信息化環(huán)境下企業(yè)圖書情報(bào)檔案信息資源整合研究

繆瑞生

一、引言

當(dāng)今社會(huì)已發(fā)展到信息化時(shí)代，移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)無孔不入，已經(jīng)滲透到生活的方方面面。企業(yè)的發(fā)展不再僅僅依靠資金，能源，人力等方面的投入，而往往更多的依靠信息資源的合理開發(fā)與應(yīng)用。在這樣的情況下，圖書、情報(bào)、檔案作為信息資源的重要構(gòu)成部分，就自然具有著獨(dú)特的價(jià)值和非凡的意義。就三者任何一個(gè)而言，都不能滿足當(dāng)今企業(yè)對信息的綜合化，便捷化利用的需求。因此，只有通過對三者的信息資源整合，消除傳統(tǒng)模式中三者各自為政的弊端，才能使企業(yè)圖書、情報(bào)、檔案中所蘊(yùn)含的信息最大化的利用，最精準(zhǔn)的為企業(yè)決策提供支持。

二、國內(nèi)外對圖書、情報(bào)、檔案信息資源整合的研究概述

早在二十世紀(jì)五六十年代，國外就開始對圖書、情報(bào)、檔案的信息整合開始了研究。1967年，聯(lián)合國科教文組織就將“圖書館組及書目，情報(bào)工作與科學(xué)名詞委員會(huì)”更名為“情報(bào)工作，圖書館與檔案部”。1974年9月，該組織在巴黎召開了全面規(guī)劃國家文獻(xiàn)、圖書館、檔案館基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)的世界科技情報(bào)服務(wù)系統(tǒng)大會(huì)，提出了建立“國家情報(bào)系統(tǒng)”的計(jì)劃。許多國家由此也啟動(dòng)了圖書情報(bào)檔案發(fā)展的各種措施。德國西門子公司，奔馳公司就是圖書情報(bào)檔案整合管理的杰出代表。

我國對于這方面的研究起步較晚，1978年，中國科學(xué)院召開了圖書情報(bào)會(huì)議，會(huì)上趙克北同志提出了圖書情報(bào)工作一體化的建議，但之后發(fā)展一直很緩慢。進(jìn)入21世紀(jì)之后，隨著計(jì)算機(jī)的普及與互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，圖書館、檔案館、博物館等很多資源都被信息化、網(wǎng)絡(luò)化，圖書、情報(bào)、檔案的資源整合的研究進(jìn)入了快速發(fā)展時(shí)期。2010年國家設(shè)立了圖書情報(bào)碩士學(xué)位，在圖書、情報(bào)、檔案領(lǐng)域掀起了一股新的學(xué)術(shù)浪潮，產(chǎn)生了很多有價(jià)值的理論成果。就目前情況來看，理論基礎(chǔ)很豐富，但針對企業(yè)的圖書、情報(bào)、檔案信息化整合并不多，有些文章提到了企業(yè)圖書、情報(bào)、檔案的信息整合，但只是涉及網(wǎng)絡(luò)信息的整合，并沒有將人力、機(jī)構(gòu)等整合納入其中，對信息化環(huán)境下企業(yè)圖書，情報(bào)、檔案的信息整合的目標(biāo)、原則敘述的不多或不全面。

三、整合的可行性分析

1. 圖書、情報(bào)、檔案同根同源

在古代，圖書、情報(bào)、檔案是沒有明確區(qū)別的，有的信息可以是情報(bào)，可以是圖書，也可以是檔案，它們在一定條件下可以相互轉(zhuǎn)化。宋代的崇文院，是宋代保存圖書的官署，但里面除了圖書，還有大量的檔案，因此也可以是檔案館，里面還存放許多名人字畫，古玩寶器，因此說是博物館也可。只是到了現(xiàn)代，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，對它們的分工要求越來越細(xì)，才有了圖書、情報(bào)、檔案之分。正因?yàn)樗鼈兺?，天生就有著許多相似性，如在管理方法，服務(wù)對象上都基本相同，才為將三者整合為一體提供了基礎(chǔ)。

