對做好綜合檔案館業(yè)務(wù)建設(shè)工作的思考和建議

■ 吳志虹

2021年，省檔案局印發(fā)了《云南省95 個縣國家綜合檔案館業(yè)務(wù)建設(shè)評價辦法》和《云南省95 個縣國家綜合檔案館業(yè)務(wù)建設(shè)評價標(biāo)準(zhǔn)》（以下簡稱《標(biāo)準(zhǔn)》），啟動了對95 個縣國家綜合檔案館自2018年以來的業(yè)務(wù)建設(shè)情況的評價工作。《標(biāo)準(zhǔn)》緊扣國家檔案局、省檔案局發(fā)布的業(yè)務(wù)規(guī)范和要求設(shè)置評價內(nèi)容，堅持以業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)為導(dǎo)向；全面覆蓋業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，檔案征集、接收、保管、利用、統(tǒng)計、鑒定、利用等均有涉及分值；突出了基礎(chǔ)業(yè)務(wù)評價，檔案征收、保管、利用、信息化4 大一級指標(biāo)分值達(dá)80 分之多，凸顯出基礎(chǔ)業(yè)務(wù)在評價中的份量；力求評價計分指向精準(zhǔn)，按量計分，量化評判，凸顯計分的穩(wěn)定性、可操作性、公平性，應(yīng)當(dāng)說《標(biāo)準(zhǔn)》基于我省縣級國家綜合檔案館的實際情況，沒有提出脫離實際的過高評價指標(biāo)，量化值是適中的。

從已經(jīng)評價完畢的91 個縣國家綜合檔案館的總體情況看，得80 分以上的寥寥無幾，多數(shù)得分為低分，《標(biāo)準(zhǔn)》的4 個一級指標(biāo)分值，單項沒有得滿分的檔案館，11 個二級指標(biāo)分值，除檔案館庫項之外，單項得滿分的檔案館屈指可數(shù)?；A(chǔ)設(shè)施項中，丟分集中在缺失控溫控濕設(shè)備、消毒殺蟲設(shè)備和防盜護(hù)欄，存在個別館的辦公區(qū)域被外單位占用的情況。經(jīng)費人員項中，丟分集中在部分館還沒有建立保障業(yè)務(wù)經(jīng)費的長效機制，承擔(dān)科研項目方面幾乎是空白，發(fā)表業(yè)務(wù)論文很少?；A(chǔ)業(yè)務(wù)項中，丟分集中在依法接收檔案數(shù)量不夠，缺立檔單位的劃控意見，檔案征集數(shù)量少，檔案整理不規(guī)范，未開展新進(jìn)館檔案消毒工作，到期檔案開放鑒定工作滯后，查檔審批手續(xù)缺失，無展覽。信息化建設(shè)項中，丟分集中在掃描數(shù)量不夠，設(shè)備管理不嚴(yán)格，存在安全隱患，照片聲像檔案的數(shù)字化率低。這些情況表明，我省的縣級國家綜合檔案館的業(yè)務(wù)還有“軟泥層”，基礎(chǔ)還需要不斷夯實。通過本輪業(yè)務(wù)建設(shè)評價，各個縣檔案館應(yīng)當(dāng)正視不足和短板，以省檔案局即將向各縣檔案館反饋的問題清單為整改方向，以問題為導(dǎo)向，動真格、出實招，扎扎實實地完善整改，只有這樣，才能真正收到推動業(yè)務(wù)、強基固本的目的。如果面對不足采取充耳不聞、無動于衷的態(tài)度，對短板視而不見、漫不經(jīng)心，只停留在紙上談兵，那么就失去了評價的實際意義。

通過業(yè)務(wù)評價，有一個問題值得同行們思考和探討，這個問題也是筆者這幾年一直在琢磨的一件事：就是能不能把全省各級綜合檔案館的工作表單和臺賬的格式內(nèi)容統(tǒng)一起來，使之固化、模板化。隨著思考的深入，筆者越來越覺得做這件事很有現(xiàn)實意義，很有必要去做。

