人力資源數(shù)字化平臺的系統(tǒng)構(gòu)建

王海瑾 河鋼宣鋼人力資源部

一、搭建人力資源系統(tǒng)管理數(shù)字化平臺的意義

（一）加強信息化建設(shè)，提升人力資源管理水平

公司傳統(tǒng)的人力資源信息化管理系統(tǒng)缺乏統(tǒng)一規(guī)劃和開發(fā)，一方面大部分工作的數(shù)據(jù)及流程處理仍采用手工方式，不能準確、及時、全面地提供公司人力資源信息；另一方面系統(tǒng)數(shù)據(jù)無法共享，造成內(nèi)部溝通不夠系統(tǒng)、有效，難以保證數(shù)據(jù)的準確性和一致性。因此通過信息化建設(shè)，促進人力資源管理流程優(yōu)化，建立數(shù)據(jù)統(tǒng)一、功能明確、信息共享、協(xié)同管理、性能可靠的人力資源管理數(shù)字化平臺，能夠全面提升人力資源管理水平。

（二）完善管理體系，發(fā)揮人力資源整體效能

公司人力資源管理體系建設(shè)過程中，由于缺乏有效信息支撐，在機構(gòu)管理、人才開發(fā)、培訓開發(fā)、績效管理、薪酬激勵等方面上存在決策缺少數(shù)據(jù)依據(jù)的問題，為提升人力資源專業(yè)化管理造成了很大的困難。因此通過優(yōu)化人力資源管理流程，實施信息平臺管理，加強人力資源管理體系建設(shè)，整合公司的各項業(yè)務(wù)，能夠促進人力資源管理整體效能的發(fā)揮。

二、建立人力資源管理數(shù)字化平臺的主要做法

人力資源系統(tǒng)管理數(shù)字化平臺的建設(shè)是為滿足公司人力資源需求，通過規(guī)范人力資源管理工作流程和制度，在企業(yè)內(nèi)運作具有統(tǒng)一集成、高效、靈活、可分析的人力資源數(shù)字化平臺，為各級經(jīng)營管理者決策提供數(shù)據(jù)支撐，發(fā)揮人力資源管理效能。

（一）系統(tǒng)管理，推動數(shù)字化平臺建設(shè)

1.核實信息，編制代碼

篩查、甄別、核實職工個人基本信息，按照級別管理模式，設(shè)計、編制組織機構(gòu)編碼和工種崗位編碼等信息。

2.明確職責，優(yōu)化流程

明確人力資源體系各部門管理職責，梳理管理流程，提升業(yè)務(wù)管理和流程的規(guī)范性和標準性，為順利實現(xiàn)人力資源各模塊管理功能和智能化分析奠定基礎(chǔ)。

3.規(guī)范統(tǒng)一，個性開發(fā)

規(guī)范平臺在組織架構(gòu)、人員編制、崗位設(shè)置、績效薪酬等方面的統(tǒng)一管理，并充分考慮未來業(yè)務(wù)發(fā)展產(chǎn)生的系統(tǒng)升級，在能滿足現(xiàn)有業(yè)務(wù)需求的基礎(chǔ)上，適當進行個性化開發(fā)。

4.技術(shù)整合，資源共享

通過人力資源管理信息系統(tǒng)與 ERP、財務(wù)、銷售等系統(tǒng)的整合，完成人力資源數(shù)據(jù)與其它業(yè)務(wù)、管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)的集成，與企業(yè)的 ERP 接口對接，實現(xiàn)與經(jīng)營、管理、生產(chǎn)等信息的共享。

（二）建立模塊，整合人力資源信息

建設(shè)人力資源管理數(shù)字化平臺，不僅僅是建立一致的人力資源信息數(shù)據(jù)庫，幫助公司各級管理層時時刻刻把握企業(yè)人力資源信息的全貌，更為重要的是通過設(shè)立機構(gòu)、人員、薪酬管理、績效管理、能力管理、職業(yè)發(fā)展培訓管理、智能分析模塊，有效地整合和開發(fā)人力資源各項工作，提升公司人力資源管理水平。

