試論體校檔案管理現(xiàn)狀分析及其對策

高巍 公主嶺市田徑運動學(xué)校

體校是國家培養(yǎng)專業(yè)體育人才的重要院校，同時也是體校開展教學(xué)研究、競賽等活動的主要平臺。體校檔案是當(dāng)前學(xué)校檔案中的關(guān)鍵組成，其除了具備學(xué)校一般檔案和功能優(yōu)勢之外，還具備鮮明的體育專業(yè)特點，保留了大量體育訓(xùn)練和競賽活動的檔案資料，價值優(yōu)勢顯著。此背景下，科學(xué)開展檔案管理不僅能推動體校教學(xué)工作的開展，還將為后續(xù)體育活動的開展提供科學(xué)指導(dǎo)。基于此，本文將主要研究體校檔案管理現(xiàn)狀，并針對現(xiàn)有問題提出科學(xué)應(yīng)對方案，希望對體校整體發(fā)展提供科學(xué)幫助。

一、體校檔案管理的主要范圍

（一）體育教學(xué)檔案

體校不僅承擔(dān)著體育教育基本任務(wù)，還關(guān)系著為國家輸送體育專業(yè)人才的重要任務(wù)，所以體校檔案管理也是當(dāng)前體校管理工作需要關(guān)注的重點環(huán)節(jié)。比如，體育教學(xué)計劃、學(xué)生名冊、成績單、授課教程、校園內(nèi)外活動中的照片資料和教學(xué)管理活動中具備重要價值的文件檔案等等[1]。

（二）體育科研檔案

校本教材編纂開發(fā)資料、校級及以上論文評比與公開發(fā)表情況、項目課題研究成果、課堂常規(guī)教學(xué)研究等。

（三）競賽管理檔案

學(xué)校范圍內(nèi)組織或是參與的競賽類比賽照片，體校舉辦的相關(guān)運動會、競賽項目和活動資料等等。

（四）行政管理檔案

體校中的人事、教務(wù)和財務(wù)活動中留存的具有保存價值的行政資料，和體校主管單位提出的重要性文件[2]。

二、體校檔案管理工作的主要特點

和其他檔案管理工作相比，體校檔案雖有相似性，同時也具備較強的專業(yè)特點，在實際工作中，其特點主要表現(xiàn)在以下方面：

（一）連續(xù)性

和一般性學(xué)校檔案相同，體校檔案主要以一個學(xué)期或是一個年度為標(biāo)準(zhǔn)進行檔案收集管理，每個收集周期還包含周期性活動的初期、中期與終結(jié)性資料。比如，體?？蒲蓄悪n案，這些資料在前后管理中均存在明顯的邏輯特點，因此其展現(xiàn)的連續(xù)性特征也為檔案資料的收集和管理提供了更為精準(zhǔn)的方向[3]。

（二）價值性

體校檔案的價值性主要表現(xiàn)在功能上面，也就是體校檔案在平時教學(xué)和行政管理中的價值功能。其不僅具備較強的科學(xué)研究價值，同時也是弘揚和發(fā)展體校文化的主要價值，能在日常教學(xué)管理中發(fā)揮參考和功能優(yōu)勢。這也說明體校檔案資料具備典型的不可再生性，因此在實際工作中需要根據(jù)其保存價值明確后續(xù)保管期限。

（三）系統(tǒng)性

本文提出的系統(tǒng)性主要是體校檔案本身就是一個復(fù)雜有機整體，在檔案載體而言，主要包含了文字檔案、照片檔案和實物檔案等。在檔案內(nèi)容而言，可以將其劃分為教學(xué)類檔案、科研類檔案和競賽類檔案等。體校檔案的主要功能就是體現(xiàn)出記錄、查證、參考和依據(jù)，因此體校檔案也將呈現(xiàn)出較為明顯的多元化發(fā)展趨勢[4]。

（四）專業(yè)性

本文提出的專業(yè)性主要指的是體校檔案中體育的專業(yè)性特征，不管是檔案形式還是內(nèi)容都可以體現(xiàn)明顯的專業(yè)性特點。比如，體校中的體育器材、設(shè)備實物檔案資料，運動員選拔中的檔案資料與優(yōu)秀運動員參與體育競賽的相關(guān)檔案資料等等。

