基于大數(shù)據(jù)、云技術(shù)、人工智能等新技術(shù)發(fā)展的檔案信息技術(shù)發(fā)展與創(chuàng)新

文/高玉梅

隨著現(xiàn)今互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，誕生了大數(shù)據(jù)、云技術(shù)以及人工智能等多種現(xiàn)代化的新技術(shù)，將新技術(shù)應(yīng)用到各個行業(yè)的發(fā)展中，能夠很好地促進(jìn)企業(yè)的管理工作質(zhì)量與效率提升，對于檔案工作的開展來講無疑也能夠起到很大的促進(jìn)作用。隨著時代的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)今的企業(yè)發(fā)展需求，所以對新技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用，能夠促使基于信息技術(shù)發(fā)展基礎(chǔ)之上的檔案管理工作得到更好的發(fā)展，檔案的服務(wù)與利用功能得以最好的展現(xiàn)。本文對現(xiàn)代化新技術(shù)發(fā)展與創(chuàng)新進(jìn)行研究與思考，其目的就在于此

企業(yè)在不斷的發(fā)展過程中，會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)信息，企業(yè)中的檔案記錄發(fā)展中所有的事物與人員變動的情況。伴隨著大數(shù)據(jù)、云技術(shù)以及人工智能等新技術(shù)的誕生，越來越多的企業(yè)認(rèn)識到了使用先進(jìn)信息技術(shù)的重要性，并且逐漸地將其應(yīng)用到企業(yè)的自身檔案管理中。但是在實際進(jìn)行運(yùn)用時存在著較多的問題，所以本文對相關(guān)技術(shù)在檔案信息技術(shù)的應(yīng)用中進(jìn)行相應(yīng)的分析與研究。

一、新技術(shù)與檔案管理

1.基本概念

概念之一：大數(shù)據(jù)是現(xiàn)今互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)快速發(fā)展的一種專業(yè)術(shù)語，指的是一種規(guī)模較大的具備能夠獲取、存儲、管理以及分析等功能，大大超出了傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫軟件工具能力范圍的數(shù)據(jù)集合，具有海量的數(shù)據(jù)規(guī)模、快速的數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)、多樣的數(shù)據(jù)類型以及價值密度低四大特征。

概念之二：云技術(shù)是在基于計算機(jī)技術(shù)發(fā)展之上的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)等多種技術(shù)的總稱，可以將其所有的資源按照需求進(jìn)行使用，具有比較靈活的特點。

概念之三：人工智能也被人們簡稱為AI，主要是將理論與實踐進(jìn)行結(jié)合的一種技術(shù)科學(xué)。人工智能的出現(xiàn)為人們的生活帶來了更多的可能，將人們的活動范疇也進(jìn)行了優(yōu)化，在人類的文明發(fā)展史上也是一種標(biāo)志[1]。人工智能的發(fā)展能夠在較廣泛的領(lǐng)域中進(jìn)行獨立的思考，實現(xiàn)與人類之間良好的交流與互動。根據(jù)我國現(xiàn)今的技術(shù)發(fā)展水平，人工智能已經(jīng)具備了人類的思維與行為，可以對圖像進(jìn)行分析，數(shù)據(jù)進(jìn)行識別以及對信息的采集等簡單的操作功能，帶動了我國信息化技術(shù)的快速發(fā)展。

2.新技術(shù)的特點

對新技術(shù)進(jìn)行使用能夠提升數(shù)據(jù)分析能力，數(shù)據(jù)分析是大數(shù)據(jù)信息技術(shù)發(fā)展的重要組成部分，將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中去，能夠有效地將企業(yè)檔案管理工作中的數(shù)據(jù)分析處理能力全面提升；并且增加對檔案信息的存儲量，因為大數(shù)據(jù)技術(shù)在使用中具有著較大的存儲空間，所以將其應(yīng)用在檔案的管理中去，能夠更好地滿足企業(yè)的海量數(shù)據(jù)存儲需求。

