淺談煙草企業(yè)采購項(xiàng)目檔案的規(guī)范管理

陳丹華

摘 ?要：煙草企業(yè)的采購檔案是采購項(xiàng)目從立項(xiàng)、決策到實(shí)施、付款、驗(yàn)收的過程記錄，是煙草企業(yè)采購活動(dòng)中形成的原始文件。采購檔案資料的完整性和規(guī)范性是反映采購過程是否符合采購程序規(guī)定的一個(gè)重要體現(xiàn)，也是近年來煙草行業(yè)各大專項(xiàng)檢查的重點(diǎn)和切入點(diǎn)。實(shí)踐中煙草企業(yè)采購檔案的歸檔不完整、保管分散，未能很好按"一個(gè)項(xiàng)目一個(gè)卷宗"的要求進(jìn)行整理歸檔。本文嘗試從規(guī)范角度對(duì)煙草企業(yè)采購項(xiàng)目檔案管理提出建議。

關(guān)鍵詞：煙草企業(yè);采購;檔案;管理

0 ?前言

國家煙草專賣局于2012年底發(fā)布了《煙草企業(yè)采購管理規(guī)定》，該規(guī)定明確了煙草企業(yè)的采購工作包含以合同方式取得的工程、物資和服務(wù)的行為，也明確了五種采購方式的適用條件和程序性要求，并對(duì)采購項(xiàng)目檔案管理進(jìn)行了規(guī)定和要求。該規(guī)定發(fā)布實(shí)施以來，很大程度上實(shí)現(xiàn)了煙草企業(yè)的采購工作有章可循，有據(jù)可依，也大大提高了煙草企業(yè)的采購管理規(guī)范水平。然而實(shí)踐過程中采購項(xiàng)目的檔案管理卻仍然存在歸檔主體不明確、過程資料不完整等問題，本文給出了幾點(diǎn)建議。

1 ?煙草企業(yè)采購項(xiàng)目檔案的重要性

煙草企業(yè)的采購檔案是反映采購項(xiàng)目從立項(xiàng)、決策、采購實(shí)施直至付款、驗(yàn)收的全過程記錄，是煙草企業(yè)采購活動(dòng)中形成的原始文件。采購檔案資料的完整性和規(guī)范性是反映采購過程是否符合采購程序規(guī)定的一個(gè)重要體現(xiàn)，也是近年來煙草行業(yè)各大專項(xiàng)檢查的重點(diǎn)和切入點(diǎn)。從2008年煙草行業(yè)開展"三項(xiàng)檢查"（工程投資、物資采購和宣傳促銷）以來，采購項(xiàng)目檔案一直是各類檢查關(guān)注的重點(diǎn)內(nèi)容和必查內(nèi)容，采購過程資料具有可追溯性，能體現(xiàn)采購過程是否遵循公開、公平、公正原則，體現(xiàn)是否陽光操作。

2 ?煙草企業(yè)采購項(xiàng)目檔案管理存在的不足

從近年煙草行業(yè)開展的全面審計(jì)、三重一大、八項(xiàng)規(guī)定等檢查情況看，煙草企業(yè)采購工作的程序性大大提高了，員工的規(guī)范意識(shí)也得到顯著增強(qiáng)，但實(shí)踐中采購項(xiàng)目檔案的管理還存在歸檔主體不明確、過程資料不完整、分散保管、收集不及時(shí)等問題。

（一）歸檔責(zé)任主體不明確

目前煙草企業(yè)的采購項(xiàng)目檔案資料的收集責(zé)任主體較多，有采購經(jīng)辦部門、采購管理部門、招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)等，各責(zé)任主體的標(biāo)準(zhǔn)不一、人員素質(zhì)參差不齊，導(dǎo)致采購項(xiàng)目的過程資料管理質(zhì)量存在極大差異。

（二）過程資料不完整、分散保管

近年來煙草行業(yè)推行公開招標(biāo)采購，大多數(shù)的煙草企業(yè)通過委托招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)開展招標(biāo)采購工作。代理機(jī)構(gòu)只參與了采購項(xiàng)目的中間環(huán)節(jié)，對(duì)項(xiàng)目的立項(xiàng)、決策及合同簽訂后的履約及驗(yàn)收、付款等過程并無介入;采購經(jīng)辦部門雖然參與了項(xiàng)目的全過程，但存在采購規(guī)范意識(shí)、檔案意識(shí)薄弱或項(xiàng)目過程中變更經(jīng)辦人等現(xiàn)象。以上種種原因易造成采購項(xiàng)目過程資料不完整、分散保管，從而導(dǎo)致檔案管理脫節(jié)。

