檔案信息化建設(shè)與檔案管理的認(rèn)識(shí)與思考

趙麗穎

摘要：信息時(shí)代背景下，社會(huì)上各個(gè)領(lǐng)域都對(duì)信息技術(shù)進(jìn)行了廣泛應(yīng)用，并且在很大程度上提高了各項(xiàng)工作的效率和質(zhì)量。檔案管理作為企業(yè)或者單位管理工作當(dāng)中的一項(xiàng)重要組成內(nèi)容，也應(yīng)該做到與時(shí)俱進(jìn)，積極主動(dòng)地引入信息技術(shù)，加強(qiáng)檔案管理方面的信息化建設(shè)，以此來(lái)不斷提高檔案管理水平和質(zhì)量。因此，該文便針對(duì)檔案信息化建設(shè)與檔案管理做出分析和探討。

關(guān)鍵詞：認(rèn)識(shí)思考檔案信息化檔案管理建設(shè)工作

中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A ? ? ? ?文章編號(hào)：1672-3791（2021）12（a）-0000-00

Understanding and Thinking of Archives Information Construction and File Management

ZHAO Liying

（Changchun University of Finance and Economics， Changchun，JilinProvince，130031China）

Abstract： Under the background of the information age， information technology is widely used in various fields of the society， and it has improved the efficiency and quality of various work to a large extent.Archives management， as an important part of the enterprise or unit management work， should also keep pace with The Times， actively introduce information technology， and strengthen the information construction of archives management， so as to constantly improve the high file management level and quality.Therefore， this paper makes an analysis and discussion on the archives information construction and file management.

Key Words： Understanding and thinking： File information; File management; Construction work

做好檔案信息化建設(shè)工作，不但可以有效提高檔案資源的利用率，同時(shí)還可以進(jìn)一步保證檔案資源的安全性以及完整性，促使檔案資源可以切實(shí)發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值和作用。所以，相關(guān)單位或者企業(yè)在實(shí)際開展檔案管理工作時(shí)，一定要對(duì)檔案信息化建設(shè)具備的重要價(jià)值和作用做出分析和研究，以此來(lái)不斷提高自身對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視程度，進(jìn)而從多角度、多方面采取合理措施不斷加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)力度，推動(dòng)檔案管理效率和質(zhì)量不斷提高。

1分析檔案信息化建設(shè)

對(duì)于檔案信息化建設(shè)來(lái)講，站在廣義層面看，其主要指的是借助現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)對(duì)社會(huì)、經(jīng)濟(jì)以及政治等諸多方面的信息做出有效融合，促使各類檔案資源能夠?qū)崿F(xiàn)良好的傳輸和共享[1]。站在狹義層面看，主要指的是對(duì)相關(guān)檔案資料開展數(shù)字化處理，從而促使其形成電子版的檔案資料，這樣可以提高相關(guān)使用者對(duì)檔案資源查閱的便捷性，同時(shí)增強(qiáng)檔案的安全性以及完整性。檔案信息化建設(shè)，屬于對(duì)傳統(tǒng)檔案管理方式的創(chuàng)新與改革，不但能夠?qū)鹘y(tǒng)紙質(zhì)形式的檔案資源有效轉(zhuǎn)化成為數(shù)字形式的檔案資源，切實(shí)實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期保存，同時(shí)還可以通過(guò)信息化平臺(tái)等，有效保證檔案信息資源在更大范圍中實(shí)現(xiàn)更為便捷的交流和共享，有助于檔案資源利用率的不斷提高，同時(shí)也可以進(jìn)一步提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量，保證檔案管理工作更為科學(xué)化、規(guī)范化。

2分析檔案信息化建設(shè)優(yōu)勢(shì)

