管理工作的意義在于利用檔案為企業(yè)的發(fā)展提供服務。企業(yè)管理包含多個環(huán)節(jié)，其中重要的一環(huán)就是檔案管理。因此，提高電力企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)，有助于推動電力企業(yè)實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

1電力企業(yè)加強檔案管理意義

電力企業(yè)檔案能夠真實地反映出企業(yè)各個項目和生產(chǎn)經(jīng)營的情況，不但是企業(yè)中的一份信息資料，是組成企業(yè)資產(chǎn)的重要部分，更是電力企業(yè)未來發(fā)展的基礎。好的檔案中完善地記錄著電力企業(yè)人力資源的細節(jié)性信息，從而讓電力企業(yè)能夠依據(jù)檔案中記載的人員行為和功勞，在有職位升遷、裁員減縮、事故處理等需求時，予以相對應的獎懲措施，保障企業(yè)的長遠、可持續(xù)發(fā)展。好的檔案管理可以幫助企業(yè)增強知識儲備和技術儲備，保障知識產(chǎn)權與企業(yè)機密，為電力企業(yè)未來的發(fā)展提供強有力的后勤保障。同時，好的企業(yè)檔案管理可以幫助企業(yè)在未來的發(fā)展中具備抵御風險的能力，在法律糾紛當中提供重要憑證與依據(jù)，保護企業(yè)利益和法律權益。最后，電力企業(yè)檔案管理還能夠幫助企業(yè)建立自身企業(yè)文化，通過檔案資料向員工展示企業(yè)發(fā)展歷程，增強員工對企業(yè)的歸屬感及認同感，陶冶員工素養(yǎng)，提高企業(yè)形象。

2電力檔案管理中存在的問題分析

2.1部門領導忽視了檔案的重要性

不論是何種行業(yè)，領導的意識與行為會直接影響下屬員工的工作執(zhí)行情況。同理，電力企業(yè)檔案管理工作人員對檔案管理意識相對薄弱，是因為直屬領導在這方面也沒有過多在意，或是領導在檔案管理方面所投入的經(jīng)費有限，使得相關設備老化，沒能及時更新，這也會直接影響到檔案管理員工的工作狀態(tài)和工作積極性。

2.2檔案管理觀念落后

新時期，仍有不少企業(yè)領導者不重視檔案管理工作的開展，主要因為缺乏對檔案管理工作整體而全面的認識，所以仍然保留傳統(tǒng)落后的思想，未能做到與時俱進，進而使得檔案管理工作存在許多不合理的問題。比如，電力企業(yè)高層領導不重視檔案管理工作，使得許多檔案管理人員在實際工作中也只是隨意敷衍了事，并沒有切實發(fā)揮出自身的職能作用，使得電力企業(yè)檔案管理工作的實效性差強人意;又比如，許多企業(yè)不能正確認識檔案價值及檔案管理對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的重要性，所以沒有將檔案管理放在企業(yè)管理的突出位置，也沒有設置專門的檔案管理機構和明確的檔案管理計劃，相關的基礎硬件設施也不完善，缺少必要的引導、支持和幫助，從而使得檔案管理的有效性大大降低，嚴重限制了檔案價值及作用的發(fā)揮。

2.3檔案管理工作人員短缺，人員綜合素質(zhì)有待提高

從目前電力企業(yè)檔案管理的實際情況來看，專業(yè)的檔案管理人員仍然是缺乏的。目前大部分的檔案管理人員在學習上都比較低，且不具備責任意識，缺乏專業(yè)的檔案管理理念和專業(yè)節(jié)能，不能夠保證業(yè)務的質(zhì)量。其次，則是從檔案管理人員的待遇來看，其薪酬福利水平一般比較低，隨著一人身兼數(shù)職的問題，工作的變動較為頻繁。一方面是都導致了檔案管理人員無法專心投入到檔案管理中，另一方面也打擊了檔案管理人員的工作積極性。那么針對這一問題，一方面是要做好檔案管理人員的培訓教育工作，切實提高檔案管理人員的專業(yè)性，并同時改善檔案管理人員的福利待遇情況，培養(yǎng)人才也要留住人才。另一方面則是要進一步做好客戶檔案電子化的發(fā)展，從而減少檔案管理中的人力資源投入。

3電力檔案管理對策

3.1增強工作人員對檔案的重視度

要想有效加強管理人員對檔案管理的重視程度，應該先要改變領導的觀念與認知，以此轉(zhuǎn)變工作人員的工作態(tài)度。領導需要對檔案管理工作的具體內(nèi)容和詳細情況進行系統(tǒng)地掌握與了解，清楚檔案管理工作在企業(yè)管理與運行中的重要作用。如果發(fā)生工作文件丟失或者過期現(xiàn)象，通過查找檔案信息就能夠找到原文件，減少了一定工作壓力，也提高了工作效率。所以，領導應該認識到檔案管理的重要性，并向工作人員明確傳達，使得檔案管理工作人員增強工作態(tài)度和工作意識。檔案管理部門領導應該要制定詳細的工作規(guī)范守則，并對工作人員進行定期考核與培訓，使得檔案管理工作人員在端正工作態(tài)度的基礎上，明確工作內(nèi)容，進而提升檔案管理工作效率。此外，工作人員需要提升自身的綜合素養(yǎng)與專業(yè)能力，明確檔案管理工作的主要任務，對工作進行妥善安排，確定工作目標。在保障檔案管理工作順利運行的基礎上，兼顧企業(yè)實際運行狀況，以此保證檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。

3.2轉(zhuǎn)變檔案管理觀念

具體而言，電力企業(yè)需要重視檔案管理工作的開展，在認識檔案管理工作重要性的基礎上，思考檔案管理工作應當如何開展，采用什么樣的方式創(chuàng)新。可學習同類型企業(yè)成功的經(jīng)驗，然后結合自身實際情況，探索出一套適合自己的檔案管理模式。同時，電力企業(yè)要加大對檔案管理工作開展的支持，包括在組織、制度、技術、人員等方面的支持，要設置專門的檔案管理部門，建立起完善的檔案管理制度，制定明確的檔案管理計劃，完善檔案管理硬件和軟件設施，同時加強對檔案管理人員的培養(yǎng)，增強檔案管理人員的創(chuàng)新意識和能力，從多個方面不斷促進電力企業(yè)檔案管理工作水平的提升。

3.3加強檔案管理隊伍建設

新時期電力企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新，也需要進一步加強檔案管理隊伍的建設。首先，要建立工作職責，明確檔案管理人員的責任與工作目標，用制度對其工作行為進行約束和管理，促使其能夠有效開展檔案管理工作。其次，將檔案管理人員的培訓提上日程，不僅要重視對其進行專業(yè)知識及專業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)，也要重視對其進行信息技術的培養(yǎng)，提高檔案管理人員的信息化意識和信息化操作能力，確保檔案管理工作高效開展的同時，保證檔案信息的完整性和安全性。最后，要重視高素質(zhì)人才的招聘，優(yōu)先選擇具有專業(yè)檔案管理知識及計算機知識掌握能力的人員，打造一支高素質(zhì)、高水平的綜合性人才隊伍，從而為檔案管理工作創(chuàng)新提供智力支持。

結語

在電力企業(yè)檔案管理的過程中領導層以及檔案管理人員都要認識到檔案管理的重要性，要提高數(shù)字化、信息化管理的意識，加強對檔案管理人員的培養(yǎng)，使其盡快掌握信息化管理方法，實現(xiàn)對檔案管理的規(guī)范化和標準化，為各個部門提供更加專業(yè)化的檔案服務，推動電力企業(yè)更快更好地發(fā)展。

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