公共圖書館灰色文獻(xiàn)的搜集實踐的思考

李時雨 黑龍江省牡丹江朝鮮族圖書館

前言：隨著人類的不斷發(fā)展，先進(jìn)的信息技術(shù)手段也得到大幅度的提升，這對于各行各業(yè)經(jīng)濟(jì)活動發(fā)展也起到了促進(jìn)作用，同樣對公共圖書館行業(yè)來講也具有關(guān)鍵作用。其中，灰色文獻(xiàn)作為圖書館內(nèi)部文獻(xiàn)征集工作中的重要組成部分，其本身就具備多樣化、無序化、廣泛化等特點，在實際搜集過程中往往會遇到一些問題，致使文獻(xiàn)征集工作不能順利展開。因此，本文就公共圖書館灰色文獻(xiàn)搜集的實踐展開了深入的思考，希望以下論述觀點能夠為相關(guān)人員工作提供參考依據(jù)。

一、公共圖書館灰色文獻(xiàn)的搜集現(xiàn)狀分析

（一）灰色文獻(xiàn)的出版過于多樣性

目前，公共圖書館灰色文獻(xiàn)搜集狀況看并不理想，這也是由于灰色文獻(xiàn)的出版過于多樣化所致。本身灰色文獻(xiàn)就具備較大的特點，就是它屬于非正式出版，這也決定了它的出版具備多樣性的特點，鑒于此，致使整個文獻(xiàn)在征集實踐過程中遇到一些問題，造成行業(yè)不能夠準(zhǔn)確的掌握信息[1]。同時，灰色文獻(xiàn)往往會涉及到國家、商業(yè)等重要的機(jī)密，而這類機(jī)密需要我們保護(hù)、不宜公開，這無形之中就加大了灰色文獻(xiàn)搜集工作難度系數(shù)。其次，灰色文獻(xiàn)也缺乏系統(tǒng)性，這也會影響整個文獻(xiàn)征集工作的時效性，十分不利于公共圖書館事業(yè)的發(fā)展，甚至?xí)槠浜罄m(xù)經(jīng)濟(jì)活動造成一定的影響，故而，我們必須要采取對策來進(jìn)行處理。

（二）灰色文獻(xiàn)流通渠道過于分散

調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，公共圖書館在收集灰色文獻(xiàn)的過程中往往會遇到很多問題，其中文獻(xiàn)流通渠道過于分散是較為突出的問題。本身灰色文獻(xiàn)的流通渠道就具有較大的特殊性，他并不會受到任何行業(yè)的拘束，可以說，他是不需要借助任何廣告形式，也不需要我們通過書店來對外銷售的。其中，灰色文獻(xiàn)流通渠道主要有兩個方面，一方面是供各部門，另一方面則是供相關(guān)部門或者是內(nèi)部人員進(jìn)行技術(shù)上的交流。由此可見，灰色文獻(xiàn)流通渠道的分散性。此外，他在發(fā)行印刷之后的走向相對來講也比較分散，這都會為公共圖書館工作人員的工作帶來不便，也會加大灰色文獻(xiàn)征集工作的難度系數(shù)，且不利于工作質(zhì)量的提高[2]。

（三）灰色文獻(xiàn)總體數(shù)量較為稀少

隨著公共圖書館事業(yè)的快速發(fā)展，隱藏在內(nèi)部的問題也逐漸顯露出來，尤其是在對灰色文獻(xiàn)搜集的過程中。調(diào)查數(shù)據(jù)顯示表明，灰色文獻(xiàn)總體數(shù)量較為稀少，而致使此類問題產(chǎn)生的原因有幾下幾點。第一，本身灰色文獻(xiàn)出版發(fā)行的面就比較窄，它的受眾群體相對來講也比較特殊，這也是致使文獻(xiàn)數(shù)量過于稀少的原因之一。第二，很多灰色文獻(xiàn)往往被用于內(nèi)部交流，并不會大量的應(yīng)用于外部交流中，這也會致使灰色文獻(xiàn)總體數(shù)量較少。第三，很多灰色文獻(xiàn)往往是來自相關(guān)學(xué)者專家的手稿，在實際搜集過程中往往無從找起，簡單來講，就是僅此一份，這也從側(cè)面凸顯了灰色文獻(xiàn)的珍貴性。