2.1能夠?qū)崿F(xiàn)存儲(chǔ)主體更換，增強(qiáng)檔案管理便捷性

開展檔案信息化建設(shè)工作，能夠有效改變檔案管理模式，最為明顯的一點(diǎn)便是存儲(chǔ)檔案信息資料的方式發(fā)生了改變，以往較為傳統(tǒng)的存儲(chǔ)載體，例如：檔案盒等物品可以有效轉(zhuǎn)化為硬盤、光盤抑或云存儲(chǔ)等，對(duì)于這些信息化的存儲(chǔ)設(shè)備而言，相對(duì)以往較為傳統(tǒng)的存儲(chǔ)載體，不但使用方便，而且攜帶便捷，同時(shí)查詢檔案也更為簡(jiǎn)便有效，所能夠占據(jù)的空間也非常小。

2.2能夠顯著提高檔案信息資料的安全性

對(duì)檔案管理工作實(shí)施信息化建設(shè)，可以對(duì)需要存儲(chǔ)的檔案信息資料進(jìn)行快速有效的收集和整理，并且能夠及時(shí)歸檔。例如：某類信息的登記或者是產(chǎn)生變動(dòng)都可以有效借助互聯(lián)網(wǎng)將其快速傳輸給相應(yīng)的檔案管理部門，而相關(guān)檔案管理人員只需要通過(guò)在線操作便可以及時(shí)接收這些信息資料，然后將其整理、分類、歸檔到相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中，這樣可以避免以往紙質(zhì)檔案管理在記錄、運(yùn)送以及整理等過(guò)程中出現(xiàn)遺失或者是損壞等問(wèn)題，顯著提高了檔案信息資料的安全性。除此之外，目前通過(guò)信息技術(shù)建設(shè)而成的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)或者是檔案管理系統(tǒng)一般都會(huì)有安全系數(shù)相對(duì)較高的電子鎖，同時(shí)在同一個(gè)系統(tǒng)當(dāng)中每一份電子檔案基本上都可以實(shí)現(xiàn)分號(hào)儲(chǔ)存，因此無(wú)論是檔案整理、歸檔還是調(diào)閱，都可以切實(shí)保證檔案的完整性以及安全性，這些優(yōu)勢(shì)都是以往的紙質(zhì)檔案無(wú)法比擬的。

3分析檔案管理工作目前存在的不足之處

3.1存在信息化建設(shè)意識(shí)不強(qiáng)的問(wèn)題

結(jié)合現(xiàn)狀來(lái)看，仍有很多檔案管理工作者缺乏對(duì)檔案信息化建設(shè)的全面認(rèn)知，因此，未能給予檔案信息化建設(shè)高度重視，同時(shí)其思想觀念也相對(duì)較為傳統(tǒng)，從而導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)難以順利高效地開展，這對(duì)檔案管理工作的有效變革以及創(chuàng)新發(fā)展造成了極為不利的影響，難以切實(shí)提升檔案管理工作質(zhì)量以及工作效率[2]。

3.2存在檔案管理方法較為滯后的問(wèn)題

對(duì)于檔案管理工作來(lái)講，其內(nèi)容復(fù)雜，工作任務(wù)相對(duì)較為繁重，想要保證檔案管理工作能夠有序、規(guī)范地開展下去，便需要制定一些較為科學(xué)合理的檔案管理方法，并且制定一個(gè)配套的檔案管理規(guī)章制度，如此才能夠保證檔案管理工作穩(wěn)定高效地運(yùn)行。但是，目前大部分企業(yè)實(shí)際上應(yīng)用的檔案管理方法都不夠科學(xué)合理，同時(shí)也缺乏一個(gè)較為完善的檔案管理規(guī)章制度，從而導(dǎo)致檔案管理工作難以全面有效地落實(shí)下去，并且呈現(xiàn)出較為混亂的狀態(tài)，這不但影響了檔案管理效率，也會(huì)導(dǎo)致檔案資源無(wú)法發(fā)揮應(yīng)有效用，進(jìn)而影響了企業(yè)的健康發(fā)展。

