分析企業(yè)檔案管理與企業(yè)發(fā)展的良性互動(dòng)作用

摘要：企業(yè)檔案管理在推動(dòng)企業(yè)發(fā)展中占據(jù)著重要的位置。隨著信息時(shí)代計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理相關(guān)工作舉措也隨之不斷革新，有效提高了企業(yè)檔案管理效率，從而更好地滿足了企業(yè)發(fā)展的需要?；诖?，本文就企業(yè)檔案管理與企業(yè)發(fā)展的良性互動(dòng)作用展開深入分析，以期能夠?yàn)榇龠M(jìn)企業(yè)檔案管理與企業(yè)發(fā)展的良性互動(dòng)提供參考。

關(guān)鍵詞：良性互動(dòng);企業(yè)發(fā)展;檔案管理

引言：我國信息化水平正處于高速發(fā)展階段，對企業(yè)檔案管理工作也提出了更多新要求。最近這幾年，實(shí)行檔案全電子化已成為企業(yè)檔案管理的重要工作，與傳統(tǒng)管理模式相比，文書檔案全電子化則意味著檔案管理工作的智能化升級，為數(shù)據(jù)信息分析和處理提供了更多的方法，檔案數(shù)據(jù)信息錄入、提供利用等工作都可以通過計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行處理。

一、企業(yè)檔案管理與企業(yè)發(fā)展的良性互動(dòng)作用

檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分，其管理質(zhì)量在很大程度上影響著企業(yè)的發(fā)展質(zhì)量。同時(shí)，企業(yè)的發(fā)展也會(huì)對檔案管理產(chǎn)生良性的反作用。一方面，檔案信息產(chǎn)生于企業(yè)的經(jīng)營實(shí)踐，是對企業(yè)既往業(yè)務(wù)行為與經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的如實(shí)記錄與明確反映。因此，企業(yè)相關(guān)人員依托檔案信息，可以更好地分析規(guī)律、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、研究現(xiàn)狀，從而制定出有益于企業(yè)發(fā)展的改革方案或建設(shè)規(guī)劃。同時(shí)，財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)、人事、法務(wù)等各類檔案，也是企業(yè)開展賬目核對、薪資發(fā)放、業(yè)務(wù)梳理、崗位調(diào)動(dòng)、法務(wù)處理等一系列經(jīng)營管理活動(dòng)的必要性、基礎(chǔ)性材料依據(jù)。由此可見，通過構(gòu)建高水平的檔案管理體系，強(qiáng)化檔案信息的全面性、真實(shí)性、精細(xì)性和實(shí)用性，是企業(yè)發(fā)展的必要保障與根本動(dòng)力;另一方面，企業(yè)的發(fā)展往往意味著企業(yè)在資金、資源、設(shè)施等方面的建設(shè)提升，同時(shí)也是企業(yè)探索優(yōu)質(zhì)經(jīng)營方法與管理路徑的明確體現(xiàn)。所以，在“互聯(lián)網(wǎng)+”的時(shí)代背景下，企業(yè)發(fā)展能為檔案管理提供更好的技術(shù)支持、制度指導(dǎo)與經(jīng)濟(jì)支持，從而推動(dòng)檔案管理模式由傳統(tǒng)時(shí)期的人工化、紙質(zhì)化、粗放化轉(zhuǎn)型為電子化、數(shù)字化、精細(xì)化。這既有助于提高檔案管理的質(zhì)量和效率，也能使檔案管理工作變得更加輕松、便捷，為檔案管理與企業(yè)發(fā)展的進(jìn)一步良性互動(dòng)創(chuàng)造有利條件。

二、企業(yè)檔案管理的優(yōu)化策略

（一）健全電子檔案保護(hù)規(guī)章與體系

電子檔案管理作為高科技時(shí)代的產(chǎn)物，隨著云時(shí)代的到來，也越來越受到大家的廣泛關(guān)注，并逐漸融入到企業(yè)檔案管理中，成為現(xiàn)代企業(yè)檔案管理必不可少的重要因素。企業(yè)檔案保護(hù)管理效能與制度、體系的完善性、科學(xué)性息息相關(guān)，在電子檔案管理創(chuàng)新應(yīng)用過程中，應(yīng)當(dāng)樹立針對化思維，摒棄舊有停滯不前、照搬照抄的工作模式，立足實(shí)際短板問題，建立針對化的方式路徑。首先，要完善檔案分類管理機(jī)制，目前很多企業(yè)檔案呈現(xiàn)出急劇增長的態(tài)勢，舊有模糊、籠統(tǒng)的管理機(jī)制適用性已經(jīng)明顯下降，必須通過明晰、細(xì)化的分類制度進(jìn)行規(guī)范;其次，歸檔前要進(jìn)行細(xì)致檢查，結(jié)合檔案級別鑒定工作進(jìn)行分類，為后續(xù)查找、調(diào)檔工作提供便利;最后，要明確規(guī)定出檔案保存、管理、檢索以及使用相關(guān)的流程、權(quán)限、周期等內(nèi)容和要求，以便從制度上強(qiáng)化檔案資料的安全性與實(shí)用性。