想要提升企業(yè)的科學(xué)決策與管理，那么首要的前提就是先對大量的真實數(shù)據(jù)進(jìn)行掌握，當(dāng)企業(yè)在進(jìn)行決策時缺乏全面的信息資源，也會造成出現(xiàn)偏差、失誤以及效率低下的問題。所以將云計算的強(qiáng)大計算功能與大數(shù)據(jù)的分析方法進(jìn)行結(jié)合使用，能夠促進(jìn)企業(yè)的檔案管理工作開展，從而為企業(yè)管理者提供更加全面的信息，促使決策與管理更加科學(xué)化。

人工智能的發(fā)展是現(xiàn)今世界上的三大技術(shù)之一，可以用機(jī)器人代替人類進(jìn)行工作，通過對人類智慧的使用促進(jìn)科學(xué)的不斷發(fā)展，在人工智能的研究中主要是通過語音識別、圖像識別開展的[2]。通過對人工智能技術(shù)進(jìn)行使用，能夠更好地幫助人類進(jìn)行各種文件、數(shù)據(jù)的處理，能夠達(dá)到檔案管理的共享化與規(guī)?；?。

3.檔案管理中的數(shù)據(jù)處理

隨著計算機(jī)技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，加快了對數(shù)據(jù)進(jìn)行處理的效率，促使工作的便利性得到提升，但是在現(xiàn)今的發(fā)展中面臨著海量且無序的數(shù)據(jù)，通過對計算機(jī)軟件進(jìn)行使用，能夠快速地實現(xiàn)采集、存儲以及查詢等功能，從而將存在的問題進(jìn)行解決。在檔案管理工作的開展中，隨著新技術(shù)的不斷出現(xiàn)，檔案的存儲基本上都是通過計算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行存儲的，在對不同的計算機(jī)設(shè)備以及工作原理的使用基礎(chǔ)之上，將其進(jìn)行時間與空間的分布分析，對文件、數(shù)據(jù)以及信息進(jìn)行編輯，這些都是通過相應(yīng)的硬件與軟件共同工作完成的。

二、新信息技術(shù)應(yīng)用在檔案管理中存在的問題

問題之一：檔案管理人員的數(shù)據(jù)化信息水平有待提升

在現(xiàn)今社會的發(fā)展中檔案管理信息化已經(jīng)是一種趨勢，但是在各個企業(yè)的實際應(yīng)用中，還有部分企業(yè)在對檔案進(jìn)行管理時，采用的是一種傳統(tǒng)管理方式。這種方式選擇不僅僅對工作開展的效率、質(zhì)量等起到一定的影響，對于檔案管理人員的自身專業(yè)技能發(fā)展來講也有一定的影響。所以各個企業(yè)對新技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用時，先要將檔案管理人員自身的新技術(shù)水平進(jìn)行不斷地提升，才能夠?qū)n案管理人員的管理理念進(jìn)行轉(zhuǎn)變，更好地將各種新技術(shù)應(yīng)用在檔案管理工作中。

問題之二：檔案信息缺乏統(tǒng)一的管理

就我國現(xiàn)今的發(fā)展情況來看，每一個地區(qū)或者不同的企業(yè)之間，對檔案管理工作的開展還缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，在實際開展工作時，企業(yè)要將工作開展與實際情況相結(jié)合，從而實現(xiàn)檔案信息管理工作的開展。正是因為每個企業(yè)的管理規(guī)范性不夠統(tǒng)一，所以不便于對檔案進(jìn)行區(qū)域性管理，影響各個企業(yè)之間的檔案信息實現(xiàn)共享，對于檔案管理工作的質(zhì)量與效率起到了影響。

