新時期事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新策略

文/羅小玲

檔案管理工作不僅是事業(yè)單位落實(shí)日常信息管理的重要基礎(chǔ)，也是為事業(yè)單位的后續(xù)發(fā)展提供大量依據(jù)的根本保障，因此本文便是建立在新時期的背景下，結(jié)合事業(yè)單位的檔案管理工作展開分析，闡述了事業(yè)單位檔案管理工作落實(shí)的基礎(chǔ)原則。結(jié)合當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀，分析了優(yōu)化策略，綜合管理制度、管理模式以及服務(wù)手段這三個層次展開分析，通過文章論述，進(jìn)一步推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新，進(jìn)一步提升事業(yè)單位檔案管理工作的服務(wù)與利用功能

事業(yè)單位的發(fā)展本身具有一定的規(guī)范性和科學(xué)性，需要根據(jù)社會不同發(fā)展階段的需求以及黨政的引導(dǎo)進(jìn)行發(fā)展創(chuàng)新，而檔案管理工作是事業(yè)單位本身在優(yōu)化過程中必須要進(jìn)行關(guān)注的重點(diǎn)，而伴隨著新形勢的來臨，檔案管理工作也必須要進(jìn)行改革，由傳統(tǒng)的檔案管理模式向現(xiàn)代化的檔案管理體系進(jìn)行轉(zhuǎn)化，這其中必然會存在較多的矛盾與問題，而解決這些矛盾與問題，需要分析研究制定相應(yīng)的策略。新時期事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新，這不僅是本文論述的重點(diǎn)，也是事業(yè)單位進(jìn)行自我運(yùn)轉(zhuǎn)能力提升過程中必須要考慮的問題。

一、檔案管理工作創(chuàng)新的原則

1.制度先行原則

制度先行是任何工作創(chuàng)新的必要保障，也是為檔案管理工作創(chuàng)新指明方向的基礎(chǔ)，因此事業(yè)單位自身的領(lǐng)導(dǎo)層必須要認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，并且能夠結(jié)合實(shí)際的創(chuàng)新方向和創(chuàng)新目標(biāo)進(jìn)行分析，制定具有條理性和針對性的制度體系，讓制度成為檔案管理工作各項細(xì)節(jié)運(yùn)行的約束保障。

2.層級性原則

創(chuàng)新策略以及創(chuàng)新方案的擬定要經(jīng)由領(lǐng)導(dǎo)層、部門領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人員進(jìn)行審批和分析[1]，結(jié)合日常工作中的重點(diǎn)落實(shí)融合性研究，確保方案的擬定具有可行性，確保檔案管理工作創(chuàng)新能夠滿足各個部門以及不同層級的實(shí)際發(fā)展需求。

3.靈活性原則

在制定檔案管理制度以及管理模式的過程中，必須要遵循國家制定的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，同時也要結(jié)合自己的實(shí)際情況進(jìn)行針對性調(diào)整，但是這種調(diào)整并不是隨意的，不是盲目的，而是建立在自身的實(shí)際領(lǐng)域進(jìn)行優(yōu)化。

二、當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作改革創(chuàng)新面臨的問題

1.制度及設(shè)備系統(tǒng)不完善

當(dāng)前部分事業(yè)單位在發(fā)展過程中，工作重點(diǎn)往往放在本領(lǐng)域的一線工作方面，對于檔案工作的重視程度不高，這導(dǎo)致檔案工作管理制度體系不夠完善，而制度的缺失將直接導(dǎo)致設(shè)備系統(tǒng)的優(yōu)化力度不足，相應(yīng)的設(shè)備和基礎(chǔ)設(shè)施配備不到位，缺乏基礎(chǔ)的安全防控以及質(zhì)量維護(hù)，部分紙質(zhì)檔案在長時間的儲存過程中存在性能以及質(zhì)量下降的問題，整體的檔案安保系統(tǒng)也缺乏可靠性，這成為當(dāng)前事業(yè)單位落實(shí)檔案工作創(chuàng)新過程中的首要難題。

2.檔案管理體系存在的問題

由于事業(yè)單位的日常事務(wù)較為繁雜，產(chǎn)生的檔案資料類型眾多，在進(jìn)行分區(qū)以及分類保管過程中，缺乏有效的工作模式，管理方法較為單一，具有較強(qiáng)的滯后性，整體的檔案管理工作存在著極強(qiáng)的被動化以及機(jī)械化狀態(tài)，效率不高自然無法滿足事業(yè)單位自身的運(yùn)轉(zhuǎn)需求。

三、落實(shí)事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新的策略

1.落實(shí)好體系和制度建設(shè)