（二）打造優(yōu)質(zhì)檔案管理隊(duì)伍

因?yàn)楝F(xiàn)在企業(yè)中，普遍對檔案人員的重視不夠，針對于檔案管理人員，應(yīng)加快優(yōu)化培訓(xùn)、考核體系建設(shè)，在舊有培訓(xùn)管理體系的基礎(chǔ)上，增添信息化系統(tǒng)運(yùn)行、維保相關(guān)內(nèi)容，立足風(fēng)險(xiǎn)管理思維，通過思想教育、實(shí)操演練等方式，提升檔案管理人員的應(yīng)急處理能力、設(shè)備操作能力、檔案風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)、崗位責(zé)任意識(shí)、信息保密意識(shí)、工作穩(wěn)定性等。同時(shí)，綜合定量、定性考核手段，并在此基礎(chǔ)上建立合理的激勵(lì)機(jī)制，從而強(qiáng)化培訓(xùn)效果，實(shí)現(xiàn)優(yōu)質(zhì)檔案管理隊(duì)伍的打造。

（三）加快檔案保管電子化進(jìn)程

對于企業(yè)來說，檔案賦存量是非常巨大的，隨著相關(guān)收集、匯總工作的開展，總體積、質(zhì)量還會(huì)進(jìn)一步擴(kuò)大，為實(shí)物保管工作帶來較為繁重的負(fù)擔(dān)，因此加快電子化轉(zhuǎn)換、管理進(jìn)程是十分有必要的。在實(shí)踐環(huán)節(jié)，首先要選擇適宜的掃描方法，檔案轉(zhuǎn)換不當(dāng)可能造成字跡模糊、內(nèi)容缺失，所以要給予充分重視，對于頁面文字清晰、顏色單一的文件，黑白二值掃描較為適用;對于顏色較多，圖片賦存量較大的文件，使用連續(xù)色調(diào)掃描為佳。其次是要關(guān)注分辨率選擇問題，通常情況下控制在100至200dpi即可，色彩鮮艷文件可適當(dāng)提升參數(shù)標(biāo)準(zhǔn)，對于篇幅較長的資料，要先使用大圖像掃描技術(shù)，再借助微縮技術(shù)轉(zhuǎn)化、儲(chǔ)存。最后，還關(guān)注粘貼頁等特殊頁面的轉(zhuǎn)化，要以清晰、完整為操作目標(biāo)，可適當(dāng)采用拼接掃描法。當(dāng)數(shù)據(jù)錄入完畢后，要及時(shí)進(jìn)行檢查、校驗(yàn)，看掃描是否存在偏差、數(shù)字文件中是否有臟污痕跡，對于顯示異常的文件，要及時(shí)做好記錄，安排相關(guān)的復(fù)錄工作，確認(rèn)無誤后再行歸檔，電子文件同樣要采用分類管理機(jī)制，并做好備份處理，最大限度保障檔案質(zhì)量。

（四）完善電子檔案管理平臺(tái)

依據(jù)企業(yè)檔案管理的總體建設(shè)發(fā)展目標(biāo)及電子檔案管理創(chuàng)新應(yīng)用過程中的實(shí)際需要，可以充分借助信息技術(shù)的優(yōu)勢，完善電子檔案管理平臺(tái)，使得文書檔案全電子化管理能夠高層次開展。同時(shí)，企業(yè)還應(yīng)結(jié)合文書檔案全電子化相關(guān)管理制度，在抓電子檔案管理平臺(tái)功能開發(fā)的同時(shí)，依托電子檔案管理平臺(tái)，積極探索電子檔案管理的新路徑、新方法，真正實(shí)現(xiàn)電子檔案管理創(chuàng)新應(yīng)用有效性的提升。

結(jié)束語：綜上所述，檔案管理工作為企業(yè)的經(jīng)營與發(fā)展提供了良好的信息資料基礎(chǔ)，同時(shí)企業(yè)發(fā)展也會(huì)推動(dòng)檔案管理模式的現(xiàn)代化、優(yōu)質(zhì)化轉(zhuǎn)型，二者有著相輔相成、相互促進(jìn)的良性互動(dòng)關(guān)系。因此，為更好地提高企業(yè)檔案管理效率，解決現(xiàn)階段企業(yè)發(fā)展工作中存在的各樣問題，各大企業(yè)需要健全電子檔案保護(hù)規(guī)章與體系，打造優(yōu)質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍，加快實(shí)現(xiàn)檔案管理的電子化轉(zhuǎn)型，并完善電子檔案管理平臺(tái)，從而提高電子檔案管理創(chuàng)新應(yīng)用的質(zhì)量和效率。

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作者簡介：鄭楠楠（1981年10月9日——），女，漢族，遼寧鞍山人，本科學(xué)歷，檔案系列初級職務(wù)（助理館員），研究方向：企業(yè)文書檔案管理。2DA3FDB9-9951-402C-A59F-6BFD67480C99