計算機在檔案管理方面的應用

杜金浩 邢臺市環(huán)境衛(wèi)生管理處

從計算機的誕生到二十二世紀的如今，計算機已經(jīng)層層滲透到人類生活、工作的各個角落，尤其是科技飛速發(fā)展的今天，計算機早已是人類日常生活中集娛樂、學習、工作等方面無法替代的部分，這期中就包括了檔案管理。檔案管理是一套政策性、機密性較大、工作系統(tǒng)復雜的工作，隨著計算機領域的飛速發(fā)展，檔案管理科學化成了檔案管理工作的目標，計算機給予輔助工作成了檔案管理科學化的中樞紐帶。正因如此，研究分析計算機在檔案管理中的運用，對推動檔案管理工作的快速發(fā)展具有決定性作用。

檔案的含義，檔案其實就是社會組織、個人對過去的社會活動中形成清晰、準確、完整的記錄信息。隨著全球步入科技時代，在傳統(tǒng)的信息管理方法手段已經(jīng)無法適應時代的飛速發(fā)展進程，由此檔案管理逐漸運用起了計算機技術(shù)形成了檔案管理科技化、現(xiàn)代化工作方式。伴隨著數(shù)字檔案館的建成，數(shù)字化信息的儲存有了數(shù)倍的增加。在二十世紀中后期，檔案管理運用起計算機技術(shù)后，經(jīng)驗不斷累計，發(fā)現(xiàn)當今的計算機檔案管理系統(tǒng)只能進行檔案管理信息的簡潔化檢查、搜索、統(tǒng)計，沒有更好的手段應對信息量和普遍的工作，從而導致了計算機檔案管理工作中消耗了大量人力、財力、物力。因此，不斷加強和改良計算機在檔案管理工作中的運用，對提升檔案管理工作具著重大意義。

一、計算機技術(shù)的優(yōu)勢

（一）信息儲備量大

計算機的信息儲備量相比較傳統(tǒng)信息儲備有著巨大優(yōu)勢，信息儲備量成倍的翻長是傳統(tǒng)信息儲備無法與之匹敵的關鍵性特點。隨著科技發(fā)展，大量的紅頭文件、圖片視頻信息、技術(shù)資料不斷出現(xiàn)，使得傳統(tǒng)信息儲備方法無法承受如此巨大的信息量。而計算機領域?qū)Υ吮憧梢赃M行光盤錄入，使巨大的文字信息、視頻圖片信息等在一張小小光盤完成儲備，大大降低了信息空間消耗、檔案管理工作投入資金。

（二）檔案利用率高

計算機技術(shù)投入到檔案管理工作中，呈現(xiàn)出了檔案檢查、搜索、管理方面查找高效、方便、準確的特點。在全球社會體系高速運轉(zhuǎn)的現(xiàn)在，檔案管理信息的利用率也相應提升，各個單位部門開展決定性策略時需要巨大量的有關檔案資料信息，各個職能部門也要擁有有關資料加以借鑒，這些都要求檔案管理相關部門能夠更加完美、高效、精準的提供檔案信息資料。運用傳統(tǒng)檔案管理手段，就會發(fā)現(xiàn)此類手段根本無法滿足現(xiàn)階段的社會需求，造成信息查找不僅浪費時間、人力，信息精準程度也無法與實際需要相匹配。傳統(tǒng)紙質(zhì)信息儲備的手段更不能對現(xiàn)代社會發(fā)展做出貢獻，甚至已然脫節(jié)，手工查找的手段更是脫軌于時代社會發(fā)展，嚴重影響了有關工作的效率。綜上所述在檔案管理工作上加以計算機工作的現(xiàn)代化步伐必須加快。

（三）多樣化檔案管理

計算機在檔案管理工作中的整改、補充、輸出等工作有了實質(zhì)性改變，相比傳統(tǒng)模式有著更為高效、簡單的提升。在當今檔案管理手段中，計算機檔案管理已成大趨勢，已成為現(xiàn)代管理理念，推動辦公精簡化、高效化、數(shù)字化。在傳統(tǒng)紙質(zhì)信息的基礎上運用計算機輸入系統(tǒng)的科技，將傳統(tǒng)紙質(zhì)信息的文字信息、圖片信息等錄入為計算機文件編輯軟件，與經(jīng)由輸出打印設備來進行文檔提取這種傳統(tǒng)模式相比，使管理工作變得更加高效簡易。

