火力發(fā)電廠工程合同檔案的管理探討

胡志勇

摘要：火力發(fā)電廠工程合同作為項(xiàng)目建設(shè)階段參與建設(shè)方的最高行為準(zhǔn)則，其管理水平將會(huì)直接影響整個(gè)工程的竣工驗(yàn)收與后期評(píng)價(jià)，這不僅能夠有效降低火力發(fā)電廠工程施工階段的風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生幾率，同時(shí)也能夠幫助企業(yè)獲得良好的經(jīng)濟(jì)效益，營(yíng)造出良好的形象，從而提升在市場(chǎng)中的競(jìng)爭(zhēng)能力。但現(xiàn)階段，在火力發(fā)電廠工程合同檔案的管理工作當(dāng)中存在著部分問(wèn)題，這些問(wèn)題直接導(dǎo)致合同檔案的完備程度不夠高，對(duì)工程造成了一定程度的影響?；诖耍疚闹饕治隽嘶鹆Πl(fā)電廠工程合同檔案管理工作現(xiàn)狀以及存在的問(wèn)題，并提出幾點(diǎn)有效的管理策略，以供參考。

關(guān)鍵詞：火力發(fā)電廠;工程合同;檔案管理;策略

火力發(fā)電廠工程中合同檔案的管理工作十分重要，它能夠保障火力發(fā)電廠工程能夠順利進(jìn)行，明確和調(diào)整發(fā)包人以及承包人的經(jīng)濟(jì)關(guān)系，若是雙方在合作的過(guò)程中出現(xiàn)經(jīng)濟(jì)糾紛，也可以通過(guò)合同進(jìn)行有效解決。工程參建主體之間的權(quán)利義務(wù)關(guān)系需要通過(guò)合同進(jìn)行確定，施工方與建設(shè)方也應(yīng)根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定依法簽訂工程合同，充分發(fā)揮出合同的法律約束作用，保證工程能夠協(xié)調(diào)有序的進(jìn)行。

一、火力發(fā)電廠工程合同檔案管理的現(xiàn)狀

火力發(fā)電廠工程的建管模式包括直管、代建以及委托三種，有著較多的參建主體，在工程實(shí)際施工過(guò)程中，僅僅只是土建施工單位就有著近百家，簽訂的合同大約有600多項(xiàng)?，F(xiàn)階段，大多數(shù)工程企業(yè)都意識(shí)到了合同檔案管理工作的重要性，并通過(guò)一些有效的管理措施來(lái)提高管理水平，但由于火力發(fā)電廠工程存在著一定的特殊性，再加上受自身因素以及客觀因素的影響，導(dǎo)致合同的檔案管理工作存在著不規(guī)范的現(xiàn)象，需要相關(guān)人員進(jìn)一步加強(qiáng)研究，從而將其中存在的問(wèn)題進(jìn)行改善，將合同檔案應(yīng)有的價(jià)值與作用充分發(fā)揮出來(lái)。當(dāng)前在火力發(fā)電廠工程合同檔案的管理工作中，主要存在著以下幾種主要問(wèn)題：（1）火力發(fā)電廠工程合同具有著跨專業(yè)、同時(shí)進(jìn)行等特點(diǎn)，若是人員對(duì)合同檔案管理工作的認(rèn)知存在缺陷，這就會(huì)為合同檔案的管理工作增加較大難度。（2）火力發(fā)電廠內(nèi)部各個(gè)部門(mén)過(guò)于注重合同對(duì)于正在進(jìn)行中工程的作用，但是當(dāng)工程竣工結(jié)束后，卻沒(méi)有意識(shí)到合同檔案后期歸檔與管理工作的重要性，這種情況就會(huì)導(dǎo)致工程合同檔案的一些材料由于人為因素失去了完整性。（3）在開(kāi)展合同檔案的管理工作當(dāng)中，大多數(shù)人員往往只是關(guān)注合同檔案資料收集、歸檔等方面的工作，但是卻沒(méi)有注重合同檔案資料本身的質(zhì)量，只有確保檔案資料的完整性與真實(shí)性，才能夠?qū)⒑贤瑱n案資料的價(jià)值與作用充分發(fā)揮出來(lái)。但由于一些合同中重要款項(xiàng)缺失，這就會(huì)導(dǎo)致工程在施工過(guò)程中存在著一定的缺陷與漏洞，這不僅會(huì)直接影響工程的整體質(zhì)量，同時(shí)也會(huì)導(dǎo)致工程在運(yùn)行過(guò)程中存在一些安全風(fēng)險(xiǎn)因素[2]。

