新形勢下企業(yè)合同管理中存在的問題及解決策略

江蘇有線泰州分公司 張莉

1 新時期合同在現(xiàn)代企業(yè)管理中的重要作用

1.1 明確投資者的權(quán)利義務(wù)關(guān)系

企業(yè)投資人通過簽訂合同，對所投的金額、比例、管理權(quán)限，以及在企業(yè)解散后的債務(wù)、財產(chǎn)分割等相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行明確，合同明確了投資人的權(quán)利義務(wù)。

1.2 明確企業(yè)與員工的權(quán)利義務(wù)關(guān)系

企業(yè)與員工的雇傭關(guān)系，不僅僅體現(xiàn)在一份合同上，而是兩者存在真實的法律關(guān)系，其中一方提供勞務(wù)，另一方支付報酬，勞動關(guān)系因此產(chǎn)生。對于企業(yè)而言，如果沒有合同條款，在開展相關(guān)工作時就會缺少有力的制約措施，從而更容易產(chǎn)生勞動糾紛問題。

1.3 在對外經(jīng)營中的作用

在市場經(jīng)濟大環(huán)境下，企業(yè)對外經(jīng)營中，合同變得尤為重要，能夠明確雙方在經(jīng)濟交往中的權(quán)利和義務(wù)，同時是約束雙方的有力武器。

2 加強合同管理的重要性和必要性

2.1 市場經(jīng)濟發(fā)展下的必然要求

在市場經(jīng)濟背景下，加強合同管理可以有效保障企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營與市場發(fā)展同步，以不斷迎合現(xiàn)代化經(jīng)濟市場的發(fā)展，從而提高企業(yè)的核心競爭力以及市場應(yīng)變能力。同時，加強合同管理，可以使企業(yè)在市場中依法維護自身權(quán)益，確保自身權(quán)益不受侵害，從而提高企業(yè)效益。與此同時，對于企業(yè)中的項目合同管理同樣如此，在雙方達(dá)成一致的前提下，簽訂合同條款，并履行各自的義務(wù)，以確保項目工作能夠有序和高效地開展，最終實現(xiàn)企業(yè)的最大化利益。

2.2 嚴(yán)格規(guī)范參與各方行為的需要

現(xiàn)階段在企業(yè)合同管理中，合同參與方的法制觀念和誠信意識尚且不足，因此惡意競爭的現(xiàn)象比比皆是，再加之合同參與方不履行合同的行為時有發(fā)生，所以加強合同管理顯得尤為重要。現(xiàn)階段下，緊張的市場供求關(guān)系較難緩解，造成市場機制失靈，由此市場經(jīng)濟秩序也一度陷入混亂的局面，所以加強合同管理勢在必行，在我國提倡依法治國的理念下，法治經(jīng)濟，依法治企是義不容辭的責(zé)任。

3 企業(yè)合同管理中存在的常見性問題

3.1 合同簽署階段存在的問題

(1)簽訂主體不具有相應(yīng)資格

合同簽訂資格的主體要具有民事權(quán)利能力和民事行為能力，是正當(dāng)當(dāng)事人且能夠獨自承擔(dān)由此帶來的民事責(zé)任。合同簽訂時，合同簽署主體不符合簽訂資格或不具有簽訂授權(quán)，會給雙方帶來巨大的法律風(fēng)險，導(dǎo)致合同無法履行，甚至讓企業(yè)蒙受損失。例如，合同簽署人不是正當(dāng)當(dāng)事人，可能導(dǎo)致合同無效或效力待定；合同簽署人不具有民事權(quán)利能力和民事行為能力，導(dǎo)致合同無效。

(2)條款中權(quán)利義務(wù)不對等

在現(xiàn)實合同簽署過程中，雙方簽訂合同時往往某一方會注入不平等條款。例如，企業(yè)貸款合同簽訂，一般與銀行等金融機構(gòu)簽訂貸款合同，企業(yè)往往處于劣勢地位，出借方會利用優(yōu)勢地位強加一些條款限制對方，導(dǎo)致合同不平等，甚至產(chǎn)生糾紛。

(3)合同內(nèi)容不嚴(yán)謹(jǐn)

在實際情況中，合同的簽訂往往是由管理層完成的，管理層了解企業(yè)的運作經(jīng)驗，但是在法律方面有一定的欠缺，無法通過法律來保護自身的權(quán)益。合同簽訂人員在簽訂合同時，往往不能體現(xiàn)企業(yè)的真實意圖，有可能導(dǎo)致合同文字表述較為含糊，導(dǎo)致合同履行困難或產(chǎn)生不必要的訴訟糾紛。

