淺談工程檔案歸檔質(zhì)量控制的策略

胡敏 山東青島萊西市市政管理處

建筑工程項(xiàng)目的發(fā)展大大推動(dòng)了我國(guó)基礎(chǔ)設(shè)施以及經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。一般來(lái)說(shuō)，建筑工程項(xiàng)目通常持續(xù)的時(shí)間都很長(zhǎng)，時(shí)間跨度非常大，設(shè)計(jì)的人力物力財(cái)力都比較復(fù)雜?？偟膩?lái)說(shuō)，建設(shè)工程檔案包含了方方面面：技術(shù)資料、物資資料、人員資料、質(zhì)量報(bào)告等等。所以說(shuō)建設(shè)工程的檔案歸檔質(zhì)量的高低會(huì)影響到檔案歸檔的效率。

一、當(dāng)前工程檔案歸檔質(zhì)量控制存在的問(wèn)題

（一）不能及時(shí)的進(jìn)行檔案的歸檔。從目前我國(guó)建設(shè)工程發(fā)展的情況來(lái)看，建設(shè)工程項(xiàng)目一般都存在著人員流動(dòng)量較大的特點(diǎn)，建設(shè)工程項(xiàng)目的施工周期和時(shí)間跨度非常長(zhǎng)，這就會(huì)導(dǎo)致了在建設(shè)工程施工的過(guò)程當(dāng)中，文件資料和文件檔案歸檔不及時(shí)的問(wèn)題出現(xiàn)。這個(gè)問(wèn)題的出現(xiàn)容易導(dǎo)致文件的丟失，從而破壞了建設(shè)工程項(xiàng)目文件的系統(tǒng)性和科學(xué)性。并且檔案的丟失，一定程度上會(huì)影響到工程后續(xù)的建設(shè)，沒(méi)有了文件的支持，有一些工作也就無(wú)從開展。因此，在進(jìn)行檔案整理和歸檔的過(guò)程當(dāng)中，一定要結(jié)合建設(shè)的實(shí)際情況來(lái)進(jìn)行檔案的管理，根據(jù)具體的情況來(lái)制定出行之有效的檔案管理和檔案歸檔方法。人員流動(dòng)量大和建設(shè)時(shí)間跨度大并不是影響檔案管理質(zhì)量的借口，要加大力度對(duì)檔案進(jìn)行監(jiān)督，保證資料的完整性。

（二）缺乏科學(xué)的管理制度。在建設(shè)工程項(xiàng)目開展的過(guò)程當(dāng)中，面臨著人員流動(dòng)量大、人員雜亂等問(wèn)題，很多建設(shè)工程檔案的歸檔工作都是由建設(shè)工程項(xiàng)目人員兼任的，這就會(huì)導(dǎo)致檔案管理人員素質(zhì)低下。由于缺乏人才所以導(dǎo)致工作效率不高，水平較低。檔案工作人員缺乏好的導(dǎo)師的引導(dǎo)和指教，自然工作效率上不去，對(duì)工作也沒(méi)有什么興趣。

二、淺談工程檔案歸檔質(zhì)量控制的優(yōu)化措施

（一）加強(qiáng)工程檔案管理人才的培養(yǎng)。構(gòu)建一支專業(yè)素養(yǎng)較高的團(tuán)隊(duì)。這里的團(tuán)隊(duì)指的是檔案管理人員，也就是管理層的人員。檔案管理工作的特殊性和重要性不言而喻，所以不僅要對(duì)檔案工作人員進(jìn)行素質(zhì)培養(yǎng)，更要有一個(gè)高素質(zhì)的管理團(tuán)隊(duì)。那么，如何去組建一個(gè)高質(zhì)量的檔案管理團(tuán)隊(duì)呢？第一，可以出臺(tái)一套完整的獎(jiǎng)懲制度，并且把職責(zé)劃分細(xì)致，精確到每個(gè)人該干什么，獎(jiǎng)懲分明。把工作態(tài)度和薪水牢牢聯(lián)系在一起，這樣絕對(duì)可以提高員工的工作積極性。第二，定期開展內(nèi)部培訓(xùn)。讓員工和管理層的專業(yè)素質(zhì)得到提高，來(lái)緊緊跟上不斷發(fā)展的時(shí)代潮流。

