電子商務企業(yè)內部控制優(yōu)化探討

陳紫悅

（長沙理工大學經管學院 湖南長沙 410004）

據(jù)2019年《中國互聯(lián)網發(fā)展報告》顯示，2018年全國電子商務交易額為31．63萬億元。與傳統(tǒng)企業(yè)相比，電子商務企業(yè)的管理模式及業(yè)務流程都發(fā)生了改變，并擁有了越來越多的數(shù)據(jù)資產（王艷，2020）。陳志斌（2011）認為，在傳統(tǒng)內控環(huán)境下，構建內部控制框架的基本理念是高度依賴員工的素質及誠信、牽制法規(guī)和監(jiān)督與問責機制，而這種理念在信息化環(huán)境下不能滿足企業(yè)內部控制需要。大數(shù)據(jù)與互聯(lián)網為電子商務企業(yè)的發(fā)展提供機遇的同時，也對其內部控制提出了挑戰(zhàn)。

二、電子商務企業(yè)內部控制面臨的新挑戰(zhàn)

（一）互聯(lián)網平臺下的內部環(huán)境安全性挑戰(zhàn)

內部環(huán)境是其他風險管理要素的基礎，其決定著企業(yè)運營的基調。在互聯(lián)網不斷發(fā)展，電商入行門檻不斷降低的背景下，信息傳遞及信息系統(tǒng)本身的固有風險對電商企業(yè)內部環(huán)境的安全性提出了挑戰(zhàn)。管理層能否正確認識網絡信息技術的風險，能否充分運用網絡加密技術為公司的自有數(shù)據(jù)及用戶數(shù)據(jù)提供保障，是電子商務企業(yè)被消費者接納從而獲得長遠發(fā)展的重要因素。

（二）來源多樣化的風險評估動態(tài)性挑戰(zhàn)

風險評估是指分析企業(yè)實現(xiàn)自身目標過程中來自內外部風險的工作。電商企業(yè)面臨新的內外部風險主要包括政策性風險、穩(wěn)定性風險、經營風險、行業(yè)競爭風險與投融資風險。與傳統(tǒng)企業(yè)相比，電子商務企業(yè)所面臨的風險更加復雜多變。所以，持續(xù)、動態(tài)的風險評估工作對于電子商務企業(yè)的內部控制來說是必不可少的。

（三）人工及程序化控制活動的有效性挑戰(zhàn)

控制活動是在企業(yè)選定風險應對策略后，確保其能夠有效實施的政策和程序。傳統(tǒng)企業(yè)的控制活動主要依靠員工之間的互相監(jiān)督，而電商企業(yè)則是通過計算機來進行。電子商務企業(yè)的自動化業(yè)務流程很好地實現(xiàn)了不相容職務相分離，電子口令及密碼有助于授權審批控制的實施。同時，控制活動也從事后控制轉向了事前及事中控制（馮天泉，2019）。電子商務企業(yè)在充分利用好程序化控制活動來提高效率的同時，也需要定期進行內控活動有效性的人工測試及更新維護。此外，由于信息系統(tǒng)的設計與維護也可能出現(xiàn)篡改與侵入他人權限的情況，這就對程序開發(fā)與維護人員自身的綜合素質提出了要求。

（四）信息與溝通及時性挑戰(zhàn)

信息與溝通指的是企業(yè)收集、傳遞信息，確保企業(yè)內部與外部關聯(lián)方之間及時、有效地溝通。電子商務企業(yè)打破了傳統(tǒng)企業(yè)依賴于人的溝通方式，無紙化辦公以及綜合性信息系統(tǒng)有效地提高了信息處理效率。這要求電商企業(yè)建立相應的職能部門或，將各個部門分散、零星的信息整合起來，形成一張供公司內部全體員工使用的信息網。電商企業(yè)除了要加強企業(yè)內部溝通之外，還需要加強與外部的顧客、供應商、物流企業(yè)等各個關聯(lián)方的溝通。只有足夠重視與供應商、物流企業(yè)的合作關系，收集到更多的顧客信息從而幫助企業(yè)調整產品策略，才能讓消費者獲得更加滿意的購物體驗。

（五）內部監(jiān)督的系統(tǒng)性挑戰(zhàn)