（四）灰色文獻(xiàn)工作支持力度不夠

本身灰色文獻(xiàn)征集工作難度系數(shù)就比較高，勢必需要得到各級部門人員的積極配合和支持，這樣才能夠推動整個文獻(xiàn)搜集工作順利有序展開，以及實現(xiàn)提高文獻(xiàn)征集工作水平的目的。然而，當(dāng)前公共圖書館灰色文獻(xiàn)搜集工作質(zhì)量并不高，整體文獻(xiàn)征集工作并沒有得到相關(guān)部門的大力支持和配合，這不僅難以推動文獻(xiàn)征集工作順利展開，還會影響圖書館其他經(jīng)濟(jì)活動。同時，一些灰色文獻(xiàn)往往屬于內(nèi)部資料，很多部門的人員往往不愿意提供出來，普遍現(xiàn)象是其工作態(tài)度處于一個保守的狀態(tài)，甚至有一些人員有著強(qiáng)烈的排斥心理，這無異于影響灰色文獻(xiàn)搜集工作效果[3]。此外，相關(guān)部門之所以不愿意配合，原因可能是由于相關(guān)灰色文獻(xiàn)中包含了一些私人信息，倘若泄露出去，就會引發(fā)不必要問題的出現(xiàn)。

二、公共圖書館灰色文獻(xiàn)的搜集實踐的思考

（一）完善灰色文獻(xiàn)收集保障機(jī)制

為了提高公共圖書館灰色文獻(xiàn)搜集實踐工作質(zhì)量，我們首先要制定完善灰色文獻(xiàn)收集保障機(jī)制。首先，作為管理人員應(yīng)認(rèn)識到灰色文獻(xiàn)搜集工作的重要性，其本身就是一個系統(tǒng)性較強(qiáng)的作業(yè)，更加需要建立完善的保障機(jī)制，以此來推動文獻(xiàn)收集工作有序展開，當(dāng)然，保障機(jī)制的確立也要結(jié)合實際情況來設(shè)立，這樣才能夠發(fā)揮保障機(jī)制的最大化作用，并將保障機(jī)制貫穿于整個灰色文獻(xiàn)收集工作中，切合實際的為后續(xù)文獻(xiàn)收集工作質(zhì)量的提升創(chuàng)下良好的條件。其次，圖書館的購書經(jīng)費往往是來自于政府撥款，所以，我們更應(yīng)該建立有效的經(jīng)費保障機(jī)制，進(jìn)一步提高灰色文獻(xiàn)收集質(zhì)量。也要建立人員保障機(jī)制，因為灰色文獻(xiàn)搜集工作量比較大，必須要由專業(yè)的人員進(jìn)行管理，以便于確保相關(guān)采訪人員能夠收集大量的且有價值的灰色文獻(xiàn)。再者，圖書館也可以建立以省級館為中心的灰色文獻(xiàn)協(xié)作采訪機(jī)制，也要善于用先進(jìn)的技術(shù)手段來輔助工作，進(jìn)而通過分工協(xié)調(diào)，推動灰色文獻(xiàn)搜集工作有序展開。此外，圖書館也可以建立灰色文獻(xiàn)共享系統(tǒng)，并借助先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)手段，將一些文獻(xiàn)及時共享出去，這對于公共圖書館行業(yè)可持續(xù)發(fā)展非常重要。

（二）加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)灰色文獻(xiàn)資源收集

除了要完善灰色文獻(xiàn)收集保障機(jī)制之外，我們也要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)灰色文獻(xiàn)資源收集工作，這對于公共圖書館事業(yè)的發(fā)展就是重要的意義。首先，高層管理人員要認(rèn)識網(wǎng)絡(luò)平臺的重要性，當(dāng)今，是信息技術(shù)飛速發(fā)展的時代。更應(yīng)該善于借助網(wǎng)絡(luò)平臺加大對灰色文獻(xiàn)資源收集力度，這不僅能夠提升文獻(xiàn)收集工作的質(zhì)量，也能夠彌補傳統(tǒng)工作上的不足之處，進(jìn)而為自身帶來更大的利潤空間。目前，網(wǎng)絡(luò)灰色文獻(xiàn)也出現(xiàn)在人們視野中，他也是灰色文獻(xiàn)的重要來源，我們要充分的將網(wǎng)絡(luò)中的灰色文獻(xiàn)全部收集起來，進(jìn)一步為圖書館文獻(xiàn)收集工作提供科學(xué)數(shù)據(jù)支持。其次，我們還可以借助搜索引擎或者是先進(jìn)的軟件設(shè)備，來展開網(wǎng)絡(luò)灰色文獻(xiàn)搜集工作，也要對所收集到的網(wǎng)絡(luò)灰色文獻(xiàn)進(jìn)行全面的分析與處理，要將有價值的灰色文獻(xiàn)充分的利用起來，這樣才能夠發(fā)揮灰色文獻(xiàn)的價值和作用，且為廣大讀者帶工作帶來便利。最重要的是能夠?qū)崿F(xiàn)規(guī)范化灰色文獻(xiàn)搜集工作的目的，這在當(dāng)前市場競爭趨勢飛速發(fā)展的時代背景下尤為重要，最后，推動公共圖書館灰色文獻(xiàn)搜集工作得以有序展開。

