高職院校檔案信息化建設的幾點思考

任靜

摘要：檔案信息化是檔案工作發(fā)展的大趨勢，也是高職院校信息網(wǎng)絡化的重要組成部分，對提高高校信息化和學校競爭力有重要影響。高職院校應該立足實際，強化檔案管理現(xiàn)代化的研究，積極更新觀念，重視人才的培養(yǎng)和引進，破解機構設置和管理體制方面的難題，努力借助各種資源，走在檔案信息化建設的前列。

關鍵詞：高職院校；檔案；管理；信息化

中圖分類號：TP313 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044（2014）09-1999-02

檔案信息化可以提高檔案收集、整理和利用效率，節(jié)約檔案保存成本，更好的實現(xiàn)檔案資源共享，提高檔案工作的服務水平，彰顯檔案事業(yè)的價值，是目前我國檔案事業(yè)發(fā)展的新趨勢。高職院校在技術、知識和人才方面具有一定的優(yōu)勢，應該從更新觀念，努力借助各種資源，走在檔案信息化建設的前列。

1 加強對高職院校檔案管理現(xiàn)代化的研究

相對于其他各項事業(yè)來說，目前我國高職院校檔案管理發(fā)展較慢，尤其是對檔案管理現(xiàn)代化的研究較少，直接制約了檔案信息化建設。主要表現(xiàn)在：

1）借鑒別人的模式較多，研究自己的問題較少。我國高職院校大部分由過去的中等專業(yè)學校合并升格而來，由于檔案不是合并的主要工作，所以大多數(shù)高職院校往往就近照搬其他高校的檔案管理方式，雖然建立了檔案管理機構，但管理設施是拼湊起來的，管理制度是照抄別人的，雖然可以應付上面的檢查，但是不能充分發(fā)揮檔案服務學校教學和管理的職能，導致檔案工作越來越邊緣化。

2）針對具體管理問題的研究多，對檔案管理共性規(guī)律的研究少。由于在檔案管理中存在漏洞，所以實際工作中經(jīng)常會出現(xiàn)一些問題，例如一些應該收檔保存的資料沒有及時保存，有些資料的歸檔不正確等，影響了檔案的使用。于是許多高職院校的檔案工作僅僅局限于研究解決具體問題，對于檔案在高職院校管理中的地位和作用，檔案工作的服務對象等帶有共性規(guī)律性的問題則缺乏研究。

3）檔案信息化管理研究較為薄弱。許多檔案管理人員認為信息化僅僅是增加幾臺電子設備，錄入一些資料，做一些PPT演示文件，最多是建一個電子文檔室，裝潢一下門面而已，沒有從現(xiàn)代情報學的高度去理解檔案信息化對開發(fā)檔案資源，強化檔案管理的重要性。

應該認識到，積極應用現(xiàn)代信息技術，加強檔案信息化管理，既是建設電子化校園的需要，也是校園文化建設的需要，可以更好的服務與學校發(fā)展。“從有紙的檔案到無紙的檔案飛躍，檔案工作無異于脫胎換骨，對傳統(tǒng)檔案工作沖擊的廣度、深度和力度都是前所未有的?！毙枰谟^念、體制、系統(tǒng)、技術等各方面都建立起全新的認識，需要以系統(tǒng)化、信息化的觀點來看待原來的檔案工作，這本身就是一個比較復雜的課題。因此，樹立科研意識，以科研促工作，認真研究高職院校檔案工作特點和本單位實際情況，研究檔案工作的服務對象和服務方式，是高職院校檔案信息化的基礎工程和先導工程?！坝辛丝蒲幸庾R，就會主動關心了解檔案專業(yè)的最新科技成果，了解學術研究前沿動態(tài)，較好地掌握檔案學理論與技術的研究方法，并將現(xiàn)代科技成果，尤其是現(xiàn)代化管理的技術和手段應用到檔案管理工作中?！?/p>

