解析新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理的改革

王琳琳 菏澤市鄄城縣重點(diǎn)項(xiàng)目服務(wù)中心

事業(yè)單位在新形勢(shì)發(fā)展下要想取得較好成果，加強(qiáng)檔案管理是非常必要的。但就目前事業(yè)單位檔案管理情況分析，傳統(tǒng)管理模式仍存在一些問(wèn)題，如齊全性差，部分工作的開(kāi)展受到一定制約，工作質(zhì)量難以保障。因此，有必要對(duì)檔案管理加以改革創(chuàng)新，提高管理水平，以發(fā)揮檔案的作用。

一、新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理改革的必要性

隨著科學(xué)技術(shù)的完善，各領(lǐng)域開(kāi)始嘗試改革創(chuàng)新，事業(yè)單位作為促進(jìn)我國(guó)社會(huì)發(fā)展的重要組成部分，也逐漸加大改革創(chuàng)新力度。檔案管理作為事業(yè)單位工作開(kāi)展的基礎(chǔ)，也在該形勢(shì)影響下，加快改革進(jìn)程，將信息化、數(shù)字化建設(shè)作為改革核心內(nèi)容。這樣一方面可滿(mǎn)足社會(huì)發(fā)展需求，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，加快數(shù)字化、信息化建設(shè)，高效處理檔案收集、整理、處理、分類(lèi)等工作，解決傳統(tǒng)檔案管理中的問(wèn)題。另一方面也可推動(dòng)檔案管理的進(jìn)步，降低人力、物力損耗，以信息技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的自動(dòng)檢索和篩查，降低人工作業(yè)的工作量，加強(qiáng)檔案資料的準(zhǔn)確性、齊全性。

二、新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）檔案管理理念落后

事業(yè)單位工作開(kāi)展中會(huì)存在較多的資料數(shù)據(jù)，對(duì)這些資料數(shù)據(jù)的收集和處理，是檔案管理工作的重要內(nèi)容。但在實(shí)際工作中，管理人員由于理念的缺失，對(duì)檔案管理的重視度不高，工作開(kāi)展中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)各種失誤，如資料收集不準(zhǔn)確、完整性不足等，進(jìn)而降低了檔案數(shù)據(jù)的利用率，打亂了工作秩序。另外，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)檔案管理重視度不夠，管理理念落后，更新速度較慢，難以滿(mǎn)足社會(huì)發(fā)展需求，檔案管理存在較多不規(guī)范操作。再者，管理理念落后，也使得檔案管理保密性較差，泄漏情況時(shí)有發(fā)生，給事業(yè)單位帶來(lái)了較大的經(jīng)濟(jì)損失。

（二）管理制度不健全

事業(yè)單位建設(shè)初期針對(duì)檔案管理建立相應(yīng)的管理制度和管理體系，以推動(dòng)檔案管理工作的落實(shí)，但任何事物都不是一成不變的，需要結(jié)合時(shí)代發(fā)展作出科學(xué)調(diào)整。但事業(yè)單位的檔案管理在長(zhǎng)時(shí)間發(fā)展中仍在沿用初期模式，檔案管理與時(shí)代發(fā)展的適應(yīng)性逐漸降低，對(duì)事業(yè)單位帶來(lái)了嚴(yán)重影響。傳統(tǒng)檔案管理制度雖然可對(duì)工作流程及要點(diǎn)予以明確表述，但隨著事業(yè)單位結(jié)構(gòu)的調(diào)整，部門(mén)新增，檔案管理內(nèi)容也有所增加，如果還依照傳統(tǒng)管理制度開(kāi)展工作，變動(dòng)部門(mén)的資料信息將會(huì)存在缺失，影響后續(xù)工作開(kāi)展及決策制定，不利于事業(yè)單位的前行。

（三）管理模式落后

檔案管理方式方法的滯后也是影響檔案管理效率的原因之一。事業(yè)單位為適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展要求，加大改革創(chuàng)新力度，這一過(guò)程產(chǎn)生的資料數(shù)據(jù)也在不斷增加，傳統(tǒng)檔案管理方式，多以人工作業(yè)和紙質(zhì)存管方式為主，隨著信息資料的增多，工作量增大，過(guò)程中會(huì)存在失誤或錯(cuò)漏，進(jìn)而抑制檔案資料作用的發(fā)揮。目前，檔案管理部門(mén)針對(duì)單位檔案資料的整理欠缺系統(tǒng)性的管理體系，而傳統(tǒng)的管理方法，無(wú)法及時(shí)對(duì)單位的重要資料進(jìn)行整合、裝訂和存檔，導(dǎo)致大量的事業(yè)單位重要資料和信息遭到損壞或者丟失。

