網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案綜合信息化管理思路探究

摘要：在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展中，各行業(yè)技術(shù)變革也在不斷推進(jìn)。對于檔案管理來說，在信息化管理的過程中能夠促進(jìn)傳統(tǒng)人工管理的轉(zhuǎn)變并提升檔案管理效率。在高校檔案管理的過程中應(yīng)借助信息化技術(shù)優(yōu)勢，為檔案綜合性信息管理做好保障。以互聯(lián)網(wǎng)作為依托，挖掘檔案管理的重要性，明確檔案信息管理意義并提升檔案管理安全意識。

關(guān)鍵詞：高校檔案;利用效率;信息技術(shù)

高校檔案資源的開發(fā)和利用是檔案管理工作中最重要的內(nèi)容之一，有效提升檔案利用水平是對檔案管理工作進(jìn)行評價的主要標(biāo)準(zhǔn)。高校檔案記錄了高校中各部門以及師生的各項活動，所以檔案利用效率在很大程度上會受到各種因素的影響，因此對于檔案的利用率而言還有很大的提升空間。高校檔案對高校發(fā)展具有重要的參考意義，其主要表現(xiàn)形式是文字和圖片等，將檔案利用效率最大化對我國教育事業(yè)的發(fā)展有著較強(qiáng)的推動作用。

一、提升高校檔案利用效率的重要性

高校檔案對在高校發(fā)生大小事件都有清晰記錄，這些事件將高校的歷史和情況真實且直觀的反映給群眾，高校可以依據(jù)此進(jìn)行宣傳活動的開展，利用這些素材對學(xué)生進(jìn)行思想教育，有效培育學(xué)生的正確價值觀，讓學(xué)生在了解高校歷史的同時凈化自身心靈。高校檔案中的信息記錄比較全面，其中不僅記錄了高校的發(fā)展史，對于高校的一些研究歷史也會有相應(yīng)的記錄，而科學(xué)研究是一項不斷深入開發(fā)、總結(jié)經(jīng)驗借鑒的過程，所以高校的檔案記錄對于科學(xué)研究的開展有著很大的幫助作用?？茖W(xué)研究具有較強(qiáng)的連續(xù)性，不能輕易脫離原有科學(xué)成果的影響，這樣才能在探究的路上探究出新的研究領(lǐng)域。對高校檔案中的科研成果進(jìn)行研究和分析可以有效的促進(jìn)高?？蒲行路较虻拇_立，為高校科研進(jìn)步和發(fā)展提供了很大的動力。教學(xué)活動是高校進(jìn)行各項活動的基礎(chǔ)和中心，和高校的發(fā)展前途息息相關(guān)。此外高校檔案對高校的教學(xué)活動具有較強(qiáng)的促進(jìn)作用，高校檔案可以為教學(xué)活動提供成功的案例，讓教學(xué)管理者從中獲得新的啟示，借鑒過去活動的管理方式，從而改革教學(xué)方法[1]。高校檔案通過進(jìn)行科學(xué)方法程序的提供，促使教學(xué)活動有計劃、有組織的進(jìn)行。高校教學(xué)活動的成功結(jié)果也在一定程度上豐富了檔案的內(nèi)容，是高校檔案內(nèi)容的重要組成部分，在高校的發(fā)展歷程中具有重要作用。

二、提升高校檔案利用率的措施

1.完善檔案的檢索工作

完善高校檔案的檢索功能可以提升工作人員獲取信息的效率，因此完善平臺建設(shè)。將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案工作模式轉(zhuǎn)化為信息化檔案管理模式，并且還需要將以前紙質(zhì)記錄的檔案進(jìn)行信息的提取，記錄在電子檔案中，加強(qiáng)檔案建設(shè)的完善?？梢圆扇∫恍┫到y(tǒng)進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的管理，例如OA系統(tǒng)，OA系統(tǒng)可以實現(xiàn)項目信息的流程化操作，從項目的開始直到項目的結(jié)束，過程中所涉及的信息都會顯示在OA系統(tǒng)中，從而使得檔案中的信息足夠全面，可以對所查詢的進(jìn)度和相關(guān)的工作人員進(jìn)行了解，當(dāng)所有的流程完成之后，可以進(jìn)行數(shù)據(jù)的歸檔驗收，生成電子信息檔案。要實現(xiàn)高校檔案管理的信息化，需要數(shù)據(jù)庫的大力支持。將檔案信息得查詢、統(tǒng)計、存儲工作等集于一體，從而提升檔案信息的查詢準(zhǔn)確率，加強(qiáng)檔案中的信息資源自動利用。高校檔案工作人員在進(jìn)行相關(guān)的工作開展時，需要建立較強(qiáng)的換位思考理念，檔案檢索功能是根據(jù)檔案的特性和作用從而制定的檔案信息查找界面，是檔案信息系統(tǒng)和檔案信息用戶交流的主要界面。在正常情況下高校的工作人員要進(jìn)行檔案信息的查看時只需要輸入相應(yīng)的關(guān)鍵詞即可查詢到所需要的信息。但是很多情況下，利用正常的檢索方案會導(dǎo)致檢索過程受阻，難以獲得精確的資料。遇到這樣情況時相關(guān)的高校檔案管理工作人員則需要檢查信息提交或者檔案信息的顯示程序方面是否出了一定的問題，還可以通過其他的方式查詢，利用其他的查詢途徑從而獲得相關(guān)的資料。

