強化加油卡和電子卷合規(guī)管理實踐研究

朱敬波 尉英 高丹 中國石油云南銷售公司

一、前言

加油卡是用來為汽車加油服務(wù)的一種支付工具，有極高的便利性，并且針對不同品牌的加油卡有不同的優(yōu)惠促銷措施。電子卷是指一定面值的金額以數(shù)字代碼的形式呈現(xiàn)，并可憑此代碼在商家那里用以抵消一定或全部消費金額的一種支付憑證，電子券按使用方式可以分為：現(xiàn)金券、折扣券、提貨券等；按發(fā)放方式可以分為：內(nèi)部電子券和外部電子券。從使用規(guī)則方面來說可以分為：油品券、汽油券、柴油券、非油券。加油站卡卷合規(guī)管理是要求加油站全員在經(jīng)營管理過程中對卡券業(yè)務(wù)按流程、規(guī)范操作，強化風(fēng)險防控，不斷增強成品油銷售企業(yè)的市場競爭能力、客戶服務(wù)能力，規(guī)避經(jīng)營風(fēng)險，提升加油站管理水平。

二、加油卡和電子券管理的主要風(fēng)險點

（一）加油卡業(yè)務(wù)風(fēng)險點

（1）利用加油卡刷卡套現(xiàn)、套利、套取發(fā)票。一是員工收取加油現(xiàn)金后，通過刷自己的折扣卡替客戶支付油款，套取差價及積分。二是員工收取加油現(xiàn)金后，通過刷自己的銀行卡支付客戶的油款，套取現(xiàn)金。三是員工利用銀行信用卡給予的優(yōu)惠和還款周期，使用銀行卡對加油卡充值，收取加油現(xiàn)金后，通過刷自己的加油卡支付顧客的油款，套取現(xiàn)金。四是員工將未開發(fā)票的現(xiàn)金交易補打小票，匯總后開具發(fā)票。

（2）利用充值贈送優(yōu)惠套現(xiàn)套利。

（3）套取加油卡積分。

（4）違規(guī)掛靠司機卡或違規(guī)升降主卡。

（5）虛假售卡、充值。

（6）利用虛假補卡、換卡、銷卡、密碼重置違規(guī)操作套利套現(xiàn)。

（7）虛開充值、消費發(fā)票，或協(xié)助車隊卡客戶虛增消費記錄套取增值稅發(fā)票。

（8）虛擬客戶，套取加油卡折扣優(yōu)惠或返利優(yōu)惠。

（9）利用崗位之便，套取第三方聯(lián)合促銷活動優(yōu)惠。

（10）泄露客戶信息，給客戶帶來不必要的麻煩或經(jīng)濟損失。

（二）電子券業(yè)務(wù)風(fēng)險點

1.員工通過參與公司活動獲取電子券，利用現(xiàn)金客戶消費時，擇機使用自己的電子券核銷，套取現(xiàn)金獲利。

2.員工將已經(jīng)結(jié)算掉的現(xiàn)金交易進行撤銷，然后用電子券核銷，套取現(xiàn)金獲利。

3.員工將客戶消費支付的現(xiàn)金充值到自己辦理的加油卡后，獲取電子券，再利用現(xiàn)金客戶消費時擇機使用電子券核銷，套取現(xiàn)金獲利。

4.對于充值成功但未參與電子券活動的客戶，員工擅自在卡系統(tǒng)中更改客戶電話號碼，獲取電子券，再利用現(xiàn)金客戶消費時擇機使用電子券核銷，套取現(xiàn)金獲利。

5.員工伙同外部人員，幫助外部人員套取電子券優(yōu)惠，從中獲利。

6.員工盜取客戶的賬號和密碼，核銷客戶的電子券，套取現(xiàn)金獲利。

7.員工不按核銷標(biāo)準(zhǔn)，超標(biāo)準(zhǔn)核銷客戶電子券。

8.客戶充值后加油站員工提前將客戶所得電子券金額兌換等額便利店商品或直接返現(xiàn)給客戶，客戶將自己電子券轉(zhuǎn)贈或?qū)PP賬號及密碼告知員工，員工通過其他現(xiàn)金客戶消費時擇機使用電子券套取現(xiàn)金獲利，處理兌換給客戶的便利店商品和返給客戶的現(xiàn)金。