（三）收集不及時(shí)

檔案資料不注重同步收集，一個(gè)環(huán)節(jié)完成后未能及時(shí)收集整理，遇到采購項(xiàng)目周期較長或項(xiàng)目經(jīng)辦人變更的情況，導(dǎo)致采購過程資料未按流程順序整理、散亂或丟失，難以收集。

3 ?加強(qiáng)煙草企業(yè)采購項(xiàng)目檔案規(guī)范管理的幾點(diǎn)建議

（一）充分認(rèn)識(shí)采購項(xiàng)目檔案規(guī)范管理的重要性

目前煙草企業(yè)采購項(xiàng)目檔案管理不到位的現(xiàn)象與采購當(dāng)事人檔案意識(shí)不高、重視程度不夠有關(guān)。尤其是在招標(biāo)采購項(xiàng)目中，部分采購人認(rèn)為采購工作已委托代理機(jī)構(gòu)，采購過程資料只需交由代理機(jī)構(gòu)收集和整理，自身忽略了相關(guān)資料的跟蹤和收集。而代理機(jī)構(gòu)受介入項(xiàng)目時(shí)間的限制，只保存了采購項(xiàng)目招標(biāo)過程的相關(guān)資料，項(xiàng)目的立項(xiàng)審批、合同的履行和驗(yàn)收結(jié)算等資料無法收集。有效解決這一問題，應(yīng)明確檔案收集整理的責(zé)任主體，加強(qiáng)對(duì)采購項(xiàng)目資料歸檔業(yè)務(wù)的監(jiān)督和指導(dǎo)。

（二）建立采購項(xiàng)目一項(xiàng)一檔歸檔制度

對(duì)采購項(xiàng)目檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，就要建立一項(xiàng)一檔制度，明確五種不同采購方式的歸檔內(nèi)容和要求。采購項(xiàng)目一項(xiàng)一檔資料應(yīng)包括從采購立項(xiàng)審批、采購計(jì)劃批復(fù)、采購實(shí)施過程文件、合同審批、合同、付款記錄、驗(yàn)收等相關(guān)資料 ，所有過程資料不得涂改、偽造、變?cè)?、隱匿或者銷毀，按業(yè)務(wù)流程時(shí)間順序進(jìn)行整理，項(xiàng)目驗(yàn)收后及時(shí)進(jìn)行卷宗目錄制作并裝訂歸檔。

（三）加強(qiáng)對(duì)采購經(jīng)辦人的檔案管理培訓(xùn)

明確歸檔責(zé)任主體和歸檔要求后，要加強(qiáng)對(duì)采購經(jīng)辦人的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，更好地將一項(xiàng)一檔的要求執(zhí)行到位。采購經(jīng)辦人作為采購項(xiàng)目檔案歸檔整理的責(zé)任人，要樹立牢固的責(zé)任意識(shí)，明確工作范圍和職責(zé)，掌握采購工作相關(guān)的基本常識(shí)，熟悉五種采購方式的歸檔要求。

（四）檔案信息化

2011年煙草行業(yè)"兩項(xiàng)工作"河北綜合試點(diǎn)現(xiàn)場會(huì)以來，全國煙草企業(yè)陸續(xù)啟動(dòng)采購信息系統(tǒng)的項(xiàng)目建設(shè)。該項(xiàng)目的建設(shè)固化了采購流程，嚴(yán)格了采購程序，做到上一環(huán)節(jié)未執(zhí)行不能進(jìn)入下一環(huán)節(jié)，同時(shí)采購項(xiàng)目過程資料的檔案電子化提供了技術(shù)支撐。煙草企業(yè)要借助信息系統(tǒng)，更好地規(guī)范采購項(xiàng)目的檔案管理。

總之，采購項(xiàng)目檔案管理是采購過程的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，煙草企業(yè)要提高這項(xiàng)工作的重要性認(rèn)識(shí)，積極探索，采取有效措施，不斷加強(qiáng)采購檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。

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