數(shù)字檔案館建設(shè)驅(qū)動云南檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展
——在全國數(shù)字檔案館建設(shè)推進會上的交流發(fā)言

■ 云南省檔案局局長 黃鳳平

數(shù)字化是云南檔案事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略方向，在省委省政府的關(guān)心支持和國家檔案局指導(dǎo)下，云南自2009年啟動數(shù)字檔案館建設(shè)。根據(jù)會議安排，現(xiàn)將云南省堅持?jǐn)?shù)字化發(fā)展戰(zhàn)略，推動全省檔案事業(yè)發(fā)展相關(guān)情況匯報如下。

一、全力推進，數(shù)字檔案館建設(shè)成果豐碩

經(jīng)過10 余年持之以恒實施檔案數(shù)字化戰(zhàn)略，云南省檔案館、楚雄彝族自治州檔案館已經(jīng)建成“全國示范數(shù)字檔案館”，全省館藏檔案數(shù)字化總量超過6.38 億頁，其中省館達1.31 億頁，數(shù)字化率超過87.8%，館藏照片、聲像檔案100%數(shù)字化，制作檔案文件級電子目錄1400 余萬條，采集檔案專題數(shù)據(jù)500 余萬條，采集征集口述歷史、音視頻15 萬分鐘，構(gòu)建了規(guī)模大、類型多、特色鮮明的檔案數(shù)字資源。云南省檔案館系統(tǒng)平臺配套完善，查閱利用方便快捷，檔案數(shù)據(jù)化初具規(guī)模。云南還建成了覆蓋全省的館藏婚姻檔案數(shù)據(jù)庫、民國檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫及18 個專題檔案數(shù)據(jù)庫；建設(shè)了6 個區(qū)域性電子文件在線歸檔和電子檔案在線移交接收平臺；建成全省重要檔案和電子檔案備份庫，構(gòu)建了集近線、脫機、異質(zhì)、異地為一體的電子檔案備份體系和機制，目前已有116 個館實施了集中備份，備份數(shù)據(jù)957TB，案卷目錄607 萬條，文件級目錄9125 萬條，數(shù)字檔案5.07 億畫幅。

二、成效明顯，創(chuàng)新驅(qū)動檔案事業(yè)發(fā)展

一是數(shù)字檔案館建設(shè)全面提升了檔案科學(xué)管理水平，有力增強了服務(wù)能力。省館檔案已實現(xiàn)精細安全管理，做到館藏檔案管理精準(zhǔn)到件，破損檔案按件有序開展修復(fù)，檔案原件封存保管。有效增強了檔案資源建設(shè)能力，完成1100 余名抗擊新冠疫情援鄂、援外醫(yī)護人員口述歷史采集，建立了脫貧攻堅數(shù)碼照片音視頻檔案專題數(shù)據(jù)庫及18 個少數(shù)民族檔案專題數(shù)據(jù)庫。檔案利用與開發(fā)效率大幅提升，利用人次逐年增加，查閱檔案基本不使用原件，“分鐘級”完成檔案利用服務(wù)已成為常態(tài)，最近又成為全國檔案查詢首批試點單位；近5年出版檔案文化書籍30 余冊，平均編寫時間從過去2年左右縮短為半年，編撰檔案信息參閱20 余期。有力拓展了服務(wù)手段，制作檔案短視頻、專題片70 余部，其中有5 部檔案專題片在省級電視臺播出，尤其是中共云南老黨員口述歷史短視頻，在主流網(wǎng)絡(luò)媒體平臺上發(fā)布，點擊量超過4000 萬，已作為云南中小學(xué)、中高職學(xué)生思政教材，助力青少年“四史”宣傳教育。

規(guī)?；七M紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工

二是數(shù)字檔案館建設(shè)有力加大了投入，全面提高了檔案業(yè)務(wù)工作水平。全省投入檔案數(shù)字化加工經(jīng)費近2 億元，其中省館投入檔案數(shù)字化加工、目錄制作經(jīng)費近6000 萬元，全省在檔案業(yè)務(wù)建設(shè)方面的經(jīng)費投入數(shù)倍于之前50年的總和，有力提升了檔案整理、目錄體系等業(yè)務(wù)建設(shè)水平。數(shù)字檔案館建設(shè)帶動了省重要檔案和電子檔案備份中心建設(shè)，累計已投入經(jīng)費3700 余萬元，推動省館的數(shù)字檔案館運維、檔案征集、檔案文化產(chǎn)品開發(fā)等經(jīng)費列入預(yù)算，有力保障了這些工作穩(wěn)定開展。