1.建立基礎(chǔ)模塊，規(guī)范基本業(yè)務(wù)的操作和功能

（1）建立組織和人員管理模塊，規(guī)范人員和機構(gòu)基礎(chǔ)管理

一是優(yōu)化組織機構(gòu)設(shè)置。有效整合人力資源管理組織機構(gòu)，通過系統(tǒng)的建立，構(gòu)建集團公司的組織架構(gòu)，調(diào)整工作更加方便、快捷，滿足企業(yè)總體目標的需求。

二是梳理職位設(shè)置。建立職級，為員工的職業(yè)發(fā)展通道和薪酬改革奠定基礎(chǔ)。通過職位管理模塊，對職位進行設(shè)置和調(diào)整，建立無限級職位層次和多角度的人員編制，通過定義職位設(shè)置和能力標準控制人員的配置和流動。

三是規(guī)范人員管理。通過系統(tǒng)自定義不同的人員類型，設(shè)置員工信息欄目和自定義的值列表，體現(xiàn)員工的能力情況，是員工能力更加直觀的表現(xiàn)在系統(tǒng)中，并且支持將員工附件信息以多種文件格式保存。

四是健全檔案管理。合同通過系統(tǒng)設(shè)置附件添加和格式化記錄來管理，運用有效日期的范圍對信息的有效期性進行管理，人事信息的變化情況則通過日期追蹤來記錄和維護。

（2）建立薪酬管理模塊，規(guī)范薪酬發(fā)放和管理

一是自定義薪酬核算項目，滿足薪酬核算個性化需求。在建立薪酬福利體系時，各類工資、獎金、所得稅、社保、扣繳項目，以及各種非貨幣形式的福利都可以靈活地在系統(tǒng)中定義，并可自定義這些薪酬福利項目的計算規(guī)則；另外，通過定義薪酬福利項目的適合規(guī)則，可以將不同的薪酬福利項目與企業(yè)中不同類型的人員結(jié)合起來。

二是建立薪酬核算模塊，改善薪酬管理體系和流程。通過建立一個功能強大、圖形化的薪酬管理模塊，改善公司的薪酬福利體系和管理流程，實現(xiàn)薪酬核算和管理的自動化，優(yōu)化薪酬核算流程，將薪酬核算權(quán)限收歸總部和二級單位，減少核算層級，精簡相關(guān)操作人員。推進薪酬改革，在員工職業(yè)發(fā)展通道和能力標準建立的基礎(chǔ)上，將員工的薪酬與能力水平、績效和崗位價值緊密結(jié)合起來。

三是建立薪酬統(tǒng)計、分析模塊。加強薪酬使用情況的分析，工資總額使用的管控，加強對各類人員薪酬水平的監(jiān)控，確保薪酬與崗位貢獻價值緊密結(jié)合，監(jiān)控各單位的工資使用和分配情況。

四是建立薪酬核算模塊預(yù)制集成，實現(xiàn)與財務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)對接。人力資源管理系統(tǒng)中各模塊的預(yù)制集成以及和財務(wù)系統(tǒng)的集成，確保了人力資源管理系統(tǒng)中各項記錄的集成統(tǒng)一以及和財務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的集成統(tǒng)一，保證了企業(yè)各層次、各角度分析的及時和準確。該模塊還提供各層面的分析工具，在數(shù)據(jù)統(tǒng)一的基礎(chǔ)上，可以結(jié)合人力資源、財務(wù)等各方面的信息進行多維度的分析。

2.在規(guī)范基本業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上，進一步開發(fā)其他業(yè)務(wù)功能

（1）建立績效管理模塊，改善績效管理工作

建立績效管理模塊，結(jié)合各部門的 KPI指標與員工個人的績效目標、綜合素質(zhì)和能力狀況，實現(xiàn)對員工的目標管理和績效考核評估；記錄員工的年度、季度、月度績效考核結(jié)果，將結(jié)果與人力資源其他模塊關(guān)聯(lián)，從而為企業(yè)的薪資管理、培訓管理、員工獎懲和員工職業(yè)生涯管理等提供客觀依據(jù)。