3.3存在檔案信息化建設(shè)效果不夠高的問(wèn)題

從現(xiàn)狀來(lái)看，盡管已經(jīng)有很多企業(yè)或者單位開展了檔案信息化建設(shè)工作，但是其實(shí)際建設(shè)效果仍然有待提高。而產(chǎn)生這種情況的主要原因便是，部分企業(yè)或者單位在對(duì)檔案信息化開展建設(shè)工作時(shí)，由于缺乏較為專業(yè)的技術(shù)人才，導(dǎo)致相關(guān)技術(shù)應(yīng)用不到位，未能充分發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值和作用，同時(shí)在經(jīng)費(fèi)方面以及精力方面的投入也不夠充足，所以導(dǎo)致建設(shè)質(zhì)量實(shí)際上不高。

4分析檔案信息化建設(shè)與檔案管理的提升措施

4.1提高對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視程度

相關(guān)單位或是企業(yè)，想要保證檔案管理信息化建設(shè)工作能夠順利高效地開展下去，便應(yīng)該注重積極轉(zhuǎn)變自身的傳統(tǒng)思想和觀念，全面、準(zhǔn)確地認(rèn)知檔案信息化建設(shè)能夠?qū)n案管理工作以及企業(yè)自身發(fā)展產(chǎn)生的重要價(jià)值和作用，以此來(lái)改革和更新領(lǐng)導(dǎo)層以及檔案管理人員的思想觀念，從而樹立一個(gè)良好的檔案信息化建設(shè)管理意識(shí)，進(jìn)而推動(dòng)企業(yè)內(nèi)部檔案管理信息化建設(shè)工作能夠加快推進(jìn)，并且保質(zhì)保量地開展下去[3]。除此之外，相關(guān)企業(yè)還應(yīng)該對(duì)原有的檔案管理工作制度做出改革和完善，切實(shí)結(jié)合檔案信息化建設(shè)需求來(lái)制定一個(gè)更為合理新穎的檔案管理制度，這樣可以為信息化建設(shè)下的檔案管理工作做出科學(xué)合理的指導(dǎo)，也可以成為其順利高效開展的明確依據(jù)，從而有助于進(jìn)一步推動(dòng)企業(yè)內(nèi)部的檔案信息化建設(shè)。例如：企業(yè)可以結(jié)合信息化管理環(huán)節(jié)，科學(xué)合理地制定管理人員的工作流程，同時(shí)制定出一個(gè)較為科學(xué)的規(guī)范條例，并且嚴(yán)格要求管理人員切實(shí)依照相應(yīng)的規(guī)范條例來(lái)開展各項(xiàng)信息化管理工作。

企業(yè)還應(yīng)該針對(duì)檔案信息的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，制定一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)及要求，這樣可以進(jìn)一步提高電子檔案建設(shè)的規(guī)范性，也有助于提高檔案資源的使用便捷性。除此之外，相關(guān)企業(yè)還應(yīng)該制定一些科學(xué)合理的信息化檔案管理監(jiān)督制度、考核制度還有獎(jiǎng)懲制度等，以此來(lái)約束檔案管理人員的思想和行為，促使其積極主動(dòng)地承擔(dān)其檔案信息化建設(shè)以及管理職責(zé)，推動(dòng)檔案管理以及檔案信息化建設(shè)不斷向好的方向發(fā)展。

4.2注重構(gòu)建數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)

對(duì)于數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)來(lái)講，其屬于檔案信息化建設(shè)過(guò)程中非常重要的一個(gè)組成內(nèi)容，更是信息化檔案管理的一種重要工具，一個(gè)健全完善的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)可以充分保證檔案信息資料的完整性，使得檔案資源的高效利用得到充分保障[4]。因此，相關(guān)企業(yè)需要合理利用現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，開展數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的建設(shè)工作，在建設(shè)過(guò)程中需要結(jié)合檔案資料的具體類型，來(lái)對(duì)數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)開展模塊劃分工作，從而有助于檔案查詢以及錄入工作的順利開展。除此之外，在對(duì)數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)進(jìn)行建設(shè)的過(guò)程中，還應(yīng)該注重選用較為高效的搜索引擎，其能夠進(jìn)一步提高檔案查詢效率以及使用效率，有助于信息化檔案管理工作質(zhì)量的提高。針對(duì)一些重復(fù)的檔案資源，還需要設(shè)置一個(gè)專門的瀏覽模塊，這樣管理人員便可以對(duì)其做出及時(shí)有效的處理，從而避免檔案信息的管理以及查詢工作受到一些不利影響。除此之外，在對(duì)數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)進(jìn)行建設(shè)的過(guò)程中，還應(yīng)該高度重視系統(tǒng)的安全性，對(duì)此，相關(guān)技術(shù)人員需要在計(jì)算機(jī)當(dāng)中專門針對(duì)此系統(tǒng)設(shè)置相應(yīng)的防火墻或者是安裝管理軟件以及殺毒軟件等，這樣可以保證數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)安全、穩(wěn)定地運(yùn)行下去，不會(huì)受到病毒以及黑客等侵害，切實(shí)保證檔案信息資源的完整和安全，從而可以得到更為良好的利用。