三是數(shù)字檔案館建設(shè)有力推動了檔案科技工作，提高了人才隊伍建設(shè)水平。開展數(shù)字檔案館建設(shè)以來，云南省檔案局已先后承擔(dān)20 余個檔案科技、社科、決策咨詢等課題，其中有10 個課題獲得國家檔案局優(yōu)秀科技成果獎勵，2021年又有6 個課題獲得國家檔案局立項，省級檔案科研課題立項數(shù)也逐年提高，這些課題大多與數(shù)字檔案館建設(shè)相關(guān)，并投入實際應(yīng)用。在數(shù)字檔案館建設(shè)中，我省通過常態(tài)化開展數(shù)字檔案館建設(shè)培訓(xùn)，將專業(yè)人員送專業(yè)IT 機構(gòu)培訓(xùn)，檔案人員素質(zhì)得到明顯提升，全省有3 人入選首批全國檔案專家。

三、主要做法

一是省館示范，引領(lǐng)推進。省檔案局堅持將觀摩省數(shù)字檔案館作為各地各單位領(lǐng)導(dǎo)來訪以及各類檔案培訓(xùn)活動的重要內(nèi)容，新冠疫情前，每年都組織不少于3000 人次觀摩省數(shù)字檔案館，先后有近100 名州市縣檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)參觀過省數(shù)字檔案館。省檔案局還堅持在基層調(diào)研、檢查工作中，反復(fù)向各地介紹省數(shù)字檔案館建設(shè)，連續(xù)多年組織全省數(shù)字檔案館建設(shè)專題培訓(xùn)，每年在有關(guān)會議、報刊和網(wǎng)站反復(fù)宣傳報道，推動全省不斷強化檔案數(shù)字化戰(zhàn)略意識，努力營造領(lǐng)導(dǎo)重視、各部門理解支持、檔案部門主動爭取，積極推進數(shù)字檔案館建設(shè)的氛圍。

二是規(guī)劃先行，爭取支持。我省堅持將編制規(guī)劃作為推進數(shù)字檔案館建設(shè)的首要工作。省數(shù)字檔案館建設(shè)伊始，就編制了達到詳規(guī)深度的規(guī)劃，并獲得省政府批準(zhǔn)，先后投入專項資金7500余萬元，做到12年建設(shè)一張藍圖執(zhí)行到底。省檔案局積極推動16 個州市及部分縣編制數(shù)字檔案館建設(shè)規(guī)劃，并完成審核把關(guān)。通過規(guī)劃工作，各地科學(xué)謀劃了數(shù)字檔案館建設(shè)內(nèi)容，有效培養(yǎng)了業(yè)務(wù)骨干，為積極爭取投入提供了支撐，為分步實施建設(shè)提供了科學(xué)指導(dǎo)。應(yīng)用規(guī)劃，除楚雄州館已完成1800 萬元數(shù)字檔案館專項建設(shè)投入，今年又有大理州館獲得近2 千萬元數(shù)字檔案館建設(shè)專項支持；有的館將規(guī)劃分解為多個項目逐年爭取，目前有6 個館基本具備建成高水平數(shù)字檔案館的條件；有不少的館將檔案數(shù)字化列入財政預(yù)算，每年落實數(shù)十萬元經(jīng)費。無論采取何種方式推進數(shù)字檔案館建設(shè)，因有規(guī)劃為基礎(chǔ)，為爭取支持提供了科學(xué)依據(jù)，因有規(guī)劃為指導(dǎo)，有力保障了建設(shè)工作系統(tǒng)性、協(xié)調(diào)性，因有規(guī)劃為支撐，確保了建設(shè)績效。

三是存量優(yōu)先，苦干實干。12年來，省館按照館藏檔案全部數(shù)字化的目標(biāo)，以全宗為單位，逐件逐頁、扎實推進檔案數(shù)字化。為確保數(shù)字化工作進度，我們做到每周開工6 天，每天不少于10小時，任務(wù)難度大時甚至超過13 小時。12年來，省館的數(shù)字化管理人員先后更換了近30 人，但無論人員如何調(diào)整，大家始終堅持自覺加班，從無間斷，數(shù)字化外包公司員工爭分奪秒，確保每個項目按時高質(zhì)量完成。

云南省檔案館將檔案數(shù)字化質(zhì)量放在重要位置，精益求精，檔案數(shù)字化成果被有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和專家評價為“量多質(zhì)優(yōu)”。在檔案數(shù)字化初期階段，面對錯誤率徘徊在5‰左右的困局，我們堅持求真務(wù)實，積極探索質(zhì)量管理方法，形成了“與數(shù)字化加工同步進行質(zhì)量驗收”及“100%人工逐件逐頁檢查質(zhì)量”“100% 軟件檢測”“發(fā)現(xiàn)錯誤100%修正”等確保數(shù)字化成果高質(zhì)量的工作辦法。為確保數(shù)字化工作“快而不亂”，我們又創(chuàng)新管理方法，對關(guān)鍵節(jié)點進行跟蹤管理，實現(xiàn)高速推進中的進度、質(zhì)量、安全管理高效協(xié)同。為解決民國檔案數(shù)字化難題，我們創(chuàng)新民國檔案文件級目錄制作方法，僅3年半就制作近600 萬條目錄，確保了30 萬卷民國檔案“掃得出來、查得準(zhǔn)確、用得方便”。