（2）建立職業(yè)發(fā)展和培訓管理模塊，促進公司與員工的共同成長

通過建立該模塊制定各職系的能力標準，記錄公司員工崗位能力信息，并提供能力測評分析，根據(jù)分析結(jié)果定義員工發(fā)展需要及培訓需求，將能力評價與績效管理、培訓管理、職業(yè)生涯和接任人計劃、員工招聘等有機結(jié)合。

根據(jù)能力管理結(jié)果，收集員工當前能力的詳細記錄，定義和跟蹤潛力員工，處理差距分析，生成相應(yīng)的培訓建議。針對崗位定義排序全部候選人，發(fā)現(xiàn)潛力員工，生成關(guān)鍵崗位接班人計劃。

3.深入開發(fā)系統(tǒng)智能功能，減少操作流程

（1）開發(fā)自助服務(wù)模塊，滿足查詢和監(jiān)控需求

通過系統(tǒng)的自助服務(wù)模塊員工可以直接在網(wǎng)上查看個人基本信息，部分政策信息和薪酬福利等信息，并可通過審批流程進行個人信息的修改。同時系統(tǒng)為業(yè)務(wù)部門提供各種審批報表，主管可以通過自助查詢，了解下屬員工的各種人事、薪酬信息，監(jiān)控下屬績效考核目標的完成情況，并進行績效評估。

（2）開發(fā)智能分析模塊，實現(xiàn)決策支持

一是目標管理。通過智能分析使各類人力資源信息數(shù)據(jù)實現(xiàn)多維度匯總統(tǒng)計、處理和分析，自動生成各類相關(guān)報表的功能，制定關(guān)鍵指標和目標。

二是事實管理。通過智能分析中的時間追蹤功能實現(xiàn)數(shù)據(jù)的追溯，分析數(shù)據(jù)的來源。

三是例外管理。智能分析模塊可以檢測我們最初制定的目標與每個階段實現(xiàn)情況的差異，及時發(fā)出預(yù)警，并分析出差異存在的原因。

四是個性化管理。可以自定義不同的文件夾，將不同的查詢條件保存下來，在文件夾中，我們還可以選擇記錄顯示的欄目以及先后順序。不同的用戶可以設(shè)定自己常用的文件夾。我們還可以使用報表生成工具來進行即時的查詢和，運用報表的分析功能建立各類不同的報表，并建立各種分析模型。

4.信息系統(tǒng)集成和資源整合

人力資源管理數(shù)字化平臺可以實現(xiàn)人力資源信息數(shù)據(jù)與公司其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成，例如考勤系統(tǒng)、門禁系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)、黨務(wù)系統(tǒng)和財務(wù)等系統(tǒng)?？梢源蠓冉档拖到y(tǒng)集成的風險與成本，保證系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)的一致性和準確性，防止因信息不同步、不統(tǒng)一而造成管理漏洞的情況出現(xiàn)。

（三）數(shù)據(jù)集成，分級管理權(quán)責分明

集中式數(shù)據(jù)管理是系統(tǒng)數(shù)據(jù)可以采取的常用的管理模式：系統(tǒng)由集團總部集中管理，權(quán)限由集團人力資源部統(tǒng)一分配，即集團總部集中配置硬件、軟件設(shè)施設(shè)備，將應(yīng)用和數(shù)據(jù)集中，下屬公司分別配置對應(yīng)數(shù)量的客戶端。通過劃分系統(tǒng)邏輯，將整個系統(tǒng)服務(wù)對象分為總部和二、三、四、五等五個層級，集團總部，通過公司內(nèi)部局域網(wǎng)訪問人力資源管理系統(tǒng)，下屬公司通過傳輸網(wǎng)絡(luò)，訪問集團總部的系統(tǒng)。將系統(tǒng)的權(quán)限進行設(shè)置，管理、控制各層級員工對系統(tǒng)的訪問權(quán)。通過應(yīng)用這種管理模式，集團人力資源部能夠有效的規(guī)范各層級管理工作，基層單位在其職權(quán)范圍內(nèi)進行系統(tǒng)設(shè)置、管理和操作，使系統(tǒng)權(quán)責清晰分明。