2. 信息技術(shù)的發(fā)展提供了技術(shù)上的支持

近年來，信息技術(shù)迅猛發(fā)展，4G時(shí)代的開啟為移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)注入了巨大的能量，給信息產(chǎn)業(yè)帶來了前所未有的飛躍。過去很多用手工操作的模式都改為用計(jì)算機(jī)操作，工作效率得到大大提升，數(shù)字圖書館，網(wǎng)上博物館，電子檔案應(yīng)運(yùn)而生，很多計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到圖書情報(bào)領(lǐng)域，并且取得了豐碩的成果，面向網(wǎng)絡(luò)的信息交流初步形成，為圖書、情報(bào)、檔案信息資源整合提供了技術(shù)支持。

3. 理論上有基礎(chǔ)

系統(tǒng)論原理中貝塔朗菲有條著名的理論，整體系統(tǒng)的屬性與功能遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于組成整體的各個(gè)孤立個(gè)體的總和。即各個(gè)部分有機(jī)組合在一起，取長補(bǔ)短，揚(yáng)長避短，所發(fā)揮的功能大于每個(gè)部分功能的簡單相加。一加一不是等于二而是大于二。圖書、情報(bào)、檔案三者信息整合之后所發(fā)揮的作用大于它們獨(dú)立工作。這為圖書、情報(bào)、檔案三者信息整合，信息共享提供了理論基礎(chǔ)。

4. 法律上有保障

目前，我國已經(jīng)形成了較為完善的信息法律體系和相關(guān)政策，《信息法》已進(jìn)入一個(gè)快速發(fā)展的時(shí)期。這方面頒布的法律包括《中華人民共和國計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)安全保護(hù)條例》、《中華人民共和國計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)國際聯(lián)網(wǎng)管理暫行規(guī)定》、《互聯(lián)網(wǎng)信息服務(wù)管理辦法》、《電子出版物管理規(guī)定》等，這些法律的實(shí)施有效地處理了信息資源管理問題、信息技術(shù)及信息產(chǎn)業(yè)發(fā)展問題、信息安全與計(jì)算機(jī)犯罪問題、信息國際化問題等等。為信息化環(huán)境下圖書、情報(bào)、檔案信息資源整合提供了完善的制度保障和良好的法律環(huán)境，從法律法規(guī)上保證了圖書、情報(bào)、檔案信息資源整合工作能夠順利進(jìn)行。

四、整合的必要性分析

1. 發(fā)展緩慢

圖書、情報(bào)、檔案的整合工作已經(jīng)初見成效，但與其他領(lǐng)域相比，發(fā)展的速度依然十分緩慢。就目前情況來看，我國企業(yè)對這方面的信息資源整合的程度不容樂觀。很多中小企業(yè)圖書、情報(bào)、檔案資源整合進(jìn)展緩慢，數(shù)字化程度不高，在這方面的人才也十分有限，三個(gè)部門缺乏有機(jī)整合，無法實(shí)現(xiàn)對外一體化的信息服務(wù)，從而不能滿足在信息化環(huán)境下企業(yè)發(fā)展的需求。

2. 信息化時(shí)代的客觀要求

在信息化時(shí)代下，圖書、情報(bào)、檔案之間的信息聯(lián)系越來頻繁，相互之間的依靠程度也越來越深。而企業(yè)對信息的綜合性、完整性的要求也越來越多，任何方面的信息缺乏或不完善，都可能對企業(yè)的決策制定產(chǎn)生嚴(yán)重制約。因此，加快圖書、情報(bào)、檔案信息資源的整合工作，既是圖書情報(bào)事業(yè)的必然選擇，也是信息化背景下企業(yè)發(fā)展的客觀要求。

五、圖書、情報(bào)、檔案信息資源整合面臨的問題

1. 缺乏法律支持

在國外，對圖書、情報(bào)、檔案信息資源整合有法律支持，如美國的總統(tǒng)圖書館、加拿大的檔案館，它們在建成之初就出臺(tái)了相關(guān)的法律法規(guī)。但在我國，雖然圖書、情報(bào)、檔案各自本身有相關(guān)的法律，但尚沒有一部對三者統(tǒng)一協(xié)調(diào)的法律。使得三者容易各自為政，各自分割，嚴(yán)重影響了企業(yè)圖書、情報(bào)、檔案信息資源整合的建設(shè)。