三、體校檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀

（一）缺乏規(guī)范化的體校檔案管理

基于當(dāng)前我國對體育事業(yè)的關(guān)注程度不斷提升，體校發(fā)展規(guī)模也在日益完善，體校檔案管理工作也將受到更大的關(guān)注。在當(dāng)前體校檔案管理意識不斷強化背景下，部分體校的檔案工作重視程度仍然存在不均衡性，這也造成部分體校檔案管理機制難以得到穩(wěn)定發(fā)展。雖然很多體校已經(jīng)將檔案工作列入到了年度工作計劃中，但是并沒有根據(jù)體校實際發(fā)展制定科學(xué)的工作方案和預(yù)期目標(biāo)，此種情況下，檔案的管理制度必然會出現(xiàn)規(guī)范效果不佳的情況，影響了檔案管理工作的順利開展，由于體校管理形式化問題突出，所以很多制度要求并不能得到有效落實[5]。

（二）現(xiàn)有檔案管理方式存在明顯陳舊性

基于當(dāng)前部分體校并沒有構(gòu)建起健全的運動員檔案管理制度，因此仍然需要采取人工方式進行檔案記錄，這種機械性的人工操作，內(nèi)容相對繁雜，需要投入大量勞動力，工作時間較長，不利于檔案處理速度的穩(wěn)定提升。長期在此種背景下，這種落后的管理方式不僅會影響檔案的穩(wěn)定發(fā)展，同時也將對運動員檔案的長期保存造成負面影響，制約了檔案查找工作準(zhǔn)確性和整體效率的提升。

（三）體育特色類檔案占比有限

不管是在體校日常教學(xué)還是工作管理中，日常教學(xué)和訓(xùn)練類檔案對體校檔案特色的表現(xiàn)也最為突出。但是研究中發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前很多體校更注重日常教學(xué)或是管理檔案，并沒有對具備體育特征的檔案資料進行正確管理，甚至存在檔案管理不完整、不及時等問題，長期在此種背景下，體校檔案的主要功能和價值優(yōu)勢就無法穩(wěn)定發(fā)揮，致使體校辦學(xué)特色無法有效表現(xiàn)[6]。

（四）缺乏科學(xué)的運動員資料整理方式

當(dāng)前大部分體校更注重運動員體能訓(xùn)練和參與比賽的具體情況，因此并沒有對運動員資料整理進行關(guān)注，長此以往，檔案管理人員很容易忽視運動員檔案的收集和管理，影響了檔案整理工作的完整性和有效性。檔案管理人員在學(xué)校組織的相關(guān)訓(xùn)練中并不能保證時刻掌握相關(guān)資料和信息，致使部分運動員的檔案信息難以及時歸檔管理，影響了檔案管理的系統(tǒng)性和完善性。

（五）體校檔案載體形式相對單一

體校教育工作的開展要保證理論和實踐相結(jié)合，特別是當(dāng)前教學(xué)活動中逐漸融合了現(xiàn)代化信息技術(shù)，這也使得很多體校都開始加強了信息載體為基礎(chǔ)的檔案資料。但是研究發(fā)現(xiàn)，受到傳統(tǒng)思想理念的影響和計算機技術(shù)水平的制約，體校檔案資料在收集期間仍然依靠紙質(zhì)類教學(xué)或是檔案管理，整體載體形式存在單一性特點。對于數(shù)字檔案、聲像類檔案和電子檔案等收集工作的重視程度較低[7]。特別是當(dāng)前體校參與的競賽活動不斷增加，使得獎牌、獎杯等收集工作也出現(xiàn)了一定困難，部分體校并沒有對這類檔案資料進行收集和管理，工作項目的開展存在單一性。

四、體校檔案科學(xué)管理的具體對策

基于體校檔案管理特點和現(xiàn)在工作中的主要問題，后續(xù)體校檔案管理要著重加強對以下內(nèi)容的關(guān)注：

（一）加強對體校檔案管理的思想關(guān)注度

俗話說思想是行為的向?qū)?。在體校發(fā)展中體校檔案是最為關(guān)鍵的基礎(chǔ)工作，這項工作的開展直接關(guān)系著特色型體校和專業(yè)型體校的整體發(fā)展。所以，體校管理者和相關(guān)檔案管理人員也要在思想上進行調(diào)整，正確認識到體校檔案管理工作的重要意義，在充分結(jié)合體校自身發(fā)展的過程中，保證對體校檔案管理頂層設(shè)計的優(yōu)化，最終制定一項更為科學(xué)和健全的工作計劃，為后續(xù)體校檔案管理工作的開展做出科學(xué)指導(dǎo)。