4.3注重提高檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)

企業(yè)當(dāng)中檔案管理人員自身的專業(yè)素質(zhì)，能夠?qū)n案信息化及建設(shè)以及檔案管理工作水平產(chǎn)生直接影響，所以有必要進(jìn)一步提高檔案管理工作人員的能力以及素質(zhì)，從而推動(dòng)檔案管理及信息化建設(shè)質(zhì)量和效率不斷提高。對(duì)此，相關(guān)企業(yè)可以借助開展培訓(xùn)教育活動(dòng)、講座活動(dòng)以及研討會(huì)等多種形式，推動(dòng)檔案管理人員自身專業(yè)能力以及素質(zhì)的不斷提升，保證其思想、知識(shí)以及技術(shù)具備良好的先進(jìn)性，更要有良好的職業(yè)道德感以及責(zé)任感，從而切實(shí)在檔案信息化建設(shè)以及檔案管理工作中發(fā)揮出自身的價(jià)值和作用[5]。

4.4注重建立健全檔案管理制度

進(jìn)入新時(shí)代后，想要切實(shí)實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)，便需要注重建立健全檔案管理制度，這是檔案管理信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)保障。相關(guān)工作人員必須要嚴(yán)格依照管理制度的要求以及技術(shù)操作規(guī)范，落實(shí)好檔案信息化管理工作，確保檔案的真實(shí)性、完整性以及安全性。除此之外，還應(yīng)該通過(guò)制度對(duì)電子文件的形成、積累以及鑒定和歸檔等一系列管理工作流程開展全面有效的管理，并且安排專人統(tǒng)一協(xié)調(diào)負(fù)責(zé)，以此來(lái)確保檔案信息化管理工作的連續(xù)性。另外，還應(yīng)該通過(guò)制度來(lái)明確好各部門以及工作人員的分工，落實(shí)好檔案形成以及管理方面的各自職責(zé)，從而構(gòu)建出一個(gè)全面、嚴(yán)格的信息化檔案管理體系。還應(yīng)該建立健全查閱制度以及審核制度，需要定期依照制度來(lái)對(duì)檔案管理工作開展檢查工作，確保檔案信息資料的準(zhǔn)確性以及完整性，核查檔案管理工作的規(guī)范性以及嚴(yán)謹(jǐn)性，確保檔案管理符合制度要求和相應(yīng)操作規(guī)范。另外，對(duì)于檔案的查閱必須要有專門負(fù)責(zé)人的審批，杜絕檔案查閱的隨意性[6]。

5結(jié)語(yǔ)

綜上所述，對(duì)于檔案管理工作來(lái)講，開展信息化建設(shè)，能夠大大提高其管理水平和管理質(zhì)量，還可以進(jìn)一步提高檔案資源利用率，保證其更好地發(fā)揮價(jià)值和作用，有助于推動(dòng)企業(yè)實(shí)現(xiàn)健康長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展。因此，企業(yè)必須要對(duì)檔案管理以及檔案信息化建設(shè)的價(jià)值和意義有一個(gè)清楚準(zhǔn)確的認(rèn)知，不斷提高自身對(duì)這兩方面工作的重視程度，然后采取合理措施，推動(dòng)自身檔案管理及信息化建設(shè)不斷向好發(fā)展。

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