為什么要固化工作表單臺賬的格式內(nèi)容？我認(rèn)為主要有4 個方面的原由：第一、工作表單和臺賬不僅是檔案館管理業(yè)務(wù)工作的工具，也是一種管理手段和制度設(shè)計。目前，各州（市）市（縣、區(qū)）綜合檔案館業(yè)務(wù)工作中使用的表單格式可謂五花八門，讓人眼花繚亂，它們基本是各個檔案館的“發(fā)明創(chuàng)造”。且不說這些工作表單的格式橫七豎八、字體頁面繁雜，僅就表單的內(nèi)容欄目設(shè)計上看，其突出的問題是很多表單內(nèi)容簡單，沒有詳細(xì)、完整、準(zhǔn)確地記錄和反映檔案館開展業(yè)務(wù)工作的情況，設(shè)計上缺乏科學(xué)合理性。筆者到很多檔案館，常常會因為得不到需要的統(tǒng)計數(shù)據(jù)、看不到該有的工作痕跡材料而較難按照工作標(biāo)準(zhǔn)評判檔案館的業(yè)務(wù)工作水平。這種狀況，給各級檔案主管部門進(jìn)行業(yè)務(wù)檢查和督導(dǎo)造成了諸多困擾。因此，有必要制定一套格式內(nèi)容固定的表單臺賬通用于各級綜合檔案館。第二、從檔案安全管理的角度看，很多檔案館因為工作表單臺賬種類稀少，內(nèi)容簡單，缺失應(yīng)有的記錄要素，出現(xiàn)館藏檔案數(shù)量統(tǒng)計不準(zhǔn)、館藏家底不清、工作責(zé)任不明、追責(zé)困難等諸多管理層面上的安全隱患。比如，有的檔案館接收了檔案而沒有登記入賬，查閱檔案而沒有登記審批，檔案出庫沒有記錄等等，這些情況的存在，如果不從工作表單臺賬的種類和內(nèi)容格式上改進(jìn)完善，很有可能會因為管理環(huán)節(jié)上有漏洞而出現(xiàn)檔案安全事故。第三、我們常說檔案業(yè)務(wù)工作是一項專業(yè)性較強的工作，就是因為其業(yè)務(wù)規(guī)范多、標(biāo)準(zhǔn)細(xì)，每一個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)都有相應(yīng)的工作標(biāo)準(zhǔn)和要求作支撐，這些標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是檢查、衡量、評判業(yè)務(wù)工作數(shù)量質(zhì)量的標(biāo)尺。近期，在國家檔案局印發(fā)的通知中提出各級檔案部門要進(jìn)一步增強重點領(lǐng)域標(biāo)準(zhǔn)供給，盡快構(gòu)建起引領(lǐng)高質(zhì)量發(fā)展的檔案標(biāo)準(zhǔn)體系，認(rèn)真抓好檔案制度規(guī)范建設(shè)工程。因此，我們應(yīng)加大這方面工作的力度。梳理后，筆者認(rèn)為規(guī)范統(tǒng)一全省各級綜合檔案館的工作表單臺賬方面我們還有較大工作空間，有必要把這個弱項補上。與各檔案館的工作交流中，大家曾多次建議把工作表單臺賬的格式內(nèi)容進(jìn)行模板化、格式化、標(biāo)準(zhǔn)化，這樣更有利于檔案館規(guī)范地開展業(yè)務(wù)，這也是各級檔案主管部門的職責(zé)所在，是完善檔案治理體系、提升檔案治理能力的路徑之一，標(biāo)準(zhǔn)化能更好地體現(xiàn)行業(yè)工作的嚴(yán)肅性、規(guī)范性。第四、機構(gòu)改革后各級綜合檔案館進(jìn)了一大批新人，他們剛剛接觸檔案館的業(yè)務(wù)工作，是業(yè)務(wù)上的新兵新手，各級檔案主管部門應(yīng)當(dāng)把統(tǒng)一表單臺賬的格式內(nèi)容作為業(yè)務(wù)指導(dǎo)督查的一個切入點，規(guī)范和引導(dǎo)這批新人的業(yè)務(wù)工作行為，打牢打好業(yè)務(wù)工作基礎(chǔ)，錘煉出這支新隊伍嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致、專業(yè)的業(yè)務(wù)素養(yǎng)。

接下來的問題是：綜合檔案館應(yīng)具有哪幾種工作表單和臺賬？格式及內(nèi)容應(yīng)當(dāng)是哪些？

筆者結(jié)合幾個主要的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)作了梳理，認(rèn)為除國家檔案局已經(jīng)發(fā)布通用的表單外，以下所列的幾種基本的表單和臺賬，包括其格式及內(nèi)容應(yīng)當(dāng)格式化、模板化。

一、檔案接收征集類工作表單臺賬。接收征集環(huán)節(jié)中主要應(yīng)有：1.年度接收（征集）進(jìn)館檔案明細(xì)表；2.年度接收（征集）進(jìn)館檔案交接文據(jù)。

二、檔案管理保護(hù)類工作表單臺賬。保管保護(hù)環(huán)節(jié)中主要應(yīng)有：1.新進(jìn)館檔案除蟲滅菌記錄單；2.庫房溫濕度數(shù)值觀測記錄單；3.庫房保潔記錄單；4.庫藏檔案存放索引表；5.人員出入庫記錄單；6.庫房安全檢查記錄單；7.清點庫藏檔案記錄單；8.搶救修復(fù)檔案記錄單。

三、檔案利用類工作表單臺賬。開發(fā)利用環(huán)節(jié)中主要應(yīng)有：1.查閱檔案登記表；2.調(diào)卷單；3.利用檔案效果登記表；4.開放檔案鑒定登記表；5.開放檔案明細(xì)表。

四、檔案數(shù)字化類工作表單臺賬。數(shù)字化環(huán)節(jié)中的表單及格式在《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DAT31- - 2017）、《錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范》（DAT62- - 2017）、《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》（DAT68- - 2017）等標(biāo)準(zhǔn)中均有涉及，如紙質(zhì)檔案數(shù)字化前處理工作單、紙質(zhì)檔案掃描工作單、紙質(zhì)檔案數(shù)字化驗收登記表、紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果移交清單、承包方員工備案表等，基本能滿足數(shù)字化環(huán)節(jié)的管理需要。

五、綜合統(tǒng)計類工作表單臺賬。綜合統(tǒng)計環(huán)節(jié)中主要應(yīng)當(dāng)具有：1.館藏文書檔案統(tǒng)計明細(xì)表；2.館藏資料統(tǒng)計明細(xì)表；3.館藏照片檔案統(tǒng)計明細(xì)表；4.館藏錄音錄像檔案統(tǒng)計明細(xì)表；5.館藏實物檔案統(tǒng)計明細(xì)表；6.館藏印章檔案統(tǒng)計明細(xì)表；7.館藏專業(yè)檔案統(tǒng)計明細(xì)表；8.館藏數(shù)字化檔案統(tǒng)計明細(xì)表；9.銷毀檔案明細(xì)表；10.檔案館庫房設(shè)施設(shè)備明細(xì)表。

至于上述羅列的表單格式內(nèi)容究竟如何設(shè)計，筆者建議組成工作小組進(jìn)行調(diào)研，吸納各方意見做法，不斷修改完善，使之盡可能科學(xué)合理，最終提升成為一個地區(qū)通用的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。