新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理工作的新思路探究

楊婷婷 德陽市口腔醫(yī)院

引言：在二十一世紀(jì)的今天，醫(yī)療事業(yè)不斷的發(fā)展擴(kuò)大，我國(guó)醫(yī)院的規(guī)模也隨之?dāng)U大，醫(yī)院內(nèi)接受的患者、采購(gòu)的設(shè)備及藥品不斷增加，醫(yī)院檔案的數(shù)量也在持續(xù)增多，這就對(duì)檔案管理有了更多的要求。但是醫(yī)院傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)新形勢(shì)下醫(yī)院管理的需求，這就需要對(duì)傳統(tǒng)的管理方法進(jìn)行不斷完善，改變以往的檔案管理理念，改善管理方式，為醫(yī)院提供全面、真實(shí)的醫(yī)療檔案信息，保障醫(yī)療系統(tǒng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

一、醫(yī)院檔案管理中存在的問題

（一）對(duì)檔案管理工作不夠重視。就目前而言，在醫(yī)院內(nèi)部無論是檔案管理人員還是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)人員，或者是其他的醫(yī)療工作人員，都缺乏對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)，都將檔案管理工作當(dāng)成后勤工作，忽視了檔案管理的重要性。在醫(yī)療系統(tǒng)中，檔案管理包含的內(nèi)容多而雜，而且每一個(gè)信息都非常重要，一旦信息出現(xiàn)錯(cuò)誤，所造成的后果將不可預(yù)估。但是在醫(yī)院的實(shí)際工作中，依然存在著很多的醫(yī)療從業(yè)者對(duì)于檔案管理不夠重視，檔案管理的工作發(fā)展和創(chuàng)新也就無從談起。

（二）缺乏完善的檔案管理制度。在醫(yī)院實(shí)際管理中，相對(duì)于臨床類的科室，檔案管理工作缺乏了完善工作職責(zé)和制度。特別是在醫(yī)院有紙質(zhì)化檔案向信息化轉(zhuǎn)變過程中，這一時(shí)期檔案管理工作量非常大，這是由于紙質(zhì)檔案中或多或少會(huì)存在一些無效信息、信息缺失、信息重復(fù)的問題，給信息化錄入帶來了很大的挑戰(zhàn)，在這一過程中由于缺乏檔案管理制度，也就導(dǎo)致了醫(yī)院在開展檔案管理工作時(shí)過于隨意，甚至是選擇較為簡(jiǎn)單的方式進(jìn)行，沒有根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況開展檔案管理工作，以致于檔案信息丟失遺漏現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。

（三）檔案管理人員的專業(yè)能力不強(qiáng)。目前，我國(guó)醫(yī)院主要是注重于培養(yǎng)醫(yī)護(hù)人員的專業(yè)能力，對(duì)于檔案管理人員的培養(yǎng)少之又少，有很多的醫(yī)院沒有一個(gè)專門的檔案管理部門，專業(yè)檔案管理人員更從談起，通常是由行政人員、二線工作人員、科室年齡較大人員進(jìn)行醫(yī)院檔案管理工作，檔案管理的質(zhì)量也就無法得到保障，甚至經(jīng)常出現(xiàn)資料丟失現(xiàn)象。除此之外，由于這些檔案管理人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)，其無法認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，也就導(dǎo)致了管理人員隨意管理，檔案保存也缺乏一定的安全性。

（四）信息化程度不高。在新形勢(shì)背景下，以往的醫(yī)院檔案管理方式朝著信息化發(fā)展已經(jīng)成為必然趨勢(shì)，但是仍然存在著一些鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院缺乏科學(xué)的信息管理系統(tǒng)，醫(yī)院內(nèi)的檔案信息還是通過紙質(zhì)形式保存，不僅信息的安全性無法得到保障，而且信息查找和調(diào)取也較為復(fù)雜，在出現(xiàn)緊急情況下，患者的生命安全可能會(huì)受到損害，影響了醫(yī)院的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。除此之外，由于醫(yī)院在不斷接收患者，檔案會(huì)持續(xù)不斷的產(chǎn)生，檔案室也是較為有限的，也就導(dǎo)致了很多紙質(zhì)檔案無法保存，部分檔案通過電子檔案的形式錄入，但是這種一個(gè)患者多種形式的檔案保存方式，不僅翻閱查找起來較為困難，而且電子檔案出現(xiàn)錯(cuò)誤和遺失的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，嚴(yán)重影響了醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量。