（四）改變傳統(tǒng)檔案管理模式中的隱患

傳統(tǒng)檔案管理模式存在信息保護能力弱、統(tǒng)計能力差、編輯工作復雜以及紙張、圖紙、音像視頻在火災、蟲災、空氣濕度受到損害等問題，在出臺了計算機檔案管理方法后，這些問題都得以優(yōu)化、改良，有效減少了檔案管理工作壓力，減少并避免檔案信息的損壞等安全問題。

二、計算機檔案管理出現(xiàn)的問題

（一）電子文件原始性問題

計算機在檔案管理工作中運用的電子文件存儲手段有著傳統(tǒng)檔案管理手段不具有的空間使用率，但電子文件的真實性很容易受到人為破壞等意外因素的影響，這方面的保障技術(shù)工作難度尤為巨大，在人力、投入資金方面使用龐大，電子文件中內(nèi)容如有改動，很難發(fā)現(xiàn)跡象，使得修復困難，電子文件真實可靠性喪失。

（二）安全問題

在全球時代引領下網(wǎng)絡時代的到來，在計算機檔案管理技術(shù)方面也出現(xiàn)了很大的安全隱患。在網(wǎng)絡逐漸普及，互聯(lián)網(wǎng)的開放、共享等特點，使有心之人利用互聯(lián)網(wǎng)可以隨意互動訪問的特點進行入侵，對電子文件的安全問題產(chǎn)生影響。

（三）相關工作人員缺乏改進

在傳統(tǒng)檔案管理模式影響下，工作人員產(chǎn)生了安全意識薄弱的遺留問題，相關工作人員對現(xiàn)如今的計算機管理方式認知少，缺乏有關計算機方面的科學知識，很多負責檔案管理工作的人員，其互聯(lián)網(wǎng)、當代管理技術(shù)核心、外語等相關知識并未達到合格水準。

三、計算機管理檔案實際運用示范

習近平總書記指出，廁所問題不是小事情，是城鄉(xiāng)文明建設的重要方面，要把這項工作作為鄉(xiāng)村振興戰(zhàn)略的一項具體工作來推進。邢臺市積極開展“廁所革命”，并利用《邢臺市農(nóng)村廁所革命管理系統(tǒng)》對各縣（市、區(qū)）農(nóng)村廁所改造工作進行管理，然而，該系統(tǒng)在初期的實際操作過程中存在許多問題。首先，農(nóng)村廁所改造覆蓋面積廣泛，農(nóng)村戶主信息量大，改廁信息采集困難；其次，改廁數(shù)據(jù)上報延時性長，導致各級領導無法實時跟進改廁進度；此外，改廁的真實性，改廁責任的追溯方面也存在難點。

針對上述問題，邢臺市對《邢臺市農(nóng)村廁所革命管理系統(tǒng)》采用了現(xiàn)代化的計算機檔案管理方法，實現(xiàn)了登記農(nóng)村戶廁改造前、改造中、改造后，以及鄉(xiāng)、縣、市各級質(zhì)量驗收的全環(huán)節(jié)監(jiān)控。系統(tǒng)自動關聯(lián)各環(huán)節(jié)信息形成一戶一檔案，基于改廁檔案，系統(tǒng)自動統(tǒng)計匯總分析各縣、鄉(xiāng)、村的廁所改造數(shù)量、類別、施工進度以及驗收合格率等，為各級掌握改廁情況提供依據(jù)；系統(tǒng)建立隨機抽查機制，通過系統(tǒng)隨機抽查進行檢查驗收，減少人為操作因素，提高抽查范圍覆蓋的科學性、代表性；系統(tǒng)建立照片比對策略，有效防止戶廁的多報和虛報現(xiàn)象的發(fā)生。