問題之三：檔案管理工作的安全性需要提升

盡管在現(xiàn)今企業(yè)的發(fā)展中，將大數(shù)據(jù)、云技術(shù)以及人工智能等新技術(shù)進(jìn)行使用，有效地將檔案管理的質(zhì)量與效率進(jìn)行提升，但是使用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)非常容易受到黑客、病毒等多種破壞因素帶來的侵?jǐn)_。這些因素的存在對于企業(yè)的檔案工作開展起到了很大的影響，不利于檔案管理工作開展的完整性與安全性。所以在將新技術(shù)應(yīng)用到企業(yè)的檔案管理工作時，對于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的安全性要多加重視。

三、新技術(shù)在檔案工作中的相關(guān)應(yīng)用

應(yīng)用之一：促進(jìn)對檔案的資源信息共享

將大數(shù)據(jù)、云技術(shù)以及人工智能等新技術(shù)應(yīng)用在檔案管理工作中，可以實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化以及社會化發(fā)展，能夠更加便于檔案管理者快速地找到相關(guān)檔案的位置[3]。在對檔案進(jìn)行歸類放置時，需要按照我國的相關(guān)法律法規(guī)將所有的檔案進(jìn)行分類整理，檔案管理人員自身要對檔案分類法中的細(xì)則非常熟悉?？梢栽诨谌斯ぶ悄艿陌l(fā)展之上，對相關(guān)的分類進(jìn)行參考，對其重要性進(jìn)行了解，并且還可以使用字段加權(quán)混合的一種索引方式，將搜索獲得的結(jié)果排序更加準(zhǔn)確。還能夠?qū)θ斯ぶ悄艿淖詣诱Z言加工系統(tǒng)進(jìn)行使用，方便用戶使用語音進(jìn)行提問，根據(jù)用戶的言語表達(dá)找到信息庫中的相關(guān)檔案。所以說將人工智能應(yīng)用到檔案的管理中，能夠?qū)鹘y(tǒng)的搜索方式進(jìn)行改變，通過對相關(guān)的環(huán)境進(jìn)行使用，從而將信息提取到學(xué)習(xí)的系統(tǒng)中去，而在學(xué)習(xí)系統(tǒng)中完成對信息的知識庫相關(guān)操作，最終將人們需要的信息進(jìn)行反饋，滿足人們生活中的需求，促進(jìn)檔案信息的推送與搜索，實現(xiàn)對檔案信息共享工作的開展。

應(yīng)用之二：有利于科學(xué)決策與科學(xué)管理

促進(jìn)企業(yè)進(jìn)行科學(xué)決策與科學(xué)管理的實現(xiàn)，就要掌握到大量的詳細(xì)且可靠的信息資源，在企業(yè)發(fā)展中出現(xiàn)信息資源的缺失，就會導(dǎo)致企業(yè)管理者的決策效率出現(xiàn)偏差，不利于企業(yè)的健康發(fā)展。因為在電子檔案的發(fā)展中具有非常豐富的數(shù)據(jù)信息，通過對云計算的強(qiáng)度按計算功能與大數(shù)據(jù)分析方法進(jìn)行使用，根據(jù)電子檔案的特點進(jìn)行有目的性的選擇與使用，從而為企業(yè)的發(fā)展提供更加全面的信息，促進(jìn)決策與管理發(fā)展的科學(xué)化。

應(yīng)用之三：健全檔案信息化管理體系

將檔案管理的信息化體系進(jìn)行建立健全，能夠為企業(yè)的檔案管理工作開展提供更加充足的制度保障，所以就需要企業(yè)在不斷的發(fā)展中結(jié)合自身的實際情況，將檔案信息化管理體系進(jìn)行完善。要將大數(shù)據(jù)技術(shù)融入到檔案管理工作的開展中，企業(yè)制定出科學(xué)合理的制度，促進(jìn)監(jiān)督工作開展的力度提升，保障所有的檔案工作人員能夠按照規(guī)范來執(zhí)行工作。并且企業(yè)要及時建立起檔案管理信息化的安全防范機(jī)制，在將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用在檔案的管理工作開展時，比較容易受到系統(tǒng)漏洞、病毒等影響，不利于檔案管理工作開展的安全性與完整性，所以就要求企業(yè)不斷地加大對檔案管理工作的信息系統(tǒng)進(jìn)行安全防護(hù)。通過將相關(guān)的系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化與升級，實現(xiàn)對檔案管理的安全性發(fā)展，也能夠通過對殺毒軟件的使用保障信息的安全性與完整性發(fā)展。