監(jiān)督活動是內部控制得以實施的有力保證，也是外部監(jiān)督的有力支撐。電子商務模式下監(jiān)督的實現(xiàn)離不開信息系統(tǒng)的參與，信息系統(tǒng)的自動記錄功能與自動化操作程序能夠有效地避免人為篡改。但是由于信息系統(tǒng)有其自身無法識別風險、錯誤與舞弊的局限性，因此電商企業(yè)還需要安排相關員工定期或者不定期地對系統(tǒng)的有效性進行監(jiān)督?！靶畔⒘鳌薄百Y金流”“實物流”是移動電子商務運營的三大支柱，其分別對應著銷售過程中的訂單、支付與交付（陳瑜，2017）。訂單與支付的處理與監(jiān)督，可以通過信息系統(tǒng)自動記錄、管理層抽查為輔的模式來完成，而“實物流”則是當下電子商務企業(yè)需要重點關注的問題，物流的可靠性與效率在一定程度上決定著企業(yè)能否在競爭激烈的電商行業(yè)中脫穎而出。因此，除了對于員工的監(jiān)管之外，對于“信息流”“資金流” “實物流”的系統(tǒng)性核對與監(jiān)督也是電商企業(yè)所面臨的挑戰(zhàn)。

三、電子商務企業(yè)內部控制優(yōu)化措施

（一）完善內部控制環(huán)境

內部環(huán)境包括公司戰(zhàn)略、組織架構、人力資源、社會責任以及企業(yè)文化等要素。電子商務企業(yè)的運營模式是人與技術相結合，在根據(jù)行業(yè)發(fā)展趨勢確定公司發(fā)展戰(zhàn)略后，要優(yōu)化公司的組織架構，明確公司權力與責任的邊界。在人力資源系統(tǒng)中，電子商務企業(yè)要加強對于員工綜合素質的培養(yǎng)，提升其業(yè)務能力、系統(tǒng)運營能力以及數(shù)據(jù)資產管理能力。每一個員工除了做好自己負責的業(yè)務之外，還需要熟悉公司業(yè)務的流程，這樣才能在發(fā)現(xiàn)問題之后追根溯源，及時地控制風險。企業(yè)文化作為企業(yè)發(fā)展的軟實力，能夠在一定程度上規(guī)范員工的行為，在企業(yè)的內部環(huán)境中有著舉足輕重的作用。所以，管理層應注重對企業(yè)文化的塑造與培養(yǎng)，對此要加強企業(yè)文化建設，規(guī)范員工的行為準則，在公司內部塑造一個誠實守信的良好氛圍，從而杜絕舞弊與錯誤的風險。

（二）提高數(shù)據(jù)資產內部控制水平

互聯(lián)網的發(fā)展使電子商務企業(yè)擁有了越來越多的數(shù)據(jù)資產，能否充分的收集并分析與挖掘這些數(shù)據(jù)對未來企業(yè)的發(fā)展做出合理的預測，意味著企業(yè)能否在電子商務行業(yè)眾多競爭中脫穎而出。因此，電子商務企業(yè)應該充分認識到數(shù)據(jù)資產的重要性，充分利用好數(shù)據(jù)資產來提升自身的競爭力。提高數(shù)據(jù)資產內部控制水平可借鑒陳彼特（Peter Pin-san Chen）的REA模型。REA（Resource-Event-Agent）模型是用實體（Entity）及聯(lián)系(Relation)的關系圖來表示的，實體是指客觀世界中存在的物體和發(fā)生的事件，聯(lián)系是指實體中存在的關聯(lián)關系。實體—關系的概念模型借鑒林寶玉（2004）的研究成果，具體如圖1所示。

圖1 REA概念模型示意

在REA概念模型當中，電子商務企業(yè)業(yè)務流程所涉及的各利益主體被抽像成實體及實體間的聯(lián)系，并由數(shù)據(jù)庫存儲關于實體及聯(lián)系的最原始數(shù)據(jù)。經濟事件的發(fā)生會引起資源的減少或增加，這是存量和流量的對立關系，也是傳統(tǒng)內部控制系統(tǒng)的核心所在。事件和事件之間有一種“因果關系”，一項事件的發(fā)生引起某類資源的減少（增加），必然會有另一類事件資源增加（減少）。REA模型還描述了價值鏈中的其他相關實體和聯(lián)系。經濟事件的發(fā)生通常都有人參與并負責控制事件的發(fā)生過程，參與者包括內部參與者和外部參與者。事件—參與者關系，稱為控制關系。內部參與者與內部參與者有責任關系，上級對下級進行控制和下級對上級負有責任的關系。所以在REA數(shù)據(jù)庫中不僅存儲了組織雇員及其隸屬關系數(shù)據(jù)，還存儲了客戶、供應商、投資者、債權人等組織價值創(chuàng)造過程相關的外部實體的數(shù)據(jù)?？蛻絷P系管理、供應鏈管理及其他相關利益集團關系管理都可以從數(shù)據(jù)庫中獲得基本數(shù)據(jù)?；赗EA模型的數(shù)據(jù)庫，不僅能記錄價值運動的結果，即資源的價值變化，還存儲了價值運動過程的經濟事件數(shù)據(jù)。因其不僅可以滿足財務會計的信息需求，還可以支持價值增值過程的管理（林寶玉，2004）。