(4)合同條款內(nèi)容不全面

合同內(nèi)容體現(xiàn)合同具體操作的形式，企業(yè)合同內(nèi)容往往存在一定的問題，例如條款約定不全面、草擬內(nèi)容不全面等問題。合同內(nèi)容往往分為技術(shù)部分和商務(wù)部分，技術(shù)部分要由專業(yè)的技術(shù)人員進(jìn)行草擬，商務(wù)部分由辦公人員進(jìn)行草擬。但企業(yè)的技術(shù)條款和一般條款在草擬過程中，往往沒有得到良好的溝通，導(dǎo)致合同在草擬過程中存在較多的漏洞。例如，合同遺漏技術(shù)規(guī)格、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等相關(guān)要求，有的雖然技術(shù)方面較為全面，但是市場報價欠缺約定，導(dǎo)致企業(yè)蒙受損失。

(5)未考慮應(yīng)收賬款管理及稅務(wù)籌劃需求

對于技術(shù)服務(wù)型行業(yè)而言，合同項目周期較長，導(dǎo)致企業(yè)在收款時存在較多的阻礙。大部分企業(yè)在簽訂合同時沒有對款項收取的時間或條件進(jìn)行明確約定，導(dǎo)致企業(yè)在項目實施完成之后收款有較大的困難，款項拖延時間較長。另外，部分企業(yè)在簽訂合同時沒有約定發(fā)票開具的時間，導(dǎo)致相應(yīng)的納稅義務(wù)發(fā)生之后，企業(yè)也沒有取得進(jìn)項發(fā)票，影響了增值稅進(jìn)項稅的抵扣工作，導(dǎo)致繳納較多增值稅稅款。

3.2 合同履行階段存在的問題

合同執(zhí)行過程中往往會發(fā)生合同的變更。第一是合同內(nèi)容的變更，當(dāng)合同依賴的情形發(fā)生重大變化，已經(jīng)沒有履行的可能性或意義，為了促進(jìn)合同目的的實現(xiàn)，雙方應(yīng)針對合同約定進(jìn)行修改。由于情形改變的復(fù)雜性，在對合同內(nèi)容進(jìn)行修改時會給企業(yè)帶來較大的風(fēng)險。第二是合同主體的變更。合同主體由于某些特殊原因?qū)е聠适Ш炗喨说馁Y格，或一些特殊的合同有著一定的要求，要求簽訂當(dāng)事人要具有一定的資格或能力，當(dāng)資格或能力喪失時，如果不進(jìn)行變更，就可能導(dǎo)致合同無效，讓企業(yè)蒙受損失。

4 基于新形勢下解決企業(yè)合同管理中存在問題的相關(guān)策略

4.1 明確合同管理的重要性

明確合同管理的重要性，企業(yè)中應(yīng)該成立專門的合同管理部門，對于相關(guān)工作人員也要有嚴(yán)格的要求，即需要工作人員要了解法律以及財務(wù)的相關(guān)知識，同時要具有合同風(fēng)險意識，以從組織框架上來規(guī)范合同管理工作，形成健全完善的合同管理體系。另外，對于合同的簽訂與履行過程，要有相關(guān)人員進(jìn)行監(jiān)督，以確保合同的順利有序進(jìn)行。與此同時，企業(yè)中更要建立完善的管理系統(tǒng)，以從多個方面來監(jiān)督合同的執(zhí)行情況。

4.2 提高合同風(fēng)險防范意識

在降低合同法律風(fēng)險的過程中，企業(yè)先要強化合同法律意識，能夠清晰認(rèn)識到合同法律風(fēng)險給企業(yè)帶來的嚴(yán)重影響，并采取科學(xué)合理的手段來解除合同中存在的風(fēng)險條款，在以維護自身權(quán)益的前提下，與對方建立良好的合作關(guān)系。與此同時，對于企業(yè)管理層而言，也要不斷強化自身的法律意識，以便于在合同簽訂中作出清晰的判斷，降低合同風(fēng)險發(fā)生的概率，維護企業(yè)的合法權(quán)益。除此之外，企業(yè)還應(yīng)該完善合同法律風(fēng)險的防范標(biāo)準(zhǔn)，成立專門的管理結(jié)構(gòu)，以此提高合同問題的處理效率，維護企業(yè)自身的經(jīng)濟效益，減少損失的生成。

4.3 建立并完善合同管理體系

企業(yè)合同管理要從組織和制度兩方面進(jìn)行。合同管理體系的制度是涉及合同簽訂、履行全過程的保障體系，合同管理的全過程都要設(shè)立完善的審核、審批制度，對合同各環(huán)節(jié)的難點或重點問題加強審核，促使合同各環(huán)節(jié)具有可控性，并對不合適的制度進(jìn)行調(diào)整，確保合同體系的完善，加強合同管理的建設(shè)。