檔案管理工作的創(chuàng)新必須要有良好的制度支撐，因此在進(jìn)行創(chuàng)新的過程中，必須要打造完善的創(chuàng)新體系以及制度。首先必須要確保制度的約束是處于平等立場的，對于檔案管理工作者以及管理工作模式來講，制度是一種引導(dǎo)方式，并不是建立在絕對管控的基礎(chǔ)上進(jìn)行約束的，不會提供限制，而是提供創(chuàng)新空間。與此同時，制度體系的建立也要將主導(dǎo)人員納入其中，要確保事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者、部門領(lǐng)導(dǎo)者以及負(fù)責(zé)人能夠從意識體系角度進(jìn)行轉(zhuǎn)變，認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，并且能夠結(jié)合當(dāng)前的需求進(jìn)行制度體系完善，共同協(xié)作實(shí)現(xiàn)檔案管理模式的改變，與此同時，還必須要獎罰分明，確保檔案管理工作具有嚴(yán)肅性、規(guī)范性和公正性。

2.構(gòu)建現(xiàn)代信息化的管理模式

由于檔案管理工作涉及到了對大量數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行集中管理，那么利用傳統(tǒng)的人工管理方法以及紙質(zhì)檔案管理模式，效率較低，同時也容易損毀，因此在現(xiàn)代化的檔案管理工作創(chuàng)新過程中，必須要落實(shí)好信息技術(shù)的融合，要在工作實(shí)踐中升級和開發(fā)相關(guān)的檔案管理系統(tǒng)軟件，確保實(shí)現(xiàn)信息化以及智能化管理。

首先要建立數(shù)字檔案庫，將紙質(zhì)檔案中的重點(diǎn)信息進(jìn)行分類錄入，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型[2]。

其次打造高性能的運(yùn)營維護(hù)系統(tǒng)，檔案管理工作涉及到了設(shè)備機(jī)房以及日常的軟件系統(tǒng)維護(hù)，要為硬件設(shè)備提供良好的運(yùn)轉(zhuǎn)環(huán)境，避免電磁、灰塵、水分等外界環(huán)境的干擾，要為軟件系統(tǒng)構(gòu)建防火墻和安全監(jiān)控體系，避免黑客攻擊，提升絕密信息和日常信息的保管質(zhì)量。

再次，打造個性化的技術(shù)體系，在引進(jìn)國內(nèi)外先進(jìn)的檔案管理技術(shù)的同時，也要結(jié)合事業(yè)單位自身的需求進(jìn)行個性化技術(shù)體系的開發(fā)，培養(yǎng)一支高質(zhì)量的技術(shù)人才隊伍，落實(shí)技術(shù)創(chuàng)新和技術(shù)優(yōu)化，不斷加強(qiáng)檔案管理工作的技術(shù)水平。

3.落實(shí)檔案服務(wù)體系的創(chuàng)新

檔案管理工作創(chuàng)新的主要目的是將既有的檔案數(shù)據(jù)資源進(jìn)行重組，提升檔案管理的水平，從而可以為事業(yè)單位的檔案信息查找以及數(shù)據(jù)應(yīng)用提供高質(zhì)量的服務(wù)，因此增強(qiáng)檔案服務(wù)體系的創(chuàng)新也是檔案管理工作優(yōu)化的重要環(huán)節(jié)。首先事業(yè)單位必須要進(jìn)行管理觀念更新，要認(rèn)識到落實(shí)檔案管理工作的重要性，同時要結(jié)合其服務(wù)管理手段進(jìn)行優(yōu)化，進(jìn)一步增強(qiáng)檔案信息的利用效率。在實(shí)際服務(wù)創(chuàng)新的過程中，可以將檔案管理體系與事業(yè)單位的局域網(wǎng)聯(lián)系起來，強(qiáng)化網(wǎng)站信息檢索，實(shí)現(xiàn)智能化的信息價值挖掘[3]；構(gòu)建數(shù)字化圖書館，增強(qiáng)檔案信息的應(yīng)用多樣性和靈活性；打造內(nèi)部檔案在線服務(wù)系統(tǒng)，制定客服人員能夠為各個部門的信息查找提供一對一服務(wù)。

在此基礎(chǔ)上，針對事業(yè)單位自身的日常檔案信息，可以打造對外服務(wù)體系，讓基層群眾以及其他的事業(yè)單位組織，能夠進(jìn)行數(shù)據(jù)資源的溝通和交流，不僅不會侵犯事業(yè)單位自身的合法權(quán)益，也能夠在相互協(xié)同合作的基礎(chǔ)上進(jìn)行發(fā)展。

綜上所述，在當(dāng)前的檔案管理創(chuàng)新過程中，事業(yè)單位必須要認(rèn)識到檔案工作創(chuàng)新對于自身發(fā)展帶來的重要影響，并且能夠從制度體系、管理觀念、服務(wù)方法、信息化技術(shù)以及基礎(chǔ)設(shè)備角度進(jìn)行優(yōu)化改革。不斷為檔案管理工作帶來新的技術(shù)體系和管理模式，在實(shí)踐過程中總結(jié)經(jīng)驗，落實(shí)創(chuàng)新，這樣才能推進(jìn)檔案管理改革的進(jìn)程，同時也能夠為事業(yè)單位自身的發(fā)展奠定良好的數(shù)據(jù)資源基礎(chǔ)。