醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀及思考

胡楠 青島市精神衛(wèi)生中心

醫(yī)院是為病患提供醫(yī)療服務(wù)的重要機(jī)構(gòu)，“病人至上”是院內(nèi)管理工作的工作準(zhǔn)則[1]。檔案管理工作作為管理工作的重要組成成分，管理效果是決定醫(yī)院管理水平的高低的關(guān)鍵。隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，對(duì)于醫(yī)療改革工作也在不斷的深入研究，醫(yī)療改革能夠有效促進(jìn)醫(yī)院內(nèi)部管理水平的提高和加強(qiáng)，但是當(dāng)前的形勢(shì)下，想要提高醫(yī)院管理工作質(zhì)量還需要面臨很多重要的工作問題。做好醫(yī)院檔案管理工作是促進(jìn)醫(yī)療體制改革的必然條件。隨著信息化的不斷發(fā)展，醫(yī)院逐漸將信息化技術(shù)應(yīng)用于自身經(jīng)營和管理工作中，檔案管理不再局限于傳統(tǒng)的檔案管理模式，通過傳統(tǒng)管理模式與信息技術(shù)之間的融合推動(dòng)檔案管理工作的發(fā)展。

一、醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）檔案管理不完善

就目前醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀來看，我國很多醫(yī)院對(duì)于檔案管理工作的重視程度較差。很多人認(rèn)為醫(yī)院檔案管理工作不屬于醫(yī)院醫(yī)療工作的范疇，因此不能給醫(yī)院帶來直接的效益。所以很多醫(yī)院管理工作人員對(duì)醫(yī)院檔案管理工作較為疏忽。同時(shí)醫(yī)院也未制定完善的管理制度。不僅如此，醫(yī)院工作人員對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的重視程度也較差，缺乏檔案管理意識(shí)。在實(shí)際工作中也容易出現(xiàn)一些常規(guī)性的失誤，影響檔案管理工作的發(fā)展與進(jìn)步。

（二）檔案管理不規(guī)范

對(duì)于檔案的管理形式，醫(yī)院基層工作部門尚未制定統(tǒng)一性標(biāo)準(zhǔn)。檔案缺乏統(tǒng)一的檔案管理形式，將對(duì)其使用環(huán)節(jié)造成不利影響。檔案管理不夠規(guī)范是目前各大醫(yī)院檔案管理工作中存在的普遍問題，對(duì)于我國一些醫(yī)院負(fù)責(zé)檔案管理人員在工作中不能夠準(zhǔn)確的歸檔，因此無法統(tǒng)一管理檔案。在醫(yī)療服務(wù)的有序開展過程中，會(huì)產(chǎn)生許多信息和資料。管理人員需要對(duì)信息進(jìn)行有效性進(jìn)行篩查，過濾低價(jià)值信息，保存有用信息，確定管理工作范圍。管理形式如若得不到規(guī)范，制定的管理范圍自然而然會(huì)產(chǎn)生差異，影響安全管理和高效使用這一目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

（三）檔案管理人員專業(yè)性差

醫(yī)院檔案管理工作具有系統(tǒng)性和復(fù)雜性，因此對(duì)于醫(yī)院檔案管理工作人員也提出了嚴(yán)格的要求，檔案管理工作人員不僅要具備，高專業(yè)水平，同時(shí)對(duì)于標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和法律也要有一定的常識(shí)和了解，同時(shí)還需要具備計(jì)算機(jī)能力。但是目前由于醫(yī)院人才匱乏，很多醫(yī)院檔案管理工作人員并不具備以上幾點(diǎn)要求，同時(shí)在員工上崗之前未進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，因此很難完成實(shí)際工作的落實(shí)。醫(yī)院普遍缺乏專門的全職檔案管理人員是造成管理質(zhì)量不佳的主要原因。檔案管理人員由于自身的限制，工作期間容易出現(xiàn)檔案中的重要數(shù)據(jù)丟失現(xiàn)象或者信息更新不夠及時(shí)。

