行政檔案管理創(chuàng)新對策研究

雙灤區(qū)委政法委 河北 承德 067101

社會的持續(xù)發(fā)展使企業(yè)的工作量逐漸加劇,而行政檔案管理是對企業(yè)中日常行政工作中所形成的科學(xué)理念的記錄,可以在一定程度上反映管理的過程,引導(dǎo)人們未來的發(fā)展,對于企業(yè)的運營和發(fā)展具有重要意義。因此,要妥善處理好行政檔案中的問題,避免檔案出現(xiàn)缺失,及時將行政管理工作進(jìn)行更新,以促進(jìn)企業(yè)管理效率提升。

一、行政檔案管理現(xiàn)狀

(一)工作開展過于功利,對行政檔案管理工作的創(chuàng)新造成限制

經(jīng)濟(jì)的發(fā)展使得社會主義市場競爭逐漸激烈,工作開展中的功利主義色彩逐漸嚴(yán)重,然而由于在行政檔案管理過程中,需要投入大量的成本進(jìn)行創(chuàng)新,并且需要承擔(dān)較大的創(chuàng)新風(fēng)險。因此,企事業(yè)單位常常為了謀求經(jīng)濟(jì)效益的最大化,而無法全力開展創(chuàng)新工作,導(dǎo)致創(chuàng)新效率被降低。如果行政部門在進(jìn)行行政檔案的管理工作的創(chuàng)新時,需要針對檔案管理制度進(jìn)行修改重制,則代表行政部的工作人員要及時將工作進(jìn)行調(diào)整,以免在新的檔案管理制度推行時出現(xiàn)士氣問題,導(dǎo)致員工在工作中自由散漫。借助現(xiàn)代信息技術(shù)對檔案進(jìn)行管理,必須提高投入力度,加大設(shè)備購買量,然而這樣會使企事業(yè)單位中的運營壓力加劇,尤其針對國有事業(yè)單位和公共行政機(jī)構(gòu)中的資源,必須在投入中進(jìn)行審批,并隨時做好接受群眾檢驗的準(zhǔn)備。由于受限于復(fù)雜的審批手續(xù),使得創(chuàng)新工作無法順利開展。此外,企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層在功利主義原則的支配下,過分追求政績,導(dǎo)致在推行管理制度創(chuàng)新時過于盲目,限制了行政檔案管理工作的發(fā)展。例如,由于缺少專業(yè)科室和專業(yè)的監(jiān)督人員,使得人員在進(jìn)行檔案管理時經(jīng)常出現(xiàn)檔案損壞或丟失的狀況,并且即使經(jīng)過處理,也無法保障紙質(zhì)檔案的有序擺放,為后續(xù)的查閱工作造成了困難。

(二)檔案資料較多,管理任務(wù)艱巨

行政檔案管理是一種通過檔案記錄企業(yè)或事業(yè)單位行政工作中流程和文件的工作,通常種類復(fù)雜且時間跨度較大,因此在進(jìn)行創(chuàng)新管理時,必須首先進(jìn)行核查。例如,傳統(tǒng)的行政檔案通常通過紙質(zhì)化的文本進(jìn)行保存,但是在步入信息化時代以后,就可以直接通過電腦將檔案進(jìn)行收錄,由于高科技技術(shù)為檔案管理帶來了廣闊的存儲空間,在簡化管理程序的基礎(chǔ)上,有效降低了場地和文件維修的費用。然而,由于針對時間跨度較大的行政檔案進(jìn)行信息化處理時需要耗費較長的時間,導(dǎo)致耗費了大量的人力成本。因此,企事業(yè)單位及行政部門經(jīng)常在面對艱巨繁瑣的工作量時感到無從下手。開展創(chuàng)新管理工作,需要操作員積極探索,避免在面對復(fù)雜的工作任務(wù)時,因檔案混亂或檔案錄取出錯而限制行政檔案管理工作的有效開展[1]。