二、提高醫(yī)院檔案管理工作的措施

（一）提高醫(yī)院對(duì)于檔案管理的重視。為了加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作，這就需要提高醫(yī)院所有人員對(duì)于檔案管理的認(rèn)識(shí)，認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，真正重視檔案管理工作，所有醫(yī)療人員對(duì)于積極配合檔案管理工作的開展。醫(yī)院可以通過在會(huì)議、演講、團(tuán)建中宣傳檔案管理的重要性，從而有效提高全體醫(yī)護(hù)人員的檔案管理意識(shí)，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的穩(wěn)步前進(jìn)，通過檔案管理提高醫(yī)院服務(wù)效率和質(zhì)量。

（二）完善檔案管理制度。為了促進(jìn)醫(yī)院檔案管理由紙質(zhì)檔案朝著信息化轉(zhuǎn)型，就一定結(jié)合當(dāng)前檔案管理中存在的問題，改善檔案管理制度，規(guī)范檔案管理中收集、歸檔、保管、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)，從而推動(dòng)醫(yī)院檔案管理又好又快發(fā)展。建立科學(xué)合理的管理制度首先要在醫(yī)院內(nèi)建立專門的檔案管理部門，并且將檔案管理納入到綜合管理體系中。其次，分析當(dāng)前存在的問題，借鑒其他醫(yī)院的經(jīng)驗(yàn)，加以改善。最后，明確所有檔案管理人員的工作職責(zé)，杜絕打太極現(xiàn)象出現(xiàn)。此外，還應(yīng)當(dāng)建立監(jiān)督管理機(jī)制，通過績(jī)效考核提高檔案管理人員的工作積極性。

（三）提高檔案管理人員的專業(yè)能力。管理人員是醫(yī)院檔案管理工作的核心，其專業(yè)能力和綜合素質(zhì)的高低直接決定了檔案管理工作的效率及質(zhì)量，所有醫(yī)院一定要提高檔案管理人員的專業(yè)能力，從而推動(dòng)醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量建設(shè)。首先醫(yī)院應(yīng)當(dāng)引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人才，通過人才力量實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)規(guī)劃。其次，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，不僅能提高其專業(yè)能力，還要增加其對(duì)于檔案管理的認(rèn)識(shí)。除此之外，還要注重對(duì)管理人員的思想政治培養(yǎng)，幫助其樹立一個(gè)良好的工作作風(fēng)，杜絕隨意管理的現(xiàn)象出現(xiàn)。

（四）加強(qiáng)信息化建設(shè)。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷的進(jìn)步，醫(yī)院中應(yīng)用的電子醫(yī)療系統(tǒng)有效簡(jiǎn)化了醫(yī)院繁雜手續(xù)，大幅度提高了醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量和工作效率，檔案管理作為醫(yī)院管理中較為重要的環(huán)節(jié)，也應(yīng)當(dāng)適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，加快檔案管理的數(shù)字化進(jìn)程，為醫(yī)院發(fā)展提供有效幫助。在醫(yī)院檔案管理朝著信息化建設(shè)的過程中，首先要將以往的紙質(zhì)檔案全部轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，不僅增加了檔案的安全性，而且電子檔案還更容易攜帶保管。其次，醫(yī)院要加大投資力度，引進(jìn)科學(xué)合理的電子檔案管理系統(tǒng)，還要使用具有計(jì)算機(jī)能力的管理人員，此外還要注重電子檔案的權(quán)限，避免無關(guān)人員翻閱檔案。最后，還要和其他醫(yī)院進(jìn)行有效連接，建立一個(gè)醫(yī)療檔案共享平臺(tái)，通過資源共享，加強(qiáng)檔案管理工作。

三、結(jié)語

總之，在新形勢(shì)背景下，醫(yī)院檔案管理工作已經(jīng)成為醫(yī)院管理中的重要環(huán)節(jié)，所以必須對(duì)以往的檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，提高醫(yī)護(hù)人員對(duì)檔案管理的重視、完善檔案管理制度、建設(shè)信息化平臺(tái)、提高管理人員專業(yè)能力，從而有效提高醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量。