（三）創(chuàng)新灰色文獻(xiàn)征集工作機(jī)制

灰色文獻(xiàn)已經(jīng)成為圖書館事業(yè)發(fā)展中的重要組成部分，而為了更好的提高灰色文獻(xiàn)搜集工作的質(zhì)量，我們還應(yīng)當(dāng)創(chuàng)新灰色文獻(xiàn)征集工作機(jī)制。首先，要善于借助網(wǎng)絡(luò)平臺加大對灰色文獻(xiàn)征集工作的宣傳力度，要讓每一個人員充分了解到灰色文獻(xiàn)搜集的重要性，進(jìn)而促使他們主動的參與到文獻(xiàn)搜集行列中來，進(jìn)一步提高整個文獻(xiàn)征集工作的質(zhì)量和效率，以及為圖書館事業(yè)發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)。同時，作為領(lǐng)導(dǎo)人員也要發(fā)揮自身職能作用，要積極且努力參與到灰色文獻(xiàn)征集宣傳工作中來，以便于起到一個良好的帶頭作用，并充分調(diào)動相關(guān)部門或者是內(nèi)部人員的工作積極性，進(jìn)而在內(nèi)部形成一個良好的工作氛圍。其次，我們也要設(shè)立相應(yīng)的保密機(jī)制，這有助于防止重要的信息外流等問題的出現(xiàn)，有效保障灰色文獻(xiàn)的保密性。例如：圖書館可以在內(nèi)部設(shè)立資源保密機(jī)制，并要求各級人員嚴(yán)格遵守機(jī)制中的內(nèi)容，也可以在內(nèi)部建立非公開灰色文獻(xiàn)資料庫，進(jìn)一步將需要保護(hù)的灰色文獻(xiàn)與可以公開的灰色文獻(xiàn)有效的區(qū)分開來。最重要的是明確劃分各級人員崗位職責(zé)，使他們認(rèn)識到自身應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的責(zé)任和義務(wù)，進(jìn)而盡職盡責(zé)做好份內(nèi)事且將保密機(jī)制全面落實下去。

（四）善于借助外部力量加強(qiáng)合作

以往灰色文獻(xiàn)在搜集的過程中往往會遇到一些阻礙，致使搜集工作質(zhì)量難以得到提升，因此，新時期對公共圖書館工作人員提出了新的要求，應(yīng)善于借助外部力量加強(qiáng)合作。本身灰色文獻(xiàn)就具備多樣性，同時它的出版相對來講也是無序性的，再加上覆蓋面較廣，都將加大文獻(xiàn)搜集工作的難度系數(shù)，所以，我們更應(yīng)該積極爭取外部力量的配合和協(xié)作，在最大限度上推動灰色文獻(xiàn)搜集工作有序展開[4]。比如：可以建立相應(yīng)的溝通機(jī)制，進(jìn)一步加強(qiáng)與各級部門人員的互動交流，并借助溝通來尋找合作的機(jī)會，這都是搜集灰色文獻(xiàn)的一種途徑。而為了進(jìn)一步避免重要灰色文獻(xiàn)的丟失，我們也要建立灰色文獻(xiàn)征集補續(xù)機(jī)制，以此來提高捐贈者的積極性。其次，我們也要建立良好的協(xié)作模式，并積極與作家協(xié)會、文學(xué)藝術(shù)聯(lián)合會等部門構(gòu)建良好的合作關(guān)系，只有通過加強(qiáng)聯(lián)系才能夠深化合作，進(jìn)一步推動灰色文獻(xiàn)搜集工作有序展開。除此之外，本身灰色文獻(xiàn)搜集工作系統(tǒng)性就比較強(qiáng)，單純依靠個人或者單一部門，并不能夠?qū)崿F(xiàn)提高文獻(xiàn)收集質(zhì)量的目的，因此，必須要善于借助外部力量且加強(qiáng)合作，進(jìn)而推動灰色文獻(xiàn)搜集工作有序展開，且為公共圖書館事業(yè)發(fā)展注入生命與活力。

結(jié)語：綜上所述，當(dāng)前，公共圖書館灰色文獻(xiàn)的搜集實踐過程中仍舊存在著很多問題，致使整個搜集工作難以有序展開，所以，要想獲得良好的文獻(xiàn)搜集效果，我們必須要完善灰色文獻(xiàn)搜集保障機(jī)制且加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)灰色文獻(xiàn)資源收集，也要創(chuàng)新灰色文獻(xiàn)征集工作機(jī)制，最重要的是要善于借助外部力量來加強(qiáng)協(xié)作，進(jìn)一步有效提高文獻(xiàn)搜集工作實效性。此外，這也有助于方便讀者了解所有灰色的文獻(xiàn)，最后，推動灰色文獻(xiàn)搜集工作順利展開。