2. 理論多而實(shí)踐少

在我國，關(guān)于圖書情報(bào)檔案一體化的理論相當(dāng)豐富，2010年國家設(shè)立圖書情報(bào)碩士學(xué)位之后，更是在學(xué)術(shù)界引起了一波關(guān)于這方面的學(xué)術(shù)浪潮。但是具體的實(shí)踐工作卻沒有太多建樹，致使理論成了紙上談兵。究其原因，除了圖書、情報(bào)、檔案信息資源整合本身具有一定難度以外，跟我國的體制也有一定關(guān)系。長期以來，圖書、情報(bào)、檔案就隸屬于不同的管理部門，圖書有圖書館管，檔案有檔案局管，情報(bào)有情報(bào)機(jī)構(gòu)管，交流起來有障礙，加之人們對圖書、情報(bào)、檔案三者合為一體并沒有什么思想基礎(chǔ)，在觀念上轉(zhuǎn)化不過來，使得圖書、情報(bào)、檔案信息資源整合起來困難重重。

3. 專業(yè)人才的缺乏

圖書、情報(bào)、檔案信息資源的整合建設(shè)對人才的要求比傳統(tǒng)的圖書、情報(bào)、檔案單獨(dú)管理模式對人才的要求要嚴(yán)格的多。它需要一批懂計(jì)算機(jī)技術(shù)，懂圖書、情報(bào)、檔案相關(guān)的知識(shí)，懂外語、懂管理的能夠從整體上把握信息系統(tǒng)實(shí)施的綜合性人才。只有這樣才能為企業(yè)信息化建設(shè)做出長遠(yuǎn)的貢獻(xiàn)，起到中流砥柱的作用。然而，就目前的情況來看，企業(yè)信息部門具有這方面知識(shí)背景人才非常匱乏，精通圖書、情報(bào)、檔案并能對三者協(xié)調(diào)管理的人才更是少之又少，這必將成為對企業(yè)圖書、情報(bào)、檔案的信息資源整合工作產(chǎn)生極大的障礙。

4. 信息技術(shù)上不夠成熟

圖書、情報(bào)、檔案的信息資源整合依賴于計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和結(jié)合，具有很強(qiáng)的開放性和全面性。在用戶可以快速便捷的找到所需信息的同時(shí)，也面臨著被計(jì)算機(jī)病毒、黑客、惡意用戶等利用技術(shù)缺陷或漏洞襲擊的可能，一旦被襲擊，信息資源可能就會(huì)被泄露刪改，如果比較重要的信息資源如商業(yè)秘密被泄露出去的話，可能會(huì)給企業(yè)帶來不可估量的損失。目前我國在信息整合方面的技術(shù)還不過關(guān)，一些關(guān)鍵技術(shù)還依靠國外，要想保證安全必須購買國外的技術(shù)，這給企業(yè)信息整合工作加大了成本，提高了難度。

六、針對問題提出的解決措施

1. 出臺(tái)相應(yīng)的法律標(biāo)準(zhǔn)及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)

有相關(guān)的法律保障是圖書、情報(bào)、檔案信息資源能夠成功實(shí)現(xiàn)整合一體的根本保證。因此，有關(guān)部門應(yīng)該從實(shí)際出發(fā)，制定相關(guān)的法律法規(guī)，在宏觀上對圖書、情報(bào)、檔案信息資源整合進(jìn)行指導(dǎo)、調(diào)節(jié)、監(jiān)督，使得信息資源能夠得到合理的配置，為整合工作保駕護(hù)航。另外，有關(guān)部門還應(yīng)該制定關(guān)于圖書、情報(bào)、檔案的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，制定出的規(guī)范既要考慮到三者各自的特點(diǎn)，又要考慮的管理的共同性，改變傳統(tǒng)上三者條塊分割的狀況，以現(xiàn)代化的手段，實(shí)現(xiàn)信息共享的需要。

