公安檔案信息化建設(shè)的實踐探索

王新 章曉春 曾濤

南京市公安局辦公室檔案科

前言：檔案信息化技術(shù)是基于計算機網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)進行的開發(fā)應(yīng)用，能夠?qū)⑽淖帧D像、音頻等資料信息進行數(shù)字化存儲管理，在公安機關(guān)中通過檔案信息化技術(shù)的建設(shè)發(fā)展可以大大提高公安人員對案件卷宗、人事檔案、工作記錄等檔案管理工作的處理效率。然而，在當(dāng)前的公安檔案信息化建設(shè)中仍存在著一定的不足與缺陷，這要求公安機關(guān)優(yōu)化檔案信息化管理資源配置和投入更多的成本精力從而才能使檔案信息化的有益效果得到充分發(fā)揮。

一、公安檔案部門工作開展現(xiàn)狀分析

（一）檔案可靠性不足。公安檔案管理工作對于信息的可溯源性要求較高，只有全面掌握了原始信息才能確保在人員身份核驗、案件偵查、信息查詢等工作高效化開展。然而，在公安機關(guān)目前的檔案信息化建設(shè)中電子檔案信息的可靠性嚴(yán)重不足，一方面是由于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案向電子信息化檔案過渡過程中存在著檔案信息丟失、記錄錯誤等對于這類問題信息都是采取統(tǒng)一化時間節(jié)點的方式進行處理。另一方面則是由于信息時代碎片化信息過多導(dǎo)致在檔案信息記錄工作使難以對其真?zhèn)涡宰鞒雠袛?，?jīng)過修改的檔案信息也缺乏相關(guān)的記錄。公安機關(guān)在檔案信息化建設(shè)過程中應(yīng)注重檔案可靠性問題，利用先進的信息技術(shù)手段和特有的信息獲取渠道將能有效改善此問題。

（二）檔案信息保密問題。對于公安機關(guān)而言檔案信息保密性在檔案管理中尤為重要，如果在檔案管理工作中出現(xiàn)信息泄露則會嚴(yán)重危害到公共安全，在過去傳統(tǒng)的檔案管理工作中主要是采取保密等級的方式來保障重要檔案信息不會出現(xiàn)泄露，然而在公安檔案信息化建設(shè)中除了繼續(xù)沿用保密等級的方式外還采取了一定的加密手段和數(shù)據(jù)庫防護技術(shù)保障檔案信息不會出現(xiàn)泄露問題，然而公安人事檔案信息、工作記錄這類共享資源的保密工作則有所欠缺，動態(tài)變化的信息資源也需要采取一定的加密保護手段這樣才能最大化減少檔案信息泄露對公安機關(guān)的影響。

（三）傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案去留問題。在公安檔案信息化建設(shè)的不斷深入下基本實現(xiàn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)移，紙質(zhì)檔案信息去留問題應(yīng)受到公安機關(guān)的重視。紙質(zhì)檔案實體化優(yōu)勢在對公安工作及社區(qū)服務(wù)中有著重要體現(xiàn)，并且傳統(tǒng)檔案實物資料的原始性較強，能夠為等待處理時間長的案件提供可靠支持。但傳統(tǒng)檔案對于保管空間、環(huán)境、管理方法等有一定要求，如果將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案全部保留則會加大公安機關(guān)的經(jīng)費投入，如何均衡傳統(tǒng)檔案的去留問題還需要公安機關(guān)從實際出發(fā)進行考量。

二、關(guān)于檔案信息化的實踐探索思考

（一）建立健全的管理體系。公安檔案信息化建設(shè)的深入推進需要新的管理體系對各項工作開展進行規(guī)范和約束。新的管理體系需要充分體現(xiàn)信息化特點，將先進的信息技術(shù)手段與現(xiàn)代管理方法應(yīng)用到公安檔案信息化建設(shè)中，信息化管理體系的建立應(yīng)立足于檔案資料的真實性、完整性和原始性，并保障檔案數(shù)據(jù)庫與外部網(wǎng)絡(luò)進行有效隔離，防止不法分子入侵檔案數(shù)據(jù)庫修改竊取檔案信息。其次應(yīng)對公安檔案部門成員實行數(shù)字認證和密鑰管理，非檔案部門成員只能進行檔案的檢索、查閱、登記。進一步的管理體系還應(yīng)與公安機關(guān)各部門工作形成有效的配合，使檔案信息化建設(shè)更能有效服務(wù)于公安機關(guān)各部門工作開展。

（二）加快文字信息錄入和物證資料數(shù)字化轉(zhuǎn)換。面對公安檔案信息化建設(shè)過程中存在的檔案信息可靠性不足和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案去留問題需要公安機關(guān)檔案部門加快對檔案資料中文字信息的錄入和物證資料的數(shù)字轉(zhuǎn)換。在文字信息流入方面可以通過掃描設(shè)備來達到快速錄入的目的，同時也要求檔案管理人員做好校驗審核工作確保檔案信息無誤后再存儲到檔案數(shù)據(jù)庫，在此過程之中也應(yīng)對公安機關(guān)人事檔案信息進行重新核查為公安人力資源分配提供可靠支持。而在物證資料的數(shù)字轉(zhuǎn)換上則需要投入更多的精力，圖像、音頻資料在二次存儲時容易出現(xiàn)丟失的情況這就需要在轉(zhuǎn)換時增添文字描述并給予數(shù)字日期簽證確保檔案信息能溯源。

（三）優(yōu)化資源配置。對于公安檔案信息化建設(shè)的深入發(fā)展還需要公安機關(guān)在檔案信息化管理工作中加大軟硬件設(shè)備投入，確保檔案管理工作能夠高效開展。隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展更新，檔案管理系統(tǒng)也應(yīng)進行一定的優(yōu)化升級，確保管理系統(tǒng)與可視化操作軟件的兼容性做好對硬件設(shè)備的維護工作才能有效規(guī)避信息化管理工作中宕機事故的出現(xiàn)。此外，公安機關(guān)也應(yīng)優(yōu)化檔案信息化建設(shè)的資源配置，在檔案部門中投入更多優(yōu)秀的人才并通過對人才展開關(guān)于思想意識和工作態(tài)度的培訓(xùn)使人才在檔案管理工作崗位之中更具有使命感和責(zé)任感。

總結(jié)：綜上所述，公安檔案信息化建設(shè)的實踐開展應(yīng)首先處理好現(xiàn)階段工作中存在的問題，做好對檔案信息的錄入審查和數(shù)字化轉(zhuǎn)換，并通過新的管理體系建立與先進軟硬件設(shè)備的投入將能促進檔案信息化建設(shè)得到深入發(fā)展。