企業(yè)應關注數(shù)據(jù)資產，增強員工對于數(shù)據(jù)資產的認識，對此要在日常業(yè)務中充分收集各類數(shù)據(jù)資產以形成一個綜合的數(shù)據(jù)庫，并對其進行統(tǒng)一管理，這有利于后續(xù)數(shù)據(jù)分析與挖掘工作的開展。除了企業(yè)自行加工與外購的數(shù)據(jù)資產外，企業(yè)還會通過與客戶的日常交易獲取用戶數(shù)據(jù)。對于這一類數(shù)據(jù)，電子商務企業(yè)應確定好權屬關系，建立保密機制，確保用戶數(shù)據(jù)的安全性。此外，在數(shù)據(jù)的篩選、清洗以及安全維護的過程中，企業(yè)需要投入大量的人力物力，這可能會給企業(yè)帶來比較高昂的成本。因此，企業(yè)在挖掘與利用數(shù)據(jù)資產前，應該根據(jù)成本效益原則確定對數(shù)據(jù)最好的處理方式。

（三）建立持續(xù)風險識別與風險評估體系

在當今市場環(huán)境下，持續(xù)的風險識別與風險評估體系必不可少。尤其是電子商務企業(yè)，其運營過程與信息技術密不可分，按照權威機構設定的標準，建立法規(guī)遵循和風險導向的控制體系更加重要。國際信息系統(tǒng)審計與控制協(xié)會（ISACA）提出的《信息和相關技術的控制目標》（COBIT）是一個基于IT治理的概念的綜合框架，是管理人員的支持工具，用來彌補控制要求、技術問題和業(yè)務風險間的缺口集。使用COBIT有助于理解業(yè)務目標、最佳操作實施的交流和標準參考體系意見的形成。COBIT鼓勵以業(yè)務流程為中心，實行業(yè)務流程負責制，其促成企業(yè)IT治理和管理的基本原則為電子商務企業(yè)持續(xù)風險識別與風險評估體系提供了根本遵循。首先，管理層應轉變利益最大化的觀點，改變激進的風險偏好，讓企業(yè)發(fā)展能夠做到全面協(xié)調可持續(xù)。其次，由于大部分電商企業(yè)沒有建立起一個完善的風險識別與風險評估體系，無法及時地識別與評估風險。因此電子商務企業(yè)應加強對信息系統(tǒng)管理，著重關注高風險領域及重要事項，必要時需適時引入外部專家意見，恰當?shù)匾?guī)避與轉移風險，從而盡可能地降低風險給企業(yè)帶來的損失。

（四）健全存貨管理制度并實時進行物流追蹤

“實物流”作為電子商務企業(yè)的三大支柱之一，是決定企業(yè)能否獲得成功的重要因素。因此，對于存貨以及物流的管理日漸成為電子商務企業(yè)關注的重點。隨著商業(yè)模式的轉變，電子商務企業(yè)的存貨管理模式逐漸從儲存?zhèn)溆檬睫D變成了需求推動式，甚至部分電商企業(yè)開始推行“零存貨”的存貨制度。這意味著企業(yè)不僅要準確地判斷和規(guī)避市場銷售風險，還應預測產品輸出和市場需求，合理設定訂購點及安全庫存，從而在保證供應的前提下有效地降低庫存成本（任勵，2018）。作為電子商務的載體，物流決定著電子商務的效率。對于物流這一方面，各大電子商務企業(yè)選擇了不同的模式，部分企業(yè)選擇自營，另一部分選擇將物流外包給第三方企業(yè)。鑒于物流在電子商務企業(yè)的重要地位，企業(yè)在外包物流時應選擇能力較強的團隊。并且，在商品配送過程中，系統(tǒng)應實時追蹤訂單，及時更新物流動態(tài)，以保證物流的效率及商品的完整性從而獲得客戶的滿意。

五、結論

綜上所述，大數(shù)據(jù)、云計算、信息流區(qū)塊鏈、人工智能的興起，改變了信息獲取、加工、傳遞、存儲以及檢索方式，由此催生的電子發(fā)票、電子檔案、圖像識別、機器學習等新技術，提升了電子商務企業(yè)信息處理效率的同時，為電子商務企業(yè)信息系統(tǒng)層面的內部控制帶來了新的變化。對此，在注重經濟利益的同時，電子商務企業(yè)應著眼于內部控制優(yōu)化，通過完善企業(yè)內部控制體系、加強風險管理等措施，確保企業(yè)把握機遇、化解風險，從而實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。