2 積極更新檔案管理的觀念

高職院校檔案信息化本身也是一個現(xiàn)代化的過程，而現(xiàn)代化首先在于思想觀念的現(xiàn)代化，要從以下幾個方面更新觀念。

1）樹立資源共享意識，使高職院校檔案部門真正成為一個為學校，乃至為整個社會服務的信息中心。檔案工作有一定的保密性，過去由于強調保密性，使檔案工作比較封閉。現(xiàn)代檔案學認為，檔案是一種信息度比較密集的社會知識，檔案信息是一種資源，應該在盡可能的范圍內向社會公眾開放，取得并發(fā)揮社會效益。尤其是對于高職院校來說，和企業(yè)、用人單位的聯(lián)系比較多，專業(yè)更新比較快，教師進修途經(jīng)比較多，學生管理方式比較靈活，目前合處在發(fā)展和探索時期，檔案工作能為教育改革和教學管理提供借鑒和參謀作用，一定要要調整、增大開放度，采用更為靈活多樣、更貼近利用者的服務方式，盡全力為利用者創(chuàng)造一個良好的利用檔案的環(huán)境，具體來說，就是要根據(jù)我國區(qū)域經(jīng)濟發(fā)展狀況和高職院校檔案的社會屬性及特點，從管理體制、管理人員、管理設施、管理水平、管理效能及服務質量等方面人手，徹底改革舊的管理模式，實行全開放型的科學管理，提倡檔案系統(tǒng)內外部之間的相互信息交流與合作，逐步做到在信息資源服務整體化、網(wǎng)絡化前提下，實現(xiàn)信息資源共享，促進檔案管理、學校教育教學改革的同步發(fā)展。2）培養(yǎng)服務意識。現(xiàn)代檔案學認為，人們對檔案的利用表現(xiàn)出綜合性的傾向，檔案工作不應該只是文檔的歸類、保管、整理和被動的接受查閱，檔案管理是對信息的管理，應該根據(jù)服務對象的不同，對信息進行整合集成，最大限度發(fā)揮檔案的價值，這要求檔案工作要培養(yǎng)主動服務意識。就高職院校檔案管理而言，如果面對用人單位查閱畢業(yè)生檔案的要求，不應該只是被動的找出某個學生某一方面的文檔資料，而應該將某一類學生的資料從不同的角度整理打包，為用人單位提供參考。相對于教學管理的需求，不僅可以提供這一方面的歷史文檔，而且可以附帶提供相關院校這一方面的情報，開闊使用者和決策者的眼界。從這個意義上講，服務開辟了檔案工作新的發(fā)展空間，拓展了 膽敢信息的價值，是當代高職院校檔案管理工作中一個不容忽視的重要課題。而信息化建設，尤其是現(xiàn)代信息技術帶來的方便的資源共享，又為提高服務能力提供了技術保障，這兩者是相互促進的。高職院校檔案信息化建設如果能夠緊緊圍繞著為學校發(fā)展和學生成長服務，為社會服務這一主題來開展工作，高職院校檔案事業(yè)必然會在學校發(fā)展和教育改革中占據(jù)重要的地位。3）強化時效意識。時效性是信息得重要屬性，是信息時代的重要特征，及時有效的提供資料信息也是檔案工作得基本要求。信息化建設可以提高檔案工作的時效性，也要求檔案管理人員強化時效意識。檔案信息化是電子校園建設的一部分，在信息化時代，信息存在的方式多種多樣，資料存在時間較短，滅失較快，檔案信息文檔的收納整理必須及時高效。另一方面，由于社會節(jié)奏的加快，檔案使用者也要求及時提供有關資料文檔，象過去那樣為找一個資料翻閱大量紙質文檔，耗費大量時間的做法和現(xiàn)代檔案管理的觀念有一定的差距。同樣的信息，可以因及時提供利用而價值倍增，也可以因長期蘊藏在檔案館（庫）而失去現(xiàn)實效用。例如，用人單位來校招聘，如果學校有電子化、網(wǎng)絡化的檔案管理系統(tǒng)，又有較高的服務水平，能為對方提供快、準、全的檔案信息檢索服務，無疑會給用人單位帶來極大便利，進而促進本校學生的就業(yè)。

3 重視人才的培養(yǎng)和引進

人才是檔案信息化建設成敗的關鍵。目前，高職院校檔案信息化建設中也存在人才才隊伍建設滯后的問題，具體表現(xiàn)在：

1）缺少真正懂行的決策者。檔案信息化既與檔案學有關，又與信息學有關，是一項專業(yè)性很強的工作，真正了解檔案信息化的價值意義、流程規(guī)范、日常業(yè)務、硬件設施，需要下很大的功夫。而要使檔案信息化與電子校園工程、校園文化建設緊密結合起來，因此檔案信息化從一定意義上講是“一把手”工程。但是從我國高職院校的現(xiàn)狀看，由于以前檔案工作不受重視，領導對此研究的少、學習的少，不少檔案部門的工作人員有十多年的檔案工作經(jīng)驗，但部門領導卻是從其他部門調入，對檔案工作一知半解，檔案部門的分管領導十之八九出身于行政或教學崗位，有自己的專業(yè)所長，但是對檔案工作知之甚少，這樣的領導配置，決策時的失誤也就在所難免。