應(yīng)用之四：人工智能的使用提升檔案信息管理效率

在我國現(xiàn)今的發(fā)展中人工智能的出現(xiàn)是符合檔案信息管理的需求的，將檔案管理工作由實體的保管轉(zhuǎn)向網(wǎng)絡(luò)信息化的保管，為更多的用戶提供了優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，促使我國的檔案管理向著數(shù)字化、信息化以及規(guī)范化的方向發(fā)展[4]。我國的檔案信息管理工作開展最主要的就是促進(jìn)檔案進(jìn)行信息數(shù)字化的轉(zhuǎn)變，從而在網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展中進(jìn)行使用。隨著近些年的不斷發(fā)展，檔案的數(shù)字化發(fā)展也逐漸成為了高速掃描、數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)壓縮等技術(shù)，實現(xiàn)對傳統(tǒng)紙質(zhì)文件進(jìn)行改革，作為一種新的存檔方式。通過對人工智能信息化技術(shù)的使用，實現(xiàn)對檔案的電子歸檔，從而構(gòu)建出一個有序的檔案信息庫，將檔案管理中的信息化效率與準(zhǔn)確性進(jìn)行提升。

應(yīng)用之五：推動檔案數(shù)字化的管理

檔案數(shù)字化管理是現(xiàn)今使用新技術(shù)進(jìn)行檔案工作開展的基礎(chǔ)，為檔案工作開展奠定了堅實的基礎(chǔ)。伴隨著各種新技術(shù)的不斷發(fā)展，想要將數(shù)字化管理進(jìn)行推廣就要建立在比較完善的技術(shù)發(fā)展之上。首先將人工智能與大數(shù)據(jù)的技術(shù)價值進(jìn)行發(fā)揮，并且建立起完善的深度學(xué)習(xí)體系，通過對計算機(jī)進(jìn)行使用促進(jìn)對檔案數(shù)據(jù)知識與規(guī)律的識別，更好地將人工智能對檔案進(jìn)行管理的經(jīng)驗進(jìn)行積累，更好地將人工智能的輔助作用進(jìn)行發(fā)揮。海量的數(shù)據(jù)信息存在是使用大數(shù)據(jù)、云技術(shù)以及人工智能進(jìn)行檔案管理的必要條件，將檔案進(jìn)行數(shù)字化與電子化能夠更好地促進(jìn)在檔案管理中將自身價值進(jìn)行實現(xiàn)。

四、互聯(lián)網(wǎng)新技術(shù)應(yīng)用在檔案工作中解決問題的方法

1.存在的問題

1.1 設(shè)計問題。在檔案工作的開展中，將大數(shù)據(jù)、云技術(shù)以及人工智能進(jìn)行使用，最為基礎(chǔ)的問題就是設(shè)計。在進(jìn)行設(shè)計時要從最為原始的系統(tǒng)開始進(jìn)行分析，要將設(shè)計、實施、運(yùn)行以及結(jié)果進(jìn)行全面化的分析。在對檔案管理工作進(jìn)行工作模式的設(shè)計，在各個流程的開展中都需要有專業(yè)的人員以及檔案管理者參與其中，才能夠更好地實現(xiàn)設(shè)計的完善化發(fā)展，保障開發(fā)出的系統(tǒng)能夠符合實際工作開展的需求。但是在設(shè)計的過程中會出現(xiàn)較多的問題，不管是進(jìn)行分析還是設(shè)計，對問題分析得不全面都會導(dǎo)致出現(xiàn)系統(tǒng)設(shè)計的差錯。