2. 加大實(shí)踐探索

鑒于目前這方面理論遠(yuǎn)多于實(shí)踐，政府應(yīng)該鼓勵(lì)支持圖書、情報(bào)、檔案部門做實(shí)踐工作。首先，應(yīng)該加大圖書情報(bào)檔案一體化的宣傳，給部門的領(lǐng)導(dǎo)開展知識(shí)和形勢的教育培訓(xùn)，使各部門的領(lǐng)導(dǎo)班子感到圖書、情報(bào)、檔案整合工作的重要性，從而自上而下的展開實(shí)踐開發(fā)，在實(shí)踐中檢驗(yàn)真理。再次，要對圖書、情報(bào)、檔案的整合工作給予政策或經(jīng)濟(jì)上的幫助，比如建立一個(gè)協(xié)調(diào)三個(gè)部門工作的指導(dǎo)委員會(huì)對它們進(jìn)行科學(xué)管理，對整合過程中遇到的困難提供技術(shù)或資金上的支持，確保三者的信息資源整合和開發(fā)工作順利進(jìn)行。

3. 引進(jìn)高水平專業(yè)化人才

鑒于在圖書、情報(bào)、檔案整合過程中缺乏綜合性人才這一情況，引進(jìn)具備綜合性素養(yǎng)的人才成為整合工作中的當(dāng)務(wù)之急。引進(jìn)的人才應(yīng)當(dāng)具備如下條件：

（1）熟悉圖書、情報(bào)、檔案三科的知識(shí)。

（2）具備網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的IT人才。圖書、情報(bào)、檔案信息資源的整合主要是依靠網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，要求工作人員具有對數(shù)據(jù)庫管理、信息系統(tǒng)的開發(fā)與管理、數(shù)據(jù)整合技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)等相關(guān)技術(shù)達(dá)到熟練程度。

（3）具有較高的英語閱讀水平。

（4）熟悉管理信息系統(tǒng)。

4. 提升技術(shù)，加強(qiáng)保障

企業(yè)圖書、情報(bào)、檔案信息資源的整合工作是建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上的，有很強(qiáng)的技術(shù)依賴性，它的形成、整理、傳輸、保密、利用等各個(gè)步驟都離不開技術(shù)的保障。技術(shù)的高低直接影響到整合工作的質(zhì)量及以后的良好運(yùn)作。

盡管近年來我國突破了很多關(guān)鍵技術(shù)，但仍然有一些技術(shù)難點(diǎn)亟需解決。這些技術(shù)包括：

（1）數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)。當(dāng)今社會(huì)處于信息爆炸時(shí)代，各類信息迅速飆升，那么如何節(jié)約成本節(jié)約空間并有效的存儲(chǔ)這些信息就成了重中之重，有一個(gè)完美的壓縮技術(shù)對于解決這一問題無疑是雪中送炭。

（2）檢索技術(shù)。針對目前有多種檢索方法、結(jié)構(gòu)和語法，使得檢索起來相當(dāng)繁雜，一定程度上也降低了檢索的準(zhǔn)確性。因此，要建立統(tǒng)一的檢索方法、結(jié)構(gòu)和語法，使用戶通過最簡單的操作就能準(zhǔn)確地查找到所需要的信息，從而實(shí)現(xiàn)對三者的高效整合。

（3）安全技術(shù)。由于整合后的信息資源處于開放性、動(dòng)態(tài)性的環(huán)境下，如果安全技術(shù)不過硬的話很可能就會(huì)使信息遭到泄露或破壞，造成無法挽回的損失。目前我國所采用的安全技術(shù)主要有防火墻技術(shù)、加密技術(shù)、隔離技術(shù)、身份認(rèn)證技術(shù)等等。這些技術(shù)雖然很大程度上保護(hù)了信息資源的安全，但仍然有很多漏洞，比如不能迅速阻止病毒感染文件，不能防止內(nèi)部人員破壞。一些關(guān)鍵技術(shù)不如國外成熟，很多硬件還依賴國外進(jìn)口，給信息安全留下了很大的隱患。因此國家要大力發(fā)展信息安全技術(shù)，自主開發(fā)，自主創(chuàng)新，盡快生產(chǎn)高質(zhì)量的自主產(chǎn)品，研制或完善一些關(guān)鍵技術(shù)，如密鑰管理技術(shù)、安全跟蹤技術(shù)等等，為信息安全的研發(fā)營造一個(gè)良好的環(huán)境。

（作者單位：黑龍江大學(xué)）