（二）推進體校檔案管理體制的健全發(fā)展

在《高校檔案管理辦法》運行背景下，體校也要結(jié)合自身發(fā)展情況，制定符合自身工作方向的檔案收集范圍、分類方案和制度標(biāo)準(zhǔn)。同時，還要加強對體校檔案管理領(lǐng)導(dǎo)機制的構(gòu)建，統(tǒng)籌安排體校檔案管理工作人員的具體職責(zé)，明確體校檔案收集、管理、查詢、利用等規(guī)章制度。除了要高度關(guān)注體校特色體育檔案資料的收集管理之外，還要確保每項工作制度都有專人負責(zé)。在條件允許的情況下，還要構(gòu)建起教師、學(xué)生、教學(xué)管理人員共同參與的體校檔案管理制度，只有這樣才能為體校檔案管理機制的穩(wěn)定運行提供重要幫助[8]。

（三）強化對檔案管理人員的指導(dǎo)培訓(xùn)

在體校檔案管理工作中，最重要的一項工作就是組建一支更為強勁的專業(yè)團隊，因此體校也要在日常工作中加強對檔案管理人員的培訓(xùn)，特別是對相關(guān)管理人員多媒體應(yīng)用能力的培訓(xùn)，從而構(gòu)建起一支更為專業(yè)、素質(zhì)優(yōu)異的檔案管理隊伍。在此背景下，還需要對相關(guān)人員的工作進行進一步整改，除了要對其進行定崗管理之外，還要設(shè)置專職檔案管理人員，對業(yè)務(wù)工作的基本要求進行明確，只有這樣才能保證檔案工作在任何環(huán)境下都能實現(xiàn)精準(zhǔn)管理。此外，還應(yīng)該進一步調(diào)整現(xiàn)有管理制度，對相關(guān)管理人員的業(yè)務(wù)能力進行培養(yǎng)，選拔出更具備專業(yè)特點的技術(shù)人才，為電子檔案的管理提供有效幫助。日常工作中還要推進業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作的有效開展，通過體校檔案業(yè)務(wù)知識更新和培訓(xùn)的有效開展，為后續(xù)體校檔案管理工作的有效發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)[9]。

（四）構(gòu)建體現(xiàn)運動員特色信息檔案庫

基于當(dāng)前體校檔案特色檔案存在較少的特點，所以在今后工作中更需要對體校運動員信息庫建設(shè)力度的提升。換言之，工作中要進一步關(guān)注體校運動員基本情況、身體機能情況、訓(xùn)練情況、比賽情況和日常文化課發(fā)展等信息，將上述運動員信息資料進行教練或是教師的統(tǒng)一收集與管理，最終交由體校檔案部門進行信息錄入和優(yōu)化，在有效開展運動員信息檔案庫建設(shè)的過程中，進一步加強對體校特色檔案資料內(nèi)容的豐富與完善。

（五）加強對檔案專業(yè)管理人才培育

按照體校檔案管理的基本要求，在今后體校工作中應(yīng)該始終將專業(yè)化和職業(yè)化作為核心發(fā)展方向。首先，要增強專業(yè)人才的引進力度，認識到檔案專業(yè)在工作中的重要意義，通過計算機信息技術(shù)人才的指導(dǎo)，為后續(xù)工作的開展提供更大幫助。其次，還要加強對體校檔案專業(yè)業(yè)務(wù)的培訓(xùn)與指導(dǎo)，對于現(xiàn)有體校檔案管理工作人員而言，要采取請進來和走出去相結(jié)合的工作原則，在積極進行檔案管理的過程中，掌握更多先進經(jīng)驗和技術(shù)，確保在工作中不斷保持學(xué)習(xí)。同時，還要加強對體校之間的檔案管理交流力度，在有效進行優(yōu)勢互補的過程中，保證工作效果的提升，只有這樣才能為體校檔案管理專業(yè)化團隊和人員的組成發(fā)展提供更大幫助。

五、結(jié)束語

綜上所述，在體校日常管理中檔案管理工作尤為關(guān)鍵，但是研究發(fā)現(xiàn)，目前我國體校檔案管理仍然存在很多細節(jié)問題，此背景下，就需要體校嚴格按照自身發(fā)展情況進行調(diào)整優(yōu)化，對現(xiàn)有檔案工作進行分析，保證檔案管理的規(guī)范化發(fā)展。在體校檔案管理中除了要認識到人才培養(yǎng)的重要意義之外，還要保證檔案管理工作的技術(shù)化發(fā)展，在信息技術(shù)的引導(dǎo)和幫助下，保證體校綜合實力的全面提升，只有為體育人才提供良好的發(fā)展環(huán)境，才能為今后我國體育領(lǐng)域的發(fā)展輸送更多專業(yè)體育人才，實現(xiàn)運動員綜合素質(zhì)的健全發(fā)展。