淺析事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理

劉天琪 長春市標準研究院（長春市WTO/TBT咨詢中心）

引言：眾所周知，檔案是事業(yè)單位發(fā)展過程中非?；A的部分，對檔案進行管理，有利于體現(xiàn)事業(yè)單位整體的管理效果。特別在當前的電子信息技術發(fā)展的過程中，對電子檔案管理模式進行優(yōu)化，要對檔案實體進行信息化儲存，具有明顯的優(yōu)勢，將電子檔案儲存在計算機硬盤中，不占據(jù)實體空間，同時，利于對信息進行保存，及時進行整理、查閱、補錄，有利于提高管理的效率。然而，在具體的實踐過程中，電子檔案管理也存在著一系列的問題，要對檔案信息的規(guī)范和標準進行落實，加強電子檔案管理模式的優(yōu)化，形成新型的策略，不斷推動事業(yè)單位內部管理效果的提升。

一、事業(yè)單位檔案管理所具備的特征

事業(yè)單位檔案保存大量的社會活動信息，涉及到多個領域對數(shù)據(jù)進行記載，有利于使得事業(yè)單位內部管理效果提升，同時，事業(yè)單位的檔案也包括人事檔案，有利于對人員進行合理的配置，對現(xiàn)有的必備材料進行保管，可以使得。事業(yè)單位進一步抓住經(jīng)濟發(fā)展和內部管理效果的機遇。除此之外，事業(yè)單位檔案管理具有一定的服務性特征，對各行業(yè)的信息進行收集匯總，參與社會市場，對資源進行合理調配，可以給相關部門提供信息、查閱咨詢和借閱等服務，具備公共服務的特征[1]。

二、事業(yè)單位電子檔案應用的意義

事業(yè)單位在當前的信息時代下，對信息進行采集、對比、歸檔，要充分的借助信息技術。首先，在傳統(tǒng)的檔案管理過程中，遇到的應用需要投入大量的資金，同時，容易受到外部因素的影響而造成損壞，修復的過程中會造成資源浪費，而利用電子檔案可以有效的節(jié)約成本，提高檔案的利用效率，建立電子檔案的管理系統(tǒng)，將信息錄入到計算機，利用電子文件的形式，具有較強的包容性，可以更好的將文字、圖片、音頻、視頻等轉化為數(shù)據(jù)[2]。其次，利用電子檔案，可以提高工作效率，進行信息數(shù)據(jù)的傳輸和修改，可以自動生成目錄和檢索條，輸入關鍵詞即可查閱，使得事業(yè)單位人員的負擔減輕。同時，電子檔案可以進行遠程的操作，可以降低異地辦理的難度。最后，電子檔案儲存相對安全和穩(wěn)定不易受到外部環(huán)境的影響，通過索引和關鍵詞進行搜索，可以提高檔案利用的精準性，為各人員提供有效的服務。

三、事業(yè)單位電子檔案管理過程中所存在的問題

事業(yè)單位在進行電子檔案利用的過程中存在著一系列的安全隱患：首先，電子檔案管理系統(tǒng)本身存在漏洞，在進行信息化處理的過程中，由于系統(tǒng)本身防護功能較弱，容易出現(xiàn)入侵和信息篡改的問題。其次，電子檔案管理方面存在漏洞，缺乏對電子檔案載體的重視，在利用移動硬盤和光盤進行備案的過程中，沒有對具體的操作進行嚴格規(guī)范，缺乏對電子檔案管理的分級與細化，使得存在的不安全因素較多。最后，缺乏對電子檔案管理的有效監(jiān)督，電子檔案管理人員在進行檔案管理與技術應用的過程中，要不斷提高自身業(yè)務能力，同時，要注重對自身思想道德素質的提升，然而由于部分檔案管理人員缺乏培訓，沒有形成正確的職業(yè)素養(yǎng)，對于電子檔案容易出現(xiàn)一些消極的現(xiàn)象，工作人員的工作量大，在進行轉崗流動的過程中，沒有進行及時對接，也會導致檔案管理存在問題。

四、促進事業(yè)單位電子檔案管理模式優(yōu)化的具體策略

（一）加強系統(tǒng)安全建設

事業(yè)單位在進行電子檔案管理模式應用的過程中，要加大資金投入，對電子檔案管理系統(tǒng)進行安全建設，對軟硬件設施進行升級，要對訪客的權限進行合理設置，發(fā)揮其防護的功能。

（二）加強對檔案管理人員的培養(yǎng)

在電子檔案管理模式應用的過程中，人員是其中非常關鍵的部分，對人員進行培訓要包括對檔案管理理論與技巧的掌握，提高信息技術應用的水平。因此，引導人員定期學習計算機安全和電子檔案管理方面的知識，提高人員的專業(yè)技能和業(yè)務能力，使得在檔案管理的過程中有效發(fā)揮作用。

（三）促進電子檔案管理制度的完善

事業(yè)單位在進行電子檔案管理的過程中要形成完善的管理制度，對觀念進行轉變，要服從電子檔案管理部門的相關安排，對人員進行明確的職責要求，嚴格的進行考察和監(jiān)督。另一方面，要求人員對電子檔案管理辦法進行執(zhí)行，在工作實踐的過程中，加強理論與實踐的不斷結合，從而使得結合事業(yè)單位的具體情況形成科學的電子檔管理辦法。

結束語：綜上所述，事業(yè)單位在全面建設和發(fā)展的過程中，要加強檔案的基礎管理，注重電子檔案模式的應用，具有較高的管理和利用效率，更好的滿足社會發(fā)展的需求。同時，電子檔案管理技術在多個領域內進行應用，要分析當前事業(yè)單位電子檔案管理過程中所存在的各種問題，從多方面對檔案信息的安全性進行提升，不斷形成完善的電子檔案管理系統(tǒng)和制度。加強對人員的培養(yǎng)，掌握信息技術進行信息的整理檢索，保存有效的對檔案進行提存轉檔，提高檔案的利用效率，從而促進電子檔案最大效能的發(fā)揮。