（二）加強(qiáng)對(duì)工程檔案資料收集的管理。在對(duì)工程檔案資料進(jìn)行了相關(guān)的整理之后，發(fā)現(xiàn)在整理的過(guò)程當(dāng)中存在著復(fù)印件不清晰的情況，導(dǎo)致后續(xù)的檔案資料混亂。首先，要加強(qiáng)對(duì)于建設(shè)工程檔案管理人員的思想意識(shí)培養(yǎng)，加強(qiáng)每一個(gè)員工的安全責(zé)任意識(shí)，在日常的建設(shè)工程檔案管理工作當(dāng)中，一旦發(fā)現(xiàn)了問(wèn)題或者說(shuō)是問(wèn)題出現(xiàn)的隱患應(yīng)該及時(shí)上報(bào)。檔案管理人員要樹立自身的意識(shí)，從檔案管理的基礎(chǔ)工作出發(fā)。其次，在收集資料的過(guò)程當(dāng)中，一定要做好及時(shí)的上報(bào)工作，對(duì)于影像資料進(jìn)行及時(shí)的封裝文件，這樣一來(lái)可以避免因?yàn)闄n案太多造成的文件遺失情況。最后，在上報(bào)文件和檔案復(fù)印件的時(shí)候，在回復(fù)簽收之后要進(jìn)行掃描，用原件進(jìn)行復(fù)印件的替換。一定要規(guī)范檔案上報(bào)的程序，避免文件和資料出現(xiàn)混亂的問(wèn)題。

（三）做好工程檔案文件資料的整理工作。建設(shè)施工單位可以選用專門的檔案管理人員進(jìn)行檔案建立的活動(dòng)，并且檔案掛歷人員一定要與檔案部門的工作人員時(shí)刻保持著練習(xí)，在有關(guān)人員的指導(dǎo)下進(jìn)行工作，建設(shè)單位要把文件和資料的歸檔要求及時(shí)的提供個(gè)施工單位，與此同時(shí)，文件資料的形成活動(dòng)也要得到開展。

（四）加強(qiáng)對(duì)施工單位歸檔的驗(yàn)收管理

在建設(shè)工程檔案管理部門進(jìn)行施工項(xiàng)目驗(yàn)收的過(guò)程當(dāng)中，施工單位一定要收集到所有的檔案資料，避免出現(xiàn)影響建筑施工質(zhì)量的情況出現(xiàn)。一定要保證檔案和文件的完整度。要及時(shí)的和有關(guān)部門進(jìn)行溝通和協(xié)商，如果在檔案管理和歸檔過(guò)程當(dāng)中發(fā)現(xiàn)了問(wèn)題，一定要第一時(shí)間上報(bào)。

（五）加強(qiáng)工程檔案管理信息化的進(jìn)程。要充分意識(shí)到工程檔案管理信息化的意義，意識(shí)到把信息化管理應(yīng)用到工程檔案管理信息化建設(shè)當(dāng)中的重要性。對(duì)于整個(gè)建設(shè)工程的管理人員來(lái)說(shuō)，一定要改變傳統(tǒng)的管理思想和管理理念，對(duì)于當(dāng)今時(shí)代之下的信息化技術(shù)要有一定程度上的了解，并且要看到信息化技術(shù)在工程檔案管理中的應(yīng)用，給檔案管理所帶來(lái)的便捷性。并信息化建設(shè)在工程檔案管理當(dāng)中能夠大大提高工程檔案管理的效率和管理水平，信息化建設(shè)在這方面的作用是無(wú)可替代的。不僅僅是建設(shè)工程管理層的人員要樹立相關(guān)的意識(shí)和拋棄傳統(tǒng)的管理理念，建設(shè)工程的工作人員也要進(jìn)行相對(duì)應(yīng)的思想意識(shí)的改變，這樣才有利于信息化建設(shè)在工程檔案管理方面取得更加良好的進(jìn)展。建設(shè)工程檔案管理信息化還有一個(gè)問(wèn)題，那就是相關(guān)的法律法規(guī)系統(tǒng)并不完善，這就導(dǎo)致了很多心懷不軌的有機(jī)可乘，利用國(guó)家或者企業(yè)的機(jī)密文件來(lái)進(jìn)行一些違規(guī)的操作。針對(duì)這個(gè)問(wèn)題，國(guó)家和相關(guān)的政府部門可以出臺(tái)有關(guān)的法律法規(guī)，健全檔案管理信息化的制度，制定相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)。不管是一般的檔案還是機(jī)密檔案，所有的檔案管理信息化都要符合國(guó)家以及相關(guān)部門所要求的標(biāo)準(zhǔn)。還要不斷提高檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)化程度。

結(jié)語(yǔ)：綜上所述，工程檔案的歸檔是工程項(xiàng)目順利開展的前提和必要條件?，F(xiàn)如今工程檔案歸檔中還存在著人員素質(zhì)低下等問(wèn)題，要不斷提高檔案歸檔人員的綜合素質(zhì)，改變傳統(tǒng)檔案管理的思想理念，一步一步促進(jìn)我國(guó)建設(shè)企業(yè)的發(fā)展。