三、全方位強化加油站卡卷管理的必要性

（一）規(guī)范系統(tǒng)權(quán)限管理

一是運用先進的技術(shù)手段設(shè)置階段刷卡次數(shù)、單卡單日刷卡金額、單日刷卡次數(shù)、刷卡時間段、現(xiàn)金 或銀行卡充值、一卡多油品消費等異常情況的判斷條件，篩選出加油卡異常交易。二是嚴(yán)格按照程序要求完成系統(tǒng)權(quán)限清理、調(diào)整、更新工作，必須保證系統(tǒng)信息均為實名制真實信息。三是發(fā)卡充值電腦不允許私自搬出加油站，必須保證電腦置放于加油站收銀臺或辦公區(qū)域，加油站每日巡檢增加發(fā)卡充值電腦巡檢；四是發(fā)卡充值網(wǎng)點電腦出現(xiàn)故障時，由內(nèi)部運維人員負(fù)責(zé)到站進行維修處理，加油站經(jīng)理本人必須在現(xiàn)場配合進行電腦維修；五是發(fā)卡充值網(wǎng)點嚴(yán)格按照規(guī)定每日進行資金足額繳存并完成日結(jié)操作。管理部門定期檢查加油站日結(jié)數(shù)據(jù)上傳、黑灰名單是否更新、資金繳存等情況。六是客戶辦卡時，所有限制信息更改必須勾選到開卡網(wǎng)點方可進行；禁止員工協(xié)助司機私自更改加油卡限制信息，客戶確有需求更改限制信息，必須提供書面證明（加蓋公章）后方可進行，必要時加油站管理人員需與負(fù)責(zé)人進行聯(lián)系確認(rèn)。七是加油站經(jīng)理作為UK保管負(fù)責(zé)人，UK實物由加油站經(jīng)理進行保管，UK密碼由加油站經(jīng)理、值班經(jīng)理進行管理使用，加油站其余員工不得使用UK登錄系統(tǒng)進行任何操作。

（二）規(guī)范加油卡業(yè)務(wù)管理

一是梳理和規(guī)范加油卡業(yè)務(wù)操作標(biāo)準(zhǔn)流程和要求，嚴(yán)格執(zhí)行操作，嚴(yán)格權(quán)限管理。二是加油站現(xiàn)場的監(jiān)控設(shè)備要確保加油站的開卡、充值和消費活動都在視頻監(jiān)控的范圍內(nèi)。三是嚴(yán)格管理加油站撤銷交易、掛起交易、延時結(jié)算交易、加油卡促銷活動、三方促銷活動。對撤銷的交易在日志中做好記錄以備查，對促銷活動贈品的 發(fā)放等要做好贈品領(lǐng)用臺賬，原則上應(yīng)與系統(tǒng)關(guān)聯(lián)實現(xiàn)贈品線上管理。四是加強發(fā)票的管理。利用加油卡系統(tǒng)的開票統(tǒng)計功能，加強對零售環(huán)節(jié)增值稅發(fā)票的管理。在開具發(fā)票時，發(fā)票的抬頭要與加油卡客戶名稱一致，原則上，都應(yīng)實行系統(tǒng)聯(lián)機開票。五是公司管理人員嚴(yán)格按照規(guī)定查看前一日發(fā)卡充值網(wǎng)點日結(jié)數(shù)據(jù)上傳、黑灰名單是否更新，建立業(yè)務(wù)、財務(wù)日結(jié)和資金繳存監(jiān)控檢查機制。六是要加強單位客戶管理，對新增子卡、新增折扣子卡、子卡升級主卡、資金圈提等業(yè)務(wù)，嚴(yán)格執(zhí)行報批制度，嚴(yán)禁加油站出現(xiàn)未經(jīng)請示擅自為客戶進行上述操作的情況，分公司要通過加油卡系統(tǒng)檢查加油站單位卡發(fā)卡量大的站，與客戶聯(lián)系確認(rèn)辦卡真實性。七是加強發(fā)卡充值網(wǎng)點電腦的管理，出現(xiàn)故障時應(yīng)電話上報進行維修處理，加油站經(jīng)理本人必須在現(xiàn)場配合進行電腦維修。