4.4 加強合同應(yīng)收賬款與稅務(wù)籌劃管理工作

技術(shù)性行業(yè)合同的服務(wù)周期較長，因此應(yīng)該加強對應(yīng)收賬款收取的約定，避免應(yīng)收賬款回收的困難。應(yīng)收賬款回收約定，應(yīng)結(jié)合技術(shù)部門與財務(wù)部門的專業(yè)人員的意見，明確合同收款的時間點與收款的條件，避免款項拖延。另外，合同中應(yīng)該明確發(fā)票開具的時間，要求對方在規(guī)定時間內(nèi)將發(fā)票交由公司，發(fā)票開具時間應(yīng)與財務(wù)部溝通后進(jìn)行確定。同時，企業(yè)要明確違約責(zé)任，提高對方的違約成本。

4.5 落實合同管理責(zé)任

企業(yè)為了確保合同按照預(yù)期執(zhí)行，應(yīng)該由專人對合同的執(zhí)行進(jìn)度與執(zhí)行情況進(jìn)行實時跟進(jìn)，確保合同按照條款約定的內(nèi)容進(jìn)行，若在履約過程中發(fā)現(xiàn)對方違約的現(xiàn)象，合同的專管人員要做出預(yù)警，由相關(guān)部門提示對方已違約，若對方在規(guī)定期限內(nèi)沒有做出合理的舉措，則按照違約責(zé)任約定進(jìn)行訴訟。另外，合同的管理效果應(yīng)該與責(zé)任人績效考核掛鉤，若本單位人員不按照規(guī)范執(zhí)行合同的，需要進(jìn)行一定的懲罰，扣除績效考核分值；對于嚴(yán)格按照合同要求執(zhí)行合同約定的責(zé)任人，予以一定的績效分值加分。

4.6 完善合同管理制度

企業(yè)合同管理制度的完善是確保合同有效實施的前提，因此企業(yè)要建立完善的合同管理制度，對合同的簽訂、履行、實施全過程進(jìn)行管理，增強對合同整體的控制，形成具有體系化與制度化的管理系統(tǒng)。合同管理包含以下幾方面的內(nèi)容：合同管理的職責(zé)分工、合同各環(huán)節(jié)的審批制度、合同獎懲考核制度等。近些年，我國合同管理制度逐漸完善，企業(yè)要依據(jù)法律的規(guī)定加強對合同的管理，綜合各個管理環(huán)節(jié)容易出現(xiàn)的問題加強制度建設(shè)，利用合同管理建立風(fēng)險防范體系，形成綜合化、制度化、系統(tǒng)化的體系，面對不同環(huán)節(jié)加強重點環(huán)節(jié)的管理，主要包含以下四個方面的內(nèi)容：第一，要完善合同的審批。合同管理交由合同管理部門進(jìn)行，有必要時應(yīng)聯(lián)系專業(yè)技術(shù)部門與其他技術(shù)部門進(jìn)行聯(lián)合審批，加強對合同各項內(nèi)容與簽章等的審核，審核條款的合法性與合同的完整性，了解合同的表述是否具有歧義，合同條款的相關(guān)權(quán)利義務(wù)是否公平，是否對違約責(zé)任進(jìn)行要求，合同的技術(shù)是否達(dá)到相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)等。 第二，要完善授權(quán)制度。合同簽訂與履行的過程中，要樹立起完善的授權(quán)制度，誰簽署就該誰履行，誰經(jīng)辦就該誰負(fù)責(zé)，從而建立具體的可操作規(guī)范，依據(jù)合同的性質(zhì)明確授權(quán)范圍與對象，達(dá)到權(quán)責(zé)統(tǒng)一與對等，便于日后進(jìn)行追責(zé)。 第三，要完善合同審批程序。合同審批需要嚴(yán)格的制度，更需要周密的程序。合同審批程序能夠幫助企業(yè)規(guī)避潛在的法律風(fēng)險，提高企業(yè)的運作效率。首先，合同管理部門應(yīng)該及時接受有關(guān)的材料。其次，合同管理部門結(jié)合自身技術(shù)與專業(yè)知識，對合同簽訂進(jìn)行審查并提出見解。再次，合同管理部門要嚴(yán)格按照公司章程加蓋合同專用章，在重大合同事項中，要報由法定代表人審批。最后，合同審批完成后，合同主管部門應(yīng)該在合同上加蓋專用章。第四，建立合同報告制度。合同的良好運作要建立完善的制度，防止權(quán)力的濫用。例如，在合同簽訂階段，合同相關(guān)部門針對合同內(nèi)容向決策層進(jìn)行匯報。在起草階段針對起草的問題進(jìn)行請示，在談判階段根據(jù)審查的問題進(jìn)行匯報。建立合同報告制度，確保合同的透明性與規(guī)范性。

5 結(jié)語

隨著企業(yè)發(fā)展的逐步加快，企業(yè)合同管理方面存在的風(fēng)險也日益凸顯。合同作為企業(yè)開展經(jīng)濟活動的重要依據(jù)，在企業(yè)管理中占有重要的位置。本文針對合同簽署階段與履行階段常見的問題展開分析，分析了解決合同管理問題的對策，以期改善企業(yè)的合同管理方式，提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。