2）檔案信息化專業(yè)人才嚴重缺乏。檔案信息化需要兼具檔案專長和信息專長的復合型人才，目前高職院校的檔案管理人員普遍有較長的檔案工作經(jīng)歷，但大多數(shù)年齡較大，信息技術方面的知識極為缺乏，而且接受能力較差。而有些比較年輕的信息技術人才又缺乏檔案工作的知識和經(jīng)驗，也不能完全勝任檔案信息化建設的需要。檔案部門由于自身的社會地位和條件所限，在引進信息化人才方面與其他部門相比，往往處于劣勢。需要的人才引不進來，并且現(xiàn)有信息化人才還在大量地流失，導致檔案信息化人才奇缺。因此，作為高職院校來說，一定要發(fā)揮自身優(yōu)勢，把引進人才和培養(yǎng)人才結合起來，大力培養(yǎng)檔案信息化系統(tǒng)開發(fā)所需要的專才，以及檔案管理服務所需要的通才，“檔案信息化建設主要承擔者和運營者是檔案部門自己，這是一項復合性工作，加強檔案工作者自身的業(yè)務培訓，重構自身的知識體系?！?/p>

4 破解體制難題

目前高職院校檔案管理體制不科學，條塊分割嚴重，限制了檔案信息化進程。主要表現(xiàn)在：

1）機構設置不科學，弱化了檔案部門依法管理行為。按照《檔案法》，高職院校檔案機構的管理職責是“貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律和方針政策，綜合規(guī)劃學校檔案工作?！币簿褪钦f檔案機構對學校的檔案工作有一定的獨立管理的職責。但目前我國高職院校檔案管理機構往往掛靠校辦或其他相關部門，檔案工作文件要通過校辦轉發(fā)，檔案工作會議也需要學校出面組織，行政管理職能完全弱化，很難獨立編制學校檔案工作規(guī)劃，對于檔案信息化這樣的大任務，沒有充分的話語權，導致檔案信息系統(tǒng)很不完善。即使有的學校在硬件設施上建成了稍具規(guī)模的信息系統(tǒng)，在運行和管理上也往往被處處掣肘，很難發(fā)揮服務功能，彰顯自身價值。

2）檔案管理體制依然保留著傳統(tǒng)的分散模式。大多數(shù)高職院校的檔案大多散放在綜合檔案室、宣傳部、人事處、學生處、教務處、招生辦、電教中心、網(wǎng)絡中心等部門。各部門為了方便自己的工作，對所管理的檔案按自己的理解整理歸類，導致檔案殘缺甚至遺失，不能對檔案實行集中統(tǒng)一的標準化、規(guī)范化管理，各部門間檔案的規(guī)格、代碼等都不統(tǒng)一，成為信息化的重要障礙。高職院校應該堅持統(tǒng)一化和全局化的原則，在信息系統(tǒng)分析之前，理順檔案管理部門的體系和職權，統(tǒng)一檔案管理規(guī)則，明確文檔歸檔權限，“高校應根據(jù)自身的特點，注意吸收相關行業(yè)的管理標準和經(jīng)驗，制定完善的符合實際需要的標準和制度，以保障檔案信息化建設工作安全、有序地開展。此外，檔案的收集、保管、利用等各個工作環(huán)節(jié)都需要進行重新設置?！痹谙到y(tǒng)分析階段，做好系統(tǒng)結構、流程和代碼設計，建設功能齊全的檔案信息數(shù)據(jù)庫，使檔案信息系統(tǒng)成為學校有價值的資源。

高職院校檔案信息化是一個長期、系統(tǒng)、艱巨的工程，除了需要檔案管理部門和人員的努力以外，更需要學校的支持與關注。只要堅持科學發(fā)展觀，從實際出發(fā)，加強研究，更新觀念，重視人才培養(yǎng)，破解體制難題，才能實現(xiàn)檔案管理信息化目標，把高職院校檔案管理工作推向新的發(fā)展階段。

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