2.加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)

在高校完善檔案管理、提升檔案利用效率的工作中，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念。對檔案管理方面的軟硬件設(shè)施建設(shè)進(jìn)行加強(qiáng)，從而結(jié)合高校的標(biāo)準(zhǔn)，將檔案建設(shè)工完善。并且為了加快高校的檔案信息平臺的建設(shè)，促使檔案信息資源內(nèi)部得到疏通，方便相關(guān)的工作人員在進(jìn)行檔案信息的查詢管理時更為便利，從而提升高校的整體工作效率[2]。還需要做好紙質(zhì)檔案文件的轉(zhuǎn)化過程，高校的檔案管理部門可以請專業(yè)的檔案管理人才進(jìn)行指導(dǎo)，將轉(zhuǎn)化效率進(jìn)行提升。另外高校的工作人員需要加強(qiáng)思維的開放，將一些有助于高校宣傳的檔案信息進(jìn)行分享，開放檔案信息資源。通過結(jié)合檔案信息制度，結(jié)合實際發(fā)展情況，明確高校檔案管理的意義。在深度開發(fā)信息資源的同時完善基礎(chǔ)設(shè)備，并構(gòu)建全方位的檔案服務(wù)體系，從而確保服務(wù)更加便捷。

3.提升檔案信息的安全管理意識

在互聯(lián)網(wǎng)+時代，在檔案信息化管理的過程中應(yīng)提升安全意識。在做好檔案內(nèi)容安全性管理的同時按照相關(guān)法規(guī)規(guī)范具體工作，避免出現(xiàn)安全漏洞。在保證數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)安全的同時針對數(shù)據(jù)庫做好設(shè)備維護(hù)工作，并保證服務(wù)器的穩(wěn)定。目前來看，高校檔案管理人員工作能力缺乏一般為非專業(yè)出身，因此要做好專業(yè)培訓(xùn)并掌握網(wǎng)絡(luò)管理知識[3]。在做好安全培訓(xùn)的同時保證服務(wù)器的穩(wěn)定運行，成分利用網(wǎng)絡(luò)防護(hù)工具并做好檔案信息化管理，在充分利用網(wǎng)絡(luò)防護(hù)經(jīng)驗的同時做好安全監(jiān)測工作。除此之外，還應(yīng)將職工績效、培訓(xùn)考核結(jié)合，并提升人員的技能素養(yǎng)，使得高校的檔案管理工作人員有足夠的執(zhí)業(yè)道德觀念，對于高校單位內(nèi)部各部門之間的協(xié)作也要加強(qiáng)，從而形成一股強(qiáng)大的動力，創(chuàng)造出良好的團(tuán)隊環(huán)境，有效的提升對檔案的利用。

結(jié)束語

以互聯(lián)網(wǎng)+背景為依托，在高校教學(xué)工作中通過做好檔案信息化建設(shè)工作，并創(chuàng)新已有的資源發(fā)揮檔案管理的作用。在這個過程中應(yīng)充分認(rèn)知到檔案管理的重要性。在轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理手段的同時，做好信息化建設(shè)管理工作并提升檔案管理現(xiàn)代化水平。

參考文獻(xiàn)

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作者簡介：陳明，男，漢，1981年12月，浙江衢州人，大學(xué)本科，公共管理碩士學(xué)位，職稱：助理研究員，單位：衢州學(xué)院，主要研究方向：檔案管理。

（衢州學(xué)院?浙江?衢州）