1.2 資金問題。在將大數(shù)據(jù)、云技術(shù)以及人工智能與檔案管理工作進(jìn)行融合時，還存在著一個資金的使用問題，在現(xiàn)今的社會中科技的發(fā)展與經(jīng)濟(jì)之間是密不可分的。所以將大數(shù)據(jù)、云技術(shù)以及人工智能等新技術(shù)應(yīng)用在檔案管理工作中，就需要對現(xiàn)今的技術(shù)與設(shè)備進(jìn)行引進(jìn)，并且定期對其進(jìn)行維護(hù)與保養(yǎng)工作的開展，從而不斷地將各種新技術(shù)在檔案管理工作中的服務(wù)效率與水平進(jìn)行提升。但是就需要對大量的人力、物力以及財力進(jìn)行使用，所以大量資金的安全使用也是一個比較大的存在問題。

1.3 安全問題。將各種網(wǎng)絡(luò)新技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作的開展中，最大的突出問題就是安全問題，我國對于檔案管理工作的開展有著一系列的標(biāo)準(zhǔn)，在對新技術(shù)進(jìn)行使用時也要一一與其相適應(yīng)。要積極順應(yīng)國家政策促進(jìn)對人工智能技術(shù)的開發(fā)，檔案管理工作的開展是否有著比較安全的網(wǎng)絡(luò)開放系統(tǒng)，以及人工智能在使用中防火墻是否能夠?qū)^多的惡意破壞進(jìn)行抵御等，都是需要進(jìn)行考慮的安全問題，所以要不斷地將技術(shù)進(jìn)行提升促進(jìn)防范水平的提高。

2.解決方法

在檔案管理工作的開展中，相關(guān)的工作人員要重視檔案管理的原則與規(guī)范，在工作中嚴(yán)格遵守相關(guān)要求。對于一些開放的檔案信息內(nèi)容更是要加強(qiáng)管理，將各種新技術(shù)應(yīng)用在檔案管理工作中，要有著明確的使用目標(biāo)以及規(guī)劃，在對新科技進(jìn)行發(fā)展使用的同時，也要將自身的素質(zhì)進(jìn)行提升。工作人員要在管理過程中加強(qiáng)對源文件原始性的管理，將所有的職責(zé)進(jìn)行明確的劃分，建立健全檔案的電子管理制度，不斷地將檔案管理工作者的素質(zhì)進(jìn)行提升，促進(jìn)檔案管理工作開展的安全性。除此之外，還要對我國要求的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行嚴(yán)格的遵守，例如使用較多的電子印章相關(guān)法律法規(guī)等。在針對事物類的檔案進(jìn)行管理時，可以將現(xiàn)今比較先進(jìn)的3D打印技術(shù)進(jìn)行使用，通過該技術(shù)實現(xiàn)對文檔的備份保存，防止原件丟失無跡可尋。在運(yùn)用新技術(shù)時，還要保障技術(shù)的簡單使用與可操作性，從而更好地將技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作的開展中。

毋容置疑，隨著大數(shù)據(jù)、云技術(shù)以及人工智能的迅速發(fā)展，各個行業(yè)也逐漸認(rèn)識到將新技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用的重要作用。檔案管理是在企業(yè)進(jìn)行管理工作開展時的重要部分，通過對相關(guān)新技術(shù)的使用，能夠提升檔案管理的工作質(zhì)量與效率。筆者通過本文的論述，對現(xiàn)今新技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用存在的問題進(jìn)行分析，并有針對性地提出了相關(guān)應(yīng)對策略，期望能夠為本單位以及社會有關(guān)方面后續(xù)的檔案管理工作開展提供更多的參考價值與借鑒作用。