二、火力發(fā)電廠工程合同檔案的管理策略

（一）提高合同檔案管理工作的重視程度

在簽訂工程合同之前，施工單位需要全面審查與分析招標(biāo)文件與合同文本等方面的內(nèi)容，預(yù)先將所有的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估出來(lái)，然后再進(jìn)行策劃火力發(fā)電廠工程的合同，從而為工程預(yù)算、合同簽訂以及工程報(bào)價(jià)等方面提供正確的決策。一方面，要建立相應(yīng)的外包工程管理平臺(tái)，相關(guān)參建主體的檔案管理工作人員需要及時(shí)錄入一些重要信息，如工程立項(xiàng)、資質(zhì)審查、入場(chǎng)管理以及施工監(jiān)督等方面的內(nèi)容，同時(shí)并加強(qiáng)火力發(fā)電廠工程合同執(zhí)行情況的監(jiān)督與管理，提高工程合同信息檔案資料的完整性與真實(shí)性。另一方面，要建立合同網(wǎng)絡(luò)審核體系，各主體簽訂的合同必須要與《合同法》中的有關(guān)規(guī)定與內(nèi)容相符合，其重要明確發(fā)包方與承包方之間的權(quán)利義務(wù)，這樣才能夠提高工程施工質(zhì)量的同時(shí)，降低合同糾紛發(fā)生的幾率。

（二）確保合同檔案文件資料的真實(shí)完整性

合同檔案資料在工程建設(shè)過(guò)程中的作用與地位十分顯著，這些基本資料將會(huì)直接反映出工程的實(shí)際情況，同樣也是工程項(xiàng)目最終驗(yàn)收的重要依據(jù)。在火力發(fā)電廠工程合同檔案資料的管理工作當(dāng)中，應(yīng)建立有效的合同管理平臺(tái)，詳細(xì)著錄合同的一些基本信息，如合同名稱、合同編號(hào)、簽訂日期、合同金額、履行情況等等多方面的信息，并保證火力發(fā)電廠工程合同資料完整、及時(shí)歸檔。同時(shí)，也要實(shí)施對(duì)發(fā)包單位以及承包單位的分級(jí)管理制度，除了要做好基礎(chǔ)的檔案資料收集、整理以及歸檔工作之外，還要建立與企業(yè)組織機(jī)構(gòu)相符合的人員網(wǎng)絡(luò)管理體系，明確檔案管理人員的工作職責(zé)，確保工程能夠順利施工。除此之外，企業(yè)也要注重加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的培訓(xùn)力度，讓檔案管理人員能夠充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，以此來(lái)提高工程檔案資料管理工作的整體水平。

（三）保證合同檔案管理工作的規(guī)范有序性

火力發(fā)電廠工程合同的檔案管理工作屬于一種環(huán)環(huán)相扣的工作，若是任何一個(gè)環(huán)節(jié)存在問(wèn)題就很有可能導(dǎo)致檔案資料缺乏真實(shí)性，因此，相關(guān)單位必須要加強(qiáng)各個(gè)管理部門(mén)之間的溝通與協(xié)作，這樣才能夠在共同努力下確保工程合同檔案管理工作的有效性。一方面，合同履行管理部門(mén)主要負(fù)責(zé)合同中各類原始資料的收集與整理，并建立合同檔案，當(dāng)合同內(nèi)容履行完畢后或由于一些特殊情況導(dǎo)致合同履行終止，那么就要將所有的合同資料及時(shí)上交到主管部門(mén)進(jìn)行歸檔處理。另一方面，合同主管部門(mén)要按照相關(guān)的流程將合同檔案及時(shí)移交到公司的檔案室進(jìn)行存檔。除此之外，火力發(fā)電廠工程合同的檔案管理也應(yīng)及時(shí)跟隨社會(huì)時(shí)代發(fā)展的腳步，加強(qiáng)管理信息化建設(shè)。只有加強(qiáng)合同檔案管理信息化建設(shè)，才能保證合同檔案管理工作的規(guī)范有序性，使合同檔案在火力發(fā)電廠工程建設(shè)過(guò)程中充分發(fā)揮自身的利用價(jià)值，為所有工作人員提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

結(jié)束語(yǔ)：

總而言之，火力發(fā)電廠工程檔案的管理工作非常重要，這就需要相關(guān)人員提高合同檔案管理工作的重視程度，讓合同檔案的科學(xué)管理以及法律約束作用能夠得到進(jìn)一步強(qiáng)化，從而切實(shí)有效的降低工程風(fēng)險(xiǎn)，保證工廠項(xiàng)目的有序進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)：

[1]王學(xué)功.如何提高檔案管理工作的效率[J].大眾標(biāo)準(zhǔn)化，2021（22）：175-176+179.

[2]藺晶.火力發(fā)電企業(yè)檔案管理工作探析[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2021（20）：37-39.

[3]劉勤.論火力發(fā)電廠工程合同檔案的管理[J].才智，2015（29）：361.