四是搶抓機遇，推動轉(zhuǎn)型。我省把電子檔案管理、照片與音視頻檔案應(yīng)用、檔案數(shù)據(jù)化作為重點突破方向，推動檔案工作轉(zhuǎn)型升級。

在電子檔案管理方面，一是抓住機遇，主動協(xié)調(diào)，構(gòu)建“檔案云平臺”，體系化推進電子檔案管理。今年，省級和4 個州市已構(gòu)建符合標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的電子公文在線歸檔和移交進館系統(tǒng)，省局與省政務(wù)服務(wù)局協(xié)作的全省政務(wù)服務(wù)電子檔案系統(tǒng)基本建成，我省電子檔案管理能力薄弱的問題得到改觀。二是抓住國家檔案局推進有關(guān)試點工作的機遇，推進經(jīng)濟領(lǐng)域電子檔案管理。云南稅務(wù)征管電子檔案單套制管理試點已通過驗收，實現(xiàn)稅務(wù)機關(guān)和納稅人“雙減負(fù)”，電子發(fā)票有關(guān)應(yīng)用試點也成功探索了多種模式，有力彰顯了電子檔案在數(shù)字經(jīng)濟和放管服改革中的重要作用。

在照片、音視頻檔案應(yīng)用方面，我們堅持把建設(shè)和應(yīng)用音視頻檔案采編系統(tǒng)開展檔案收集征集和開發(fā)利用，作為高水平數(shù)字檔案館建設(shè)的重要內(nèi)容。省館完整采集了12年中央電視臺有關(guān)云南的報道以及云南電視臺有關(guān)省委領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動的電視新聞，采集了云南特有少數(shù)民族、中國遠征軍、抗戰(zhàn)老兵、滇緬公路筑路人、非遺傳承人、大學(xué)生夢想等30 余個專題的口述歷史，征集了大量脫貧攻堅和新冠疫情防控的音視頻和照片，音視頻檔案已成為檔案資源建設(shè)工作的重要組成部分。省館持續(xù)應(yīng)用音視頻檔案，數(shù)字賦能檔案資源開發(fā)，不斷擴大檔案文化的受眾和影響力，開發(fā)“省領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動視頻光盤”、與電視臺合作制作電視專題片、與主流媒體合作開發(fā)檔案短視頻、與博物館、高校合作舉辦展覽等已成為常態(tài)化工作。

在檔案數(shù)據(jù)化方面，我們根據(jù)檔案開發(fā)利用的需求，從檔案內(nèi)容中采集有關(guān)數(shù)據(jù)，先后建立復(fù)轉(zhuǎn)軍人、滇軍抗戰(zhàn)陣亡將士、云南陸軍講武堂師生、云南土司世系等專題數(shù)據(jù)庫，尤其是試驗性的從1 個全宗近萬卷檔案逐頁采集了190 萬條數(shù)據(jù)，探索建設(shè)民國檔案人名專題數(shù)據(jù)庫，不但大幅提高檔案查找的精準(zhǔn)度，而且民國時期云南的社會組織結(jié)構(gòu)、民生業(yè)態(tài)、人物關(guān)系逐漸清晰明朗，展現(xiàn)出強大的檔案資源挖掘能力，為檔案管理找到了新方向。

五是量力而行，注重實效。我們深知在經(jīng)費緊缺、人才匱乏的條件下推進數(shù)字檔案館建設(shè)，只能量力而行，循序漸進，突出實效。因此，我們在檔案數(shù)字資源建設(shè)方面始終堅持高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量、低成本原則，絕不重復(fù)建設(shè)和浪費資金。在軟硬件方面，根據(jù)IT 產(chǎn)業(yè)特點，不追求“一步到位”，堅持滿足實際需要以及確保后續(xù)發(fā)展能力的原則，不為了看起來好而堆砌用不上的設(shè)備，不為了看起來先進而購置短期內(nèi)用不上的軟件功能，把錢用在刀刃上，把技術(shù)體現(xiàn)在實用上，把進步搭建在發(fā)展上，確保數(shù)字檔案館建設(shè)與經(jīng)濟社會發(fā)展相適應(yīng)。

雖然云南數(shù)字檔案館建設(shè)取得了一定的成效，但發(fā)展不平衡不充分的問題仍十分突出，與先進地區(qū)相比還有很大差距?！丁笆奈濉痹颇蠙n案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》對數(shù)字檔案館建設(shè)提出更加明確的方向和要求，任務(wù)更加艱巨。我們將在國家檔案局的指導(dǎo)下，廣泛學(xué)習(xí)先進經(jīng)驗，埋頭苦干，創(chuàng)新方法，抓住電子文件深化應(yīng)用的風(fēng)口，主動作為，乘勢而上，加快推進以信息化為核心的檔案工作現(xiàn)代化，推動云南檔案事業(yè)轉(zhuǎn)型升級，實現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展。