二、行政檔案管理的創(chuàng)新思路

(一)完善管理制度,推動創(chuàng)新工作的開展

為保障企事業(yè)單位中檔案管理工作的順利開展,必須讓領(lǐng)導(dǎo)干部關(guān)注檔案管理工作,進(jìn)行傳統(tǒng)工作的創(chuàng)新,以完善檔案管理制度,保障后續(xù)工作的順利開展,讓檔案管理工作可以發(fā)揮應(yīng)有的作用?？梢酝ㄟ^創(chuàng)新進(jìn)行流程的轉(zhuǎn)變,讓員工負(fù)責(zé)新檔案的管理工作,有效避免員工因缺乏足夠的適應(yīng)能力或者工作任務(wù)量較為艱巨而出現(xiàn)嚴(yán)重失誤,促進(jìn)創(chuàng)新管理方法的轉(zhuǎn)變。在推行新制度時,可以將時間作為工作過渡的節(jié)點,讓員工可以在實踐中適應(yīng)檔案管理,以熟悉新工作,并且避免出現(xiàn)過大的創(chuàng)新管理工作推行風(fēng)險。然后,在節(jié)點的基礎(chǔ)上逐漸推演,以落實傳統(tǒng)檔案。此外,還應(yīng)積極發(fā)揮制度的約束作用,讓員工可以按照制度的要求開展工作,使制度內(nèi)容落到實處。例如,可以針對員工的檔案錄入及查閱行為進(jìn)行規(guī)范,借助完善的獎懲制度,激發(fā)員工工作的積極性,同時,針對員工違背制度的行為實施懲罰,使檔案管理工作發(fā)揮實效[2]。

(二)通過培訓(xùn)活動,提升工作人員素質(zhì)

為促進(jìn)工作的良好開展,必須積極提升檔案管理工作的宣傳力度,通過組織員工培訓(xùn)活動,幫助員工對于前沿的理論知識和工作技能有所體會,可以在現(xiàn)代化技術(shù)的支撐下更好開展檔案管理工作。此外,企事業(yè)單位必須關(guān)注隊伍建設(shè),及時檢查檔案管理工作的開展情況,與實際情況相結(jié)合進(jìn)行管理方式的完善,同時針對檔案管理工作進(jìn)行嚴(yán)格考核,讓檔案管理工作呈規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化開展。行政檔案的管理與企事業(yè)單位的發(fā)展息息相關(guān),為此,必須將檔案管理人員的工作態(tài)度進(jìn)行轉(zhuǎn)變,關(guān)注檔案維護(hù)及監(jiān)督工作的開展,勇于指出工作開展中存在的問題,以提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。最后,企業(yè)要提供給檔案管理人員一定的權(quán)利,以免部分領(lǐng)導(dǎo)借助職務(wù)之便出現(xiàn)越權(quán)管理的現(xiàn)象。

(三)將管理設(shè)備進(jìn)行更新,以支持檔案管理工作

由于檔案比較脆弱,易發(fā)生損壞,為此,企事業(yè)單位要積極提供物質(zhì)保障。例如,可以安裝殺毒軟件,建立企業(yè)內(nèi)網(wǎng),以免行政檔案的信息被泄露。針對需要通過文本的方式進(jìn)行留底的檔案,必須進(jìn)行防潮防蟲處理,通過專門的檔案管理室,提升安防管理設(shè)備的投入。將硬件設(shè)備進(jìn)行創(chuàng)新是現(xiàn)代檔案管理工作創(chuàng)新的前提,例如,可以通過在電腦上增加儲存空間、提升電腦配置等方式促進(jìn)檔案錄入及查閱效率的提升,推動檔案管理工作的有序開展[3]。

結(jié)束語

行政檔案在事業(yè)單位的發(fā)展中具有意義,為此,必須提高對于行政檔案管理工作的關(guān)注,將行政管理模式進(jìn)行優(yōu)化,加強(qiáng)對檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)。通過完善的檔案管理機(jī)制,促進(jìn)檔案管理工作作用的發(fā)揮,在保證行政管理工作有序進(jìn)行的同時,促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。