（四）檔案管理工作不重視

大部分醫(yī)院上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)未能意識(shí)到檔案管理工作的重要性，沒能在重要數(shù)據(jù)產(chǎn)生后及時(shí)保存，而后隨著工作量的逐漸增加，更無法抽出時(shí)間對(duì)前面數(shù)據(jù)進(jìn)行整理和分析?；鶎訖n案管理人員缺乏檔案管理意識(shí)，不能正確利用檔案中的有效資料哦，部分原信息遭受破壞后難以恢復(fù)至原樣，出現(xiàn)醫(yī)療糾紛后也往往因?yàn)樵紨?shù)據(jù)的缺失而缺乏合理妥當(dāng)?shù)慕鉀Q方式。

二、醫(yī)院檔案管理工作對(duì)策

針對(duì)檔案管理過程中出現(xiàn)的問題，探討有效的解決方案，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的規(guī)范性約束，以確保檔案在醫(yī)療服務(wù)行業(yè)中的應(yīng)用效果[2]。上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)需要加強(qiáng)對(duì)于檔案管理工作的檢驗(yàn)，了解管理過程中的違規(guī)操作、資料使用不當(dāng)?shù)葐栴}，根據(jù)情況合理調(diào)整處罰力度。管理人員采用不同的管理方法處理不同性質(zhì)的檔案，提高檔案的使用效率，并及時(shí)更新數(shù)據(jù)，為醫(yī)院相關(guān)部門提供可靠的檔案資源保障。

（一）完善檔案管理制度

檔案管理工作只有在健全的制度約束下才能最大限度提高檔案資源的利用率。在健全檔案管理體系時(shí)，需分析舊制度中存在的缺陷，重點(diǎn)在于解決管理質(zhì)量不合格的問題。同時(shí)，嚴(yán)格約束檔案管理者，規(guī)范管理方案的實(shí)施，管理人員的錄取流程，以保證新制度在檔案管理部門落實(shí)到位。

（二）建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)

隨著我國科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，信息化技術(shù)手段在各行各業(yè)以及各個(gè)領(lǐng)域被廣泛應(yīng)用，對(duì)于醫(yī)院檔案管理工作而言需要進(jìn)行信息化的輸入。通過信息技術(shù)將檔案管理工作信息化[3]。通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)對(duì)醫(yī)院相關(guān)資料進(jìn)行保存和收藏，能夠有效提高。查找資料的便捷性，同時(shí)對(duì)于檔案的保存具有一定意義。 能夠有效減少資料的損壞和丟失。加強(qiáng)計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)在檔案管理工作中的應(yīng)用，管理人員可在計(jì)算機(jī)中直接搜索需要查找的資料，進(jìn)而提升檔案的使用效率。

（三）完善檔案的完整性

檔案的完整性對(duì)檔案的利用具有直接影響。醫(yī)院檔案內(nèi)容雜多，院內(nèi)部門眾多且具有分散性，各部門的檔案保管要求和機(jī)密程度不盡相同。所以必須制定健全的檔案管理制度，完善檔案信息的傳遞和登記流程，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)管理，如若發(fā)現(xiàn)檔案缺損或者丟失，及時(shí)設(shè)法補(bǔ)救[4]。

（四）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

由于醫(yī)院檔案管理工作內(nèi)容比較復(fù)雜，因此對(duì)工作人員有較高的要求。醫(yī)院在錄用檔案管理工作人員是要加強(qiáng)工作力度，注重培養(yǎng)專業(yè)素質(zhì)高的工作人員。醫(yī)院檔案管理人員要具備高強(qiáng)度的責(zé)任意識(shí)，同時(shí)要具備工作能力和專業(yè)水平。要注重醫(yī)院檔案管理工作的建設(shè)。建立科學(xué)合理完善的制度，保障工作人員工作的積極性。

三、結(jié)束語

醫(yī)院檔案管理工作是保證醫(yī)院各項(xiàng)工作能夠順利開展的紐帶和橋梁，是目前醫(yī)療機(jī)構(gòu)經(jīng)營和管理的一個(gè)重要組成部分。醫(yī)院管理工作能否順利開展，與醫(yī)院各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的決策有著緊密的聯(lián)系[5-6]。專業(yè)水平高的工作人員以及完善的管理工作方案是提高整體工作質(zhì)量的關(guān)鍵。同時(shí)優(yōu)質(zhì)的檔案管理工作方式能夠提高醫(yī)院檔案資源利用率，為醫(yī)院發(fā)展起到?jīng)Q定性的作用，同時(shí)能夠更好的為患者提供優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療服務(wù)。