三、事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路

（一）革新管理理念

事業(yè)單位發(fā)展離不開(kāi)檔案資料的作用。在新形勢(shì)下，事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)時(shí)代發(fā)展要求，做好檔案管理改革工作，提高管理水平，發(fā)揮檔案資料的作用。而檔案管理改革的首要工作，就是革新管理理念，引進(jìn)新的管理思想，更好的指導(dǎo)工作開(kāi)展。

首先，領(lǐng)導(dǎo)層人員需加大對(duì)檔案管理重視力度，引導(dǎo)下層部門(mén)開(kāi)展檔案管理工作。其次，加大宣傳力度，讓事業(yè)企業(yè)內(nèi)部員工明確檔案管理重要性，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理中的問(wèn)題，并及時(shí)上報(bào)，加大檔案管理革新力度。最后，管理人員應(yīng)發(fā)揮帶頭作用，采取科學(xué)手段和措施，優(yōu)化檔案管理水平。完善獎(jiǎng)懲制度，激發(fā)員工的工作積極性，主動(dòng)參與到檔案管理中來(lái)，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的改革和創(chuàng)新。

（二）完善和創(chuàng)新管理制度

檔案管理的落實(shí)也應(yīng)該做到有法可依、有據(jù)可循，以維護(hù)工作質(zhì)量，發(fā)揮檔案作用。鑒于事業(yè)單位目前檔案管理當(dāng)中存在的漏洞和弊端，需在原有管理制度基礎(chǔ)上，嘗試調(diào)整和創(chuàng)新，完善管理制度內(nèi)容，構(gòu)建科學(xué)管理體系，以推動(dòng)檔案管理工作的落實(shí)。

首先，更加自身特征和條件，對(duì)檔案管理制度加以調(diào)整和優(yōu)化，建立符合新形勢(shì)發(fā)展及事業(yè)單位結(jié)構(gòu)體系的管理制度，為檔案管理指明方向，改進(jìn)工作質(zhì)量。其次，以平等原則完善檔案管理制度內(nèi)容，要求管理制度對(duì)員工和領(lǐng)導(dǎo)層人員有較好的約束作用，規(guī)范人員行為，確保檔案管理工作能夠按照規(guī)定流程逐步開(kāi)展，避免混亂性。最后，設(shè)置完善的獎(jiǎng)懲和激勵(lì)制度，借助這兩項(xiàng)制度，調(diào)動(dòng)員工工作積極性，加大對(duì)檔案管理重視力度。對(duì)于檔案管理工作中的問(wèn)題，員工必須予以及時(shí)解決，擺正自身定位，增大檔案利用率。

（三）管理模式和方法的創(chuàng)新

事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)階段還在使用傳統(tǒng)的人工管理模式，檔案資料以紙質(zhì)存儲(chǔ)為主，這不僅會(huì)增加檔案資料丟失、破損率，也會(huì)增大管理人員工作量，導(dǎo)致失誤、遺漏等問(wèn)題的發(fā)生，削弱檔案價(jià)值。為此，需要結(jié)合新形勢(shì)要求，對(duì)管理模式和方法加以創(chuàng)新和優(yōu)化。引進(jìn)信息技術(shù)，構(gòu)建信息化管理平臺(tái)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成電子檔案，降低破損率，提高檔案利用價(jià)值。同時(shí)，通過(guò)信息平臺(tái)的構(gòu)建，加快檔案檢索和查閱，省略部分人工作業(yè)，以降低人員工作壓力。不僅如此，還要建立完整的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的共享和實(shí)時(shí)傳輸，發(fā)揮出檔案作用和優(yōu)勢(shì)。

結(jié)語(yǔ)：新形勢(shì)下，事業(yè)單位檔案管理需要從管理理念、管理模式和方法、管理制度和體系等多方面綜合考量，做到管理工作的創(chuàng)新和優(yōu)化，發(fā)揮出檔案的作用和價(jià)值，最終為事業(yè)單位的經(jīng)營(yíng)決策提供依據(jù)，推動(dòng)事業(yè)單位的穩(wěn)步前行。