提升學(xué)校檔案管理效率的策略分析

李白

摘 要：檔案是個人、學(xué)校及企業(yè)中重要的數(shù)據(jù)組成部分，尤其在學(xué)校，檔案存儲量巨大。而就當(dāng)今我國學(xué)校的檔案管理現(xiàn)狀而言，存在數(shù)據(jù)眾多、繁瑣以及查閱效率低等多重難題。因此，本文將以提升學(xué)校檔案管理效率的必要性及策略做出分析。

關(guān)鍵詞：學(xué)校 檔案管理效率 策略分析

[正文]隨著社會的不斷發(fā)展和進(jìn)步，人們的物質(zhì)水平得到了一定的提高，人們對教育的重視程度也大大提升了。眾所周知，中學(xué)階段是人的一生中最重要的階段，它銜接著我們大學(xué)和未來的發(fā)展，對我們的人生具有一定的指向作用。學(xué)校檔案管理作為教學(xué)的一部分，對學(xué)校教育事業(yè)的發(fā)展有著不可忽視的推動作用，對提升學(xué)校檔案管理工作效率來說也是非常必要的。

一、提升學(xué)校檔案管理效率的必要性

1.1 提升學(xué)校檔案管理效率是順應(yīng)學(xué)校發(fā)展規(guī)模的需要

一方面，隨著學(xué)校規(guī)模的不斷擴(kuò)大，對檔案管理工作的要求越來越高。因此，為更好的適應(yīng)規(guī)模的發(fā)展，加強(qiáng)學(xué)校檔案管理的效率迫在眉睫。傳統(tǒng)的檔案管理更多的是依賴于人為的儲存歸類，隨著數(shù)據(jù)量的不斷增加，想要更加高效快捷的存儲檔案，必然只能使用現(xiàn)代智能化的管理模式。而針對這一現(xiàn)狀，不僅需要優(yōu)化存儲設(shè)備，還要懂得加強(qiáng)人員配置，充分做到設(shè)備與應(yīng)用人才的雙同步。另一方面，隨著檔案數(shù)據(jù)量越來越大，人工成本也會越來越高，如果不增加檔案管理的效率，將會耗費(fèi)更多的人工成本。因此，提高檔案管理效率還有利于節(jié)省人工成本支出。

二、數(shù)字化檔案管理的方法策略

2.1強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)意識，促進(jìn)高中檔案工作的有效實(shí)施

高中學(xué)校的管理者應(yīng)該對檔案管理的工作和工作人員給予一定的重視和威望，將教學(xué)中的一些經(jīng)歷和物質(zhì)投資到檔案管理上，使得檔案管理的工作能夠順利進(jìn)行。校領(lǐng)導(dǎo)要理解到檔案管理的重要性對學(xué)校教育來說，從多方面去統(tǒng)籌檔案管理的方法，讓檔案管理效率得到進(jìn)一步的提升。當(dāng)管理方面投入一定的資金，購買一些設(shè)備，對檔案室的工作人員制定明確的規(guī)章制度，進(jìn)而更加合理地進(jìn)行管理。

2.2提高檔案管理人員的素質(zhì)

檔案管理工作并不是我們想象中的基礎(chǔ)存儲工作，這一工作性質(zhì)看似簡單，實(shí)則涉及眾多方面。因此在選拔檔案管理工作人員時要尤其注重其綜合能力素養(yǎng)。第一，良好的心態(tài)對于工作是十分重要的。對于同樣一份進(jìn)行檔案管理的工作，擁有積極良好心態(tài)的檔案管理員在工作時是充滿激情的，他們不僅僅對這份工作十分認(rèn)真也很有責(zé)任感，在面對問題時也會想辦法去解決問題而不是在毫無意義的抱怨自己和埋怨他人中浪費(fèi)時間，更不會一出現(xiàn)事情就選擇逃避問題。第二，檔案管理人員要能夠耐得住寂寞，同樣的這一問題也出現(xiàn)在許多檔案管理員的心中，長時間以來他們所做的工作較為無聊且枯燥，甚至有許多人會認(rèn)為有些資料、檔案完全不必收集，但實(shí)際上這種心態(tài)卻對這項工作是十分不利的。如果一個員工不重視他的工作那么他在面對各項工作中出現(xiàn)的各種問題以及各種瑣碎的事情選擇視而不見，面對各項事務(wù)選擇馬虎了事。第三，學(xué)校檔案管理工作并不只是簡單的對信息以及資料進(jìn)行管理，因此在進(jìn)行檔案管理人員的培訓(xùn)以及招聘員工時也要打破對這一工作的傳統(tǒng)印象，在工作時注意對檔案員綜合素養(yǎng)的培養(yǎng)及檔案分析的能力，讓檔案管理人員在收集資料的同時也能對資料進(jìn)行各種各樣的分析，爭取從各項資料中找出對學(xué)校發(fā)展有利的資料從而推動學(xué)校的進(jìn)一步發(fā)展。