三、人力資源管理數(shù)字化平臺應(yīng)用的效果

（一）提高了管理水平，人力資源管理向?qū)I(yè)化邁進

公司人力資源管理上了一個新臺階，戰(zhàn)略性管理替代了原有的事務(wù)性管理。建立了科學合理的職位體系，有助于優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)和崗位設(shè)置，使組織機構(gòu)的調(diào)整更為便捷，職位管理更為合理；通過系統(tǒng)分析人員配置信息，調(diào)整人員比例，使人力資源配置更加合理，實現(xiàn)人力資源利用和開發(fā)的最大化；通過建立統(tǒng)一的薪資核算與分配平臺，規(guī)范了薪資總額的開支渠道，增強企業(yè)對薪資總額的管控力度，避免了薪資外的現(xiàn)金流動，實施薪酬管理模塊，同時簡化了薪酬運算程序，減少了管理層次，降低了管理成本，提升了工作效率；通過能力評價標準的建立，使績效管理流程和操作程序更為優(yōu)化；改善培訓管理體系，在個人能力分析的基礎(chǔ)上，為職工培訓需求提供了依據(jù)。

（二）實現(xiàn)了資源共享，使信息有效利用

推進信息化管理及信息平臺建設(shè)，促進了公司各專業(yè)系統(tǒng)管理的數(shù)據(jù)化發(fā)展，實現(xiàn)人力資源數(shù)據(jù)與其它業(yè)務(wù)系統(tǒng)的緊密集成，實現(xiàn)與經(jīng)營、管理與生產(chǎn)信息的有效共享，統(tǒng)一了公司管理數(shù)據(jù)平臺，信息的有效利用，使各業(yè)務(wù)系統(tǒng)工作更加自動化和系統(tǒng)化，很大程度地提升了公司管理水平。

（三）提升了分析能力，使人力資源的戰(zhàn)略規(guī)劃更加有力

人力資源管理數(shù)字化平臺和其他業(yè)務(wù)、管理系統(tǒng)的集成，減少了過去統(tǒng)計過程中經(jīng)常出現(xiàn)的人工干預(yù)，大大提高了統(tǒng)計工作的準確度，提升了效率。人力資源信息系統(tǒng)的平臺化，使人力資源系統(tǒng)對人工成本、績效考核、薪酬發(fā)放、人員基本信息的分析更為便利，為各級領(lǐng)導制定經(jīng)營決策提供依據(jù)，為公司制定人力資源戰(zhàn)略規(guī)劃提供了數(shù)據(jù)支撐。

（四）整合了人力資源管理，助力實現(xiàn)公司戰(zhàn)略目標

人力資源管理數(shù)字化平臺建設(shè)是一項隨著企業(yè)發(fā)展而需要不斷完善和改進的系統(tǒng)工程。通過體系信息化構(gòu)建的實施過程，豐富了管理的手段和方法，探索出新的管理模式，提升了企業(yè)管理水平和能力。以系統(tǒng)為承載，使人力資源各模塊業(yè)務(wù)得到了整合和開發(fā)，有效為公司實現(xiàn)戰(zhàn)略目標提供支撐。

（五）強化了數(shù)據(jù)管控能力，促進戰(zhàn)略人才體系建設(shè)

一是由傳統(tǒng)的員工信息統(tǒng)計查詢反饋不及時，提升為信息數(shù)據(jù)實時體現(xiàn)，隨時隨地掌握各種信息；二是由傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)資料真實性、完善性不強、受人工干預(yù)，提升為數(shù)據(jù)真實性、完善性強，數(shù)據(jù)利用更有效；三是由數(shù)據(jù)分散、不能利用一致的數(shù)據(jù)，提升為數(shù)據(jù)集中管理，提升了數(shù)據(jù)的利用率，一次錄入，多專業(yè)系統(tǒng)共同使用，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享；四是實現(xiàn)了人力資源政策和制度的共用，可以開展人力資源的戰(zhàn)略規(guī)劃，薪酬福利的管理與監(jiān)控，關(guān)鍵員工的管理與發(fā)展，建立涵蓋人力資源規(guī)劃、組織架構(gòu)設(shè)置、績效管理、薪酬管理、培訓開發(fā)、招聘等業(yè)務(wù)的全模塊的人力資源管理體系。