（三）規(guī)范電子券業(yè)務(wù)管理

一是嚴(yán)格執(zhí)行電券核銷標(biāo)準(zhǔn)，堅決杜絕超標(biāo)準(zhǔn)核銷，要求加油站將電子券核銷規(guī)則分類型、分核銷標(biāo)準(zhǔn)張貼在收銀臺，便于收銀員隨時查閱，規(guī)范核銷；二是嚴(yán)禁員工登錄客戶賬號，替客戶核銷電子券；三是嚴(yán)禁通過掛起現(xiàn)金客戶交易或撤銷現(xiàn)金交易為沒有發(fā)生實際交易的客戶核銷電子券，無論套取的優(yōu)惠是給客戶還是給員工自己，一律按照電子券套現(xiàn)處理；四是員工核銷電子券必須在監(jiān)控下，嚴(yán)禁遮擋、躲避攝像頭。五是從技術(shù)層面嚴(yán)格控制，限制活動參與次數(shù)和嚴(yán)格控制獲券渠道。針對個人卡客戶，限制每個賬戶參與活動的次數(shù)，從源頭對獲券的渠道進行控制；針對參加活動的單位卡客戶必須提供單位出具的經(jīng)辦人證明，一單一審批，一單一派發(fā)。六是嚴(yán)格充值信息報送，所有線下充值線上派券的信息均必須在8小時內(nèi)完成上報，上報之前一定確保加油卡號、充值金額、充值時間、電話號碼正確，嚴(yán)禁不同人或者在不同群重復(fù)上報同一筆充值信息的套券行為；嚴(yán)禁加油站員工將客戶消費支付的現(xiàn)金充值到自己辦理的加油卡上獲取電子券；嚴(yán)禁加油站員工擅自在卡系統(tǒng)中更改客戶電話號碼上報充值信息獲取電子券；單位卡客戶充值一定要有單位開具的經(jīng)辦人證明，內(nèi)容包括經(jīng)辦人姓名、手機號信息。七是嚴(yán)格執(zhí)行核銷要求，嚴(yán)格執(zhí)行電子券核銷標(biāo)準(zhǔn)，堅決杜絕超標(biāo)準(zhǔn)核銷，要求加油站將電子券核銷規(guī)則分類型、分核銷標(biāo)準(zhǔn)張貼在收銀臺，便于收銀員隨時查閱，規(guī)范核銷；嚴(yán)禁收銀員登錄客戶賬號，替客戶核銷電子券；嚴(yán)禁通過掛起現(xiàn)金客戶交易或撤銷現(xiàn)金交易為沒有發(fā)生實際交易的客戶核銷電子券，無論套取的優(yōu)惠是給客戶還是給員工自己，一律按照電子劵套現(xiàn)處理；員工核銷電子券必須在監(jiān)控下，嚴(yán)禁遮擋、躲避攝像頭。

（四）強化卡卷監(jiān)管獎懲力度

一是對違反公司相關(guān)管理規(guī)定，利用加油卡及電子券套現(xiàn)套利套積分、違規(guī)操作、虛假業(yè)務(wù)等，一經(jīng)查實后追回違規(guī)套取加油卡電子券優(yōu)惠金額后與員工解除勞動活動，永不錄用，情節(jié)嚴(yán)重的，移送司法機關(guān)進行處理；并追究相關(guān)人員連帶責(zé)任，對加油站經(jīng)理進行降職降級處理，并進行內(nèi)部通報批評；二是對超標(biāo)準(zhǔn)核銷電子券的，一經(jīng)查實后由當(dāng)事人賠償超標(biāo)準(zhǔn)核銷部分金額，并給予當(dāng)事人警告處理，情節(jié)嚴(yán)重的，給予解除勞動合同處理。三是鼓勵員工對違規(guī)、違紀(jì)行為進行舉報，對舉報人給予保護，舉報屬實的，給予相應(yīng)獎勵。四是建立公司加油卡、電子券監(jiān)督管理長效機制，將合規(guī)檢查納入加油站日?；橹攸c，定期、不定期對加油站進行檢查，針對日常監(jiān)控發(fā)現(xiàn)問題做到有責(zé)必問、有錯必糾，從根本上杜絕“屢查屢犯”現(xiàn)象，切實消除隱患，確保合規(guī)經(jīng)營。

（五）全員宣貫卡券合規(guī)管理

一是加強全員職業(yè)道德教育、法律意識教育，提高風(fēng)險識別能力，要充分認(rèn)識違規(guī)行為可能給自己和公司帶來的嚴(yán)重危害，明確責(zé)任人，強化制度執(zhí)行，堅決杜絕“走捷徑、碰運氣”的僥幸心理，認(rèn)識到套現(xiàn)套利等行為不僅違反公司規(guī)定，情節(jié)嚴(yán)重的還會觸犯法律。二是強化加油站管理人員在防范套利套現(xiàn)措施和方法等方面的培訓(xùn)，提高工作技能，將違規(guī)行為消滅在萌芽狀態(tài)，確保加油站合規(guī)經(jīng)營，促進員工和企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。