四、優(yōu)化計算機檔案管理方案

（一）優(yōu)化檔案數(shù)據(jù)庫建設、管理模式

依據(jù)檔案數(shù)據(jù)信息在計算機檔案保存的工作中來確立創(chuàng)造方案數(shù)據(jù)庫，在計算機的技術(shù)加持下創(chuàng)建檔案數(shù)據(jù)庫是檔案管理信息的中軸，更是檔案管理、正規(guī)、數(shù)字、網(wǎng)絡化的必要組成部分。數(shù)據(jù)庫的含義其實就是按照數(shù)據(jù)組成結(jié)構(gòu)與相關對應信息來分別儲備，形成數(shù)據(jù)管理的電子化倉庫。同時，電子化倉庫也是一種信息數(shù)據(jù)管理模式，是對巨大量的信息管理與共享工作做出優(yōu)化，對數(shù)據(jù)庫建造相匹配的程序，修改、檢查本來數(shù)據(jù)，經(jīng)過相對應數(shù)據(jù)庫的建立來發(fā)展管理和查找檔案信息。

在檔案信息建造出對應的檔案數(shù)據(jù)庫以后，加以規(guī)范化的監(jiān)督管理是必要措施。目前我國有關數(shù)據(jù)檔案信息上還是普遍存在問題和缺點，因此致使部分檔案對外泄漏。對于已有的檔案管理模式的基礎上進行優(yōu)化，確保檔案的管理制度更加全面。一方面，在現(xiàn)階段已有的管理機制體系上加深檔案管理安全方面的安全系統(tǒng)，以防對外泄漏。另一方面在檔案信息數(shù)據(jù)庫日益擴充的形式下，建造全新的檔案管理程序與軟件來擴充數(shù)據(jù)庫中的信息儲備量，使其數(shù)據(jù)庫貼合時代科技發(fā)展，從而使檔案管理更加規(guī)范、標準。

（二）加強檔案信息數(shù)據(jù)庫安全質(zhì)量

在當代檔案管理數(shù)據(jù)庫中總有信息泄漏的問題發(fā)生，嚴重危及社會經(jīng)濟體系與人民生命財產(chǎn)。應當加強檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)的防病毒、防入侵、密碼鎖這類安全手段，對其他有心之人想要窺探盜取做到根本解決。在對數(shù)據(jù)管理工作人員挑選上，要對工作人員的思想品德、自身品質(zhì)、忠誠程度加以更為苛刻的審查，杜絕檔案管理相關工作人員因為各種原因外漏數(shù)據(jù)庫中的信息。

（三）加強對檔案信息有關軟件的研發(fā)

檔案信息管理工作的軟件在實際檔案信息管理中發(fā)揮著核心運用，在追隨時代發(fā)展步伐的前提下，需要側(cè)重加強檔案管理有關軟件的設計開發(fā)。在目前已經(jīng)投入現(xiàn)實社會使用的檔案管理軟件基礎上，依照檔案信息的未來發(fā)展方向以及日漸成熟計算機技術(shù)，對有關軟件主體結(jié)構(gòu)、主體模塊加以改良或者設計新型檔案管理軟件，經(jīng)過編程、調(diào)試、測試來編寫開發(fā)，以求做出優(yōu)秀、貼合時代發(fā)展、滿足使用者需求的數(shù)據(jù)庫軟件以及管理軟件。

（四）提升相關工作人員對當代管理模式運用水平

在檔案管理系統(tǒng)發(fā)展改良后對其相關工作人員人員應當重新培訓、教育。一是檔案管理領導部門應該與時俱進，增加自身工作的科學性，偏重增加新時代檔案管理概念，對計算機技術(shù)在檔案管理工作中起到的關鍵性運用給予充分重視。二是在從事檔案管理相關工作人員應當在有關部門領導人的帶領下學習計算機技術(shù)，并學會加以運用與檔案管理工作中的相關知識，掌握現(xiàn)代化檔案管理知識要點，拋棄傳統(tǒng)理念，提升自身科學素質(zhì)水平。三是注重培養(yǎng)符合當代檔案管理模式的高水平工作人員，發(fā)揮計算機高速運算與強大處理水平的特點，實現(xiàn)檔案管理新模式與檔案管理工作人員相應融合。

五、結(jié)束語

在檔案信息管理貼合時代發(fā)展道路上計算機技術(shù)起到了實質(zhì)性紐帶作用，促進我國檔案管理工作高效、迅速發(fā)展。在科學技術(shù)的帶動下，計算機技術(shù)在檔案管理工作中得以運用，并升華管理工作的內(nèi)容，因此學會處理現(xiàn)代檔案信息管理中出現(xiàn)的漏洞與問題，能夠更好的推動檔案信息管理未來發(fā)展。