2.3學(xué)校要加強(qiáng)數(shù)字化管理設(shè)備的投入

學(xué)校作為國家事業(yè)單位的主要構(gòu)成部分，應(yīng)發(fā)揮給國家企業(yè)做到模范先行作用，學(xué)校也要積極順應(yīng)數(shù)據(jù)數(shù)字化經(jīng)濟(jì)的潮流，將數(shù)字化管理體系充分的融入到日常工作中，從而更好的提高工作效率。而伴隨著互聯(lián)網(wǎng)經(jīng)濟(jì)不斷的發(fā)展，學(xué)校檔案存儲的規(guī)模在不斷的擴(kuò)大，過往傳統(tǒng)的單純依靠人工對檔案進(jìn)行分類以及管理已經(jīng)變得十分困難。而在21世紀(jì)伴隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展將信息化與檔案管理工作結(jié)合在一起逐漸的成為了適應(yīng)整個社會檔案管理工作的工作方法。在這種情況下作為國家機(jī)關(guān)的主要構(gòu)成部分。一方面，學(xué)校要根據(jù)實(shí)際情況對檔案管理人員的辦公設(shè)備以及辦公方法進(jìn)行改進(jìn)，將信息技術(shù)融入到檔案管理的日常工作中讓檔案管理員逐漸地習(xí)慣運(yùn)用各項信息技術(shù)對檔案進(jìn)行管理。例如，運(yùn)用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作，在收集的過程中可以讓檔案管理人員自行運(yùn)用手機(jī)或者電腦對信息進(jìn)行填寫，采用采集人自行填寫的方式可以很大程度上減少由于工作人員不熟悉采集人員由于錯別字導(dǎo)致的失誤，同時還可以很大程度上減少人員的配備，從而減少人工成本。在進(jìn)行整理的過程中，學(xué)校的檔案管理工作人員也可以運(yùn)用信息技術(shù)中的分類以及排序各項功能對各項檔案進(jìn)行分別管理，并且在信息化的檔案管理工作中，避免了紙質(zhì)資料因為保管的不好或者失誤而出現(xiàn)問題。另一方面，為了保證檔案管理工作的順利進(jìn)行，學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)人員也必須根據(jù)員工的情況而為員工配備相關(guān)的信息化設(shè)施。根據(jù)實(shí)際工作所需從而調(diào)節(jié)檔案管理設(shè)置，可以很大程度上的幫助我們改進(jìn)工作模式，從而更好的幫助學(xué)校檔案管理人員節(jié)省時間成本。

結(jié)束語

綜上所述，檔案管理工作不再是曾經(jīng)簡單的存儲分類工作，隨著數(shù)字化時代的逐步推進(jìn)，檔案管理的效率要求越來高。而學(xué)校想要能夠適應(yīng)數(shù)字化進(jìn)程的步伐，學(xué)校應(yīng)該對檔案管理工作起到一定的重視，管理工作人員做好自己的本職工作，檔案中涉及的一些關(guān)于學(xué)生們比較敏感的信息，做好保密工作，這就是對教師與學(xué)生們的負(fù)責(zé)。學(xué)校和檔案管理工作者應(yīng)該對檔案管理付出共同的努力，共同營造良好安全的學(xué)習(xí)環(huán)境，為他們做好后盾，為他們解決后顧之憂，因此，對傳統(tǒng)的檔案管理方法進(jìn)行改進(jìn)這項工作，我們必須高度重視起來。

參考文獻(xiàn)

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